Korporativni dokumenti za estonske družbe

Naročite registrske izpiske in overjene kopije za svojo družbo OÜ

Vsebino določa poslovni register, način overitve pa država prejemnica.

Eesti Firma pripravlja korporativne dokumente za estonske družbe — zakonsko predpisano in registracijsko dokumentacijo, ki vam omogoča verodostojno zastopanje podjetja v mednarodnem okolju. Ukvarjamo se tudi z registracijo družb v Estoniji in prodajo že ustanovljenih estonskih podjetij,zato natančno vemo, katere dokumente družbe običajno zahteva posamezna nasprotna stranka. Spodaj najdete celoten seznam dokumentov estonskih družb, ki jih lahko pridobimo, njihove cene in pojasnilo, kdaj je potreben apostille.

Naročite korporativne dokumente

Overjeni korporativni dokumenti za vašo estonsko družbo

Komu je storitev namenjena

Lastnikom in direktorjem estonskih družb, ki v tujini potrebujejo dokumentarna dokazila o družbi — pri odpiranju tujega bančnega ali plačilnega računa, registraciji podružnice ali odvisne družbe, sodelovanju na razpisu, sklepanju pogodbe z novo nasprotno stranko ali opravljanju postopkov Due Diligence in preverjanj AML/CFT ob vključitvi.

• Registrski izpiski in zakonsko predpisani dokumenti, pridobljeni neposredno iz estonskega poslovnega registra

• Prevod v angleščino je vključen v ceno vsakega dokumenta

• Ureditev apostilla za uporabo v več kot 120 državah pogodbenicah Haaške konvencije

• Davčna potrdila in potrdila o DDV, pridobljena pri estonskem davčnem in carinskem uradu

• Kurirska dostava po vsem svetu, tako v države EU kot zunaj EU

• Običajni čas priprave večine dokumentov je od 1 do 3 delovnih dni

Estonski korporativni dokumenti: ključna dejstva

Kratek pregled za lastnike, direktorje in ekipe za skladnost poslovanja.

Kaj so korporativni dokumenti in zakaj so pomembni?

Korporativni dokumenti so uradne listine, ki dokazujejo pravni obstoj, lastništvo in upravljanje estonske družbe. Potrjujejo, kdaj je bila družba registrirana, kakšni so njena registrska številka in registrirani naslov, kdo so njeni družbeniki in dejanski lastniki ter kdo je pooblaščen za podpisovanje v njenem imenu. Vsaka resna nasprotna stranka — banka, plačilna institucija, naročnik v postopku javnega naročanja ali tuji davčni organ — ta dejstva preverja na podlagi dokumentov, ne na podlagi navedb družbe same.

Zahteve so se v zadnjem desetletju zaostrile. Pravila o preprečevanju pranja denarja, postopki Due Diligence in standardi čezmejne preglednosti so dokumentarna dokazila spremenili v običajno zahtevo za vsako družbo, ki posluje mednarodno. Ta dokazila morajo biti tudi aktualna, pravilno izdana in uradno priznana v državi prejemnici: šest mesecev star, nepreveden ali neoverjen dokument je pogosto zavrnjen.

Dokumenti estonske družbe: kaj lahko naročite in koliko stane

Spodaj je celoten nabor dokumentov družbe, ki jih mora estonsko podjetje običajno predložiti v tujini. Vsak dokument je standardno opremljen z angleškim prevodom, cena pa je fiksna za posamezen dokument brez časovno neomejenega obračunavanja po urah.

• Registrska kartica: izpisek iz estonskega poslovnega registra in temeljni identifikacijski dokument — firma, registrska številka, datum registracije, registrirani naslov, osnovni kapital, člani uprave in trenutni status.
• Statut družbe: pravila o osnovnem kapitalu, pragovi za sprejemanje odločitev in pravice zastopanja.
• Akt o ustanovitvi: ustanovitveni dokument. Njegova oblika se razlikuje glede na to, ali je bila družba ustanovljena prek spleta ali pri notarju, zato sta ceni ločeni.
• Sklep o imenovanju direktorja: kdo ima pooblastila člana uprave in od katerega datuma — običajna zahteva pri vključevanju v banko.
• Seznam dejanskih lastnikov (UBO): fizične osebe v ozadju lastniške strukture, kot so vpisane v poslovni register.
• Letno poročilo: predloženi računovodski izkazi, ki se uporabljajo za dokazovanje finančnega položaja posojilodajalcem, vlagateljem in organom javnega naročanja.
• Potrdila o davčnem rezidentstvu in DDV: izdaja jih estonski davčni in carinski urad za uveljavljanje ugodnosti po sporazumih o izogibanju dvojnega obdavčevanja in preverjanje statusa DDV.
• Potrdilo o trenutnih zastopnikih in potrdilo o dobrem pravnem stanju: Eesti Firma ju podpiše in žigosa za nasprotne stranke, ki pričakujejo ta formata.

Kdaj potrebujete overjene korporativne dokumente?

