Eesti Firma OÜ
Накратко
- Тази политика обхваща само нашите услуги, свързани с LEI. Другите ни услуги се уреждат от общата политика за поверителност на Eesti Firma.
- За заявление за LEI се нуждаем от името, имейл адреса и телефонния номер на представителя на организацията, документи, потвърждаващи правомощията му, и данни за плащането.
- Ние сме регистрационен агент: приемаме Вашето заявление и го предаваме на издателя на LEI. Плащанията се обработват от доставчик на платежни услуги.
- Отворената международна база данни за LEI, поддържана от фондация GLEIF, съдържа данни за организацията, а не за нейния представител: това се изисква от правилата на GLEIF.
- Можем да споделяме данни за контакт с дружества от нашата група и договорни партньори. Можете да се откажете от това по всяко време.
- Съхраняваме данните, докато управляваме LEI на организацията, и още 3 години след това. Съхраняваме данните по-дълго само когато законът го изисква: фактури за 7 години и данни за борба с изпирането на пари за 5 години.
- Отношенията ни с Вас се уреждат от правото на Република Естония.
- При въпроси относно Вашите данни пишете на [email protected].
1. Кои сме ние
Услугите, свързани с LEI, се предоставят от Eesti Firma OÜ: регистърен код 14164797, LEI 2549006RA6TCO1KHOJ54, адрес Vesivärava tn 50-301, 10152 Талин, Естония. Ние сме регистрационен агент за LEI: чрез уебсайта eestifirma.ee/lei приемаме заявления за получаване, подновяване или прехвърляне на LEI и ги предаваме на издателя на LEI. Носим отговорност за нашата част от обработването на лични данни: съгласно Общия регламент на ЕС относно защитата на данните (GDPR) сме администратор на данни. Издателят и доставчикът на платежни услуги носят самостоятелна отговорност за своята част (вижте раздел 4).
При въпроси относно Вашите данни пишете на [email protected].
LEI се получават от организации, а не от физически лица, така че информацията за самата организация не е лична информация. Има едно изключение: едноличен търговец получава LEI на свое име и неговите данни са лични данни. Във всички останали случаи личните данни в заявлението се отнасят до представителя или лицето за контакт (kontaktisik) на организацията: име, имейл адрес и телефонен номер.
Тази политика се прилага само за нашите услуги, свързани с LEI. Другите ни услуги се уреждат от общата политика за поверителност на Eesti Firma, публикувана на eestifirma.ee.
2. Какви данни събираме
Събираме данните, необходими за преглед на заявлението, приемане на плащане и изпълнение на законовите изисквания. Без тези данни не можем да уредим LEI.
| Данни | Източник |
|---|---|
Име и фамилия на представителя или лицето за контакт, имейл адрес, телефонен номер, длъжност или основание за представителна власт |
Заявителят |
Документи, доказващи представителната власт и показващи структурата на групата (пълномощно, извлечение от регистър, документи за дружества майки); те могат да съдържат име, личен идентификационен номер и подпис |
Заявителят и официалните регистри |
Данни за плащането: име на платеца, време, сума и начин на плащане; при картови плащания — токен, т.е. псевдонимизиран идентификатор на карта от доставчика на платежни услуги |
Платецът и доставчикът на платежни услуги |
Кореспонденция с нас |
Вие |
Данни за използването на уебсайта (IP адрес, бисквитки) |
Вашето устройство |
Както ние, така и издателят можем да проверяваме данните в заявлението спрямо официални регистри и отворената база данни на GLEIF. Не виждаме и не съхраняваме номера на картата, датата на изтичане или кода за сигурност: само доставчикът на платежни услуги ги обработва.
Заявлението често се подава не лично от директора, а от счетоводител, адвокат или друг помощник. Ако включите данни на друго лице в заявление, например данни на член на управителния орган (juhatus) или на лицето, подписало пълномощното, моля, покажете му тази политика. Ако Вашите данни са предоставени от друго лице, тази политика се прилага и за Вас, включително всички права по раздел 7.
