Brak ważnej karty e-Residency? Estońskie roczne sprawozdanie nadal można złożyć

W każdym sezonie sprawozdawczym e-residents zadają nam to samo pytanie: „Moja karta e-Residency już nie działa, jak więc złożyć roczne sprawozdanie finansowe?” To uzasadniona obawa, ponieważ niemal wszystkie estońskie e-usługi działają w oparciu o podpis cyfrowy. Brak karty jest jednak problemem praktycznym, a nie prawnym, i istnieje sprawdzony sposób, by go obejść.

Gdy nie można podpisać dokumentu kartą e-Residency

• Karta wygasła. Jej certyfikaty przestają działać, a wydanie i odbiór zastępczej karty e-Residency wymaga czasu — czasem więcej, niż pozostało do terminu.
• Karta została zgubiona, skradziona lub zablokowana. Po zawieszeniu jej certyfikatów nie można już jej użyć do podpisu.
• Nigdy jej Pan/Pani nie miał(a). Na przykład firma została założona bez e-Residency, a Pan/Pani w ogóle nie ma estońskiego cyfrowego dokumentu tożsamości.

Roczne sprawozdanie finansowe bez karty e-Residency: co się zmienia

Zwykle członek zarządu loguje się do e-Business Register za pomocą karty, udziela księgowemu dostępu do sprawozdania firmy, a po jego przygotowaniu podpisuje je cyfrowo. Bez działającej karty żaden z tych kroków nie jest możliwy: nie można nikomu udzielić dostępu ani podpisać dokumentu online.

To nie jest ślepa uliczka. Nasz księgowy po prostu przygotowuje roczne sprawozdanie finansowe poza portalem, jako PDF sporządzony zgodnie z estońskimi standardami rachunkowości. Po jego podpisaniu zajmujemy się złożeniem dokumentu. Innymi słowy, „brak karty” nie oznacza „braku sprawozdania”; sprawozdanie trafia do rejestru inną drogą.

Jak sprawozdanie jest składane przez notariusza

Gdy sprawozdania nie można podpisać i złożyć elektronicznie, sam rejestr kieruje firmy do estońskiego notariusza, który składa je w imieniu firmy. W zależności od miejsca pobytu i tego, co akceptuje notariusz, istnieją trzy sposoby podpisania:

• W kancelarii notarialnej. Członek zarządu podpisuje sprawozdanie osobiście, a notariusz przesyła je do rejestru.
• Na podstawie pełnomocnictwa. Członek zarządu upoważnia nas do przeprowadzenia złożenia dokumentu w kancelarii notarialnej, więc podróż do Estonii nie jest potrzebna.
• Na papierze, pocztą. Członek zarządu podpisuje wydrukowane sprawozdanie odręcznie i wysyła je do nas pocztą. Następnie przekazujemy je notariuszowi, który akceptuje sprawozdania podpisane odręcznie. To często najprostsza opcja.

Nie trzeba samodzielnie ustalać, która opcja jest najlepsza: zarekomendujemy ją na podstawie sytuacji.

Krok po kroku: od PDF do złożonego sprawozdania

1. Informuje nas Pan/Pani, że nie można użyć karty, i przesyła nam dokumenty księgowe.
2. Nasz księgowy przygotowuje roczne sprawozdanie finansowe w formacie PDF.
3. Wystarczy wykonać jedną czynność: podpisać dokument w kancelarii notarialnej, udzielić nam pełnomocnictwa albo podpisać sprawozdanie na papierze i wysłać je do nas pocztą.
4. Organizujemy złożenie dokumentu u notariusza i informujemy, gdy tylko sprawozdanie znajdzie się w rejestrze.

Termin złożenia rocznego sprawozdania finansowego jest taki sam niezależnie od tego, czy karta działa, a dokumenty wysyłane pocztą potrzebują czasu, by dotrzeć. Im szybciej się Pan/Pani z nami skontaktuje, tym mniejszy będzie pośpiech.

Karta wygasła? Zorganizujemy złożenie dokumentu u notariusza

Niezależnie od tego, co stało się z kartą, roczne sprawozdanie finansowe zostanie złożone. Przygotowujemy sprawozdanie, kontaktujemy się z notariuszem i potwierdzamy rezultat; wystarczy je podpisać. Prosimy zobaczyć, co obejmuje nasza usługa dotycząca rocznego sprawozdania finansowego, lub wysłać nam krótką wiadomość opisującą sytuację.

Wyślij zapytanie

FAQ