Dokumenti estonske družbe se običajno zahtevajo v nekaj ponavljajočih se primerih:

• Odpiranje bančnega ali plačilnega računa v tujini — banke in institucije za izdajo elektronskega denarja v okviru vključevanja zahtevajo novejši registrski izpisek, statut družbe in podatke o UBO.
• Registracija podružnice ali odvisne družbe v drugi državi, kjer tuji register zahteva overjeno dokazilo o matični družbi.
• Javni razpisi in javna naročila,pri katerih se običajno zahtevajo dokazila o pravnem obstoju, dobrem pravnem stanju in predloženi računovodski izkazi.
• Postopki Due Diligence in AML/CFT pri vključevanju nove stranke, dobavitelja, vlagatelja ali platforme.
• Uveljavljanje ugodnosti po sporazumu o izogibanju dvojnega obdavčevanja,kadar tuji plačnik ali davčni organ pred uporabo znižane stopnje davčnega odtegljaja zahteva potrdilo o davčnem rezidentstvu.
• Sodni, notarski in pogodbeni postopki v tujini,pri katerih je treba uradno dokazati pooblastilo podpisnika.

V vsakem od teh primerov pred naročilom prejemniku zastavite dve vprašanji: kako nov mora biti dokument in ali potrebuje apostille? Pravilna odgovora na ti vprašanji preprečita skoraj vsako ponovno naročilo.

Kateri dokumenti družbe so uradni in kateri niso?

Vsi dokumenti estonske družbe, imenovani »potrdilo«, nimajo enake dokazne vrednosti. Estonsko pravo nekatere dokumente priznava kot javne listine, ki jih izda državni organ, drugi pa so zasebne potrditve ponudnika storitev. Uporabni so oboji, vendar je mogoče z apostillom opremiti samo prvo kategorijo.

Tri kategorije estonskih korporativnih dokumentov

Kdo izdaja posamezne dokumente in za kaj se vsaka kategorija sprejema.

Ali vaši korporativni dokumenti potrebujejo apostille?

Dokument, ki velja v Estoniji, ni samodejno veljaven tudi v tujini. Za priznanje v drugi državi običajno potrebuje apostille — standardno potrdilo, da so podpis, žig in funkcija uradne osebe, ki je dokument izdala, pristni. Apostille ne potrjuje ničesar o sami vsebini dokumenta.

Estonija je pristopila k Haaški konvenciji o apostillu iz leta 1961 z učinkom od 30. septembra 2001, zato je potrdilo priznano v več kot 120 državah. V Estoniji ga namesto ministrstva izdajajo notarji, na voljo pa sta papirna in elektronska različica. Pred naročilom preverite, katero različico sprejema organ prejemnik.

Pomembna praktična podrobnost: do apostilla so upravičene samo javne listine. Izpisek iz estonskega poslovnega registra mora biti zato najprej notarsko overjen; ta korak je vključen, ko pri nas naročite dokumente družbe z apostillom.

Potrebujete celoten postopek pridobitve apostilla?

Na tej strani je apostille predstavljen kot eden od korakov pri pripravi korporativnih dokumentov. Za sam postopek — kateri dokumenti izpolnjujejo pogoje, kako poteka notarski postopek, kakšni so roki, katere možnosti e-apostilla so na voljo in kaj storiti, če ciljna država ni pogodbenica Konvencije — si oglejte naš namenski vodnik o apostillu vEstoniji.

Zakaj izbrati Eesti Firma

Od leta 2016 estonskim in mednarodnim podjetjem zagotavljamo strukturirane korporativne rešitve in rešitve za skladnost poslovanja, vključno z registracijo družb v Estoniji ter prodajo že ustanovljenih estonskih podjetij.Priprava dokumentov družb je del vsakodnevnega dela naše pisarne v Talinu, zato vemo, kaj različne banke, registri in organi dejansko sprejemajo.

Delujemo kot regulirani ponudnik korporativnih storitev v skladu z estonskimi pravili o preprečevanju pranja denarja in korporativnimi standardi, ki veljajo za licencirane ponudnike TCSP, kar strankam zagotavlja pravno varnost in predvidljiv upravni postopek.

Kako naročiti korporativne dokumente iz Estonije

Postopek v celoti poteka na daljavo in od vašega prvega sporočila do prejema dokumentov običajno traja nekaj delovnih dni.

1. 1

   Povejte nam, kaj potrebujete

   Pošljite kontrolni seznam nasprotne stranke ali opišite okoliščine. Potrdili bomo, kateri estonski dokumenti izpolnjujejo zahteve in ali je potreben apostille.

2. 2

   Prejmete ponudbo s fiksno ceno

   Navedemo vsak dokument, strošek apostilla, kjer je potreben, in možnost dostave — vse cene so določene vnaprej.

3. 3

   Pridobimo in pripravimo vse potrebno

   Registrske dokumente, davčna potrdila in potrdila ponudnika pridobimo ter prevedemo v angleščino v 1 do 3 delovnih dneh.

4. 4

   Notarska overitev in apostille

   Kadar to zahteva država prejemnica, uredimo overitev pri notarju in priložimo apostille.

5. 

   Prejmete komplet

   Skenirane kopije pošljemo po e-pošti, izvirnike pa s kurirsko službo na kateri koli naslov znotraj ali zunaj Evropske unije.