Wat gebeurt er wanneer een Estische onderneming haar jaarrekening te laat of helemaal niet indient

Duizenden Estische ondernemingen dienen hun jaarrekening elk jaar te laat of helemaal niet in. Het systeem is erop gericht u tot indiening te bewegen, niet om de onderneming te vernietigen: elke stap van de registerhouder dient om de jaarrekening te verkrijgen, en indiening voorkomt de volgende stap. De termijn zelf, zes maanden na het einde van het boekjaar, wordt uitgelegd op onze pagina over het indienen van de jaarrekening. Hier behandelen wij wat er na de termijn gebeurt: wat het Ests handelsregister (Äriregister), dat de meeste buitenlandse eigenaren kennen als het Estse bedrijfsregister, verstuurt, in welke volgorde, en wat u in elke fase nog kunt doen.

Wat het register verstuurt en wat elk document betekent

De griffier communiceert via beschikkingen. Deze worden in het Ests naar het geregistreerde e-mailadres van de vennootschap gestuurd en de vennootschap kan ze ook zien wanneer zij inlogt op het e-Business Register, het onlineportaal van het register. Als het geregistreerde e-mailadres niet langer werkt, wordt de beschikking in plaats daarvan gepubliceerd in het officiële publicatieblad Ametlikud Teadaanded en geldt deze 30 dagen later als betekend, ongeacht of iemand deze heeft gelezen.

De titels van deze beschikkingen eindigen doorgaans met de woorden majandusaasta aruanne esitamata, “jaarrekening niet ingediend”. Veel buitenlandse bestuursleden zien die titel voor het eerst en zoeken erop, dus hieronder staat wat elk document betekent.

Boetes: hoeveel en voor wie

Op grond van de Commercial Register Act kan de griffier een vennootschap een boete opleggen wegens een te late jaarrekening, en de wet vereist niet dat eerst een waarschuwing wordt gegeven. De boete kan oplopen tot € 3.200 en kan telkens opnieuw worden opgelegd zolang de jaarrekening ontbreekt. De vennootschap en elk bestuurslid kunnen afzonderlijk worden beboet, ongeacht waar het bestuurslid woont.

In de praktijk verstuurt de registerhouder doorgaans eerst de waarschuwing en legt hij pas een boete op wanneer de daarin genoemde datum verstrijkt. De eerste boete bedraagt gewoonlijk €200, en omdat de wet de registerhouder opdraagt te wegen hoeveel jaarrekeningen ontbreken en hoe lang de vertraging duurt, kost elke herhaling meer. Betaling sluit de zaak niet af: de indieningsplicht blijft bestaan, de volgende boete kan volgen, en een door de onderneming betaalde boete geldt als niet-zakelijke uitgave, waarover de onderneming eveneens inkomstenbelasting betaalt. Elk boekjaar is een afzonderlijke verplichting; het indienen van de meest recente jaarrekening terwijl een eerdere nog ontbreekt, beëindigt de procedure dus evenmin.

Boetes zijn niet de enige prijs van jaren zonder jaarrekeningen. Voor e-residents is het indieningsverleden ook van belang wanneer de kaart voor verlenging in aanmerking komt. De Police and Border Guard Board controleert dit, en verlengingen zijn geweigerd aan eigenaren van wie de ondernemingen jarenlang niet hadden ingediend. Wij leggen dit uit in ons artikel over afgewezen verlengingen van e-Residency.

Doorhaling: wanneer het register de onderneming kan verwijderen

De waarschuwing voor doorhaling kan onmiddellijk na de termijn volgen, en de wet staat de registerhouder toe deze automatisch te genereren. De onderneming zelf kan niet eerder dan drie maanden na de indieningstermijn worden verwijderd, dus vanaf 1 oktober voor een onderneming met een kalenderjaar. Een bericht over de voorgenomen doorhaling moet ook ten minste drie maanden vóór de verwijdering van de onderneming in Ametlikud Teadaanded verschijnen.

Zelfs dan controleert de registerhouder drie zaken vóór de doorhaling. De onderneming mag geen in Estse registers geregistreerde activa hebben en mag geen partij zijn bij gerechtelijke, strafrechtelijke of executieprocedures. Ook de Tax and Customs Board mag geen bezwaar maken, en mag alleen bezwaar maken als zij vorderingen op de onderneming heeft of een controle loopt. Een onderneming met belastingschulden wordt dus niet via deze weg doorgehaald; zij blijft in plaats daarvan beboet worden, en haar laten doorhalen is geen uitweg. Een banksaldo is daarentegen geen actief voor deze controle, waardoor geld soms vast blijft staan op de rekening van een doorgehaalde onderneming.

Een uit het register doorgehaalde onderneming houdt op te bestaan als rechtspersoon, maar haar schulden blijven bestaan. Als later activa of vorderingen aan het licht komen, waaronder geld dat op de rekening is achtergebleven, kan een rechter de onderneming heropenen voor een aanvullende vereffening wanneer een schuldeiser of aandeelhouder daarom verzoekt. De personen die verantwoordelijk zijn voor de indiening blijven ook persoonlijk aansprakelijk voor schade die de ontbrekende jaarrekening anderen heeft berokkend.

Doorhaling op deze grond is drie jaar lang omkeerbaar: de onderneming kan onder dezelfde registratiecode worden hersteld zodra de ontbrekende jaarrekeningen zijn ingediend. Onze gids over het herstellen van een doorgehaalde onderneming behandelt de procedure en de keuze tussen herstel en opnieuw beginnen. Als de onderneming niet langer nodig is, is het goedkoper en overzichtelijker om haar op de juiste wijze te vereffenen dan haar aan de registerhouder over te laten.

Te late jaarrekening, boete of waarschuwing voor doorhaling: wat wij nog kunnen doen

Wij stellen achterstallige jaarrekeningen op en dienen ze in voor actieve en slapende Estische ondernemingen, ook voor meerdere jaren tegelijk. Wanneer het bestuurslid geen geldige digitale handtekening heeft, organiseren wij de indiening via een notaris. Voor een onderneming zonder activiteit is de late jaarrekening doorgaans eenvoudig; ons artikel over wat een nul-jaarrekening bevat legt uit wat erin staat. Als het register al een boete of waarschuwing voor doorhaling heeft opgelegd, stuur ons dan de beschikking en wij vertellen u wat er vóór de termijn nog kan worden gedaan. Bekijk onze dienst voor het indienen van jaarrekeningen voor de omvang en prijzen.

Stuur een aanvraag

Veelgestelde vragen