3. Защо използваме данни
Таблицата по-долу посочва защо използваме данни и на какво правно основание. Не е необходимо отделно съгласие за подаване на заявление: без тези данни договорът не може да бъде сключен или изпълнен.
| Защо | Правно основание |
|---|---|
За преглед на заявление за получаване, подновяване или прехвърляне на LEI, проверка на правомощията на представителя, приемане на плащане (включително автоматично подновяване чрез токен) и отговор на Вашите въпроси |
За едноличен търговец: договорът с него и преддоговорни действия (чл. 6(1)(b) GDPR). За представител на организация: нашият законен интерес и този на организацията от сключване и изпълнение на договора (чл. 6(1)(f)) |
За да Ви напомним, че LEI скоро изтича |
Законен интерес, наш и на организацията (чл. 6(1)(f)): при изтекъл LEI организацията рискува да бъде отказана от банка или брокер |
За да пишем на клиенти за наши сходни услуги |
Законен интерес (чл. 6(1)(f)): информиране на клиентите какво друго можем да направим за тях |
За да споделяме данни за контакт с дружества от нашата група и договорни партньори, за да могат да предлагат на клиента свързани услуги |
Законен интерес, наш и на получателя (чл. 6(1)(f)): развитие на бизнеса и предлагане на свързани услуги на клиентите |
За водене на счетоводство, отговор на искания от публични органи и спазване на изискванията за борба с изпирането на пари и международните санкции |
Правно задължение (чл. 6(1)(c)) |
За защита на нашите права при спорове, поддържане на работата и сигурността на уебсайта, вътрешна статистика и подобряване на услугата |
Законен интерес (чл. 6(1)(f)) |
За събиране на статистика за уебсайта и измерване на рекламата чрез бисквитки |
Вашето съгласие (чл. 6(1)(a)) |
Можете да се откажете от нашите имейли и от споделянето на Вашите данни за контакт, като изпратите имейл на [email protected]. Съобщенията за услугата (потвърждения, фактури, известия за предстоящо таксуване за автоматично подновяване) се изпращат във всички случаи: те са част от услугата.
При проверка на заявления и документи използваме автоматизирани инструменти, включително инструменти, базирани на изкуствен интелект. Те подпомагат нашите специалисти. Ако не сте съгласни с резултата от проверката, пишете ни и човек ще прегледа заявлението.
4. С кого споделяме данни
Всеки получател получава само толкова данни, колкото са му необходими за изпълнение на задачата му.
| Кой | Роля | Защо |
|---|---|---|
Издателят на LEI, организация, акредитирана от фондация GLEIF да издава LEI (в документите на GLEIF се нарича и Local Operating Unit, LOU). Нашият издател е посочен в Общите условия на LEI услугата |
Самостоятелно отговорен за данните (независим администратор съгласно GDPR) |
Издава, подновява и прехвърля LEI. Получава данните от заявлението, включително името и данните за контакт на представителя и документите, потвърждаващи неговите правомощия |
Доставчикът на платежни услуги, който виждате при плащане |
Самостоятелно отговорен за данните (независим администратор съгласно GDPR) |
Обработва плащания, включително данни за карти |
Нашите доставчици на услуги: хостинг, доставка на имейли, чат, инструменти за проверка на документи, счетоводство |
Действат по наши указания (обработващи лични данни съгласно GDPR) |
Поддържат работата на уебсайта и чата, изпращат имейли, проверяват документи и водят счетоводството. Те не могат да използват данните за собствени цели |
Дружествата от нашата група и нашите договорни партньори |
Самостоятелно отговорни за данните (независими администратори съгласно GDPR) |
Получават името на организацията и данните за контакт на нейния представител, за да обслужват клиента или да предлагат свързани услуги |
Услуги за анализи и реклама |
По наши указания или самостоятелно |
Статистика за уебсайта и измерване на рекламата, само с Вашето съгласие |
Периодично сменяме доставчици и партньори, затова тук посочваме само техните категории. Ако пишете на [email protected], ще Ви кажем точно кой в момента получава Вашите данни.
