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Si las cuentas anuales se presentan tarde, el Registro Mercantil estonio (Äriregister) puede multar a la empresa y a cada miembro del órgano de administración (juhatus) con hasta 3.200 €, y seguir imponiendo multas hasta que se presente el informe. Cuando el informe lleve tres meses de retraso, la empresa también puede ser eliminada del registro. Presentar el informe detiene el siguiente paso en cualquier momento antes de la eliminación, y una empresa eliminada puede restablecerse en un plazo de tres años.
Miles de empresas estonias presentan sus cuentas anuales tarde o no las presentan cada año. El sistema está diseñado para que usted presente el informe, no para destruir la empresa: cada medida del registrador busca que se presente el informe, y hacerlo detiene la siguiente. El plazo propiamente dicho, seis meses después del cierre del ejercicio financiero, se explica en nuestra página sobre la presentación de cuentas anuales. Aquí explicamos qué sucede después del plazo: qué envía el Registro Mercantil estonio (Äriregister), que la mayoría de propietarios extranjeros conoce como el Registro Empresarial de Estonia, en qué orden y qué puede hacer usted en cada fase.
Qué envía el Registro y qué significa cada documento
El registrador se comunica mediante resoluciones. Se envían en estonio a la dirección de correo electrónico registrada de la sociedad, y esta también puede consultarlas al iniciar sesión en el e-Business Register, el portal en línea del registro. Si la dirección de correo electrónico registrada ya no funciona, la resolución se publica en el boletín oficial Ametlikud Teadaanded y se considera notificada 30 días después, tanto si alguien la ha leído como si no.
Los títulos de estas resoluciones suelen terminar con las palabras majandusaasta aruanne esitamata, «cuentas anuales no presentadas». Muchos miembros extranjeros del órgano de administración ven primero ese título y lo buscan, por lo que aquí se explica qué significa cada documento.
| Título de la resolución | Qué es | Qué hacer |
|---|---|---|
| Trahvihoiatusmäärus | Advertencia de multa: se impondrá una multa salvo que el informe se presente en la fecha indicada en la resolución | Presente el informe antes de esa fecha y no se impondrá ninguna multa |
| Trahvimäärus | Resolución de multa: una multa a la empresa, a un miembro del órgano de administración o a ambos | Pague la multa y presente el informe. Pagar por sí solo no cambia nada |
| Hoiatusmäärus registrist kustutamiseks | Advertencia de eliminación: la fecha final para presentar el informe antes de que la empresa sea retirada del registro | Presente el informe antes de la fecha o pida más tiempo al registrador |
| Kandemäärus registrist kustutamiseks | Resolución de eliminación: la empresa ha sido retirada y su estado en el registro pasa a «kustutatud», eliminada | Solicite el restablecimiento en un plazo de tres años |
Multas: importe y destinatarios
En virtud de la Commercial Register Act, el registrador puede multar a una sociedad por presentar tarde las cuentas anuales (majandusaasta aruanne), y la ley no exige una advertencia previa. La multa puede ascender a 3.200 € y puede imponerse una y otra vez mientras falte el informe. La sociedad y cada miembro del órgano de administración pueden ser multados por separado, con independencia de dónde viva dicho miembro.
En la práctica, el registrador suele enviar primero la advertencia y multa solo cuando vence la fecha indicada en ella. La primera multa normalmente es de 200 € y, puesto que la ley ordena al registrador valorar cuántos informes faltan y cuánto ha durado el retraso, cada repetición cuesta más. Pagar no cierra el asunto: la obligación de presentar el informe permanece, puede seguir una nueva multa y una multa pagada por la empresa se considera un gasto no empresarial, sobre el que la empresa también paga impuesto sobre la renta. Cada ejercicio financiero constituye una obligación independiente, por lo que presentar el último informe mientras sigue faltando uno anterior tampoco pone fin al procedimiento.
