Politika zasebnosti

Eesti Firma (pravno ime: Eesti Firma OÜ, registrska številka 14164797, registrirani naslov Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonija) je upravljavec spletnega mesta eestifirma.ee in upravljavec osebnih podatkov, ki se obdelujejo prek njega. Smo licencirani ponudnik fiduciarnih in podjetniških storitev (licenca TCSP FIU000144) pod nadzorom estonske finančnoobveščevalne enote ter strogo spoštujemo zakonodajo o varstvu podatkov, vključno z Zakonom o varstvu osebnih podatkov Republike Estonije in Splošno uredbo o varstvu podatkov (EU) 2016/679 (GDPR).

Ta politika zasebnosti na razumljiv način pojasnjuje, katere osebne podatke zbiramo, zakaj jih zbiramo, pravno podlago za posamezno uporabo, kako dolgo jih hranimo, s kom jih delimo in katere pravice lahko uveljavljate. Z uporabo spletnega mesta eestifirma.ee potrjujete, da ste prebrali in razumeli tukaj opisane postopke obdelave podatkov.

Za celovito razumevanje našega delovanja priporočamo, da pregledate tudi naše povezane politike in pravila:

• Pogoji uporabe
• Politika AML
• Načela skladnosti z GDPR
• Obvestilo o piškotkih

Kdo smo (upravljavec podatkov)

Upravljavec, odgovoren za vaše osebne podatke, je družba Eesti Firma OÜ, registrska številka 14164797, registrirana na naslovu Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonija. Dosegljivi smo na info@eestifirma.ee ali +372 641 7777. Imenovali smo pooblaščenca za varstvo podatkov (DPO), katerega kontaktni podatki so navedeni v spodnjem razdelku »Kontaktni podatki«. DPO je vaša osrednja kontaktna oseba za vsa vprašanja o ravnanju z vašimi podatki.

Podatki, ki jih zbiramo

Zbiramo in obdelujemo različne vrste podatkov, pri čemer strogo upoštevamo načeli najmanjšega obsega podatkov in zakonitega zbiranja podatkov. Glavne kategorije podatkov, ki jih zbiramo, vključujejo:

• Osebni podatki: Podatki, ki nam jih posredujete neposredno, kot so vaše ime, e-poštni naslov, telefonska številka in drugi podatki, ki jih predložite ob registraciji računa, vzpostavitvi stika z nami ali uporabi naših storitev. V nekaterih primerih (npr. zaradi izpolnjevanja zahtev AML) lahko to vključuje tudi identifikacijske podatke, kot so kopija osebnega dokumenta in podatki o dejanskem lastniku.
• Tehnični podatki: Podatki, ki se samodejno zbirajo ob obisku našega spletnega mesta, vključno z naslovom IP, vrsto brskalnika, podatki o napravi, različico operacijskega sistema in drugimi tehničnimi parametri. Ti podatki nam omogočajo zagotavljanje pravilnega delovanja spletnega mesta, združljivosti z različnimi napravami in optimizacije uporabniške izkušnje.
• Podatki o uporabi: Podatki o vaših interakcijah s spletnim mestom. Beležimo, katere strani obiščete, čas, preživet na posamezni strani, kako se pomikate med razdelki, vire napotitev na naše spletno mesto in kako uporabljate vsebino. Ti podatki so bistveni za analiziranje dejavnosti uporabnikov in izboljševanje naših storitev.
• Podatki o komunikaciji: Podatki, ki jih vsebuje vaša korespondenca z nami. Če se na našo ekipo obrnete po e-pošti, prek obrazcev za povratne informacije ali na druge načine, hranimo evidence takšne komunikacije, vključno s posredovanimi kontaktnimi podatki in vsebino sporočil. To nam omogoča učinkovito obravnavanje vaših poizvedb in izboljševanje kakovosti storitev.

Namenoma ne zbiramo podatkov posameznikov, mlajših od 18 let. Naše spletno mesto in storitve niso namenjeni mladoletnim osebam. Če ugotovimo, da so bili osebni podatki otroka zbrani brez soglasja starša ali skrbnika, bomo takšne podatke nemudoma izbrisali.

