Hoe u uit het bestuur kunt treden wanneer aandeelhouders niets doen

Als bestuurslid vermeld staan van een vennootschap waarover u geen zeggenschap meer hebt, is een ongemakkelijke positie. De eigenaren antwoorden niet meer, de jaarrekening is te laat, brieven van de Belasting- en Douanedienst blijven binnenkomen en uw naam staat nog steeds in het Ests handelsregister (Äriregister). Elke verplichting van een bestuurder komt nog altijd bij u terecht.

Volgens het Estse recht kunnen aandeelhouders een bestuurslid niet tegen diens wil in functie houden. U hebt voor uw aftreden als bestuurslid van een Estse vennootschap geen besluit, handtekening of zelfs antwoord van hen nodig. Wel hebt u een zorgvuldig bewijsdossier nodig, want het Ests handelsregister (Äriregister) verwijdert uw naam alleen als het kan vaststellen dat u correct bent afgetreden en de vennootschap niet heeft gehandeld. De algemene regels over de benoeming en het ontslag van bestuurders staan in onze gids over het bestuur (juhatus) van een Estse vennootschap; dit artikel behandelt de uitweg wanneer de eigenaren zwijgen.

Uw recht om af te treden is niet afhankelijk van de aandeelhouders

Het Estse Wetboek van Koophandel (äriseadustik) bepaalt dat een lid van het bestuur ongeacht de reden kan aftreden door de instantie die hem of haar benoemde daarvan in kennis te stellen. Bij een OÜ zonder toezichthoudend orgaan zijn dat de aandeelhouders. Er is geen aandeelhoudersbesluit nodig, geen reden hoeft te worden opgegeven en niemand hoeft ermee in te stemmen. Aftreden is een eenzijdige handeling en is voltooid zodra uw kennisgeving de aandeelhouders bereikt. De timing kan wel van belang zijn voor een actieve onderneming. Als u een actieve vennootschap verlaat op een moment dat haar schade berokkent, kan zij een schadevordering hebben, maar dat betreft geld en niet de vraag of u mag vertrekken.

De datum in de kennisgeving is belangrijker dan men verwacht. Uw mandaat eindigt op de datum die in uw kennisgeving staat, niet op de dag waarop de registerinschrijving wijzigt. De inschrijving in het Ests handelsregister (Äriregister) is declaratoir: zij informeert het publiek, maar creëert of beëindigt het mandaat niet. De periode tussen beide data verklaart waarom bewijs belangrijk is: tegenover banken, wederpartijen en autoriteiten wordt u geacht bestuurder te zijn totdat het register anders vermeldt.

Stap 1: Stel de aandeelhouders aantoonbaar in kennis

De kennisgeving vormt de basis van het gehele aftreden als bestuurslid. Zij moet tegelijk twee zaken doen: uw mandaat op een duidelijke datum beëindigen en de aandeelhouders iets concreets geven om te doen.

Wat de kennisgeving moet vermelden

Vermeld dat u aftreedt uit het bestuur van de vennootschap, noem haar naam en registratienummer, en vermeld de exacte datum vanaf wanneer u het mandaat niet meer bekleedt en niet meer voor de vennootschap handelt. Vraag vervolgens de aandeelhouders een nieuw bestuurslid te benoemen en uw uitschrijving binnen een gestelde termijn, doorgaans twee tot vier weken, bij het Ests handelsregister (Äriregister) in te dienen.

De datum is het onderdeel dat mensen het vaakst weglaten. Een kennisgeving die alleen zegt “Ik wil terugtreden” nodigt uit tot discussie over de vraag of en wanneer u daadwerkelijk bent vertrokken. Een kennisgeving die zegt “mijn mandaat eindigt op 15 november en vanaf die datum vertegenwoordig ik de vennootschap niet” laat niets ter discussie. Naar die zin zal het register later zoeken.

Waarheen u deze stuurt

Stuur de kennisgeving per e-mail naar het officiële adres van de vennootschap in het e-Business Register en naar elk persoonlijk e-mailadres van aandeelhouders dat u kent. Als u postadressen hebt, stuur deze ook per aangetekende brief. Bewijs is doorslaggevend: bewaar de verzonden e-mails met headers, eventuele leesbevestigingen en de trackingbewijzen van de post.

