Jak si freelanceři zakládají a vedou firmu v Estonsku

Práce na volné noze obvykle platí účty dávno předtím, než začne vypadat jako skutečné podnikání. Dříve či později však klienti začnou požadovat řádnou smlouvu, fakturu od registrovaného subjektu a DIČ k DPH — a právě tehdy se mnoho nezávislých profesionálů začne zajímat o založení firmy v Estonsku.

Tento průvodce je určen lidem, kteří si ještě nikdy nikde firmu nezaregistrovali. Srozumitelně vysvětluje, co estonská společnost nabízí samostatně výdělečně činnému odborníkovi, co e-Residency ve skutečnosti znamená a — stejně důležité — co vám naopak neposkytne.

Freelanceři a osoby samostatně výdělečně činné: Pro koho je tento průvodce

Freelancer je samostatně výdělečně činný odborník, který pracuje na jednotlivých projektech, nikoli na základě jediné pracovní smlouvy. V praxi sem patří široká škála činností:

• vývoj softwaru a poradenství v oblasti IT a DevOps
• design, ilustrace, videoprodukce a 3D tvorba
• copywriting, překlady, SEO a marketing
• online doučování, koučink a tvorba kurzů
• účetnictví a právní či podnikatelské poradenství

Společným jmenovatelem je, že prodáváte vlastní čas a schopnosti, vaši klienti často sídlí v několika zemích zároveň a žádné personální oddělení za vás nevyřídí administrativu. Mnozí jsou digitálními nomády v pravém slova smyslu — firma musí fungovat bez ohledu na to, kde zrovna tento měsíc stojí jejich pracovní stůl.

Živnostník, nebo společnost s ručením omezeným: Potřebujete vůbec něco z toho?

Kdy stačí fakturovat jako fyzická osoba

Společnost nepotřebuje každý dodavatel. V mnoha zemích můžete klientům fakturovat jako fyzická osoba nebo na základě jednoduchého živnostenského oprávnění. U menších, místních a příležitostných projektů jde obvykle o nejlevnější řešení s téměř nulovou administrativní zátěží.

Kdy se založení společnosti začíná vyplácet

Samostatná právnická osoba začíná dávat smysl, pokud platí jedna či více z následujících podmínek:

• firemní klienti odmítají uzavírat smlouvy s fyzickými osobami
• chcete oddělit závazky z podnikání od svého osobního majetku
• významnou část příjmů znovu investujete do podnikání
• pro bezproblémovou spolupráci s evropskými klienty potřebujete DIČ k DPH v EU
• chcete si zachovat stejnou firemní identitu při pobytu v různých zemích

Pokud se vás zatím nic z toho netýká, není kam spěchat. Společnost představuje trvalý závazek, nikoli jednorázový nákup: povinnost vést účetnictví a podávat výkazy trvá i v roce bez příjmů.

Proč si freelanceři registrují společnosti v Estonsku

Estonsko vybudovalo svou veřejnou správu na digitální identitě. Praktickým výsledkem je, že jednočlennou firmu lze provozovat téměř výhradně online. Skoro každý freelancer zde používá stejnou právní formu — OÜ, tedy estonskou soukromou společnost s ručením omezeným.

OÜ je společnost s vlastní právní osobností: uzavírá smlouvy vlastním jménem, vlastní své finanční prostředky a odpovídá za své dluhy. Zároveň můžete být jejím jediným vlastníkem i jediným členem představenstva, což přesně odpovídá fungování většiny jednočlenných poradenských firem.

e-Residency bez marketingových frází

e-Residency je digitální identita vydávaná státem. Umožňuje vám odkudkoli na světě podepisovat dokumenty a přihlašovat se do estonských elektronických služeb s plnými právními účinky. To je celý její účel — pro člověka spravujícího společnost na dálku je však skutečně užitečná, protože odstraňuje nutnost osobní přítomnosti pokaždé, když je potřeba podpis. Čtečka karet a dva PIN kódy promění váš notebook v obdobu notářské kanceláře.

Žádost o ni je samostatným krokem, který je oddělený od založení společnosti a probíhá prostřednictvím státního programu; praktický postup najdete v našem průvodci, jak požádat o e-Residency.

Marketing se málokdy zmiňuje o jedné věci: karta není povinná. Estonskou společnost lze založit i bez e-Residency — prostřednictvím notáře, který jedná na základě plné moci, přičemž celý proces řídí poskytovatel služeb. Freelanceři tuto cestu volí, když společnost potřebují dříve, než by karta dorazila, nebo jednoduše nechtějí spravovat další doklad.

Jak fungují daně u podnikání freelancera v Estonsku

Zdaňují se tři různé věci, které začátečníci běžně zaměňují:

• Zisk společnosti. Dokud zisk zůstává ve firmě, žádná daň se neplatí. Daňová povinnost vzniká při jeho rozdělení — obvykle ve formě dividend.
• Peníze, které vyplácíte sami sobě. Mzda nebo odměna člena představenstva je příjmem ze závislé činnosti a zdaňuje se při výplatě.
• DPH. Jakmile obrat překročí registrační hranici — nebo se zaregistrujete dobrovolně — účtujete, vybíráte a vykazujete DPH jako každá jiná evropská firma.

