Stručná odpoveď
Osvedčenie o aktuálnom zastúpení potvrdzuje, kto spoločnosť v súčasnosti riadi a vlastní. Pochádza z krajín common law a žiadny estónsky orgán ho nevydáva. Ako licencovaný poskytovateľ služieb trustov a spoločností môže Eesti Firma vystaviť osvedčenie o aktuálnom zastúpení pre vašu estónsku spoločnosť vo vlastnom mene. Pred jeho vystavením spoločnosť overíme v obchodnom registri a iných oficiálnych zdrojoch.
Čo je osvedčenie o aktuálnom zastúpení
Osvedčenie o aktuálnom zastúpení, alebo incumbency certificate, uvádza, kto k danému dátumu zastáva funkciu v spoločnosti: riaditelia, spoločníci a prípadne tajomník spoločnosti. V Spojenom kráľovstve, na Cypre, v Hongkongu, na Britských Panenských ostrovoch a v iných jurisdikciách common law ho podpisuje tajomník spoločnosti alebo registrovaný zástupca a banky ho považujú za dôkaz, kto môže konať za spoločnosť.
Estónske právo takýto dokument nepozná. Rovnaké informácie sú verejne dostupné v e-Business Register, takže estónska banka si spoločnosť jednoducho vyhľadá. Problémy vznikajú, keď kontrolný zoznam zahraničnej protistrany požaduje dokument „certificate of incumbency“ priamo pod týmto názvom.
Kedy ho estónska spoločnosť potrebuje
Žiadosti takmer vždy prichádzajú mimo Estónska: od zahraničnej banky alebo platobnej inštitúcie pri otváraní účtu, od online trhoviska alebo kryptoburzy pri overovaní obchodníka, od právnikov vykonávajúcich kontrolu know-your-customer (KYC), alebo od notára v zahraničí pri transakcii s nehnuteľnosťou či podielmi.
Registračná karta z e-Business Register často postačuje, najmä s apostilou. Niektoré tímy pre súlad s predpismi však trvajú na dokumente s nadpisom „Certificate of Incumbency“, podpísanom regulovaným odborníkom, a namiesto neho neakceptujú výpis z registra.
Prečo ho estónske orgány nevydávajú
Obchodný register vydáva registračné karty a výpisy, nie osvedčenia, zatiaľ čo notár osvedčuje podpisy a kópie. Estónska OÜ nemá tajomníka spoločnosti ani registrovaného zástupcu, takže osoba, ktorá bežne podpisuje osvedčenie o aktuálnom zastúpení, tu neexistuje.
Existuje však licencovaný poskytovateľ služieb trustov a spoločností (TCSP). Podľa zákona o predchádzaní praniu peňazí a financovaniu terorizmu majú takíto poskytovatelia licenciu od Financial Intelligence Unit (FIU) a pracujú pod jej dohľadom. Osvedčenie o aktuálnom zastúpení vystavené licencovaným TCSP vo vlastnom mene je najbližším estónskym ekvivalentom toho, čo zahraničná banka očakáva, a zatiaľ nebolo odmietnuté ani jedno z našich osvedčení.
Čo obsahuje naše osvedčenie o aktuálnom zastúpení
Osvedčenie vystavujeme na hlavičkovom papieri Eesti Firma, uvádzame v ňom náš registračný kód a číslo licencie FIU a pre vašu spoločnosť potvrdzujeme tieto údaje:
| Položka | Čo potvrdzuje |
|---|---|
| Názov, registračný kód, dátum registrácie, právna forma | Presné údaje spoločnosti zaznamenané v obchodnom registri a to, že ide o estónsku spoločnosť s ručením obmedzeným (OÜ) |
| Základné imanie | Jeho výšku a to, či bolo splatené |
| Účtovné obdobie | Zvyčajne od 1. januára do 31. decembra |
| Stav | Že spoločnosť je zapísaná v registri a je v dobrom právnom stave |
| Daňový nedoplatok | Že spoločnosť k dátumu osvedčenia nemá daňový nedoplatok podľa Tax and Customs Board (EMTA) |
| Štatutárny orgán a spoločníci | Každého člena štatutárneho orgánu a spoločníka s ich identifikačnými údajmi |
Pred podpisom spoločnosť preveríme v obchodnom registri, vo vyhľadávaní daňových nedoplatkov EMTA a v ďalších oficiálnych zdrojoch. Osvedčenie uvádza dátum overenia a podpíše ho a opečiatkuje právnik a člen štatutárneho orgánu Eesti Firma. Ak to príjemca vyžaduje, notár môže podpis osvedčiť. Apostila je iná vec: je určená pre verejné listiny, preto súkromné osvedčenie, ako je toto, nemožno priamo apostilovať. Ak príjemca na nej trvá, lepšou možnosťou je apostilovaná registračná karta.
Ako objednať
Pošlite nám názov spoločnosti a uveďte, kto osvedčenie dostane a či potrebuje notársky osvedčený podpis. Osvedčenie stojí €100 a pri aktuálnych údajoch v registri je pripravené do jedného pracovného dňa. Ak register nie je aktuálny, napríklad člen štatutárneho orgánu už odišiel, povieme vám, čo treba najskôr opraviť.
Často kladené otázky
Nie. Register vydáva registračné karty a výpisy, ktoré zahraničnému príjemcovi často postačujú. Ak príjemca trvá na dokumente nazvanom osvedčenie o aktuálnom zastúpení, vystaví ho licencovaný poskytovateľ služieb.
Nemá pevnú platnosť: odráža stav registra ku dňu vystavenia. Väčšina príjemcov požaduje dokument vystavený v posledných niekoľkých mesiacoch, preto si pred objednaním overte ich požiadavku.
Objednanie firemných dokumentov pre vašu estónsku spoločnosť
Ak potrebujete osvedčenie o aktuálnom zastúpení alebo iné firemné dokumenty pre vašu estónsku spoločnosť, môžeme ich pripraviť. Ak spoločnosť ešte neexistuje, môžeme začať založením spoločnosti v Estónsku.