Als een aandeelhouder zelf een vennootschap is, schrijf dan naar haar geregistreerde e-mailadres en naar haar bestuursleden. Wanneer sommige aandeelhouders helemaal niet bereikbaar zijn, wordt kennisgeving aan de meerderheid als voldoende beschouwd, maar bewaar een notitie van de mislukte pogingen. En als u het enige bestuurslid bent, gebruik dan dezelfde kennisgeving om een aandeelhoudersvergadering bijeen te roepen voor de verkiezing van uw vervanger. Dit kost niets en toont het register dat u de eigenaren een concrete uitweg hebt geboden.

Stap 2: Geef de aandeelhouders tijd om te handelen

Wacht na de kennisgeving de door u gestelde termijn af. De aandeelhouders zijn verantwoordelijk voor de benoeming van een nieuw bestuurslid en het indienen van de wijziging; het register wil zien dat zij daartoe een redelijke kans hadden.

Gebruik deze tijd om uzelf te beschermen. Draag de boekhoudkundige stukken, contracten en toegangsgegevens over aan een aandeelhouder of aan de accountant van de vennootschap, en houd bij wat u wanneer hebt overgedragen. Als een belastingaangifte of jaarrekening vóór uw vertrekdatum moet worden ingediend en u daartoe in staat bent, doe dat dan. De plicht om de boekhouding te organiseren rust op het bestuurslid dat op dat moment in functie is. Informeer de bank van de vennootschap dat u bent afgetreden en per welke datum; banken volgen het register niet en zullen u anders als tekenbevoegde blijven behandelen.

Als de aandeelhouders de wijziging op tijd indienen, bent u klaar en toont het register het nieuwe bestuurslid. Blijven zij zwijgen, ga dan door naar stap drie.

Stap 3: Vraag het Ests handelsregister (Äriregister) de inschrijving te corrigeren

Als de aandeelhouders niet handelen, dient u zelf een verzoek in bij het Ests handelsregister (Äriregister). Het Wetboek van Koophandel bepaalt dat de registrar een onjuiste inschrijving over een bestuurslid als gevolg van aftreden zonder verzoek van de vennootschap kan corrigeren. Zodra het register ervan overtuigd is dat u bent afgetreden, zijn de aandeelhouders helemaal niet meer nodig.

Het verzoek is een vrije verklaring aan de registerafdeling van de districtsrechtbank van Tartu, die het Ests handelsregister (Äriregister) beheert. Leg uit dat u op een bepaalde datum bent afgetreden, dat u de aandeelhouders op een bepaalde datum hebt geïnformeerd, dat zij de wijziging niet hebben ingediend en dat u de registrar verzoekt uw inschrijving als bestuurslid te verwijderen. Voeg de opzeggingskennisgeving en het bewijs toe dat deze de aandeelhouders heeft bereikt. Onderteken de verklaring digitaal met een Estse ID-kaart of e-Residency-kaart. Zonder digitale handtekening ondertekent u deze op papier bij een notaris, die uw handtekening waarmerkt, en verstuurt u deze per post; een waarmerking door een buitenlandse notaris vereist een apostille.

De registrar opent vervolgens een eigen procedure. Hij stelt de vennootschap ervan in kennis dat de inschrijving onjuist lijkt en geeft haar twee weken om zelf de wijziging in te dienen of bezwaar te maken. Gebeurt er binnen die termijn niets, dan verwijdert de registrar uw inschrijving op eigen initiatief en stemt het openbare register vanaf dat moment overeen met de werkelijkheid. Een verzoek met de kennisgeving en duidelijk bewijs van bezorging gaat veel sneller dan een verzoek waarover de registrar vragen moet stellen; de tijd die u in stap één aan bewijs besteedt, loont hier dus.

Wat gebeurt er met een vennootschap zonder bestuur

Door uw uitschrijving kan de vennootschap geheel zonder bestuur komen te zitten. Dat is een probleem dat de aandeelhouders moeten oplossen, niet u, maar het helpt te weten wat er volgt, omdat bestuursleden vaak vrezen dat zij de vennootschap “vernietigen” door te vertrekken.

