Zakelijke reiskosten en dagvergoeding: wat een Estse vennootschap belastingvrij kan betalen

Reizen is een van de weinige terreinen waarop een Estse vennootschap de persoonlijke kosten van haar eigenaar, inclusief maaltijden, zonder belasting kan betalen. Daarom vragen oprichters hier zo vaak naar. De regels zijn kort en staan in de Income Tax Act en in Government Regulation No 110 on business trips. Daarin staat wat een zakenreis is, hoeveel dagvergoeding belastingvrij kan worden betaald en welke kosten van een zakenreis op basis van documenten worden vergoed.

In onze praktijk zijn de regels zelden het probleem. Het probleem is wat er tijdens de reis gebeurt: alles wordt met de bedrijfskaart betaald, bonnen worden niet bewaard en een diner met een klant staat naast een familielunch op hetzelfde afschrift. De accountant krijgt dan een stapel kaartbetalingen zonder reisbesluit. Deze gids zet uiteen welke reiskosten een Estse OÜ belastingvrij kan betalen, wat een belastbaar voordeel wordt en hoe de regels gelden voor een bestuurder die in het buitenland woont. Hij eindigt met een routine die de administratie op orde houdt, zodat een vraag van de Estonian Tax and Customs Board (EMTA) niets verandert.

Wat in Estland als zakenreis geldt

Een zakenreis begint vanaf uw gebruikelijke werkplek; die moet dus eerst worden vastgesteld. Voor een werknemer is de werkplek de plaats in de arbeidsovereenkomst, ten minste overeengekomen op het niveau van de stad of gemeente. Een vennootschap in Tallinn die een werknemer naar Tartu of Berlijn stuurt, stuurt die persoon op zakenreis. Een werknemer van wie in het contract „Estland” als werkplek staat, kan nergens binnen het land op zakenreis zijn, alleen in het buitenland. Reizen tussen huis en de normale werkplek zijn nooit zakenreizen.

Voor leden van het bestuur (juhatus) gelden dezelfde regels en belastinggrenzen. Een bestuurder heeft geen arbeidsovereenkomst, bestuursvergoeding of salaris nodig om de vennootschap zijn of haar reizen te laten betalen. De EMTA guidance on business trips stelt dat de belastingvrije limieten gelden, ongeacht of de persoon enige vergoeding ontvangt. Het enige verschil is dat een bestuurder geen wettelijk recht heeft om een dagvergoeding te eisen; of de vennootschap er een betaalt, is dus een kwestie van afspraak. Voor een oprichter die de eigen OÜ leidt, betekent dit dat de vennootschap reizen kan betalen, ook als zij nooit een bestuursvergoeding of iets anders heeft betaald.

Het schriftelijke besluit dat alles bepaalt

Vóór de reis neemt de vennootschap een schriftelijk besluit met de naam van de reiziger, bestemming, duur, doel, te vergoeden kosten en het tarief van de dagvergoeding. Er is geen officieel formulier; één pagina, gedateerd en ondertekend door een bestuurder namens de vennootschap, is voldoende. In een eenpersoonsvennootschap ondertekent de bestuurder een besluit over de eigen reis, wat de eerste keer vreemd voelt maar heel normaal is.

Het besluit is het eerste waar een accountant of belastinginspecteur naar kijkt. Het standpunt van EMTA is duidelijk: zonder schriftelijk besluit, of wanneer de reis helemaal geen zakenreis blijkt te zijn, worden op bonnen gebaseerde kosten belast als voordeel in natura en geldovermakingen aan de persoon als salaris. Een vakantie die als zakenreis wordt voorgesteld, wordt hetzelfde behandeld. Een besluit dat na de reis is opgesteld is beter dan niets, maar moet dan overeenkomen met de tickets, data en een werkelijk zakelijk doel; de accountant heeft het liever vóórdat het geld wordt overgemaakt.

Belastingvrije dagvergoeding voor buitenlandse reizen

De dagvergoeding dekt maaltijden en kleine kosten van verblijf buitenshuis. Zij wordt per dag zonder bonnen betaald en bij een buitenlandse reis kan de vennootschap haar binnen de volgende limieten belastingvrij betalen.

