Заплата или дивиденти: как да си плащате от естонско OÜ

По сметката на естонската ви фирма има пари. Клиентите са платили и изглежда, че парите са ваши. Не са — поне не още. Между сметката на дружеството и вашата лична сметка има кратък набор от правила. Начинът, по който извадите парите, определя колко ще запазите, дали ще имате здравно осигуряване и дали данъчната служба ще се върне с въпроси година по-късно.

Това е ръководство за начинаещи за плащане към себе си от естонско OÜ — независимо дали сте е-резидент, който управлява еднолична фирма от чужбина, или основател, базиран в Талин. Разглежда кой вариант да използвате, в какъв ред, какви документи изисква всеки и как съдружник-управител обичайно съчетава възнаграждение на управител с разпределение на печалба, за да извади средства данъчно ефективно. Умишлено не навлизаме в данъчни изчисления; числата са в отделните ни ръководства за данъчното облагане на възнаграждение на управител и данъчното облагане на дивиденти.

Защо не можете просто да изтеглите пари от естонската си фирма

Това е промяната в мисленето, която затруднява както новите основатели, така и е-резидентите. Дружеството с ограничена отговорност (osaühing, OÜ) е отделно юридическо лице. Банковата му сметка принадлежи на дружеството и всяко евро, което преминава от нея към вас, се нуждае от правно основание: възнаграждение за управление, заплата за труд, дял от печалбата, възстановяване на разход, платен от вас от името на дружеството, или връщане на пари, които сте му заели.

Ако към превода няма посочено основание, счетоводителят ви трябва да измисли такова впоследствие, а при проверка същото ще направи и Естонският данъчен и митнически съвет. Обичайният резултат: сумата се разглежда като скрито разпределение на печалба или социална придобивка и се облага за сметка на дружеството, с лихви. Плащането на хранителни покупки с фирмена карта води до същото. В Естония не съществува „теглене от собственика“ — всяко изтегляне има категория.

Затова първото правило за възнаграждението на собственика в Естония е просто: определете основанието преди движението на парите, а не след него.

Възнаграждение на управител, заплата или дивидент: три начина да извадите пари от OÜ

Възнаграждението на управител и трудовата заплата изглеждат сходно във фиша, но са различни правни режими. Заплатата предполага трудов договор и заедно с него Закона за трудовите договори: поне националната минимална заплата за пълно работно време, платен отпуск, срокове за предизвестие и осигуровки за безработица и от двете страни. Възнаграждението на управител се определя с решение на съдружника, няма законов минимум и може да се пропусне в слаб месец.

Тази гъвкавост е причината едноличният съдружник-управител обичайно да получава възнаграждение, вместо да се наема на работа. Заплата е нужна за персонал, за конкретна оперативна роля или когато трудът се извършва физически в друга държава. За повечето еднолични OÜ „заплата или дивиденти“ на практика означава „възнаграждение на управител или дивиденти“: възнаграждението изпълнява ролята на заплата в други държави.

Вариантът за е-резиденти: фактуриране на собственото дружество като свободна професия или външен изпълнител

Е-резидентите, живеещи извън Естония, често използват вариант, който не фигурира в таблицата: регистрират се като еднолични търговци или лица със свободна професия в своята държава и фактурират на естонското си OÜ за извършената работа. OÜ осчетоводява фактурата като обичаен разход за услуга; основателят декларира дохода и плаща данъци и социални вноски у дома, където действително живее и работи.

Това работи, защото оперативната работа, извършена извън Естония, не е доход с източник от Естония. Това е удобно решение за консултант в Португалия или разработчик в Полша, който иска да се облага на едно място.

Три неща правят подхода защитим: трябва действително да сте регистрирани като стопански субект там, където живеете; фактурите трябва да описват реална работа на пазарна цена; а управленската роля трябва да се признава отделно — символично възнаграждение на управител наред с големи фактури на външен изпълнител от същото лице е точно моделът, който естонският данъчен орган проверява. За естонски резидент този вариант не работи: работата за собственото ви дружество от Естония се счита за управление или трудово правоотношение, а данъчният орган има богат опит в преквалифицирането на фактурите на собственика като заплата.

Как да изберете: три въпроса, преди да си платите

Най-данъчно ефективното съотношение между заплата и дивиденти следва от три факта за вас, които е много по-лесно да уточните преди движението на парите, отколкото след него.