Освен това данни могат да бъдат получавани от публични органи и съдилища, когато законът предвижда това, и от нашите адвокати, одитори и други професионални съветници, когато е необходимо за защита на нашите права или за преглед на работата ни. Ако прехвърлим този бизнес на друго дружество, данните на клиентите ще преминат към него и клиентите ще бъдат уведомени.
Съгласно правилата на GLEIF издателят предава данните на организацията на фондацията и те се публикуват в отворената база данни: име, регистрационен номер, адреси, статус на LEI и информация за дружества майки. Тези данни са общодостъпни и всеки може да ги използва. Името и данните за контакт на представителя не са част от този набор данни. Ако организацията е собственост на физическо лице, се посочва само този факт, без име. Изключение: едноличен търговец получава LEI на свое име, затова неговото име и адрес се публикуват.
Съхраняваме данни основно в Европейското икономическо пространство. Някои получатели се намират или обработват данни извън него. В такъв случай предаването се основава на решение на Европейската комисия относно адекватността или на стандартни договорни клаузи. Пишете на [email protected] и ще предоставим подробности, включително държавите.
5. Колко дълго съхраняваме данни
Съхраняваме данните не по-дълго от необходимото за услугата или изискваното от закона.
| Данни | Срок |
|---|---|
Заявление, документи и кореспонденция |
Докато управляваме LEI на организацията и още 3 години (давностният срок съгласно естонското право) |
Данни, които сме длъжни да съхраняваме съгласно правилата за борба с изпирането на пари |
5 години след края на взаимоотношенията с клиента |
Неплатени заявления и запитвания, които не са довели до поръчка |
6 месеца |
Фактури и други първични счетоводни документи |
7 години от края на финансовата година, както изисква Estonian Accounting Act |
Токен за картово плащане |
Докато автоматичното подновяване е включено или до изтичане на картата |
Данни, свързани със спор |
До окончателното разрешаване на спора |
Когато срокът изтече, изтриваме или анонимизираме данните при следващото планирано почистване. Издателят съхранява данните от заявлението по собствени правила и сам носи отговорност за това.
6. Бисквитки
Бисквитките, които са съществени за работата на уебсайта, се използват без съгласие. Всички останали (функционални, статистически и маркетингови бисквитки) се включват само ако сте се съгласили с тях в известието за бисквитки. Можете да промените или оттеглите съгласието си по всяко време в настройките за бисквитки на уебсайта. Там е посочен и списъкът с бисквитките, техните доставчици и срокове за съхранение.
7. Вашите права
Можете да:
- разберете кои Ваши данни обработваме и да получите копие от тях;
- поискате да коригираме неточни данни;
- поискате да изтрием данни, ако вече не са необходими или няма основание за обработването им;
- поискате да ограничим обработването, например докато се оспорва точността на данните;
- възразите срещу обработване, което извършваме въз основа на законен интерес. Прекратяваме напомнянията, всеки директен маркетинг и споделянето на данни за контакт с дружества от групата и партньори при първото Ви искане, без да е необходимо да посочвате причина;
- получите данните, които обработваме по договор или въз основа на съгласие, в машинночетим формат или, когато е технически възможно, да поискате да ги прехвърлим на друго дружество;
- оттеглите съгласието си по всяко време. Това не засяга вече извършеното обработване.
За целта пишете на [email protected]. Отговаряме в срок от един месец. Ако искането е сложно, можем да удължим срока с още два месеца и ще Ви уведомим през първия месец. Понякога искаме доказателство за самоличност, за да не бъдат предоставени данни на грешното лице.
8. Приложимо право, жалби и промени в тази политика
Отношенията ни с Вас се уреждат от правото на Република Естония, включително GDPR, както се прилага в Естония.
Ако смятате, че обработваме Вашите данни неправилно, пишете ни на [email protected] и ще направим всичко възможно да коригираме положението. Имате и право по всяко време да подадете жалба до естонския надзорен орган за защита на данните (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Талин; [email protected]; +372 627 4135) или до надзорния орган на държавата, в която живеете или работите.
Актуалната версия на тази политика винаги се публикува на eestifirma.ee/lei, а датата на последната актуализация е показана най-отгоре. Съобщаваме за съществени промени на уебсайта или по имейл.