Kako uporabljamo vaše podatke

Osebne podatke obdelujemo le na zakonitih podlagah, določenih v GDPR: za izpolnjevanje pogodbenih obveznosti, izpolnjevanje zakonskih zahtev, uresničevanje naših zakonitih interesov ali na podlagi vašega soglasja. Podatke uporabljamo etično in samo za namene, za katere so bili zbrani. Glavni nameni obdelave vaših podatkov vključujejo:

• Zagotavljanje storitev: Vaše podatke uporabljamo za zagotavljanje svojih storitev in izpolnjevanje pogodbenih obveznosti do vas. To vključuje registracijo podjetja, pravno podporo, računovodske storitve in druge storitve, ki jih ponujamo. Obdelava podatkov za te namene je nujna za sklenitev ali izvajanje pogodbe z vami ter za upravljanje tekočih odnosov s strankami.
• Komunikacija z uporabniki: Vaše kontaktne podatke uporabljamo za odgovarjanje na vaše poizvedbe, svetovanje glede storitev ter pošiljanje pomembnih obvestil in posodobitev. Z vašim soglasjem vam lahko pošiljamo tudi glasila ali promocijske ponudbe, prilagojene vašim željam. Od trženjskih sporočil se lahko vedno odjavite prek povezave za odjavo v e-poštnem sporočilu ali tako, da se obrnete neposredno na nas.
• Analitika in izboljševanje storitev: Analiziramo vedenje obiskovalcev na svojem spletnem mestu, da izboljšamo njegovo funkcionalnost in vsebino. Podatki o uporabi (v anonimizirani ali zbirni obliki) nam pomagajo razumeti potrebe občinstva, optimizirati navigacijo, izboljšati priročnost uporabniškega vmesnika in razvijati nove funkcije. Takšna obdelava temelji na našem zakonitem interesu za izboljševanje storitev, pri čemer sprejemamo ukrepe za čim manjši poseg v vašo zasebnost (na primer z uporabo zbirnih podatkov).
• Skladnost z zakonodajo: Nekatere podatke lahko obdelujemo in hranimo zaradi izpolnjevanja svojih zakonskih obveznosti. To se nanaša zlasti na računovodske in davčne predpise ter zahteve glede preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma. Po zakonu moramo na primer identificirati stranke in hraniti določene podatke za namene poročanja. Obdelava podatkov zaradi skladnosti z zakonodajo je obvezna in temelji na zakonskih zahtevah.
• Varnostni ukrepi: Zbrane podatke uporabljamo za zagotavljanje varnosti svojega spletnega mesta, vaših računov in naših storitev. Izvajamo nadzor za odkrivanje in preprečevanje goljufij, nepooblaščenega dostopa, kibernetskih napadov in drugih groženj. Takšna obdelava temelji na našem zakonitem interesu za zaščito svoje infrastrukture in uporabnikov. Svoje sisteme za nadzor in zaščito nenehno izboljšujemo, da zagotovimo varnost vaših podatkov.

Upoštevajte, da ne izvajamo avtomatiziranega odločanja, ki bi imelo pravne ali podobno pomembne učinke na vas. Nobena pomembna odločitev (na primer, ali bomo zagotovili storitev oziroma po kakšni ceni) ni sprejeta izključno z algoritmi brez sodelovanja človeka.

Pregled pravnih podlag in obdobij hrambe

Spodnja tabela za vsako kategorijo podatkov povzema, zakaj jih obdelujemo, na katero pravno podlago iz GDPR se opiramo in kako dolgo jih hranimo. Ta pregled je namenjen preglednosti; preostali del te politike podrobneje pojasnjuje vsako točko.

Piškotki in tehnologije sledenja

Za izboljšanje vaše uporabniške izkušnje in analiziranje prometa na spletnem mestu uporabljamo piškotke in podobne tehnologije sledenja. To nam omogoča, da vsebino spletnega mesta prilagodimo vašim interesom in bolje razumemo, kako uporabniki uporabljajo naše spletno mesto.

