Stručná odpověď
Osvědčení o aktuálním obsazení funkcí potvrzuje, kdo společnost aktuálně řídí a vlastní. Pochází ze zemí common law a žádný estonský orgán jej nevydává. Jako licencovaný TCSP může Eesti Firma vystavit osvědčení o aktuálním obsazení funkcí pro Vaši estonskou společnost vlastním jménem. Před vystavením společnost ověříme v obchodním rejstříku a dalších úředních zdrojích.
Co je osvědčení o aktuálním obsazení funkcí
Osvědčení o aktuálním obsazení funkcí uvádí, kdo k určitému datu zastává funkci ve společnosti: jednatelé, společníci a případně tajemník společnosti. Ve Spojeném království, na Kypru, v Hongkongu, na Britských Panenských ostrovech a v dalších jurisdikcích common law jej podepisuje tajemník společnosti nebo registrovaný zástupce a banky jej považují za doklad o tom, kdo může za společnost jednat.
Estonské právo takový dokument nezná. Stejné informace jsou veřejně dostupné v e-Business Register, takže si estonská banka společnost jednoduše vyhledá. Problémy začínají, když kontrolní seznam zahraniční protistrany výslovně požaduje „certificate of incumbency“.
Kdy jej estonská společnost potřebuje
Požadavky téměř vždy přicházejí ze zahraničí: od zahraniční banky nebo platební instituce při otevření účtu, od online tržiště nebo kryptoměnové burzy při registraci obchodníka, od právníků provádějících kontrolu know-your-customer (KYC) nebo od zahraničního notáře řešícího obchod s nemovitostmi či podíly.
Výpis z e-Business Register často postačuje, zejména s apostilou. Některé týmy odpovědné za compliance však trvají na dokumentu nadepsaném „Osvědčení o aktuálním obsazení funkcí“ a podepsaném regulovaným odborníkem a místo něj nepřijmou výtisk z rejstříku.
Proč jej estonské orgány nevydávají
Obchodní rejstřík vydává výpisy a výpisové karty, nikoli osvědčení, zatímco notář ověřuje podpisy a kopie. Estonská OÜ nemá tajemníka společnosti ani registrovaného zástupce, takže zde neexistuje osoba, která osvědčení o aktuálním obsazení funkcí běžně podepisuje.
Existuje však licencovaný TCSP. Podle zákona o předcházení praní peněz a financování terorismu mají tito poskytovatelé licenci od Financial Intelligence Unit (FIU) a pracují pod jeho dohledem. Osvědčení o aktuálním obsazení funkcí vydané licencovaným TCSP vlastním jménem je nejbližším estonským ekvivalentem toho, co zahraniční banka očekává, a dosud nebylo žádné z našich odmítnuto.
Co obsahuje naše osvědčení o aktuálním obsazení funkcí
Osvědčení vydáváme na hlavičkovém papíře Eesti Firma, uvádíme v něm náš registrační kód a číslo licence FIU a pro Vaši společnost potvrzujeme následující:
| Položka | Co potvrzuje |
|---|---|
| Název, registrační kód, datum registrace, právní forma | Přesné údaje společnosti zaznamenané v obchodním rejstříku a skutečnost, že jde o estonskou společnost s ručením omezeným (OÜ) |
| Základní kapitál | Jeho výši a zda byl splacen |
| Účetní období | Obvykle od 1. ledna do 31. prosince |
| Stav | Že je společnost zapsána v rejstříku a je v řádném právním postavení |
| Daňový nedoplatek | Že společnost ke dni osvědčení nemá podle Tax and Customs Board (EMTA) daňový nedoplatek |
| Statutární orgán a společníci | Každého člena statutárního orgánu a společníka včetně jejich identifikačních údajů |
Před podpisem ověříme společnost v obchodním rejstříku, v dotazu EMTA na daňové nedoplatky a v dalších úředních zdrojích. Osvědčení uvádí datum ověření a podepisuje je a opatřuje pečetí právník a člen statutárního orgánu Eesti Firma. Pokud to příjemce požaduje, může notář podpis ověřit. Apostila je jiná věc: je určena pro veřejné listiny, proto soukromé osvědčení tohoto typu nelze přímo apostilovat. Pokud příjemce na apostile trvá, je vhodnější cestou apostilovaný výpis z rejstříku.
Jak objednat
Zašlete nám název společnosti a sdělte, kdo osvědčení obdrží a zda potřebuje notářsky ověřený podpis. Osvědčení stojí €100 a při aktuálních údajích v rejstříku je připraveno do jednoho pracovního dne. Pokud jsou údaje v rejstříku zastaralé, například člen statutárního orgánu již odešel, sdělíme Vám, co je třeba nejdříve opravit.
Často kladené otázky
Ne. Rejstřík vydává výpisové karty a výpisy, které zahraničnímu příjemci často postačují. Pokud příjemce trvá na dokumentu nazvaném osvědčení o aktuálním obsazení funkcí, vydá jej licencovaný poskytovatel služeb.
Nemá pevně stanovenou platnost: odráží stav rejstříku k datu vydání. Většina příjemců požaduje dokument vydaný během několika posledních měsíců, proto před objednáním ověřte jejich požadavek.
Objednání korporátních dokumentů pro Vaši estonskou společnost
Potřebujete-li osvědčení o aktuálním obsazení funkcí nebo jiné korporátní dokumenty pro Vaši estonskou společnost, můžeme je připravit. Pokud společnost ještě neexistuje, můžeme začít založením společnosti v Estonsku.