De vennootschap mag meer dan de limiet betalen, maar het meerdere wordt als salaris belast. De limieten worden bij verordening vastgesteld en wijzigen van tijd tot tijd; de cijfers in deze gids gelden bij de laatste actualisering ervan. Binnenlandse reizen zijn anders: voor een zakenreis binnen Estland bestaat geen belastingvrije dagvergoeding en als de vennootschap er toch een betaalt, wordt die als salaris belast. Maaltijden tijdens een binnenlandse reis kunnen evenmin belastingvrij worden vergoed, ook niet met bonnen. Hotels, tickets en vervoer binnen Estland worden volledig op basis van documenten vergoed, zoals bij elke andere reis.

De vergoeding en de maaltijden waarvoor zij is bedoeld, kunnen niet dubbel worden betaald. Als de vennootschap de dagvergoeding betaalt en ook de eigen restaurantrekeningen van de reiziger dekt, zijn de restaurantrekeningen een voordeel in natura. Ontbijt in de hotelprijs is onderdeel van de verblijfskosten en blijft belastingvrij; hetzelfde geldt voor een maaltijd die bij een ticket is inbegrepen. Als op de bestemming gratis maaltijden worden verstrekt, bijvoorbeeld door een congresorganisator, mag de vennootschap de vergoeding met maximaal 70% verlagen.

Welke reiskosten belastingvrij worden vergoed

Elke andere kostenpost van een zakenreis wordt vergoed op basis van een document waaruit blijkt wat is gekocht, van wie en voor welk bedrag. De wet stelt geen bovengrens aan deze kosten; vereist is dat zij voor de reis nodig waren.

Uw eigen auto gebruiken

Als u met uw eigen auto op zakenreis gaat, kan de vennootschap uit twee opties kiezen. Zij kan de werkelijke kosten van de reis op basis van documenten vergoeden, dus brandstof, parkeren, tol en veerboottickets, zonder bovengrens maar met uitsluiting van reparaties en onderhoud. Of zij kan de algemene vergoeding voor gebruik van een privéauto betalen: maximaal €0,50 per kilometer en niet meer dan €550 per maand. Hiervoor is een rittenregistratie nodig met de datum, route en kilometers van elke rit. Dezelfde kilometers kunnen niet via beide opties worden geclaimd en alles boven de maandlimiet bij de tweede optie is een voordeel in natura. Bestuurders kunnen beide opties op dezelfde manier gebruiken als werknemers.

Bestuurders en eigenaren die in het buitenland wonen

De meeste Estse vennootschappen met buitenlandse eigenaars worden vanuit het woonland van de eigenaar geleid, en de eigenaar komt een paar keer per jaar naar Estland voor een ontmoeting met de accountant, bank of partner. Of dat bezoek een zakenreis is, hangt af van de werkplek van de eigenaar; de Income Tax Act beantwoordt dat op een manier die oprichters niet verwachten.

Voor een bestuurder beschouwt EMTA de werkplek als de plaats waar de persoon gewoonlijk zijn of haar taken uitvoert. Een oprichter die de vennootschap vanuit Lissabon beheert, heeft daar de werkplek en een reis naar Tallinn is voor die persoon een buitenlandse zakenreis. De Income Tax Act past dan de belastingvrije limieten toe van het land waar het werk wordt verricht, niet het Estse tarief. EMTA heeft in zijn published answers on business trips bevestigd dat de vennootschap niet in plaats daarvan de Estse limieten kan kiezen. Vluchten, hotel en taxi’s worden zoals gebruikelijk volledig op basis van documenten vergoed; alleen de dagvergoeding volgt de tarieven van het woonland. Hoe het woonland die vergoeding belast, is een afzonderlijke vraag die u vóór de eerste betaling het best aan een lokale adviseur stelt.

Sommige gidsen voor e-residents beweren het tegenovergestelde: dat Estland het thuisland van de vennootschap is en een bezoek aan Tallinn nooit een zakenreis kan zijn. Die lezing negeert waar het werk wordt gedaan. Het is veiliger om de werkplek eenmaal vast te stellen, die in de reisbesluiten op te nemen en voor elke reis hetzelfde toe te passen. Waar de eigenaar werkelijk werkt, is ook de vraag achter een vaste inrichting, die wij uitleggen in ons artikel over een Estse vennootschap leiden terwijl u in het buitenland woont.

