O que acontece à sua empresa estónia numa crise? Guia sereno para sócios no estrangeiro

Escolher um país para a sua empresa é uma decisão de longo prazo. Por isso, é natural perguntar até que ponto esse país protege os seus registos e o que aconteceria a uma empresa estónia numa crise. Os fundadores no estrangeiro perguntam-nos regularmente algo simples — quão segura está a minha empresa estónia? — e é uma questão sensata em qualquer jurisdição.

A resposta é a mesma para todas as empresas estónias, mas a questão é frequentemente mais importante para os sócios que vivem no estrangeiro, sobretudo para e-residents. Muitos nunca estiveram na Estónia, não têm parceiros locais e veem a sua empresa apenas através de um leitor de cartões e de alguns sítios web. Quando toda a empresa parece digital, é fácil questionar o que restaria se esses sítios web deixassem de funcionar.

A boa notícia é que a Estónia deu uma resposta muito prática a esta questão. Membro da União Europeia, da zona euro e da NATO, foi o primeiro país do mundo a manter uma cópia de segurança dos seus registos estatais no estrangeiro. Planear antecipadamente faz simplesmente parte da forma como a Estónia gere o seu Estado digital. Uma empresa bem gerida faz o mesmo ao manter cópias de segurança e um plano B — não porque espere problemas, mas porque isso é boa gestão.

Este tipo de preparação é um sinal de força. Quanto mais cuidadosamente um sistema é concebido para continuar a funcionar em qualquer situação, mais fiável é no dia a dia. E, quanto mais fiável for, maior será a confiança com que poderá assentar nele uma empresa.

Este artigo explica, em linguagem simples, como é construído o sistema estónio e quais os hábitos simples que ajudam a sua empresa a continuar a funcionar sem problemas, onde quer que viva.

De que é feita cada empresa estónia

A forma mais simples de responder à questão é decompor a sua empresa. É composta por quatro elementos, e nenhum deles depende de os sítios web estónios estarem online:

• A sua existência jurídica. A empresa existe ao abrigo da lei estónia, desde o momento em que foi inscrita no Registo Comercial estónio (Äriregister).
• Os seus registos. Os dados oficiais sobre a empresa são conservados no Registo Comercial estónio (Äriregister) e têm cópia de segurança fora da Estónia.
• O seu dinheiro. O dinheiro da empresa é detido por um banco ou prestador de serviços de pagamento — frequentemente noutro país da UE.
• As suas pessoas. O cliente e quaisquer outros membros do órgão de administração gerem a empresa, e os seus poderes resultam da lei e da inscrição no registo, não do local onde se encontram.

Para um sócio que vive no estrangeiro, a principal ligação à Estónia é o acesso digital: um cartão de e-Residency ou cartão de identificação estónio, o Registo Comercial eletrónico (o portal online do Registo Comercial estónio (Äriregister)) e os serviços online da Autoridade Tributária e Aduaneira. Em momentos difíceis, esse acesso pode ser interrompido durante algum tempo. As secções seguintes analisam estes quatro elementos, um a um. Mostram o que realmente acontece a uma empresa estónia numa crise: o acesso pode parar, mas a própria empresa continua.

A sua empresa existe por lei, não num servidor

A sua OÜ estónia foi criada por uma inscrição no Registo Comercial estónio (Äriregister), a lista oficial de empresas do país. Só deixa de existir se o conservador a eliminar, e isso só pode ocorrer através de um procedimento legal — nunca porque um sistema está offline.

Assim, se os serviços online estiverem indisponíveis, nada muda quanto a quem detém a sua empresa ou a quem a gere. Uma interrupção de servidor não transfere as suas participações para outra pessoa, não o remove do órgão de administração nem anula os seus contratos. Quando os sistemas regressarem, tudo estará exatamente onde estava.

Continuidade jurídica: o Estado estónio está por detrás da sua empresa

A lei em que a sua empresa assenta pertence à República da Estónia. Mantém-se enquanto o Estado estónio existir e for reconhecido por outros países. Trata-se de um princípio básico do direito internacional e confere aos sócios de empresas um elevado nível de segurança jurídica. O direito das sociedades estónio também assenta em regras partilhadas em toda a UE.

A Estónia atribui grande importância à continuidade jurídica, e a sua própria história mostra porquê. Considera-se a mesma república fundada em 1918, e não um país novo. Durante meio século, vários países ocidentais, liderados pelos Estados Unidos, continuaram a reconhecer essa república, enquanto o seu consulado-geral em Nova Iorque nunca deixou de funcionar. A sua independência foi restaurada em 1991 com base nesta continuidade.

A embaixada de dados da Estónia no Luxemburgo: onde o Registo Comercial estónio (Äriregister) tem cópia de segurança

As grandes empresas mantêm cópias de segurança dos seus dados num segundo local. A Estónia, que presta quase todos os seus serviços públicos online, aplica o mesmo princípio a todo o Estado e chama-lhe continuidade digital. A sua solução é a embaixada de dados, a primeira do seu género no mundo.

Em termos simples, trata-se de um centro de dados altamente seguro no Luxemburgo, onde a Estónia conserva cópias dos seus registos mais importantes. Está em funcionamento desde 2019, e as cópias aí conservadas incluem:

• o registo comercial, onde a sua empresa está inscrita;
• o registo da população;
• o registo predial;
• a base de dados de documentos de identificação;
• o registo fiscal.

