Melhor país para fazer negócios na Europa

O melhor país para fazer negócios na Europa é determinado pelo que acontece depois de a empresa existir: como recebe pagamentos, quanto custa empregar alguém, em que língua a autoridade fiscal comunica e quanto tempo do fundador é consumido mensalmente pela administração. Tudo isso se repete todos os anos. O registo acontece uma vez.

Os fundadores que pesquisam onde abrir uma empresa na Europa abordam frequentemente a questão ao contrário, razão pela qual tantas empresas corretamente registadas acabam no lugar errado. Pode ser muito fácil entrar num país e cansativo gerir uma empresa a partir dele — e é a segunda experiência que perdura.

Este guia centra-se na vertente operacional. Se já sabe onde a empresa irá funcionar e precisa de conhecer os procedimentos para a registar, consulte o nosso guia sobre o país onde é mais fácil registar uma empresa na Europa.

A quem se destina este guia

A fundadores que estão a decidir onde uma empresa deve estar sediada, e não apenas registada: consultores e agências com clientes em vários países, equipas de SaaS e IT, vendedores online, empresas que privilegiam o trabalho remoto e todos aqueles para quem o segundo ano de atividade na Europa já é mais importante do que o primeiro mês.

Porque é que o país continua a ser importante num mercado único

A Europa é um mercado único de bens e serviços, mas não um sistema único para gerir uma empresa. O direito societário, os salários e as contribuições sociais, as práticas contabilísticas, os prazos declarativos e a língua da administração continuam a ser nacionais — e a abertura do mercado não os unificou.

É por isso que duas empresas de dimensão idêntica, que vendem nos mesmos países, podem ter semanas de trabalho completamente diferentes consoante o local onde estão sediadas. As diferenças são administrativas, não estratégicas — condições definidas pela legislação nacional, em vez de escolhidas pelo fundador, e praticamente invisíveis do exterior até ter de lidar diariamente com elas.

Nada disso fica resolvido no momento do registo. Tudo decorre do local onde a empresa está sediada e da forma como opera, e os efeitos acumulam-se. Perder um mês com tarefas administrativas é incómodo no primeiro ano e um custo irrecuperável no terceiro.

Fazer negócios na Europa: seis fatores que moldam cada ano

Estes são os fatores que determinam como é realmente gerir uma empresa na Europa, aproximadamente por ordem da frequência com que surpreendem os fundadores.

Onde estão os clientes, porque o VAT os acompanha

O país de constituição raramente determina o enquadramento em matéria de VAT. Quem o determina é o cliente. A prestação de serviços a uma empresa noutro Estado-Membro transfere normalmente a obrigação de VAT para esse cliente através do mecanismo de autoliquidação, pelo que a fatura não inclui VAT — mas exige um número de VAT válido de ambas as partes, devidamente verificado e não apenas presumido.

É nas vendas a consumidores que as regras divergem, sendo fácil interpretá-las ao contrário. Os produtos digitais e os bens vendidos à distância são geralmente tributados no local de residência do cliente, sujeitos a um limiar único de €10,000 para toda a UE relativo a vendas transfronteiriças, abaixo do qual uma pequena empresa ainda pode cobrar o VAT do seu próprio país. A maioria dos restantes serviços prestados a consumidores segue, em vez disso, a localização do fornecedor.

O balcão único de VAT, ou One Stop Shop, existe porque a primeira destas regras obrigaria, de outro modo, ao registo em todos os países para os quais a empresa vende. O sistema reúne essas obrigações numa única declaração trimestral — trata-se de uma simplificação declarativa, não de uma isenção, pois o imposto continua a ser devido à taxa própria de cada país.

Para a maioria dos fundadores, esta é a maior diferença entre o que esperavam e o que o contabilista lhes explica, bem como a razão pela qual uma empresa pode cumprir plenamente as obrigações no seu país e, ainda assim, ter uma obrigação pendente noutro.

