Kontaktna oseba v Estoniji za družbe nerezidentov

Kontaktna oseba v Estoniji: prejemanje uradnih dokumentov v vašem imenu

Zakaj mora vaša družba v Estoniji imenovati lokalno kontaktno osebo: pojasnilo ključnih pravnih zahtev

Od leta 2018 se je od estonskih družb z registriranim naslovom v tujini pričakovalo, da za prejemanje uradnih dokumentov in obvestil imenujejo lokalno kontaktno osebo, vpisano v poslovni register. Po reformi iz leta 2023 to ni več strogo obvezno v vseh primerih, vendar je še vedno zelo priporočljivo. V nadaljevanju pojasnjujemo, kaj storitev vključuje, kdaj je potrebna, kaj kontaktna oseba sme in česa ne sme storiti, kdo lahko opravlja to vlogo ter koliko storitev stane.

• Vpis v poslovni register kot vaša uradna kontaktna oseba

• Prejemanje procesnih dokumentov in izjav volje

• Pravno veljaven naslov za vročanje za vašo družbo v Estoniji

• Storitev zagotavlja licencirani TCSP pod nadzorom FIU (FIU000144)

• Družbi, upravljani na daljavo, omogoča popolno skladnost z gospodarskim zakonikom

• Fiksno letno nadomestilo brez skritih stroškov

Naročite storitev kontaktne osebe

Kontaktna oseba v Estoniji: ključna dejstva

Kratek povzetek za direktorje nerezidente in e-rezidente.

Kaj je kontaktna oseba v Estoniji?

Institut kontaktne osebe je bil uveden, ker imajo estonske družbe lahko registrirani naslov v tujini in se lahko v celoti upravljajo na daljavo, njihovi organi upravljanja pa so v drugi državi. Estonija je postala priljubljena jurisdikcija za nerezidente — deloma zaradi programa e-rezidentstva — in danes je več deset tisoč estonskih družb v lasti tujcev in e-rezidentov.

Zahteva je prvič začela veljati s spremembami gospodarskega zakonika leta 2018. Pozneje jo je podrobneje uredil Zakon o poslovnem registru z dne 1. februarja 2023, ki je pojasnil, da morajo kontaktno osebo po zakonu imenovati le družbe, registrirane v Estoniji, ki imajo naslov v tujini. Naslov imenovane kontaktne osebe postane uradni estonski naslov, prek katerega je družba dosegljiva.

Kdaj je kontaktna oseba potrebna?

Od reforme Zakona o poslovnem registru z dne 1. februarja 2023 imenovanje kontaktne osebe ni več strogo obvezno v vseh primerih, vendar ostaja zelo priporočljivo, kadar je registrirani naslov vaše družbe v tujini, na primer ko je estonska družba OÜ v lasti in upravljanju nerezidentov, njeno poslovodstvo pa je zunaj Estonije. V praksi licencirana kontaktna oseba v Estoniji zagotavlja, da je takšna družba zanesljivo dosegljiva organom, sodiščem in pogodbenim partnerjem.

Če je registrirani sedež vaše družbe že v Estoniji — na primer prek storitve pravnega naslova v Talinu — kontaktna oseba praviloma ni potrebna, saj je družba že dosegljiva na estonskem naslovu. Če pa družba ohrani naslov v tujini, poslovanje brez kontaktne osebe pomeni resnično tveganje: uradne korespondence ni mogoče zanesljivo vročiti, poslovni register pa lahko vnese in objavi zaznamek, da družba ni dosegljiva na svojem registriranem naslovu — ta ukrep je registrskemu organu na voljo od začetka leta 2023.

Pooblastila kontaktne osebe

Kontaktna oseba deluje kot zastopnik družbe v strogo omejenem obsegu, njeni podatki pa so navedeni na registrski kartici družbe. Vloga je pasivna: kontaktna oseba je pooblaščena le za sprejemanje uradnih dokumentov, naslovljenih na družbo, in nima pravice, da bi v njenem imenu izvajala kakršna koli pravno pomembna dejanja.

Pomembno je, da je vročitev katerega koli obvestila ali dokumenta kontaktni osebi pravno enakovredna vročitvi članom poslovodstva ali direktorjem družbe. Po imenovanju postanejo podatki kontaktne osebe del uradnih kontaktnih podatkov družbe, naslov kontaktne osebe pa postane uradni naslov družbe, ki se upravlja iz tujine.

Kdo lahko opravlja vlogo kontaktne osebe?

Zakon omejuje, kdo lahko opravlja vlogo kontaktne osebe, in to pravico podeljuje le strokovnjakom, za katere že veljajo visoki standardi usposobljenosti in dolžne skrbnosti. V skladu z veljavno zakonodajo lahko to vlogo opravljajo:

• Notarji in notarske pisarne.
• Odvetniki in odvetniške pisarne.
• Zapriseženi revizorji in davčni zastopniki nerezidentov.
• Licencirani ponudniki skrbniških in podjetniških storitev (TCSP) — kot je Eesti Firma.

Naše prednosti

Že več kot desetletje estonskim in mednarodnim podjetjem zagotavljamo strukturirane korporativne rešitve in rešitve za zagotavljanje skladnosti, vključno s storitvami pravnega naslova in virtualne pisarne. Naša ekipa je lokalnim in tujim podjetnikom iz številnih panog pomagala pri ustanavljanju družb v Estoniji ter tekočem upravljanju več kot 5.000 pravnih oseb.

Delujemo v skladu z estonskimi zahtevami AML in korporativnimi regulativnimi zahtevami, ki veljajo za licencirane TCSP, ter družbam, ki ohranjajo prisotnost v Estoniji, zagotavljamo stabilnost, pravno varnost in predvidljivo administrativno podporo.

Kako poteka imenovanje kontaktne osebe: korak za korakom

Vzpostavitev storitve je hitra in v celoti poteka na daljavo, po aktivaciji pa se vse izvaja v ozadju. Tako poteka postopek od začetka do redne uporabe:

1. 1

   Potrdite obseg in podpišete pogodbo

   Dogovorimo se o storitvi in pripravimo pogodbo o opravljanju nalog kontaktne osebe.

2. 2

   Vpišemo se v poslovni register

   kot kontaktna oseba vaše družbe — ne glede na to, ali ustanavljate novo družbo OÜ ali posodabljate podatke obstoječe družbe.

3. 3

   Uradni dokumenti prispejo v vašem imenu

   Pisma poslovnega registra, davčnega in carinskega urada ter drugih organov prejmemo v Talinu.

4. 4

   Obvestimo vas in posredujemo dokumente

   Prejeto korespondenco digitaliziramo in vam jo pošljemo, izvirnik pa shranimo ali ga na zahtevo pošljemo po kurirju.

5. 

   Družbo vodite od koder koli

   Vaša estonska družba OÜ ostane skladna s predpisi in dosegljiva, medtem ko poslujete povsem prek spleta.