Eesti Firma OÜ
Na kratko
- Ta politika zajema samo naše storitve, povezane z LEI. Naše druge storitve ureja splošna politika zasebnosti družbe Eesti Firma.
- Za vlogo za LEI potrebujemo ime, e-poštni naslov in telefonsko številko zastopnika organizacije, dokumente, ki potrjujejo njegova pooblastila, ter podatke za plačilo.
- Smo registracijski zastopnik: sprejmemo vašo vlogo in jo posredujemo izdajatelju LEI. Plačila obdeluje ponudnik plačil.
- Odprta mednarodna baza LEI, ki jo vzdržuje fundacija GLEIF, vsebuje podatke o organizaciji, ne o njenem zastopniku: to zahtevajo pravila GLEIF.
- Kontaktne podatke lahko delimo z družbami v naši skupini in pogodbenimi partnerji. Od tega lahko kadar koli odstopite.
- Podatke hranimo, dokler upravljamo LEI organizacije, in še 3 leta po tem. Podatke hranimo dlje le, kadar to zahteva zakon: račune 7 let in podatke proti pranju denarja 5 let.
- Najin odnos ureja pravo Republike Estonije.
- Za vsa vprašanja o svojih podatkih pišite na [email protected].
1. Kdo smo
Storitve, povezane z LEI, zagotavlja Eesti Firma OÜ: registrska koda 14164797, LEI 2549006RA6TCO1KHOJ54, naslov Vesivärava tn 50-301, 10152 Tallinn, Estonija. Smo registracijski zastopnik LEI: prek spletnega mesta eestifirma.ee/lei sprejemamo vloge za pridobitev, obnovitev ali prenos LEI ter jih posredujemo izdajatelju LEI. Odgovorni smo za svoj del obdelave osebnih podatkov: po Splošni uredbi EU o varstvu podatkov (GDPR) smo upravljavec podatkov. Izdajatelj in ponudnik plačil sta vsak odgovorna za svoj del (glejte razdelek 4).
Za vprašanja o svojih podatkih pišite na [email protected].
LEI pridobijo organizacije, ne fizične osebe, zato podatki o sami organizaciji niso osebni podatki. Obstaja ena izjema: samostojni podjetnik pridobi LEI v svojem imenu, njegovi podatki pa so osebni podatki. V vseh drugih primerih se osebni podatki v vlogi nanašajo na zastopnika organizacije ali kontaktno osebo (kontaktisik): ime, e-poštni naslov in telefonska številka.
Ta politika velja le za naše storitve, povezane z LEI. Naše druge storitve ureja splošna politika zasebnosti družbe Eesti Firma, objavljena na eestifirma.ee.
2. Katere podatke zbiramo
Zbiramo podatke, ki jih potrebujemo za pregled vloge, sprejem plačila in izpolnjevanje zakonskih zahtev. Brez teh podatkov ne moremo urediti LEI.
| Podatki | Vir |
|---|---|
Ime in priimek zastopnika ali kontaktne osebe (kontaktisik), e-poštni naslov, telefonska številka, položaj ali podlaga za pooblastilo |
Vlagatelj |
Dokumenti, ki dokazujejo pooblastilo in prikazujejo strukturo skupine (pooblastilo, izpisek iz registra, dokumenti o matičnih družbah); lahko vsebujejo ime, osebno identifikacijsko številko in podpis |
Vlagatelj in uradni registri |
Plačilni podatki: ime plačnika, čas, znesek in način plačila; pri kartičnih plačilih žeton, tj. psevdonimizirani identifikator kartice ponudnika plačil |
Plačnik in ponudnik plačil |
Korespondenca z nami |
Vi |
Podatki o uporabi spletnega mesta (IP naslov, piškotki) |
Vaša naprava |
Mi in izdajatelj lahko podatke iz vloge preverimo v uradnih registrih in odprti bazi GLEIF. Številke kartice, datuma poteka ali varnostne kode ne vidimo in ne hranimo: z njimi ravna le ponudnik plačil.
Vloge pogosto ne vloži direktor osebno, temveč računovodja, odvetnik ali drug pomočnik. Če v vlogo vključite podatke druge osebe, na primer podatke člana poslovodstva (juhatus) ali osebe, ki je podpisala pooblastilo, ji pokažite to politiko. Če je vaše podatke posredoval kdo drug, ta politika velja tudi za vas, vključno z vsemi pravicami iz razdelka 7.