Como o dinheiro chega efetivamente à empresa

Nada mais funciona enquanto a vertente dos pagamentos não estiver assegurada: uma conta que permaneça aberta, um processador que aceite o produto e, quando aplicável, um marketplace que aceite a entidade.

Três aspetos práticos são mais importantes do que a escolha do prestador. O primeiro é a moeda. Vários Estados-Membros da UE mantêm a sua moeda nacional, pelo que uma empresa sediada num deles e que fatura em euros suporta custos de conversão e reavalia os seus saldos em cada data de relato. Essas diferenças cambiais são normalmente registadas nas contas como ganhos tributáveis ou perdas dedutíveis, o que significa que a empresa pode gerar um resultado fiscal devido a uma variação cambial que nunca procurou. Uma base na área do euro elimina totalmente essa camada.

O segundo é a discriminação de IBAN. De acordo com as regras europeias de pagamentos, uma empresa tem de aceitar qualquer conta da UE para uma transferência em euros, mas os sistemas de faturação e os portais de processamento salarial continuam a rejeitar IBANs de outros países. É proibido, mas acontece, e é melhor sabê-lo antes de o departamento de contabilidade do cliente descobrir.

O terceiro é a cultura de pagamentos. Em algumas regiões da Europa, os prazos de trinta a sessenta dias são a norma e, para uma pequena empresa, isso condiciona o fluxo de caixa muito mais do que qualquer taxa de imposto.

Quanto custa empregar alguém

É no emprego que os países europeus mais divergem, e a diferença não está nos salários, mas nos encargos que se somam a estes. As contribuições do empregador, os seguros obrigatórios e os prazos de pré-aviso variam enormemente e são definidos pelo país onde o trabalhador exerce a sua atividade, não pelo país onde a empresa está registada.

Contratar uma pessoa noutro Estado-Membro pode, por isso, implicar o registo para efeitos de processamento salarial, uma obrigação declarativa local e um consultor nesse país. Um employer of record pode assumir essas responsabilidades: o prestador emprega formalmente a pessoa, que trabalha para si. Este serviço tem um custo mensal, que deve ser comparado com o custo de tratar de tudo internamente antes de se presumir que a contratação remota não tem encargos.

A língua utilizada pela administração

As declarações e a correspondência oficial são tratadas na língua local, o que representa um custo operacional permanente, e não apenas um inconveniente inicial. Isso determina se o fundador consegue ler uma carta da autoridade fiscal, se pode escolher livremente um contabilista ou apenas entre um pequeno grupo que fale inglês, e se os documentos societários têm de ser traduzidos antes de poderem ser assinados.

Para um fundador que não fala a língua local, este é um custo que nunca desaparece — e que quase nunca consta das tabelas comparativas.

O calendário declarativo que passa a cumprir

Todas as empresas europeias apresentam contas anuais. O que varia é tudo o que as rodeia: a frequência das declarações de VAT, se a comunicação salarial é mensal, se são exigidas declarações estatísticas e a partir de que dimensão uma auditoria deixa de ser opcional.

A faturação eletrónica estruturada é a mudança a acompanhar. Está a ser introduzida em toda a Europa a ritmos diferentes e, quando chega, deixa de ser uma preferência de formatação para se tornar uma condição para emitir uma fatura válida, esperando-se que o sistema contabilístico seja capaz de a processar. Uma pequena empresa num país que tenha avançado mais cedo fica sujeita a esse requisito, esteja ou não preparada.

A questão prática não é saber se um país impõe obrigações, mas se o seu volume é proporcional à dimensão da empresa. Um regime concebido para empresas nacionais de média dimensão é pesado para uma equipa de três pessoas.

Se os lucros podem permanecer na empresa

Para uma empresa em crescimento, a questão relevante não é a taxa de imposto sobre as sociedades, mas o momento em que ocorre o facto tributário. Quando o lucro é tributado à medida que é obtido, a expansão é financiada com o que sobra depois do imposto. Quando a tributação só ocorre quando o lucro é distribuído, o dinheiro que teria sido destinado ao imposto permanece disponível para contratações, stock ou desenvolvimento do produto até os proprietários o retirarem.

