Bedrijf verwijderd uit het Estse handelsregister? Herstel binnen drie jaar

Veel eigenaren ontdekken pas toevallig dat hun bedrijf is verwijderd: een bank blokkeert een betaling of een klant kan het bedrijf niet vinden in het Estse handelsregister (officieel het Ests handelsregister (Äriregister)). Dat is schokkend, maar zelden het einde. In de meeste gevallen kunt u een verwijderd bedrijf in Estland nog herstellen, met dezelfde registratiecode, zolang u binnen drie jaar handelt.

U staat hierin verre van alleen. De registerhouder (de afdeling van de rechtbank van Tartu die het register bijhoudt) verwijdert nu op eigen initiatief bedrijven die niet aan de regels voldoen, en doet dat op grote schaal. In de eerste maanden van verwijderingen onder de strengere regels werden meer dan 20.000 bedrijven verwijderd, waarvan meer dan 4.000 eigendom waren van e-residents, en bijna negen op de tien om dezelfde reden: jaarrekeningen die nooit waren ingediend. Met tienduizenden bedrijven die op enig moment achterlopen met hun rapporten, is de volgende golf nooit ver weg.

Waarom Estse bedrijven uit het register worden verwijderd

De registerhouder kan een bedrijf zonder toestemming van de eigenaren verwijderen. Dit wordt vaak verplichte verwijdering genoemd (in Britse termen: being struck off) en hiervoor zijn slechts twee gronden:

• Een niet-ingediende jaarrekening. Veruit het meest voorkomende geval: het bedrijf heeft niets ingediend, zelfs niet na een waarschuwing van de registerhouder en de extra tijd die deze gaf.
• Een ontbrekende contactpersoon. Het adres van het bedrijf ligt buiten Estland, maar er staat geen contactpersoon in het register. Een contactpersoon is een persoon of onderneming in Estland die officiële post voor het bedrijf ontvangt, en de wet vereist er een wanneer het adres in het buitenland is.

Verwijdering is de laatste stap in een reeks waarschuwingen, boetes en een definitieve termijn, en de registerhouder voert diverse controles uit voordat een bedrijf wordt verwijderd. Die reeks, de beschikkingen die u ontvangt en de betekenis daarvan behandelen wij in onze gids over wat er gebeurt wanneer een Estse jaarrekening te laat wordt ingediend. Dit artikel begint waar die gids eindigt: het bedrijf is weg en u wilt het terug.

Het typische geval is een klein bedrijf van een e-resident dat stil is komen te liggen. De eigenaar neemt aan dat een bedrijf zonder omzet niets hoeft te rapporteren, maar elk Ests bedrijf, ook slapende bedrijven, moet ieder jaar een jaarrekening indienen. De waarschuwingen van de registerhouder komen in een oude inbox terecht en op een dag is het bedrijf er eenvoudigweg niet meer.

Controleren of uw bedrijf is verwijderd

Zoek het bedrijf op naam of registratiecode in het e-Business Register, het gratis onlineportaal van het register. Een verwijderd bedrijf blijft zichtbaar, met de status verwijderd en de verwijderingsdatum. Noteer die datum: daarmee begint de termijn van drie jaar.

Wat er gebeurt wanneer uw bedrijf wordt verwijderd

Een verwijderd bedrijf wordt niet eenvoudigweg slapend. De gevolgen zijn direct:

• De bankrekening werkt niet meer. Banken zien de verwijdering in het register en blokkeren de rekening doorgaans, waardoor het bedrijf leveranciers, salarissen of belastingen niet meer kan betalen en normaal geen betalingen kan ontvangen.
• Partners kunnen het bedrijf niet verifiëren. Klanten, leveranciers en betalingsdienstverleners zien dat het als verwijderd staat vermeld, waardoor normaal zakendoen riskant is.
• Schulden verdwijnen niet. Vorderingen op het bedrijf blijven na verwijdering bestaan. De termijnen waarbinnen schuldeisers hun geld kunnen vorderen, worden opgeschort zolang het bedrijf verwijderd is; bij terugkeer is dus niets verjaard.
• De klok tikt door. Elke maand wachten verkort de periode van drie jaar.