Wat er gebeurt wanneer de regels worden overtreden

Een kostenpost die de toets niet doorstaat, verdwijnt niet uit de administratie; het belastinglabel verandert. De tabel toont wat de vennootschap in elk geval betaalt over €100. Het voordeel in natura is duur, omdat eerst inkomstenbelasting over het voordeel wordt geheven en daarna sociale belasting over het voordeel en de inkomstenbelasting samen.

Al deze posten worden aangegeven in de TSD voor de maand waarin het geld is betaald, elk in een eigen bijlage, en de belasting wordt uiterlijk op de 10e van de volgende maand betaald. Voordelen in natura en niet-zakelijke uitgaven behoren tot de betalingen die de Income Tax Act als belastbare uitkeringen behandelt, zoals onze gids over vennootschapsbelasting in Estland uitlegt. Een vennootschap die nooit dividend heeft betaald, kan dus toch belasting verschuldigd zijn wegens een slecht gedocumenteerde reis.

Een driedaagse reis uitgewerkt

Een bestuurder van een vennootschap in Tallinn vliegt op maandag naar Berlijn en keert woensdagavond terug om een klant te ontmoeten en een vakbeurs te bezoeken. Het reisbesluit wordt de week ervoor ondertekend en vermeldt de data, het doel en een dagvergoeding van €75.

De laatste regel is degene die de meeste oprichters niet verwachten. De lunches kosten de vennootschap €60 plus €42,31 belasting, terwijl dezelfde €60 niets zou hebben gekost als de bestuurder de lunch uit de vergoeding van €225 had betaald. De oplossing is eenvoudig: als maaltijden op de bedrijfskaart terechtkomen, verlaagt u de vergoeding voor die dagen met hetzelfde bedrag en blijft het totaal binnen de belastingvrije limiet. Het diner met de klant kan niet op dezelfde manier worden gered, maar wel worden gepland, want een maand met een bestuursvergoeding of salaris heeft een hogere representatievergoeding.

Waarom de bedrijfskaart de meeste problemen veroorzaakt

In onze praktijk zijn de cliënten die een belastingaanslag voor reizen krijgen niet degenen die de dagvergoeding verkeerd hebben gelezen. Het zijn degenen die de hele reis, en vaak de rest van de maand, met de bedrijfskaart betaalden en niets bewaarden. Aan het einde van het jaar heeft de accountant een bankafschrift vol buitenlandse restaurants, winkels en hotels, geen reisbesluit, geen bonnen en geen manier om een klantendiner van een familievakantie te onderscheiden. Deze betalingen kunnen niet als zakelijke kosten in de administratie worden opgenomen. Zij worden een voordeel in natura, een niet-zakelijke uitgave of een vordering op de eigenaar; die laatste optie is het begin van het probleem dat wij beschrijven in onze gids over leningen aan aandeelhouders van een Estse vennootschap.

Een routine die de administratie schoon houdt

1. Onderteken het reisbesluit voordat u vertrekt, of uiterlijk op de dag waarop u de tickets boekt, en geef de accountant een kopie.
2. Leg de dagvergoeding in het besluit vast en betaal die na de reis in één overmaking; gebruik de bedrijfskaart er niet als vervanging voor.
3. Betaal met de bedrijfskaart alleen hotel, tickets, vervoer en de andere kosten uit de bovenstaande tabel, en fotografeer elke bon dezelfde dag. Een regel op een kaartafschrift is geen bon.
4. Houd privéuitgaven op uw eigen kaart, inclusief maaltijden wanneer een dagvergoeding wordt betaald en alles voor personen die met u reizen.
5. Stuur de accountant binnen een week na terugkomst één kostenoverzicht per reis: het besluit, de bonnen, de berekening van de dagvergoeding en een notitie over eventuele klantafspraken.

Een reis die zo wordt behandeld kost de accountant enkele minuten om te boeken en laat EMTA niets om te herkwalificeren.

Reiskosten op orde houden met Eesti Firma

Reiskosten verdienen een correcte behandeling, omdat zij een van de duidelijkste manieren zijn waarop een Estse vennootschap de werkelijke kosten van haar eigenaar kan betalen. Onze accountants stellen de reisbesluiten op, berekenen de dagvergoeding en boeken de kostenoverzichten; alles wat buiten de limieten valt, wordt correct aangegeven in de TSD. Als u uw vennootschap nog plant, richten wij de kostenroutine in als onderdeel van oprichting van een vennootschap in Estland.

Stuur een aanvraag

Veelgestelde vragen