Esta é uma característica do fluxo de caixa, não um desconto, e só é relevante para as empresas que efetivamente reinvestem. Para os proprietários que retiram os lucros regularmente, o efeito praticamente desaparece.

Como diferentes empresas experienciam a Europa

O que rege cada modelo, onde surgem as dificuldades e se a empresa é sequer portátil.

Leia a linha correspondente à sua empresa, em vez de considerar a tabela como um todo. Alguns destes modelos podem ser geridos confortavelmente a partir de quase qualquer lugar da Europa; outros são determinados pela geografia antes mesmo de se iniciar qualquer comparação.

Há uma ressalva aplicável independentemente da resposta a essa pergunta, porque diz respeito ao local a que se considera que uma empresa pertence, e não ao local onde foi registada.

Porque é que a Estónia funciona como base operacional na Europa

A Estónia raramente é a resposta certa para uma empresa enraizada num único mercado nacional. Para uma empresa internacional por natureza, elimina vários dos custos recorrentes descritos acima.

A administração continua a funcionar em inglês e online

As declarações, a correspondência, as assinaturas e as decisões societárias são tratadas digitalmente, e o meio profissional envolvente funciona habitualmente em inglês. Para um fundador que não fala a língua local, isto transforma um custo permanente de tradução, existente noutros países, numa questão irrelevante e permite escolher um contabilista pela sua competência, e não apenas por falar a sua língua.

O calendário declarativo é adequado a uma pequena equipa

O ciclo anual é simples e previsível: contabilidade, declarações periódicas para as quais a empresa esteja registada e um relatório anual, a entregar no prazo de seis meses após o fim do exercício financeiro. Abaixo dos limites de dimensão definidos, não é necessária uma auditoria nem uma revisão formal, e a maioria das empresas geridas pelos proprietários permanece abaixo desses limites — mas o limiar de revisão é inferior ao que os fundadores esperam, pelo que vale a pena compará-lo com os seus próprios números em vez de presumir.

Os lucros reinvestidos permanecem na empresa

Os lucros mantidos na empresa não são tributados à medida que são obtidos; o imposto sobre as sociedades surge quando os lucros são distribuídos. Para uma empresa que reinveste os rendimentos em contratações, produtos ou stock, isto altera o ritmo de tesouraria de cada ano — o crescimento é financiado antes do facto tributário, e não depois.

O efeito é real, mas condicional. Beneficia as empresas que reinvestem e é praticamente neutro para os proprietários que retiram os lucros à medida que são gerados.

O custo de simplesmente manter a empresa é baixo e previsível

Todas as empresas europeias têm um custo mínimo que se mantém, tenham ou não atividade. Aqui, a lista é curta: contabilidade, relatório anual e — quando o conselho de administração está no estrangeiro — uma morada legal e uma pessoa de contacto. A pessoa de contacto recebe a correspondência oficial; não é administrador nem nominee: não é necessário nomear ou remunerar um administrador residente, e não existe um conjunto paralelo de declarações aplicável apenas pelo facto de a empresa ter proprietários estrangeiros.

A estrutura continua a funcionar no terceiro ano

O motivo mais comum pelo qual os fundadores reestruturam uma empresa europeia é o facto de esta ter sido concebida para o primeiro mês. Uma empresa estónia gerida a partir do estrangeiro tende a envelhecer bem precisamente porque nada nela depende da presença física do fundador: as mesmas ferramentas, o mesmo contabilista e a mesma rotina declarativa, esteja o fundador em Berlim, Dubai ou São Paulo.

No dia a dia, isto depende de a contabilidade estar organizada desde a primeira fatura, em vez de ser reconstruída no final do ano, razão pela qual os serviços de contabilidade na Estónia são normalmente a primeira coisa a contratar assim que a empresa existe.