Sazby, limity a lhůty pro podání se v čase mění, proto je uvádíme na jednom místě namísto jejich rozptýlení po celém webu: aktuální údaje naleznete v samostatném průvodci estonskými daněmi společností.

Založení estonské OÜ krok za krokem

1. Získejte e-Residency — nebo ji vynechte a založte společnost prostřednictvím notáře na základě plné moci.
2. Vyberte název společnosti a v obchodním rejstříku ověřte, zda je stále volný.
3. Rozhodněte o výši základního kapitálu a o tom, zda jej vložíte okamžitě, nebo později.
4. Zajistěte sídlo a kontaktní osobu v Estonsku — obojí je povinné, pokud představenstvo žije v zahraničí.
5. Podejte žádost o registraci; schválení obvykle trvá několik pracovních dnů.
6. Založte platební účet, zajistěte účetnictví a v případě potřeby se zaregistrujte k DPH.

Většina zakladatelů svěří administrativu licencovanému poskytovateli služeb, místo aby ji vyřizovala sama. Naše stránka o založení společnosti v Estonsku uvádí, co to obnáší, a průvodce náklady vysvětluje, na kolik celý proces vyjde.

Příjem plateb: účty, faktury a tržiště

Estonské firmy využívají tradiční banky i licencované platební instituce. Pro freelancera s klienty v několika zemích bývají praktickým řešením finančně-technologické společnosti: nabízejí účty ve více měnách, rychlé zahájení spolupráce a nižší poplatky za přeshraniční platby. Tradiční banky před otevřením účtu společnosti řízené ze zahraničí zpravidla očekávají prokazatelnou vazbu na Estonsko. Jednotlivé možnosti a jejich požadavky porovnává náš průvodce, kde si otevřít platební účet.

Pokud část zakázek získáváte přes tržiště pro freelancery, měly by po uzavření smlouvy prostřednictvím společnosti chodit i výplaty z těchto platforem na firemní účet. Přesměrováním příjmů z platforem na osobní účet byste zrušili oddělení, kvůli němuž jste společnost založili. Ať zvolíte jakoukoli cestu, důsledně oddělujte firemní a osobní peníze: každá přijatá platba i každý výdaj se musí objevit v účetnictví společnosti.

Každodenní správa jednočlenné společnosti

Účetnictví a výkaznictví: pravidelné povinnosti

Jakmile společnost vznikne, práce se ustálí v předvídatelném rytmu. Nic z následujícího není dramatické, ale nic z toho není ani dobrovolné:

• průběžně veďte účetnictví — evidujte každou vystavenou fakturu i každý uhrazený výdaj
• podávejte měsíční daňová přiznání, pokud si vyplácíte mzdu, jste registrováni k DPH nebo platí obojí
• podejte výroční zprávu do šesti měsíců od konce účetního období
• udržujte aktuální údaje v rejstříku: adresu, kontaktní osobu, členy představenstva a kontaktní e-mail

Firemní výdaje: co lze hradit ze společnosti

Náklady vynaložené na dosažení příjmů z podnikání patří společnosti: notebook, na kterém pracujete, předplatné softwaru, místo v coworkingu, odborné služby, služební cesty či reklama. Výdaje, které jsou ve skutečnosti osobní, do firmy nepatří. Pokud je přesto uhradíte z firemních peněz, považují se za rozdělení prostředků, nikoli za náklad. Rozlišení těchto kategorií je pro začínající vlastníky nejčastějším zdrojem nepříjemných překvapení — proto se na pravidlech domluvte s účetním předem, ne až při sestavování výroční zprávy.

Fakturace zahraničním klientům

Faktura firemnímu klientovi v Německu, spotřebiteli ve Francii a agentuře ve Spojených státech podléhá třem různým režimům DPH. Nemusíte je všechny ovládat hned první den — potřebujete však vědět, že se liší, aby otázka zazněla před vystavením faktury, nikoli až poté.

Časté chyby freelancerů při zakládání společnosti v Estonsku

• Používání firemního účtu jako osobní peněženky. Peníze odcházející z firmy představují mzdu, dividendy nebo půjčku — každá možnost má jiné důsledky.
• Předpoklad, že společnost ruší osobní daňové povinnosti v domovské zemi. Neruší.
• Opomenutí výroční zprávy, kterou je nutné podat za každé účetní období i při nulové aktivitě.
• Příliš časná registrace k DPH nebo naopak příliš pozdní zjištění, že jste překročili registrační hranici.
• Víra v marketing o „nulové dani“. Nerozdělený zisk se nedaní; rozdělený zisk ano.

Žádný z těchto problémů není neobvyklý. Jde jednoduše o věci, před nimiž vás nikdo nevaruje, pokud jste četli jen vstupní prodejní stránku.

Odeslat poptávku

Často kladené otázky