Een vennootschap zonder bestuur voldoet niet aan de wettelijke vereisten en de registrar behandelt dit als ieder ander gebrek in het register. Hij stelt de vennootschap een termijn om haar bestuur in overeenstemming met de wet te brengen en richt zich, aangezien er geen bestuur is om aan te schrijven, rechtstreeks tot de aandeelhouders. Verstrijkt de termijn zonder resultaat, dan kan een rechter de gedwongen ontbinding van de vennootschap gelasten en, wanneer ook de jaarrekeningen uitblijven, kan de registrar de vennootschap zonder vereffening verwijderen. Onze artikelen over een vennootschap in crisis en over te late jaarrekeningen beschrijven die procedures. Als de eigenaren later alsnog handelen, kan de vennootschap doorgaans binnen drie jaar na verwijdering in het register worden hersteld.

Dit alles heeft geen betrekking op u. De wet geeft de aandeelhouders alle gelegenheid om een nieuwe bestuurder te benoemen, en een slapende vennootschap die niemand wil, stevent op hetzelfde resultaat af, ongeacht of u blijft of vertrekt.

Waarvoor u na uw aftreden nog aansprakelijk bent

Wanneer u in Estland aftreedt als bestuurslid, eindigt uw ambt op de vermelde datum. Dit herschrijft het verleden niet. Een bestuurslid blijft aansprakelijk voor schendingen van verplichtingen die tijdens de ambtstermijn zijn begaan, en vorderingen tegen een bestuurslid kunnen gedurende vijf jaar worden ingesteld. Als de boekhouding niet werd bijgehouden, de rapporten niet werden ingediend of de onderneming onder uw toezicht handelde terwijl zij insolvent was, sluit het verlaten van het bestuur deze kwesties niet af. De Commercial Code bevat deze regels in het hoofdstuk over het bestuur (juhatus).

De Belasting- en Douanedienst beschikt over een afzonderlijk middel: zij kan een aansprakelijkheidsbesluit uitvaardigen tegen een bestuurslid dat opzettelijk of door grove nalatigheid de belastingschuld van de vennootschap heeft veroorzaakt. Dat besluit ziet op de periode waarin u in functie was; een aantoonbare aftreeddatum is dus ook de datum vanaf wanneer nieuwe belastingachterstanden niet langer uw verantwoordelijkheid zijn.

In de praktijk is de persoon met de grootste blootstelling zelden de bestuurder die correct aftreedt. Het is degene die zonder kennisgeving vertrekt. Jaren later vermeldt het register nog steeds diens naam, worden de boetes wegens niet-ingediende rapporten aan hem of haar geadresseerd en beschikt die persoon over geen document dat bewijst wanneer hij of zij niet langer verantwoordelijk was. Een gedateerde kennisgeving die aantoonbaar is bezorgd, is de goedkoopste bescherming die een bestuurslid kan krijgen.

Hulp bij aftreden als bestuurslid in Estland

De meeste moeilijkheden zijn hier praktisch en niet juridisch: de juiste adressen vinden, de kennisgeving zo formuleren dat zij werkt, bewijs verzamelen en in het Ests met het register corresponderen. Eesti Firma begeleidt het aftreden van bestuursleden van Estse vennootschappen. Wij stellen de kennisgeving op, bezorgen die aantoonbaar aan de vennootschap en de aandeelhouders, bereiden het verzoek aan het Ests handelsregister (Äriregister) voor en volgen de procedure van de registrar totdat uw inschrijving is verwijderd.

Als de aandeelhouders bereikbaar zijn en slechts een zetje nodig hebben, kunnen wij in plaats daarvan het besluit en de registeraanvraag voor hen voorbereiden, wat voor iedereen sneller is. En als u wordt gevraagd zitting te nemen in het bestuur van een vennootschap waarover u geen zeggenschap zult hebben, kan ons team voor juridische diensten de regeling beoordelen voordat u die aanvaardt. Dan is dit probleem het eenvoudigst te vermijden.

Verstuur een verzoek

Veelgestelde vragen