Piškotke uporabljamo v skladu z veljavno zakonodajo (npr. direktivo EU o zasebnosti in elektronskih komunikacijah) ter našim ločenim Obvestilom o piškotkih. Glavne kategorije piškotkov, ki jih uporabljamo, so:

• Nujno potrebni piškotki: Ti piškotki so bistveni za pravilno delovanje spletnega mesta. Omogočajo osnovne funkcije (kot sta shranjevanje vaših nastavitev zasebnosti ali ohranjanje vaše prijavljene seje) in jih ni mogoče onemogočiti, saj brez njih spletno mesto ne bi pravilno delovalo.
• Analitični piškotki: Ti piškotki zbirajo anonimizirane statistične podatke o tem, kako obiskovalci uporabljajo naše spletno mesto, na primer katere strani obiščejo, koliko časa preživijo na posamezni strani in ali naletijo na napake. Te podatke uporabljamo za izboljšanje delovanja in uporabnosti spletnega mesta. Takšne tehnologije nam na primer pomagajo prepoznati najbolj priljubljene razdelke in ustrezno optimizirati vsebino.
• Trženjski piškotki: Ti piškotki se uporabljajo za prikaz ustreznejših oglasov in promocij naših storitev. Omogočajo nam spremljanje učinkovitosti oglaševalskih kampanj in si lahko zapomnijo, kaj ste si ogledali na našem spletnem mestu, da vam lahko ponudimo podobne storitve. Trženjske piškotke uporabljamo odgovorno in, kadar je to potrebno, pred njihovo namestitvijo v vašo napravo pridobimo vaše soglasje.

Nastavitve piškotkov lahko kadar koli upravljate. Večina brskalnikov omogoča, da onemogočite nepotrebne piškotke ali izbrišete obstoječe datoteke piškotkov. Upoštevajte pa, da lahko onemogočanje nujno potrebnih piškotkov vpliva na delovanje spletnega mesta. Podrobnejše informacije najdete v našem Obvestilu o piškotkih in nastavitvah svojega brskalnika.

Deljenje podatkov s tretjimi osebami

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo tretjim osebam in jim jih ne dajemo v najem. Za vodenje svojega poslovanja in zagotavljanje storitev pa bomo podatke morda morali deliti z zaupanja vrednimi partnerji, ki jih zavezujejo obveznosti zaupnosti. Takšne tretje osebe lahko vključujejo:

• Zunanji ponudniki storitev: Sodelujemo z zanesljivimi podjetji in strokovnjaki, ki nam pomagajo pri zagotavljanju storitev. Mednje sodijo na primer ponudniki gostovanja in podatkovni centri (za gostovanje našega spletnega mesta in podatkovnih zbirk), storitve obdelave plačil (za izvajanje transakcij), analitične platforme (za spremljanje prometa) in službe za podporo strankam. V teh primerih partnerjem zagotovimo le najmanjši potrebni obseg podatkov ter na podlagi pogodb o obdelavi podatkov zahtevamo strogo spoštovanje zaupnosti in ukrepov za varstvo podatkov.
• Izpolnjevanje zakonskih zahtev: Vaše podatke lahko razkrijemo državnim organom, regulatorjem ali drugim pooblaščenim subjektom, kadar to zahteva zakon — na primer finančnoobveščevalni enoti, davčnemu in carinskemu odboru ali sodišču. Razkritje je lahko potrebno zaradi izvršitve sodne odredbe, med preiskavo nezakonitih dejavnosti ali zaradi zaščite naših zakonitih pravic in interesov. V vsakem primeru skrbno presodimo zakonitost zahteve in razkrijemo samo podatke, ki jih zahteva zakon.

Poleg zgoraj navedenih primerov se lahko vaši podatki prenesejo v okviru prestrukturiranja družbe. Če se združimo z drugim subjektom, prodamo podjetje ali se kako drugače reorganiziramo, se lahko osebni podatki uporabnikov prenesejo na pravnega naslednika. V takšnih primerih bomo zagotovili, da bodo prejemnika zavezovale enake obveznosti zaupnosti, kot so določene v tej politiki.