3. Zakaj uporabljamo podatke
Spodnja tabela določa, zakaj uporabljamo podatke in na kateri pravni podlagi. Za vložitev vloge ločena privolitev ni potrebna: brez teh podatkov pogodbe ni mogoče skleniti ali izvajati.
| Zakaj | Pravna podlaga |
|---|---|
Za pregled vloge za pridobitev, obnovitev ali prenos LEI, preverjanje pooblastila zastopnika, sprejem plačila (vključno s samodejnim podaljšanjem z uporabo žetona) in odgovore na vaša vprašanja |
Za samostojnega podjetnika: pogodba z njim in predpogodbeni ukrepi (člen 6(1)(b) GDPR). Za zastopnika organizacije: naš in organizacijski zakoniti interes za sklenitev in izvajanje pogodbe (člen 6(1)(f)) |
Da vas spomnimo, da bo LEI kmalu potekel |
Zakoniti interes, naš in organizacije (člen 6(1)(f)): organizacija z zapadlim LEI tvega, da jo banka ali posrednik zavrne |
Da strankam pišemo o naših podobnih storitvah |
Zakoniti interes (člen 6(1)(f)): obveščanje strank, kaj še lahko storimo zanje |
Za deljenje kontaktnih podatkov z družbami v naši skupini in pogodbenimi partnerji, da lahko stranki ponudijo povezane storitve |
Zakoniti interes, naš in prejemnikov (člen 6(1)(f)): rast poslovanja in ponujanje povezanih storitev strankam |
Za vodenje računovodstva, odgovarjanje na zahteve javnih organov ter skladnost z zahtevami proti pranju denarja in mednarodnih sankcij |
Zakonska obveznost (člen 6(1)(c)) |
Za varovanje naših pravic v sporih, delovanje in varnost spletnega mesta, notranjo statistiko in izboljšanje storitve |
Zakoniti interes (člen 6(1)(f)) |
Za zbiranje statistike spletnega mesta in merjenje oglaševanja s piškotki |
Vaša privolitev (člen 6(1)(a)) |
Od naših e-poštnih sporočil in deljenja svojih kontaktnih podatkov lahko odstopite tako, da pošljete e-poštno sporočilo na [email protected]. Servisna sporočila (potrditve, računi, obvestila o prihajajoči bremenitvi za samodejno podaljšanje) se pošiljajo v vsakem primeru: so del storitve.
Pri preverjanju vlog in dokumentov uporabljamo avtomatizirana orodja, vključno z orodji, ki temeljijo na umetni inteligenci. Ta pomagajo našim strokovnjakom. Če se z rezultatom preverjanja ne strinjate, nam pišite in vlogo bo pregledala oseba.
4. S kom delimo podatke
Vsak prejemnik prejme le toliko podatkov, kolikor jih potrebuje za svoje delo.
| Kdo | Vloga | Zakaj |
|---|---|---|
Izdajatelj LEI, organizacija, ki jo je fundacija GLEIF akreditirala za izdajanje LEI (dokumenti GLEIF jo imenujejo tudi Local Operating Unit, LOU). Naš izdajatelj je naveden v Splošnih pogojih storitve LEI |
Samostojno odgovoren za podatke (neodvisni upravljavec po GDPR) |
Izdaja, obnavlja in prenaša LEI. Prejme podatke iz vloge, vključno z imenom in kontaktnimi podatki zastopnika ter dokumenti, ki potrjujejo njegovo pooblastilo |
Ponudnik plačil, ki ga vidite pri plačilu |
Samostojno odgovoren za podatke (neodvisni upravljavec po GDPR) |
Obdeluje plačila, vključno s podatki o kartici |
Naši ponudniki storitev: gostovanje, pošiljanje e-pošte, klepet, orodja za preverjanje dokumentov, računovodstvo |
Delujejo po naših navodilih (obdelovalci podatkov po GDPR) |
Zagotavljajo delovanje spletnega mesta in klepeta, pošiljajo e-pošto, preverjajo dokumente in vodijo računovodstvo. Podatkov ne smejo uporabljati za lastne namene |
Družbe v naši skupini in naši pogodbeni partnerji |
Samostojno odgovorni za podatke (neodvisni upravljavci po GDPR) |
Prejmejo ime organizacije in kontaktne podatke njenega zastopnika, da lahko oskrbijo stranko ali ponudijo povezane storitve |
Storitve analitike in oglaševanja |
Po naših navodilih ali neodvisno |
Statistika spletnega mesta in merjenje oglaševanja, le z vašo privolitvijo |
Ponudnike in partnerje občasno zamenjamo, zato tukaj navajamo le njihove kategorije. Če pišete na [email protected], vam bomo natančno povedali, kdo trenutno prejema vaše podatke.
