Teater skladnosti: zakaj imajo vsi o vas KYC spis

Skladnost zagotavljam poklicno. Eesti Firma je licencirani ponudnik skrbniških in korporativnih storitev, zato smo zavezanec: eno od podjetij, ki jim zakonodaja o preprečevanju pranja denarja (AML), uporabljena v skoraj enaki obliki po vsej EU, nalaga preverjanje strank in prijavljanje sumljivih okoliščin. Vsako stranko, ki prek nas registrira družbo, identificiramo, preverimo in vprašamo o izvoru denarja, pri čemer verjamem, da je treba to opraviti pravilno. Identifikacija običajnega ustanovitelja in preverjanje glede seznamov sankcij ter politično izpostavljenih oseb traja usposobljeni osebi približno 15 do 20 minut. Preostanek uvajanja je dokumentacija, zgrajena okoli te četrt ure, nato pa jo od začetka znova sestavi vsak drugi zavezanec, s katerim se stranka sreča.

To ni argument proti preverjanju poznavanja stranke (KYC). Je argument o tem, v kaj se je to spremenilo. Vsak v verigi delo opravlja skrbno, ker se vsak boji posledic, če tega ne stori, in nekje na poti je ta strah postal bistvo. Menim, da spis manj obstaja za preprečevanje pranja denarja kot za dokazovanje, ko pride nadzornik, da je organizacija, ki ga hrani, postavila prava vprašanja.

Ena stranka, tri ali štiri serije preverjanj

Tako so videti prvi meseci za našo tipično stranko, ustanovitelja iz Nemčije, Španije ali Turčije, ki želi estonsko družbo z omejeno odgovornostjo (OÜ) in delujoč račun. Zaporedje bi bilo v Dublinu ali Lizboni zelo podobno, saj pravila izhajajo iz istih direktiv EU; Estonija za e-residente doda svoj korak.

1. Država, za e-residente. Ustanovitelj, ki želi estonski digitalni ID, zaprosi za e-Residency, Policijski in mejni stražarski odbor pa pred izdajo kartice opravi preverjanje preteklosti. To v pravnem smislu ni AML preverjanje, temveč preverjanje po drugem zakonu, vendar zahteva isti potni list in isto pojasnilo namena, prosilec pa zanj plača upravno takso.
2. Ponudnik storitev. Preverimo identiteto ustanovitelja, ugotovimo dejanskega lastnika, ga preverimo glede sankcij in seznamov PEP (PEP je politično izpostavljena oseba, pri kateri javna funkcija pomeni tveganje podkupovanja), vprašamo, kaj bo podjetje počelo in od kod izvira začetni denar, ter določimo stopnjo tveganja. To pomeni vprašalnik, niz dokumentov in običajno videoklic.
3. Notar. Ustanovitelj brez estonskega digitalnega ID družbo namesto tega ustanovi prek notarja, notar pa je ločen zavezanec z enakimi dolžnostmi. Naš spis v njihovi pisarni nima teže; stranko identificirajo in lastnika preverijo sami.
4. Banka ali plačilna institucija. Kdor koli odpre račun, banka ali fintech, izvede svoj obrazec, svoj seznam dokumentov in svoj razgovor: poslovni načrt, pričakovane obsege, glavne nasprotne stranke in izvor sredstev, ponovno. Drugi račun, ki ga potrebuje veliko naših strank, pomeni še enkrat isti postopek.

Odvisno od poti ustanovitelj prestane tri ali štiri od teh postopkov, preverjanje pa se tam ne konča. Ko stranka plača naš račun, nas lahko naša banka vpraša, kdo je plačnik in čemu je denar namenjen. Tudi računovodja, ki pozneje prevzame družbo, je zavezanec. Vsaka od teh organizacij mora svoj spis hraniti najmanj pet let po koncu razmerja, ga posodabljati, varovati kot osebne podatke in ga spremljati, saj je vsaka posebej odgovorna za to, kar hrani.

Vsaka serija se plača posebej. Ponudnik, kot smo mi, zaposluje ljudi za branje vprašalnikov, pridobivanje dokumentov, preverjanje imen, pripravo ocene tveganja in nato večletno vzdrževanje spisa, to delo pa krije pristojbina. Notar zaračuna čas. Banke imajo daleč največje izdatke; ena panožna raziskava je strošek skladnosti s predpisi o finančnem kriminalu v svetovnem finančnem sektorju leta 2022 ocenila na več kot $270 milijard. Nihče teh številk ne sešteva, ker je vsaka v drugem proračunu, vendar jih stranka plača vse, v pristojbinah in upravnih taksah, osebje za skladnost na posamezni postaji pa nikoli ne vidi ugotovitev prejšnje. In kot preostanek pravilnika EU je to fiksni strošek: banka ga absorbira, ponudnik z ducatom zaposlenih pa ga občuti v celoti.