Wat een verwijderd bedrijf betekent voor uw e-Residency

Volgens de wet bestaat e-Residency zodat mensen in het buitenland met Estse e-diensten kunnen bijdragen aan de Estse economie, en voor de meeste e-residents betekent dat het runnen van een bedrijf. Een bedrijf dat wegens niet-ingediende rapporten is verwijderd, suggereert het tegenovergestelde. De Police and Border Guard Board kan de digitale ID op die grond intrekken. In onze praktijk komt een geweigerde verlenging echter vaker voor wanneer de kaart van vijf jaar verloopt, omdat bij de verlengingscontrole precies dit verleden wordt beoordeeld. De redenen en beroepsmogelijkheden behandelen wij in onze gids over waarom verlengingen van e-Residency worden geweigerd.

Het herstellen van het bedrijf en het inhalen van de indieningen is het duidelijkste bewijs dat uw e-Residency voor het doel ervan wordt gebruikt. Het garandeert de uitkomst niet, maar neemt de meest voor de hand liggende reden voor een weigering weg.

Kan een verwijderd bedrijf worden hersteld? De driejaarsregel

Ja, als aan twee voorwaarden is voldaan:

• De registerhouder verwijderde het om een van de twee bovenstaande redenen: een ontbrekende jaarrekening of een ontbrekende contactpersoon. Een bedrijf dat is vereffend, failliet is verklaard of op verzoek van de eigenaren is verwijderd, kan niet op deze wijze worden hersteld.
• U dient binnen drie jaar na de verwijderingsdatum een aanvraag in. De termijn in de Handelsregisterwet is strikt; zodra deze is verstreken, kan het bedrijf niet meer worden hersteld om handel te drijven.

Herstel, dat veel eigenaren zien als het heropenen van het bedrijf, brengt hetzelfde bedrijf met dezelfde registratiecode terug. Het is geen nieuwe registratie: het Supreme Court beschouwt een hersteld bedrijf alsof het nooit heeft opgehouden te bestaan, zodat ook de geschiedenis, contracten en verplichtingen terugkeren.

Het oude bedrijf herstellen of een nieuw registreren?

Herstel loont wanneer het bedrijf iets heeft dat het behouden waard is: een handelsverleden, contracten, vergunningen of eenvoudigweg een staat van dienst die klanten en banken kunnen controleren. Als het bedrijf nooit echt handelde, is er weinig te behouden en kan een nieuwe start even goed zijn. De voornaamste kosten van herstel zijn de inhaalboekhouding, afhankelijk van hoeveel jaren ontbreken en of het bedrijf daarin handelde.

Als u voor een nieuwe start kiest, kan ons team bedrijfsregistratie in Estland op afstand afhandelen.

Wat u nodig hebt om een verwijderde OÜ te herstellen

Alles gebeurt in één onlineaanvraag, ingediend namens de OÜ (Estse besloten vennootschap) zelf. Afhankelijk van de reden waarom het bedrijf is verwijderd, hebt u nodig:

• Een besluit van de aandeelhouders tot voortzetting. Een enige aandeelhouder ondertekent eenvoudigweg een kort schriftelijk besluit. Bij meerdere aandeelhouders moet ten minste twee derde vóór stemmen: twee derde van degenen die aan een vergadering deelnemen, of van alle aandeelhouders als het besluit schriftelijk wordt genomen, tenzij de statuten meer vereisen. Het document wordt openbaar zodra het is ingediend; dien daarom een uittreksel in met alleen dat besluit en niet de volledige notulen.
• Een bestuurder die kan ondertekenen. De aanvraag en de ontbrekende rapporten worden ondertekend door een lid van het bestuur (juhatus), dat in dezelfde aanvraag ook het bestuur kan bijwerken. Als geen bestuurder een werkende digitale ID heeft, bijvoorbeeld omdat een e-Residency-kaart is verlopen of ingetrokken, kunnen de aanvraag en rapporten via een notaris worden ingediend. De notariële route werkt grotendeels zoals beschreven in onze gids over een jaarrekening indienen zonder geldige e-Residency-kaart.
• Elke ontbrekende jaarrekening, als het bedrijf is verwijderd wegens niet-indiening (zie hieronder).
• Een contactpersoon en diens toestemming, als het adres van het bedrijf in het buitenland is. De contactpersoon ondertekent de aanvraag mee of verstrekt een ondertekende toestemming.
• Actuele gegevens over de uiteindelijk belanghebbende (UBO), dus de personen die uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over het bedrijf. Het formulier toont de vóór verwijdering geregistreerde personen; controleer dus of deze nog juist zijn.
• De staatsleges, die het portaal berekent en via banklink of overschrijving accepteert.

