Regnskabssoftware til en estisk virksomhed: Merit Aktiva, SimplBooks og andre sammenlignet

Alle estiske virksomheder skal føre regnskab, også virksomheder uden ansatte og med få salg om året. Regnskabet danner grundlag for momsangivelsen, når virksomheden er momsregistreret, lønangivelsen, når den betaler løn, bestyrelseshonorarer eller udbytte, og den årsrapport (majandusaasta aruanne), som alle OÜ indsender via e-Business Register.

Stiftere fra udlandet, herunder e-residents, starter ofte med et værktøj, de allerede kender, såsom Xero eller QuickBooks, og opdager senere, at det ikke kan udarbejde estiske angivelser. Denne vejledning sammenligner den vigtigste regnskabssoftware i Estland på de punkter, der betyder noget for en lille virksomhed drevet fra udlandet, og viser, hvornår det er enklere at overlade regnskabet til en revisor.

Hvad regnskabssoftware i Estland skal kunne

De juridiske krav er de samme, uanset hvilket program du vælger, så forskellen er, hvor meget rutinearbejde softwaren tager fra dig. Fem ting betyder mest:

• Skatteangivelser. God software udarbejder den månedlige momsangivelse og lønangivelse og sender dem derefter enten til den estiske skatte- og toldmyndighed eller opretter en fil, du uploader. En direkte forbindelse bliver snart vigtigere: lønangivelsen indsendes allerede som data direkte fra softwaren, og fra april 2027 følger momsangivelsen, selv om manuel indtastning og filupload fortsat vil være muligt. Vores estiske skattekalender for virksomheder viser fristerne.
• Årsrapporten. Balancen og resultatopgørelsen bør kunne hentes fra programmet i en form, som e-Business Register accepterer. Noterne og, for alle undtagen de mindste virksomheder, ledelsesberetningen skal stadig skrives af nogen.
• Bankforbindelser. En direkte forbindelse importerer kontoudtog og matcher betalinger med fakturaer. Den dækker normalt kun de største estiske banker, så for Wise, Revolut og lignende konti uploader du kontoudtogsfiler.
• Elektroniske fakturaer. Estiske købere kan bede om elektroniske fakturaer, så programmet bør kunne sende og modtage dem.
• Sprog. Brugerfladen bør være tilgængelig på engelsk, ikke kun estisk.

Merit Aktiva vs SimplBooks vs SmartAccounts vs e-Financials

Tabellen sammenligner startabonnementerne, som passer til en lille virksomhed, med priser pr. måned og eksklusive moms, medmindre andet er angivet. En post er én bogført transaktion, såsom en faktura eller en betaling.

Merit Aktiva

Merit Aktiva er det bedst kendte regnskabsprogram i Estland. Udvikleren, Merit Tarkvara, oplyser, at mere end 83.000 virksomheder bruger det, og studenters undersøgelser af små estiske virksomheder på Tallinn University of Technology har fundet det som det mest udbredte. Brugerfladen fås på estisk, engelsk og russisk, kontoudtog fra LHV, SEB, Swedbank og Coop kommer automatisk, og moms- og lønangivelser sendes til skatte- og toldmyndigheden fra programmet. Standard-abonnementet dækker den daglige bogføring, mens Pro-abonnementet tilføjer automatiske forbindelser til webshops, betalingsudbydere og anden software. Løn køres i et separat program, Merit Palk, som er gratis for op til to ansatte, og kundesupport er gratis.

SimplBooks

SimplBooks er en Tallinn-virksomhed, hvis program er udviklet til stiftere, der selv fører regnskab; den oplyser, at den har mere end 20.000 brugere. Brugerfladen er på estisk, engelsk og russisk. Start-abonnementet koster mindre end Merit Aktiva Standard, men inkluderer løn til op til tre ansatte, gratis elektroniske fakturaer og direkte bankforbindelser, så den foregående dags transaktioner kommer hver morgen, og tilbagevendende transaktioner kan bogføres automatisk. Skatteangivelser går direkte til skatte- og toldmyndigheden, og årsrapporten udarbejdes i et indbygget værktøj. Hvis du kun udsteder fakturaer og overlader resten til en revisor, er MINI-abonnementet nok.