Kako je obrazec postal dosje

Pred desetimi leti so preverjanja obstajala, vendar so bila obrazec, ne dosje. Za odprtje računa so potrebovali potni list, podpis in nekaj vprašanj, ponudnik, kot smo mi, pa je vodil tanek spis. Nato so prišli škandali. EU je direktivo o preprečevanju pranja denarja prenovila leta 2015 in znova leta 2018 ter vsakič dodala zavezance in obveznosti. Estonija je leta 2017 dobila nov nacionalni zakon, leta 2018 pa je poročilo Danske Bank ocenilo na približno €200 milijard nerezidenčnega denarja, ki je šel skozi eno poslovalnico v Talinu, velik del pa je bil pozneje ocenjen kot sumljiv. Majhna država je postala sopomenka za pranje denarja.

Pri Danske ni šlo za pomanjkanje obrazcev. Banka je imela spise o svojih nerezidenčnih strankah in prezrla, kar je pokazalo njeno lastno spremljanje, nadzorniki pa ene institucije niso dovolj natančno pregledali. Odziv so bili kljub temu dodatni obrazci za vse. Vsaka banka in vsak nadzornik je po javnem ponižanju storil to, kar stori vsaka organizacija: več je spraševal, več hranil in nikomur zaupal. Po mojih izkušnjah cikel deluje le v eno smer. Nadzornika krivijo za škandal, ki ga ni preprečil, ne za vprašalnik, ki ga je dal izpolniti deset tisoč poštenim strankam. Zavezanec dobi globo za prazno polje, ne za polje, ki ga je dodal. Programi poenostavitve obstajajo v Bruslju in Talinu, vendar od njih ni odvisen noben nadzor, zato se vprašanja kopičijo hitreje, kot jih odstranjujejo.

Zakon omogoča deljenje. V praksi ne deli nihče

Identiteta je, pošteno povedano, že deljena. Ko se e-resident ali estonski rezident prijavi z digitalnim ID, se vsaka banka in ponudnik zanaša na identiteto, ki jo je preverila država. Ni pa deljeno vse drugo v dokumentaciji: kdo je lastnik, s čim se podjetje ukvarja, od kod prihaja denar. Tudi to zakon dovoljuje. Tako veljavna direktiva EU kot nova Uredba EU o preprečevanju pranja denarja, ki se uporablja od julija 2027, zavezancu omogočata, da se zanese na preveritve stranke, ki jih je že opravil drug zavezanec, nova agencija EU AMLA pa mora izdati smernice o tem, kako. Zakaj torej banka od naše stranke zahteva, da začne od začetka?

Ker odgovornost ostane pri tistem, ki se opre. Če se naš spis izkaže za napačnega, globo dobi banka, njen nadzornik pa bo banko, ne nas, vprašal, zakaj je zaupala podjetju, ki ga ne nadzoruje. Presoja postopkov druge družbe stane več kot pošiljanje novega obrazca stranki, zato vsaka institucija izbere isto razumno možnost. Zakon opiranje dovoljuje na papirju in ga v praksi kaznuje, vsota vseh teh smiselnih posameznih odločitev pa je teater iz naslova. Spis ni več orodje, temveč proizvod: njegova naloga je obstajati, biti popoln in biti na voljo na zahtevo, da je tisti, ki ga hrani, zaščiten.

Ustanovitev družbe je moj primer, ker je to moje delo, vendar se vzorec vleče skozi gospodarstvo. Prodaja stanovanja v katerem koli mestu EU ustvari spis pri nepremičninskem posredniku, drugega pri notarju, tretjega pri banki, ki posoja denar, in včasih četrtega pri banki, ki prenaša kupčeve prihranke – štiri spise o istih dveh osebah za eno transakcijo, pri čemer nobeden ne črpa iz prejšnjega. Če pri estonski menjalnici zamenjate več kot €1.000 gotovine, vas identificirajo in evidentirajo, menjalnica pa bo ta zapis leta hranila ob tisočih podobnih. Računovodje, revizorji, odvetniki in trgovci z dragocenostmi vodijo enake vrste spisov.