Varnost podatkov

Za zaščito vaših osebnih podatkov pred nepooblaščenim razkritjem, nezakonitim dostopom, uničenjem ali spreminjanjem uporabljamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe. Ti vključujejo šifriranje, požarne zidove, sisteme za zaznavanje vdorov ter strog nadzor fizičnega in logičnega dostopa do naših strežnikov. Naše notranje politike informacijske varnosti omejujejo dostop zaposlenih do osebnih podatkov po načelu potrebe po seznanitvi, kar podpiramo z rednim usposabljanjem osebja. Ti ukrepi skupaj varujejo zaupnost, celovitost in razpoložljivost vaših podatkov, kot zahteva GDPR. Čeprav noben način prenosa ali shranjevanja prek interneta ni nikoli 100-odstotno varen, svoje varnostne sisteme nenehno posodabljamo in preizkušamo, da bi zmanjšali tveganje.

Hramba podatkov

Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namenov, opisanih v tej politiki, razen če zakon zahteva ali dovoljuje daljše obdobje. Veljajo posebni zakonski roki: podatke o skrbnem preverjanju strank (KYC), zbrane za namene preprečevanja pranja denarja, hranimo 5 let po koncu poslovnega razmerja, kot zahteva estonski Zakon o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma; knjigovodske listine hranimo 7 let po koncu poslovnega leta, kot zahteva estonski Zakon o računovodstvu. Druge podatke praviloma hranimo med trajanjem razmerja in še v ustreznem zastaralnem roku. Po izteku ustreznega obdobja podatke varno izbrišemo ali anonimiziramo, tako da vas ni več mogoče identificirati. Svoje zbirke podatkov in obdobja hrambe redno pregledujemo ter podatkov ne hranimo dlje, kot je potrebno.

Mednarodni prenosi podatkov

Trenutno se vsi osebni podatki hranijo in obdelujejo v Evropskem gospodarskem prostoru (EGP), predvsem na strežnikih v Estoniji ali drugih državah EU. Vaših podatkov ne prenašamo v države zunaj EGP, razen če je to izrecno potrebno za zagotavljanje storitev (npr. če ste zunaj EU in od nas zahtevate, da se obrnemo na lokalnega partnerja).

Če bi morali vaše podatke kadar koli prenesti zunaj EGP, bomo uvedli vse zaščitne ukrepe, ki jih zahteva zakon. V praksi to pomeni prenos podatkov samo v države, za katere je Evropska komisija priznala, da zagotavljajo ustrezno raven varstva, ali na podlagi standardnih pogodbenih določil (SCC) oziroma drugega odobrenega mehanizma. Vaši podatki ostanejo zaščiteni, tudi če se obdelujejo zunaj Evropske unije.

Povezave do spletnih mest tretjih oseb

Naše spletno mesto lahko vsebuje povezave do zunanjih spletnih mest ali storitev, ki niso pod nadzorom našega podjetja. Ta politika zasebnosti ne velja za takšne vire tretjih oseb. Za vsebino ali postopke varovanja zasebnosti zunanjih spletnih mest ne odgovarjamo. Priporočamo, da pred posredovanjem osebnih podatkov na takšnih spletnih mestih pregledate politiko zasebnosti vsakega zunanjega vira.

Zasebnost otrok

Zavedamo se pomena varstva osebnih podatkov otrok. Naše spletno mesto in storitve niso namenjeni osebam, mlajšim od 18 let, in podatkov otrok zavestno ne zbiramo brez ustreznega soglasja njihovih staršev ali zakonitih skrbnikov. Če ugotovimo, da smo nenamerno prejeli osebne podatke mladoletne osebe, mlajše od 18 let, bomo nemudoma ukrepali in takšne podatke izbrisali s svojih strežnikov. Starše, ki ugotovijo, da nam je njihov otrok morda posredoval osebne podatke, pozivamo, naj se obrnejo na nas, da bomo lahko zadevne podatke hitro odstranili.

Vaše pravice

V skladu z GDPR in drugimi veljavnimi predpisi imate kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, širok nabor pravic v zvezi s svojimi osebnimi podatki. Te pravice spoštujemo in si prizadevamo olajšati njihovo uveljavljanje. Imate pravico:

• Do dostopa do svojih podatkov: zahtevate potrditev, ali se vaši osebni podatki obdelujejo, in pridobite kopijo podatkov, ki jih hranimo o vas. Tako lahko natančno ugotovite, kateri podatki se obdelujejo, in preverite zakonitost njihove obdelave.
• Do popravka svojih podatkov: zahtevate popravek netočnih ali zastarelih osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Potrebne popravke bomo izvedli nemudoma, da zagotovimo točnost in ažurnost vaših podatkov.
• Do izbrisa svojih podatkov: v nekaterih okoliščinah zahtevate izbris svojih osebnih podatkov (»pravica do pozabe«). Izbris lahko na primer zahtevate, če podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani, ali če prekličete svoje soglasje, mi pa nimamo druge zakonite podlage za obdelavo. Upoštevajte, da ta pravica ni absolutna — obstajajo izjeme (na primer ne moremo izbrisati podatkov, ki jih moramo po zakonu hraniti).
• Do omejitve obdelave: v določenih primerih zahtevate začasno omejitev obdelave svojih podatkov (na primer med izpodbijanjem točnosti podatkov ali ugovarjanjem obdelavi). V obdobju omejitve bomo vaše podatke zgolj hranili in začasno ustavili dejavne postopke, ki jih vključujejo.
• Do ugovora obdelavi: ugovarjate obdelavi svojih podatkov, če ta temelji na naših zakonitih interesih ali se izvaja za namene neposrednega trženja. V nekaterih primerih, ki jih določa zakon, moramo takšno obdelavo na vašo zahtevo ustaviti. Zlasti se lahko vedno odjavite od pošiljanja sporočil in ugovarjate oblikovanju profilov za namene trženja.
• Do prenosljivosti podatkov: pridobite osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabljani obliki (npr. CSV) in/ali zahtevate njihov neposreden prenos drugemu ponudniku, če je to tehnično izvedljivo. Ta pravica velja, kadar obdelava temelji na vašem soglasju ali pogodbi z vami in se izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.
• Do preklica soglasja: če katera koli obdelava podatkov temelji na vašem soglasju, ga lahko kadar koli prekličete. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, opravljene pred preklicem, bomo pa takšno obdelavo v prihodnje prenehali izvajati. Kadar koli se lahko na primer odjavite od trženjskih glasil, za prejemanje katerih ste predhodno podali soglasje.

Prav tako imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu, če menite, da so bile vaše pravice kršene ali da so bili vaši podatki obdelani nezakonito. Nadzorni organ v Estoniji je Inšpektorat za varstvo podatkov (Andmekaitse Inspektsioon). Obrnete se lahko na ta organ ali na nadzorni organ v kraju svojega prebivališča. Upamo, da bomo lahko vsak pomislek rešili neposredno, vendar imate pravico, da zadevo kadar koli predložite regulatorju.

Za uveljavljanje katere koli od teh pravic se obrnite na nas na kateri koli način, naveden v razdelku »Kontaktni podatki«. Zahteve obravnavamo brezplačno in odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v enem mesecu od prejema vaše zahteve, kot zahteva GDPR. Če bomo potrebovali podaljšanje roka ali bomo morali zahtevo zavrniti na zakoniti podlagi, vas bomo o tem obvestili v navedenem roku in pojasnili razloge.

Posodobitve politike

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo zaradi sprememb svojih postopkov, zakonodaje ali novih tehnologij. Ko objavimo posodobljeno različico, se ta prikaže na tej strani, datum zadnje spremembe pa je naveden na vrhu.

Posodobljena različica začne veljati takoj po objavi. Priporočamo, da občasno preverite ta razdelek in tako ostanete obveščeni o trenutno veljavni različici.

Kontaktni podatki

Če imate vprašanja, pripombe ali zahteve v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov na našem spletnem mestu, se obrnite na nas:

• Družba: Eesti Firma OÜ
• Registrska številka: 14164797
• Naslov: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonija
• Pooblaščenec za varstvo podatkov (DPO): Ilja Nikiforov
• E-pošta: info@eestifirma.ee
• Telefon: +372 641 7777

Cenimo zaupanje svojih strank in obiskovalcev ter si prizadevamo odgovarjati hitro in izčrpno. Odgovor boste prejeli najpozneje v enem mesecu od datuma svoje zahteve, kot zahteva veljavna zakonodaja.

Vaša vprašanja so dobrodošla in vedno vam bomo z veseljem zagotovili dodatne informacije o vaših osebnih podatkih in načinu njihovega varovanja. Vaša zasebnost in varnost podatkov sta naši najvišji prednostni nalogi.