Las multas no son el único coste de pasar años sin informes. Para los e-resident, el historial de presentación también importa cuando toca renovar la tarjeta. La Police and Border Guard Board lo comprueba, y se han denegado renovaciones a propietarios cuyas empresas no habían presentado informes durante años. Lo explicamos en nuestro artículo sobre renovaciones de e-Residency rechazadas.
Eliminación: cuándo puede el Registro retirar la empresa
La advertencia de eliminación puede seguir inmediatamente al vencimiento del plazo, y la ley permite al registrador generarla automáticamente. La propia empresa no puede eliminarse antes de que transcurran tres meses desde el plazo de presentación, es decir, desde el 1 de octubre para una empresa con ejercicio natural. También debe publicarse un aviso de la eliminación prevista en Ametlikud Teadaanded al menos tres meses antes de retirar a la empresa.
Incluso entonces, el registrador comprueba tres aspectos antes de eliminarla. La empresa no debe tener activos registrados en registros estonios ni ser parte en procedimientos judiciales, penales o de ejecución. La Tax and Customs Board tampoco debe plantear objeciones, y solo puede objetar si tiene créditos frente a la empresa o una auditoría en curso. Por tanto, una empresa con deudas tributarias no se elimina por esta vía; en su lugar, continúa recibiendo multas, y dejar que sea eliminada no es una solución. En cambio, un saldo bancario no es un activo a efectos de esta comprobación, motivo por el que a veces quedan fondos bloqueados en la cuenta de una empresa eliminada.
Una empresa eliminada del registro deja de existir como persona jurídica, pero sus deudas no. Si posteriormente aparecen activos o créditos, incluido dinero dejado en la cuenta, un tribunal puede reabrir la empresa para una liquidación complementaria cuando lo solicite un acreedor o socio. Las personas responsables de presentar el informe también siguen respondiendo personalmente por cualquier daño que su ausencia haya causado a terceros.
La eliminación por este motivo es reversible durante tres años: la empresa puede restablecerse con el mismo código registral una vez presentados los informes que faltan. Nuestra guía sobre restablecer una empresa eliminada explica el procedimiento y la elección entre restablecerla o empezar de nuevo. Si ya no necesita la empresa, resulta más económico y ordenado liquidarla correctamente que dejarla en manos del registrador.
Informe tardío, multa o advertencia de eliminación: qué podemos hacer todavía
Preparamos y presentamos cuentas anuales atrasadas de empresas estonias activas e inactivas, incluidos varios años a la vez. Cuando el miembro del órgano de administración no dispone de una firma digital válida, organizamos la presentación mediante notario. Para una empresa sin actividad, el informe tardío suele ser sencillo; nuestro artículo sobre qué contiene un informe anual cero explica qué debe incluirse. Si el registro ya ha emitido una multa o una advertencia de eliminación, envíenos la resolución y le diremos qué puede hacerse aún antes de su plazo. Consulte nuestro servicio de presentación de cuentas anuales para conocer el alcance y los precios.
Preguntas frecuentes
No. No se cobra nada automáticamente el 1 de julio, y no existe una tasa fija por retraso. La multa por presentar tarde las cuentas anuales en Estonia la fija el registrador en cada caso, hasta 3.200 € cada vez, y normalmente solo se impone después de una advertencia de multa.
Sí. La multa puede imponerse a cada miembro del órgano de administración (juhatus), con independencia de su residencia y por separado de la multa a la empresa.
Aún no. La advertencia no es una multa; indica una fecha, y presentar el informe antes de esa fecha es lo que evita la multa. Si ya se ha impuesto una multa, sigue siendo pagadera, pero presentar el informe es lo que detiene la siguiente y cualquier procedimiento de eliminación.
No. El informe de cada año es una obligación independiente, y el registrador puede seguir imponiendo multas y aún puede eliminar la empresa mientras falte cualquier informe. Presente también los años pendientes, empezando por el más antiguo, porque cada informe se basa en las cifras del anterior.