De rapporten over eerdere jaren indienen vóór u aanvraagt

Bij een bedrijf dat wegens niet-indiening is verwijderd, kosten de rapporten de meeste tijd en moeite. De aanvraag kan pas worden ingediend wanneer elk ontbrekend rapport binnen is: elk jaar, niet alleen het jaar dat de verwijdering veroorzaakte, met inbegrip van de boekjaren die eindigden terwijl het bedrijf uit het register was verwijderd.

Begin met het vroegste jaar. Elk rapport toont ter vergelijking de cijfers van het voorgaande jaar; van het oudste jaar vooruit werken houdt de cijfers dus consistent, en het register beveelt dezelfde volgorde aan. Een jaar zonder activiteit is snel te rapporteren; voor een jaar met omzet en bankmutaties moet eerst de boekhouding worden hersteld. Laat de driejaarstermijn u niet dwingen tot haastige rapporten: zij worden openbaar en blijven permanent in het dossier van het bedrijf. Onze accountants maken jaarrekeningen over eerdere jaren voor verwijderde bedrijven als één pakket, van het oudste jaar tot het meest recente.

Een verwijderd bedrijf in Estland stap voor stap herstellen

De procedure heet herstel in het register na verwijdering en verloopt volledig via het e-Business Register:

1. Log in met uw e-Residency-kaart of Estse ID-kaart (of Smart-ID of Mobile-ID, als u die hebt) en open My dashboard.
2. Vind het verwijderde bedrijf via de bedrijfszoekfunctie en kies “Start application for restoration to the register”.
3. Vul het e-mailadres van het bedrijf in en bevestig dit via de link die het register stuurt.
4. Controleer de bestuursleden en voeg zo nodig een contactpersoon toe.
5. Upload het besluit van de aandeelhouders in de sectie Documents.
6. Dien de ontbrekende jaarrekeningen in via de knop “Submit annual report” van de aanvraag en controleer vervolgens de uiteindelijk belanghebbenden.
7. Onderteken, nodig eventuele andere ondertekenaars uit, betaal de staatsleges en dien in. Het portaal toont vervolgens de datum waarop de registerhouder de inschrijving doet of om meer informatie vraagt.

Na herstel: wat niet vanzelf terugkomt

De inschrijving in het register brengt het bedrijf weer in bedrijf, maar enkele zaken vereisen afzonderlijke aandacht.

• Ests btw-nummer (KMKR). Als het bedrijf vóór verwijdering voor btw was geregistreerd, komt die status niet automatisch terug. U moet opnieuw een aanvraag doen bij de Tax and Customs Board; zie onze gids over het Estse btw-nummer.
• Bank- en betaalrekeningen. Niets wordt vanzelf heropend. Stuur elke bank en betalingsdienstverlener een nieuw uittreksel uit het register en vraag wat zij verder nodig hebben.
• Doorlopende aangiften. Breng belastingaangiften samen met uw accountant bij en houd de jaarrekening vanaf nu op schema. Een tweede verwijdering betekent dat u het hele proces opnieuw moet doorlopen.

Een verwijderd bedrijf reactiveren met Eesti Firma

Onze juristen en accountants verzorgen herstel van begin tot eind. Wij bevestigen waarom het bedrijf is verwijderd en hoeveel van de periode van drie jaar resteert, stellen het besluit van de aandeelhouders op, bereiden elke ontbrekende jaarrekening voor en dienen deze in, en bieden een contactpersoon als het adres van uw bedrijf in het buitenland is. Als geen bestuurder digitaal kan ondertekenen, regelen wij de notariële route. En als herstel niet de moeite waard is, zeggen wij dat en helpen wij u in plaats daarvan een nieuw bedrijf op te zetten.

Stuur een aanvraag

Veelgestelde vragen