O que é mais difícil ao operar a partir da Estónia

Os serviços bancários são a verdadeira dificuldade, e os fundadores deparam-se com ela no segundo ano, não no primeiro. Abrir uma conta é geralmente viável; mantê-la exige atenção. Os bancos e as instituições de pagamento reavaliam periodicamente os seus clientes, e uma empresa cujo proprietário, clientes e fornecedores estejam todos fora da Estónia terá de explicar o que liga a empresa ao país onde está registada.

Existem respostas sólidas, e a maioria dessas empresas tem-nas: uma razão real para a escolha da base, contratos assinados, contabilidade coerente e uma realidade que corresponde às transações. Contudo, tudo isso tem de estar documentado, e não ser improvisado, e uma empresa incapaz de explicar qualquer ligação terá mais dificuldade sempre que a questão surgir.

O segundo ponto é mais simples. Uma base com uma estrutura leve não o acompanha: assim que uma atividade se estabelece fisicamente noutro país, as regras desse país passam a aplicar-se, independentemente da sede da empresa.

Quando outro país europeu é mais adequado à empresa

A questão é saber se a empresa é sequer portátil. Há vários indícios de que não é:

• as pessoas serão empregadas num único país, uma vez que o processamento salarial e a legislação laboral acompanham o trabalhador e raramente são transferíveis;
• o stock, as instalações ou os equipamentos encontram-se num único país, o que gera obrigações de registo e declaração nesse país, independentemente da base;
• praticamente todas as receitas provêm de um único mercado nacional, onde os compradores esperam um fornecedor local e contratos na língua local;
• a atividade é supervisionada por uma entidade reguladora que autoriza e fiscaliza empresas num mercado específico;
• o fundador vive e trabalha a tempo inteiro num único país e pretende continuar a fazê-lo, tornando qualquer distância meramente teórica.

Nestes casos, o país de operação é escolhido pela própria atividade, e organizar a empresa noutro local acrescenta administração sem aumentar a margem de manobra. Se a sua lista já se reduziu a uma alternativa específica, consulte a nossa comparação da Estónia com diferentes países europeus.

Veredicto final: o melhor país para fazer negócios na Europa

Há uma divisão clara em tudo o que foi exposto acima. Se a empresa estiver vinculada a um local — pessoal, stock, instalações ou uma base de clientes num único país — esse local determina a escolha, e nenhuma estrutura alternativa a melhora. Se a empresa for portátil, a base deve ser escolhida em função do baixo custo de funcionamento ao longo de vários anos.

Avaliada dessa forma, a Estónia é uma das bases operacionais mais sólidas da Europa para empresas internacionais de serviços, software e comércio online: administração em inglês, utilização do euro, um ciclo declarativo simples, baixos custos fixos e um ritmo de tributação favorável ao reinvestimento. Implica também uma relação bancária que tem de ser mantida ativamente, em vez de tomada como garantida.

Não é uma resposta universal, e as empresas a que menos se adequa são fáceis de identificar: são aquelas cujas pessoas e ativos já se encontram noutro local. Para todas as restantes, a questão não é onde a empresa pode ser registada mais rapidamente, mas qual país continuará a ser conveniente como base operacional daqui a três anos.

Como a Eesti Firma apoia empresas que operam na Europa

A Eesti Firma é um prestador estónio licenciado de serviços fiduciários e empresariais, com uma equipa conjunta de profissionais jurídicos e contabilísticos. Apoiamos empresas internacionais durante a fase operacional — contabilidade, questões de VAT, relatórios anuais, documentos societários e decisões práticas que surgem à medida que a empresa cresce.

Se ainda está a decidir onde a empresa deve estar sediada, descreva como funciona: onde estão os clientes, onde estão as pessoas e se os lucros serão reinvestidos ou retirados. Normalmente, isso é suficiente para determinar se uma empresa estónia é a base adequada — e, de forma igualmente útil, quando não seria. Se for, a nossa página sobre a constituição de empresas na Estónia explica o que o processo envolve.

Enviar um pedido

Perguntas frequentes