Eesti Firma OÜ — Proveedor autorizado de servicios fiduciarios y societarios en Estonia (FIU000144)

Eesti Firma OÜ es un proveedor autorizado de servicios fiduciarios y societarios (TCSP) que opera al amparo de la licencia de actividad n.º FIU000144, expedida y supervisada por la Unidad de Inteligencia Financiera de Estonia (Rahapesu Andmebüroo). Por tanto, la constitución de sociedades, las sociedades preconstituidas, el domicilio social y los servicios societarios relacionados se los presta un proveedor regulado y sometido a supervisión estatal, no un intermediario sin licencia.

Publicamos estos datos abiertamente porque el valor de una licencia depende de que usted pueda comprobarla. Todos los clientes, así como cualquier banco, socio o autoridad que nos consulte, deben poder conocer el alcance de nuestra autorización, el fundamento jurídico de nuestra actividad y dónde verificarla de forma independiente. Así, su propia diligencia debida solo le llevará cinco minutos.

A continuación explicamos en qué consiste la licencia, la legislación que la sustenta, los servicios que autoriza, las obligaciones que nos impone y qué significa todo ello para usted en la práctica.

Nuestra licencia de actividad de un vistazo

Un proveedor de servicios fiduciarios y societarios es una empresa regulada que, en el marco de su actividad económica o profesional, constituye sociedades para sus clientes, les proporciona un domicilio social u organiza la representación en una sociedad. En Estonia, esta actividad solo puede ejercerse con una autorización oficial. Eesti Firma OÜ dispone de ella y puede comprobarse en cualquier momento en los registros públicos.

• Titular de la licencia: Eesti Firma OÜ
• Código de registro: 14164797
• Licencia de actividad (TCSP): FIU000144
• Autoridad supervisora: Unidad de Inteligencia Financiera (Rahapesu Andmebüroo)
• Base jurídica: Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo (Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus)
• Domicilio social: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia

La legislación que regula nuestra licencia

Nuestra actividad está regulada por la principal norma estonia contra el blanqueo de capitales: la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo (Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, habitualmente abreviada como RahaPTS o MLTFPA), vigente desde 2017. Su finalidad es reforzar la transparencia y fiabilidad del entorno empresarial e impedir que el sistema financiero de Estonia se utilice para el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. La Ley incorpora las directivas de la Unión Europea contra el blanqueo de capitales y sigue las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (FATF).

Definición de proveedor de servicios fiduciarios y societarios

Con arreglo al § 8 de la Ley, un proveedor de servicios fiduciarios y societarios es una persona física o jurídica que, en el marco de su actividad económica o profesional, presta a terceros servicios como los siguientes: constituir una sociedad u otra persona jurídica, incluidos los trámites relacionados con la transmisión de participaciones; ejercer como administrador o miembro del consejo de administración, u organizar que otra persona desempeñe esa función; permitir el uso de una dirección como domicilio social o establecimiento, incluido el derecho a emplearla como dato de contacto y para recibir correspondencia; o actuar como fiduciario o representante. Estos son precisamente los servicios societarios que Eesti Firma OÜ está autorizada a prestar.

Obligación de autorización y supervisión

Con arreglo al § 70 de la Ley, los proveedores de servicios fiduciarios y societarios solo pueden operar si disponen de una autorización; nuestra licencia FIU000144 cumple este requisito. El cumplimiento normativo está supervisado por la Unidad de Inteligencia Financiera de Estonia, una autoridad pública independiente adscrita al ámbito administrativo del Ministerio de Hacienda. La FIU puede realizar inspecciones, emitir órdenes vinculantes y, en caso de infracciones graves, suspender o revocar una autorización. Esta rendición de cuentas continua es lo que distingue a un proveedor regulado de uno que no lo está.

Qué nos permite hacer la licencia

La autorización define los servicios societarios que podemos prestar legalmente. En la práctica, abarca todo el ciclo de creación de una empresa en Estonia:

• Constitución de sociedades: constitución de sociedades estonias (sociedad privada de responsabilidad limitada/OÜ, sociedad anónima/AS y otras formas jurídicas), incluida la preparación de los documentos fundacionales y la inscripción en el Registro Mercantil.
• Sociedades preconstituidas: venta de sociedades ya registradas y gestión de la transmisión de participaciones para que pueda comenzar a operar sin demora.
• Oficina virtual y domicilio social: provisión de una dirección legal como domicilio social o establecimiento de una sociedad, incluido el derecho a utilizarla como dato de contacto y para recibir correspondencia oficial; un servicio reservado expresamente a proveedores autorizados.
• Persona de contacto y representación: actuación como persona de contacto para sociedades cuyo consejo de administración se encuentre en el extranjero y otras formas de representación autorizada.