A ideia não é apenas armazenar cópias. Se necessário, a Estónia pode restaurar os seus dados e manter os seus serviços mais importantes em funcionamento a partir do exterior do país.

A embaixada de dados segue o mesmo princípio de continuidade jurídica. O acordo entre os dois países confere-lhe proteção semelhante à de uma embaixada: nenhum funcionário, agente policial ou tribunal luxemburguês pode entrar sem autorização da Estónia. Os dados aí armazenados são tratados como arquivos da República da Estónia. Se o acordo alguma vez terminasse, seriam entregues apenas aos representantes legítimos do Estado.

Nunca iniciará sessão pessoalmente na embaixada de dados. O seu valor para si é simples: o registo oficial da sua empresa também existe fora da Estónia e permanece sempre junto do Estado estónio.

O dinheiro da sua empresa está seguro? Contas bancárias e prestadores de pagamentos

O seu dinheiro está onde se encontra o seu banco ou prestador de serviços de pagamento, não onde a sua empresa está registada. É o mais útil a recordar.

Muitas empresas estónias, sobretudo as com sócios estrangeiros, mantêm o seu dinheiro junto de um prestador de serviços de pagamento noutro país da UE. Nesse caso, o dinheiro está protegido pelas regras do país onde o prestador está licenciado, e o regulador financeiro desse país supervisiona o prestador. A legislação da UE também exige que esses prestadores salvaguardem o dinheiro dos clientes, mantendo-o separado do seu próprio dinheiro. Desta forma, fica protegido mesmo se o próprio prestador enfrentar dificuldades financeiras. O nosso guia sobre contas bancárias para empresas não residentes explica as opções.

Se a sua conta estiver num banco estónio, os seus depósitos estão protegidos pelo regime estónio de garantia de depósitos até €100,000 por banco. Isto também se aplica a empresas, não apenas a particulares. Se um banco falhar, o dinheiro é reembolsado no prazo de sete dias úteis. A mesma proteção de €100,000 aplica-se em todos os países da UE.

Um hábito sensato para qualquer empresa é ter duas contas junto de dois prestadores diferentes, por exemplo em dois países distintos da UE. Descarregue periodicamente os seus extratos, para ter sempre o seu próprio registo.

Gerir remotamente a sua empresa estónia numa crise

Não precisa de estar na Estónia para gerir uma empresa estónia. Muitos sócios vivem no estrangeiro e gerem tudo online — o nosso artigo sobre gerir uma empresa estónia enquanto vive no estrangeiro explica como funciona.

A mesma configuração continua a funcionar numa crise, mesmo se os serviços online estiverem temporariamente indisponíveis. Os seus direitos enquanto membro do órgão de administração não dependem do funcionamento de qualquer sítio web. Ainda pode assinar contratos, pagar faturas e tomar decisões, e as apresentações online podem ser feitas quando os sistemas regressarem.

A e-Residency é segura? O seu cartão é uma chave, não a empresa

Em resumo, sim — e a razão está na sua conceção. O seu cartão de e-Residency, tal como um cartão de identificação estónio, permite-lhe iniciar sessão e assinar documentos digitalmente. Não contém a sua empresa, e a sua empresa não depende dele. Se o cartão não puder assinar durante algum tempo, mantém-se como membro do órgão de administração com os mesmos direitos.

A Estónia já demonstrou como lida com uma situação destas. Em 2017, foi encontrada uma falha de segurança nos chips dos cartões de identificação estónios, incluindo cartões de e-Residency. Por precaução, o Estado desligou temporariamente as funções online dos cartões afetados — início de sessão e assinatura digital — até as pessoas instalarem uma atualização. A atualização podia ser instalada online, a partir de qualquer lugar, e cada cartão voltou a funcionar logo que foi atualizado.

Três hábitos para a continuidade empresarial

• Mantenha o endereço de e-mail da sua empresa atualizado no registo. As notificações oficiais são enviadas por e-mail.
• Não dependa de apenas uma pessoa. Se for o único membro do órgão de administração e não puder assinar durante algum tempo, por exemplo enquanto renova o cartão, a empresa tem de esperar. Uma segunda pessoa com direito de assinatura resolve a situação.
• Esteja atento ao seu cartão. Se assina com um cartão de e-Residency, saiba quando expira e como o renovar. O nosso guia sobre o que acontece quando um cartão de e-Residency expira orienta-o no processo.

Lista de verificação de continuidade empresarial para sócios de empresas estónias

Manter a sua empresa estónia preparada para crises com a Eesti Firma

A maior parte do que protege uma empresa estónia numa crise já está integrada no direito estónio e da UE. O restante é simples boa organização, e é aí que um parceiro local fiável ajuda. A Eesti Firma é um prestador licenciado de serviços fiduciários e societários sediado em Tallinn. Fornecemos uma morada jurídica a empresas geridas do estrangeiro, mantemos a sua contabilidade através do nosso serviço de contabilidade e ajudamos em questões societárias através dos nossos serviços jurídicos. Gostaria que verificássemos como a sua empresa está organizada? Podemos analisar quem pode assinar, onde o seu dinheiro é mantido e que documentos possui — basta enviar-nos um pedido.

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