Kaj v spisu zmanjšuje tveganje

Standardni spis, ki ga banke in ponudniki na trgu zbirajo od nove družbe, po mojem branju spada v tri skupine: del, ki otežuje zlorabo družbe, del, ki obstaja predvsem zato, da lahko imetnik zadovolji nadzornika, in del, ki je čisti ritual. Tabela je moja lastna klasifikacija, ne pravna, preizkus v vsaki vrstici pa je preprost: ali kdo kdaj ukrepa na podlagi tega podatka?

Iz tabele sledita dve stvari. Prvič, spis upraviči svoj strošek le tam, kjer nekdo po njem nato spremlja, kar v zgornji verigi pomeni banko in samo banko. Drugič, dolžina izhaja iz srednje skupine. Nadzornik ne more videti, ali smo stranko razumeli, lahko pa vidi, ali je bilo izpolnjeno polje 14, zato se polja dodajajo in redko odstranjujejo.

Kaj pove računica

Uporabljam estonske podatke, ker jih najbolje poznam in ker Financial Intelligence Unit objavlja letno poročilo. Enota je leta 2024 prejela 14.185 prijav zavezancev. Preiskovalcem je posredovala 133 analiziranih zadev in približno 1.700 nadaljnjih prenosov informacij, preiskovalci pa so zasegli za 5,7 milijona € premoženja, ki ga je enota zamrznila. Po nacionalni oceni tveganja je na podlagi analiziranih posredovanj enote leta 2024 nastalo deset novih kazenskih postopkov, estonska sodišča pa so v petih letih do leta 2024 izdala 32 sodb v zadevah pranja denarja.

Zdaj še druga stran. V Estoniji je vsako leto registriranih več kot 25.000 novih zasebnih družb z omejeno odgovornostjo, register vsebuje okoli 370.000 pravnih oseb vseh vrst, program e-Residency pa šteje več kot 134.000 e-residentov. Vsaka nova družba, vsak račun in vsak digitalni ID pomenijo vsaj en celovit KYC spis, običajno več. Moja groba ocena, in poudarjam, da je moja, je, da zavezanci v Estoniji letno ustvarijo precej več kot sto tisoč KYC spisov in da celoten sistem iz njih ustvari deset kazenskih postopkov ter zaseže nekaj milijonov evrov. Predpostavimo, da ima ena stranka od deset tisoč kazenski namen. Preostalih 9.999 gre skozi tri ali štiri serije preverjanj, da bi jo našli, zgornje številke pa pravijo, da je običajno ne najdejo.

Obstajata dva upravičena ugovora in želim ju navesti. Prvi je odvračanje: kriminalci, ki nikoli ne vložijo vloge, ker vedo, kaj se bo od njih zahtevalo, se ne pojavijo v nobeni statistiki. To drži in zato tega tudi nikomur ni bilo treba dokazati. Drugi je obseg: ena shema pranja denarja lahko premakne več denarja, kot ga zasluži tisoč poštenih podjetij, in če bi dokumentacija ustavila Danske, bi se že mnogokrat poplačala. Vendar dokumentacija ni ustavila Danske, obsodbe, ki jih FIU opisuje v svojem letnem poročilu, pa so se začele s prijavami sumljivih transakcij, ne z vprašalniki. Dokumentacija ob začetku sodelovanja je področje, kjer se porabi denar; spremljanje je področje, kjer nastajajo rezultati. Mednarodni dokazi kažejo isto. Europol je leta 2016 ocenil, da se v EU kadar koli zapleni le približno 1 % prihodkov od kriminala, raziskovalec Ronald Pol, ki je skušal primerjati stroške in izterjave, pa je sklenil, da stroški skladnosti več kot stokrat presegajo izterjana sredstva. Noben nadzornik v Estoniji ni objavil takšne primerjave za sistem, ki ga upravlja.

Ne pričakujem, da se bo ravnotežje izboljšalo. Novi pravilnik EU dodaja evropskega nadzornika, v vsej EU omejitev gotovinskih plačil na €10.000 in več novih kategorij zavezancev, od platform za množično financiranje do nogometnih klubov. Vsaka nova kategorija pomeni še en predal. Vsak prihodnji škandal bo dodal polja, saj institucija z dodajanjem polj pokaže, da se je nekaj naučila. Enoten evropski pravilnik pa otežuje vsak umik, saj vprašanja, zapisanega v uredbi, ne more odstraniti nacionalni parlament, ki ugotovi, da je neuporabno.