Además de estas actividades autorizadas, también ofrecemos asistencia contable y jurídica a las sociedades que atendemos. Estos servicios quedan fuera del ámbito de la propia autorización TCSP —no son actividades sujetas a licencia en Estonia—, pero los presta la misma entidad regulada y con arreglo al mismo marco contra el blanqueo de capitales, ya que los proveedores de servicios contables son sujetos obligados por derecho propio conforme a la Ley.

A qué nos obliga la licencia

Una licencia no solo concede derechos, sino que también impone obligaciones. Como sujeto obligado, Eesti Firma OÜ mantiene un marco integral de prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo (AML/CFT). Estas obligaciones le protegen a usted, así como la integridad del entorno empresarial estonio y del sistema financiero en su conjunto.

• Conocimiento del cliente (KYC) y diligencia debida: identificamos y verificamos a cada cliente y, cuando corresponda, a los titulares reales y representantes antes de iniciar una relación comercial.
• Evaluación de riesgos y enfoque basado en el riesgo: evaluamos y documentamos el riesgo de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo de cada relación, aplicando medidas reforzadas cuando el riesgo es mayor.
• Normas y controles internos: mantenemos procedimientos AML/CFT por escrito y contamos con una persona designada como responsable de aplicarlos.
• Control de sanciones y PEP: contrastamos a los clientes con las listas internacionales de sanciones e identificamos a las personas expuestas políticamente, aplicando un examen adicional cuando sea necesario.
• Supervisión continua: supervisamos las relaciones comerciales y mantenemos actualizada la información de los clientes mientras dure la relación.
• Comunicación a la Unidad de Inteligencia Financiera: cuando surge una sospecha de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo, debemos notificarla a la FIU dentro del plazo legal.
• Conservación de registros y cooperación: conservamos los documentos y datos exigidos durante el periodo establecido legalmente y cooperamos con las autoridades supervisoras y policiales.

Por qué es importante que tengamos licencia

Trabajar con un proveedor supervisado supone una ventaja práctica, no una mera formalidad. Influye en la fluidez con la que se constituye su sociedad, en la acogida que recibe por parte de los bancos y en su capacidad para superar revisiones posteriores.

• Un proveedor facultado para prestar el servicio: la constitución de sociedades y la provisión de un domicilio social son actividades reguladas; recurrir a un proveedor autorizado significa que su sociedad será constituida por una entidad legalmente facultada para hacerlo.
• Supervisión estatal y rendición de cuentas: nuestro trabajo está sujeto a la supervisión de la Unidad de Inteligencia Financiera, lo que añade una capa independiente de control de la que sencillamente carece un intermediario no regulado.
• Mejor aceptación por bancos y proveedores de pagos: una sociedad constituida mediante un agente regulado y respaldada por un expediente KYC adecuado tiene muchas más facilidades para ser admitida por bancos e instituciones de pago.
• Confidencialidad y protección de datos: el mismo marco que nos exige recopilar sus datos también nos obliga a protegerlos y tratarlos de conformidad con el GDPR.
• Credenciales que puede verificar: tanto nuestra sociedad como nuestra licencia figuran en registros públicos, por lo que nunca tendrá que limitarse a confiar en nuestra palabra.

Cómo verificar nuestra licencia

Puede confirmar nuestro estatus de forma independiente en un par de minutos. Los datos de nuestra sociedad están publicados en el Registro Mercantil Electrónico de Estonia con el código de registro 14164797, y nuestra autorización como proveedor de servicios fiduciarios y societarios (FIU000144) consta en el Registro de Actividades Económicas de Estonia, bajo la supervisión de la Unidad de Inteligencia Financiera. El propio marco jurídico puede consultarse en el texto oficial de la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo.

Conclusión: trabajar con un socio autorizado

Nuestra licencia de actividad es más que una credencial publicada en una página: determina cómo trabajamos. Define los servicios societarios que podemos prestar, nos somete a la supervisión de una autoridad estatal y nos obliga a cumplir normas claras de prevención del blanqueo de capitales y protección del cliente. Para usted, esto se traduce en algo sencillo: cuando constituye una sociedad, compra una ya constituida o utiliza nuestro domicilio social, todo se lleva a cabo de forma legal, transparente y fiable para bancos, socios y autoridades.

En un mercado donde todavía operan intermediarios sin licencia, elegir un proveedor regulado y verificable elimina un nivel de riesgo de su empresa incluso antes de que comience su actividad. Usted sabe con quién trata, cuál es el fundamento jurídico de su actividad y cómo comprobarlo por sí mismo; además, obtiene un socio cuyas propias obligaciones contribuyen a que su sociedad mantenga el cumplimiento normativo a largo plazo.

¿Tiene alguna pregunta sobre nuestra licencia, los servicios que abarca o los documentos que podemos solicitar durante el proceso de incorporación? Escriba a [email protected]; estaremos encantados de explicarle cómo funciona el proceso y cómo le protege nuestra condición de entidad regulada.