1. Нуждаете ли се от естонско здравно осигуряване? Ако да, възнаграждението трябва да е достатъчно високо, така че социалният данък върху него да достигне месечния минимум (понастоящем брутно възнаграждение от €886), всеки месец и без прекъсване. Ако сте осигурени другаде, възнаграждението може да е по-малко или нередовно.
2. Работите ли активно в дружеството? Ако OÜ е работата ви на пълно работно време, получаването само на дивиденти е риск. Данъчният орган гледа същността и може да преквалифицира част от тези дивиденти като заплащане за извършената работа. Възнаграждение, отразяващо труда ви, е сигурният стандартен вариант.
3. Къде сте данъчен резидент? За естонски резидент сравнението е изцяло естонско. За всички останали начинът, по който държавата ви на пребиваване третира чуждестранно възнаграждение и чуждестранен дивидент, определя отговора — само местен консултант може да ви каже какъв е той.

Как да си платите възнаграждение на управител: стъпка по стъпка

Възнаграждението на управител е най-близкото до директорска заплата в управлявано от собственика OÜ и основният инструмент за възнаграждение на основателя. Няма законов минимум, няма задължение да се плаща всеки месец и може да започне веднага след регистрацията. Колко? Достатъчно, за да достигне прага за здравно осигуряване, ако ви е нужно естонско покритие, и във всеки случай сума, която можете да защитите като разумно заплащане за работата си: приблизително колкото бихте платили на външен човек да управлява дружеството. Всичко над това е по-добре да остане в дружеството или да се изплати като дивидент.

1. Определете сумата с решение на съдружника. Дори да сте единствен съдружник, оформете кратко решение с месечното възнаграждение. Отделен договор за управление не е задължителен; решението е правното основание.
2. Регистрирайте се в регистъра на заетостта (TÖR) преди първото плащане. Това отнема няколко минути в електронната услуга на данъчния орган, а счетоводителят ви обичайно го прави вместо вас.
3. Подайте заявление за необлагаем минимум, ако имате право на него. Без него дружеството удържа данък върху дохода върху цялата сума, а разликата ще получите обратно едва след подаване на годишната данъчна декларация.
4. Превеждайте нетната сума от фирмената сметка на фиксирана дата всеки месец, с „възнаграждение на управител“ в основанието за плащане.
5. Нека счетоводителят я декларира до 10-о число на следващия месец, когато дружеството плаща и удържания данък върху дохода и социалния данък.

Как да си изплатите дивиденти от естонско OÜ: стъпка по стъпка

Разпределението на печалба по замисъл е по-бавно и формално: дивидентът е дял от действително реализираната печалба на дружеството, а не месечна заплата.

1. Изчакайте годишния отчет. OÜ може да разпределя само печалба, показана в одобрен годишен отчет. Печалбата за текущата година не може да се разпределя, докато годината не приключи и отчетът не бъде одобрен. Крайният срок за подаване е 30 юни за дружество с календарна година, но колкото по-рано бъде одобрен отчетът, толкова по-рано можете да разпределяте. Междинните дивиденти, допустими за акционерно дружество, не съществуват за OÜ.
2. Проверете дали капиталът е внесен. Много дружества са регистрирани със символичен капитал, който никога не е действително преведен. Докато това не се случи, не може да се плати дивидент.
3. Приемете решение на съдружника за разпределение, в което посочвате сумата и датата на плащане.
4. Предвидете данъка в бюджета. Дружеството плаща корпоративен данък върху нетния дивидент, затова по сметката трябва да има средства и за двете.
5. Преведете и декларирайте. Счетоводителят ви отчита дивидента след плащането, а дружеството плаща данъка до 10-о число на следващия месец.

След като годишната печалба е одобрена, не е необходимо да се изплати наведнъж. Неразпределената печалба може да се изплаща с няколко отделни решения през следващите месеци; така някои основатели превръщат печалбата от миналата година в сравнително редовен доход от дивиденти през тази година.

Заплата или дивиденти? Четири профила на основатели

Фрийлансърът, живеещ в Естония. (Естонски данъчен резидент, еднолично OÜ.) Разчитате на естонската публична здравна система. От самото начало си плащайте месечно възнаграждение на или над прага за здравно осигуряване, приложете необлагаемия минимум и получете остатъка като дивидент след годишния отчет. Пропускането на възнаграждението с цел данъчна икономия ви лишава от здравно покритие и пенсионни вноски и приканва данъчния орган да преквалифицира дивидентите ви.