Zakaj tega nihče ne pove na glas

Tega ni moderno tehtati. V javnosti je edino varno stališče glede pranja denarja več: več preverjanj, več poročanja, več vneme. Kdor vpraša, ali je zadnja serija pravil kaj dosegla, tvega, da ga slišijo kot nekoga, ki želi za kriminalce manj pravil, zato uradniki za skladnost in odvetniki, ki po mojih izkušnjah zasebno delijo mnogo teh dvomov, jih zadržijo zase. Boj proti pranju denarja je postal bolj stvar kot politika, za stvari pa se redko zahtevajo številke o stroških in koristih.

To je vredno povedati jasno zaradi smeri, v katero vodi pot, če nihče ne tehta. Evropa, ki je sprejela najstrožji zakon o zasebnosti na svetu, je z drugo roko milijone zasebnih podjetij zavezala, da leta hranijo dosjeje o svojih strankah, jih ob sumu prijavljajo državi in odgovarjajo, če je dosje tanek. Vsak od teh spisov je bil odprt v dobri veri, da bi preprečil kaznivo dejanje. Skupaj pomenijo trajen zapis o tem, kdo kaj ima in kdo je komu plačal, shranjen v predalih, ki najprej odgovarjajo nadzorniku. Ne menim, da je to kdo zasnoval. Prav tako ne menim, da bi moralo še naprej rasti, ne da bi kdo vprašal, čemu služi.

Kaj bi spremenil

Večina tega ne potrebuje novega zakona, le drugačne odločitve o uporabi obstoječega. Prva točka ga potrebuje.

1. En preverjen spis, ki ga nosi stranka. Nekdo osebo preveri enkrat in prevzame odgovornost za to preverjanje, podprto z licenco, zavarovanjem in revizijo, tako da institucija, ki se nanj opre, ni kaznovana, če je napačno. Ta preveritelj bi lahko bil banka, notar, licencirani ponudnik ali državna storitev, zgrajena na digitalnem ID; pomembno je, kje je odgovornost. Današnja pravila, nacionalna in EU, jo nalagajo tistemu, ki se opre, zato se nihče ne opre. Za spremembo so potrebni zakonodajalci, prihodnje smernice AMLA o opiranju pa so naravno mesto za začetek razprave.
2. Nadzirajte rezultate, ne obrazcev. Nadzor bi moral vprašati, kaj je ustvarilo spremljanje podjetja in kam so šle njegove prijave, ne pa, ali je bilo izpolnjeno vsako polje na vsakem obrazcu.
3. Obrazci, ki ustrezajo družbi. Nova družba z enim ustanoviteljem in brez prometa potrebuje dve strani, ne dvajsetih. Poglobljena vprašanja in globlja preverjanja, ki jih zakon namenja strankam z višjim tveganjem, sodijo v trenutek, ko se dejavnost začne in obstaja nekaj za pregled.
4. re-KYC ob spremembi, ne po koledarju. Nov lastnik, nova država ali nova poslovna dejavnost so razlog za ponoven pregled. Pretek dveh let ni.
5. Uporabite podatke, ki jih država že ima. Za obstoječo družbo estonski poslovni register (Äriregister) vsebuje lastnike, poslovodstvo in letna poročila. Zavezanec bi jih moral pridobiti iz registra, namesto da od stranke zahteva ponoven vnos. Estonsko vrhovno sodišče je isto logiko uporabilo za samega nadzornika januarja 2026, ko je razglasilo za nezakonit obrazec s 44 vprašanji, ki ga je Finančnoobveščevalna enota poslala vsem licenciranim ponudnikom storitev, deloma zato, ker bi morala država najprej uporabiti podatke, ki jih že ima.

Kako skozi preverjanja brez teatra

V Eesti Firma zahtevamo tisto, kar zahtevata zakon in naša lastna ocena tveganja, ter pojasnimo, zakaj je vsak dokument pomemben. Strankam pomagamo tudi že na začetku sestaviti en niz dokumentov in odgovorov, ki ga lahko brez prepisovanja predložijo banki in plačilni instituciji, saj po mojih izkušnjah uvajanje ohranja kratko ne krajši vprašalnik, temveč poslovanje, enako opisano vsem, ki vprašajo. Za družbe, ki same postanejo zavezanci, pripravimo politike in postopke, ki jih zahteva zakon, kar je, priznam, del istega teatra; razlika, ki jo lahko naredimo, je, da jih napišemo tako, da so uporabni in ne zgolj popolni. Če ustanavljate družbo in želite, da del glede skladnosti vodijo ljudje, ki preberejo, kar pošljete, vam lahko pomagamo pri ustanovitvi družbe in pri vsem, kar ji sledi.

Pošljite zahtevek