Poleg tega lahko podatke prejmejo javni organi in sodišča, kadar tako določa zakon, ter naši odvetniki, revizorji in drugi strokovni svetovalci, kadar je to potrebno za varovanje naših pravic ali pregled našega dela. Če to poslovanje prenesemo na drugo družbo, se nanjo prenesejo podatki strank, stranke pa bodo obveščene.
Po pravilih GLEIF izdajatelj podatke organizacije posreduje fundaciji, ta pa jih objavi v odprti bazi: ime, registrska številka, naslovi, status LEI in podatki o matičnih družbah. Ti podatki so odprti in jih lahko uporablja vsakdo. Ime in kontaktni podatki zastopnika niso del tega nabora podatkov. Če je organizacija v lasti fizične osebe, se navede le to dejstvo, brez imena. Izjema: samostojni podjetnik pridobi LEI v svojem imenu, zato sta objavljena njegovo ime in naslov.
Podatke hranimo predvsem v Evropskem gospodarskem prostoru. Nekateri prejemniki imajo sedež zunaj njega ali tam obdelujejo podatke. V tem primeru prenos temelji na sklepu Evropske komisije o ustreznosti ali standardnih pogodbenih določilih. Pišite na [email protected] in posredovali vam bomo podrobnosti, vključno z državami.
5. Kako dolgo hranimo podatke
Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za storitev ali zahteva zakon.
| Podatki | Obdobje |
|---|---|
Vloga, dokumenti in korespondenca |
Dokler upravljamo LEI organizacije in še 3 leta (zastaralni rok po estonskem pravu) |
Podatki, ki jih moramo hraniti po pravilih proti pranju denarja |
5 let po koncu odnosa s stranko |
Neplačane vloge in poizvedbe, ki niso privedle do naročila |
6 mesecev |
Računi in druge izvirne računovodske listine |
7 let od konca poslovnega leta, kot zahteva Estonian Accounting Act |
Žeton za kartično plačilo |
Dokler je samodejno podaljšanje vklopljeno ali do poteka kartice |
Podatki v zvezi s sporom |
Do dokončne razrešitve spora |
Po izteku obdobja podatke izbrišemo ali anonimiziramo ob naslednjem načrtovanem čiščenju. Izdajatelj podatke iz vloge hrani po lastnih pravilih in je za to sam odgovoren.
6. Piškotki
Piškotki, ki so nujni za delovanje spletnega mesta, se uporabljajo brez privolitve. Vsi drugi (funkcionalni, statistični in trženjski piškotki) se vklopijo le, če ste z njimi soglašali v obvestilu o piškotkih. Svojo privolitev lahko kadar koli spremenite ali prekličete v nastavitvah piškotkov na spletnem mestu. Tam je naveden tudi seznam piškotkov z njihovimi ponudniki in obdobji hrambe.
7. Vaše pravice
Lahko:
- ugotovite, katere svoje podatke obdelujemo, in prejmete njihovo kopijo;
- nas prosite za popravek netočnih podatkov;
- nas prosite za izbris podatkov, če jih ne potrebujemo več ali ni podlage za njihovo obdelavo;
- nas prosite za omejitev obdelave, na primer dokler je točnost podatkov sporna;
- ugovarjate obdelavi, ki jo izvajamo na podlagi zakonitega interesa. Ob prvem zahtevku ustavimo opomnike, vsako neposredno trženje in deljenje kontaktnih podatkov z družbami v skupini in partnerji, razloga pa vam ni treba navesti;
- prejmete podatke, ki jih obdelujemo na podlagi pogodbe ali privolitve, v strojno berljivi obliki ali, kadar je to tehnično izvedljivo, nas prosite, da jih prenesemo drugi družbi;
- kadar koli prekličete privolitev. To ne vpliva na že izvedeno obdelavo.
Za to pišite na [email protected]. Odgovorimo v enem mesecu. Če je zahtevek zapleten, lahko rok podaljšamo za nadaljnja dva meseca in vas o tem obvestimo v prvem mesecu. Včasih zahtevamo dokazilo o identiteti, da podatki ne bi bili posredovani napačni osebi.
8. Pravo, pritožbe in spremembe te politike
Najin odnos ureja pravo Republike Estonije, vključno z GDPR, kot se uporablja v Estoniji.
Če menite, da z vašimi podatki ravnamo nepravilno, nam pišite na [email protected] in po najboljših močeh bomo stanje uredili. Prav tako imate pravico kadar koli vložiti pritožbo pri estonskem nadzornem organu za varstvo podatkov (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn; [email protected]; +372 627 4135) ali pri nadzornem organu države, kjer živite ali delate.
Trenutna različica te politike je vedno objavljena na eestifirma.ee/lei, datum zadnje posodobitve pa je prikazan na vrhu. O pomembnih spremembah obvestimo na spletnem mestu ali po e-pošti.