Е-резидентът, работещ от друга държава в ЕС. (Собственик-управител нерезидент, цялата работа е извършена в чужбина.) Управлявате дружеството си по e-Residency от Германия или Испания и извършвате клиентската работа там. Възнаграждението на управител се облага в Естония, където и да се намирате, с естонски социален данък отгоре, освен ако имате удостоверение A1 от държавата си. Заплатата за оперативната работа се облага там, където е извършен трудът, а не в Естония, и може да изисква OÜ да се регистрира като работодател там. Дивидентите се облагат от Естония на ниво дружество, а след това и у дома. Обичайният модел е умерено възнаграждение на управител за управленската роля плюс дивиденти, декларирани у дома — след като местен консултант потвърди как държавата ви третира всеки от тях.

Дигиталният номад без постоянна база. Дивидентите изглеждат освободени от данък в държавата по пребиваване, когато такава държава няма. Но „данъчен резидент никъде“ рядко издържа среща с данъчен орган и затруднява и банкирането. Възнаграждението на управител, обложено в Естония, ви дава ясна документална следа. Останалото зависи от това къде действително прекарвате времето си, което разглеждаме в нашето ръководство за управление на естонска фирма, докато живеете в чужбина.

Основателят, който реинвестира всичко. Ако планът е растеж, отговорът може да е да не получавате нищо. Печалбата, оставена в дружеството, не се облага, така че няма санкция за изчакване. Получавайте малко възнаграждение само ако ви трябва социално покритие и оставете неразпределената печалба да се натрупва, докато имате причина да я разпределите. Точно тук естонската система за корпоративно облагане е най-щедра към основателите.

Заеми за съдружници и възстановяване на разходи: какво е позволено

В почти всеки разговор с основател се появяват още два начина за изваждане на пари.

Заем от собственото ви OÜ не е вариант. Търговският кодекс забранява на дружество с ограничена отговорност да отпуска заем на съдружник, притежаващ над 5% от капитала, или на който и да е член на управителния съвет, а договор за заем в нарушение е нищожен. Извадените „като заем“ пари се третират според действителното им естество — като разпределение — и се облагат съответно. Обратното е допустимо: можете да заемете пари на дружеството си и по-късно да получите главницата обратно без данък, стига заемът да е документиран.

Възстановяването на разходи е допустимо с касови бележки. Ако платите от лични средства за софтуер, пътуване или оборудване на дружеството, то може да ви възстанови сумата без данък, стига разходът да е служебен и документът да е в счетоводството. Не работи обратното: редовни лични разходи с фирмена карта. Това е социална придобивка и дружеството плаща данък върху дохода и социален данък върху нея.

Чести грешки при изваждане на пари от естонско дружество

• Теглене на пари „за сметка“ без решение на съдружника. Данъчният орган ще реши какво е било и отговорът няма да ви хареса.
• Разпределяне на печалба през първата година. Докато първият годишен отчет не бъде одобрен, няма разпределяема печалба, независимо колко добра изглежда банковата наличност.
• Оставяне на капитала невнесен. Регистрация с един цент е допустима; невнесена вноска блокира всеки дивидент.
• Получаване само на дивиденти от дружество, в което работите на пълен работен ден. Същността е по-важна от етикетите.
• Приемане, че Естония е краят на историята. Ако живеете в чужбина, държавата ви на пребиваване почти сигурно иска да знае за дивидента, а вероятно и за възнаграждението.
• Плащане на възнаграждение преди вписването в регистъра на заетостта. Малка формалност, към която е прикрепена глоба.

Правилно възнаграждение на собственика още от първия месец

Плащането към себе си от естонско дружество не е сложно, след като бъде организирано. Решение на съдружника, вписване в регистъра на заетостта и фиксирана дата за плащане са работа за една сутрин; след това рутината се движи сама. Решенията, които заслужават реално обмисляне — колко да е възнаграждението на директора, дали ви трябва естонско здравно покритие, как държавата ви на пребиваване ще третира дивидента — е най-добре да се вземат преди първото плащане, защото документите зад тях не могат да се създават впоследствие.

Счетоводната услуга на Eesti Firma accounting service обработва месечните декларации за възнаграждения, годишния отчет и документите за дивиденти за управлявани от собственици OÜ, а ние помагаме на е-резиденти и основатели нерезиденти да изберат правилното съотношение между заплата и дивиденти като част от създаването на естонско дружество.

Изпратете запитване

Често задавани въпроси