SmartAccounts

SmartAccounts, også fra Tallinn, har en prismodel, der passer til virksomheder med lav aktivitet. Med Starter-abonnementet forudbetaler du poster og bruger dem, når du har brug for dem, uden månedligt gebyr, hvilket fungerer godt for et holdingselskab med få transaktioner om året. Når virksomheden bliver aktiv, tilføjer Pro-abonnementet direkte bankforbindelser, gratis elektroniske fakturaer og skatteangivelser sendt direkte til skatte- og toldmyndigheden. Programmet har også moduler til lager og anlægsaktiver og forbinder blandt andet til Scoro, Envoice og WooCommerce. Brugerfladen er kun på estisk og engelsk. LHV-erhvervskunder kan bruge programmet gratis de første fem måneder.

e-Financials

e-Financials er i Estland kendt som e-arveldaja og drives af Centre of Registers and Information Systems, det statslige organ bag e-Business Register, og ligger i samme portal, så du logger ind med et ID-kort, Smart-ID eller et e-Residency-kort. Brugerfladen er på estisk og engelsk, skatteangivelser indsendes fra programmet, og årsrapporten udarbejdes i selve registret. Efter det gratis første år betaler en virksomhed med op til 10 poster om måneden €5 om året; med 11 til 50 poster er gebyret €5 om måneden og over 50 er det €9 om måneden, alle beløb plus moms, ifølge e-Financials’ prisliste. Ulempen er mindre automatisering: kontoudtog uploades som filer, og der er intet lagermodul.

Xero og anden udenlandsk software i Estland

Xero, QuickBooks og lignende programmer er bygget til andre markeder. Xero har landeudgaver til Storbritannien, USA, Australien og nogle få andre lande, men ingen til Estland, hvor virksomheder bruger Global-udgaven med en generisk salgsafgiftsrapport. I sit eget produktforum bekræfter Xero, at indsendelse af momsangivelser kun understøttes for Storbritannien.

For et estisk OÜ betyder dette dobbeltarbejde: regnskabet ligger i Xero, men momsangivelsen, lønangivelsen og årsrapporten udarbejdes i estisk format et andet sted, normalt af en revisor, som konverterer tallene. Skatte- og toldmyndigheden råder selv brugere af udenlandsk software til at spørge deres udbyder, om den vil understøtte estisk databaseret indberetning. Xero giver primært mening, når virksomheden tilhører en koncern, der allerede rapporterer i det.

Xolo, Enty og andre e-Residency-platforme

En særskilt kategori er e-Residency-serviceplatforme som Xolo, Enty eller Companio, der samler deres egen regnskabssoftware med en månedlig regnskabsservice. Du vælger slet ikke et program: fakturaer, bankfeeds og rapporter ligger i udbyderens system. Det er praktisk, mens du bliver, men regnskabet er bundet til udbyderen, og hvis du skifter udbyder, skal det flyttes til et af programmerne ovenfor. En revisor, der arbejder i et standardprogram som Merit Aktiva, gør det muligt for dig frit at flytte regnskabet et andet sted hen.

Hvilken regnskabssoftware er bedst til din estiske virksomhed

Den bedste regnskabssoftware til en estisk virksomhed afhænger især af, hvor aktiv den er, og hvem der fører regnskabet.

Uanset hvad du vælger, så brug den gratis periode til at indtaste en måneds reelle transaktioner, før du betaler. Et senere skift betyder overførsel af åbningsbalancer og ubetalte fakturaer, så begyndelsen af et regnskabsår er det letteste tidspunkt at skifte program eller overlade regnskabet til en revisor.

Hvem arbejder i programmet: dig, en revisor eller begge

Softwaren tager sig af rutinen, men den afgør ikke, hvordan en transaktion skal bogføres, hvornår virksomheden skal momsregistreres, eller hvordan et udbytte beskattes. De fleste problemer i regnskaber, som stiftere selv fører, starter her og bliver synlige, når årsrapporten skal indsendes. Selve rapporten kræver også noter og for de fleste virksomheder en ledelsesberetning ud over tallene fra programmet. Der er tre måder at dele arbejdet på.

I den anden og tredje opsætning er programmet normalt revisorens valg, og du har kun brug for et login. Vores regnskabsteam fører på denne måde regnskabet for estiske virksomheder, der ejes fra udlandet, hovedsageligt i Merit Aktiva: kunder, som vil være aktivt involveret, udsteder selv deres salgsfakturaer, mens vi håndterer bogføringen, skatteangivelserne og årsrapporten. Vi overtager også regnskaber ført andre steder, indsender årsrapporten for ejere, der selv har ført regnskabet, og bringer forsømte regnskaber i orden igen.

Hvis du vælger regnskabssoftware til en ny estisk virksomhed, så send os en kort beskrivelse af din virksomhed, og vi foreslår hvordan du organiserer dens regnskab fra starten.

Send en forespørgsel

Ofte stillede spørgsmål