De bank heeft de rekening van uw bedrijf gesloten: wat nu?

De mededeling dat de rekening van uw bedrijf wordt gesloten, kan afkomstig zijn van een traditionele bank of een betaaldienstverlener zoals Wise of Revolut. Zij komt vaak onverwacht en zonder duidelijke reden. Als u vanuit het buitenland een Ests bedrijf leidt, bijvoorbeeld als e-resident, kan het voelen alsof uw onderneming plotseling is afgesneden van haar geld en klanten.

Dit is een veelvoorkomende situatie: talloze bedrijven in Europa hebben dit meegemaakt en zijn blijven werken. In de meeste gevallen is het op te lossen, omdat een bedrijf naast een traditionele bank meerdere manieren heeft om zijn financiën te beheren. De meeste onderstaande stappen gelden voor elk bedrijf in de EU, terwijl de punten over belastingen, de financiële toezichthouder en Estse banken specifiek voor Estland zijn.

Blijf rustig: een gesloten bankrekening is niet het einde van uw bedrijf

Raak niet in paniek: de sluiting beëindigt de relatie tussen de bank en uw bedrijf, niet het bedrijf zelf. Het bedrijf blijft in het handelsregister staan, de contracten blijven geldig en het geld op de rekening behoort nog steeds toe aan het bedrijf. Rustig blijven geeft u tijd om verstandig te handelen in plaats van overhaast elders een aanvraag in te dienen en daar ook te worden afgewezen.

Banken en betaaldienstverleners beoordelen hun klanten regelmatig en sluiten rekeningen die niet langer binnen hun risicobeleid passen, een praktijk die vaak de-risking wordt genoemd. In onze praktijk betreft zo’n besluit meestal een hele groep klanten in plaats van één persoon.

Gebruik de opzegtermijn om uw geld en administratie veilig te stellen

In de sluitingsbrief staat de datum waarop de rekening niet meer werkt. De opzegtermijn hangt af van de rekeningvoorwaarden en Estse banken geven doorgaans twee maanden. In sommige gevallen, bijvoorbeeld wanneer een klant geen informatie verstrekt waar de bank om heeft gevraagd, kan de rekening onmiddellijk worden gesloten. Tot de sluitingsdatum werkt de rekening normaal gesproken zoals gebruikelijk, dus gebruik deze tijd om:

• afschriften voor de volledige periode te downloaden, want online toegang eindigt met de rekening en uw accountant heeft deze nodig voor de jaarrekening (majandusaasta aruanne);
• een andere rekening op naam van het bedrijf te openen, als u die nog niet hebt, en het saldo daarheen over te maken (de onderstaande onderdelen helpen u te kiezen);
• uw nieuwe rekeninggegevens aan klanten, leveranciers en betaalplatforms zoals Stripe of Amazon te sturen;
• automatische incasso’s en kaartabonnementen naar de nieuwe rekening over te zetten.

Maak het geld van het bedrijf niet over naar uw persoonlijke rekening, zelfs niet tijdelijk. Volgens de Estse belastingregels kan geld dat zonder rechtsgrond van een bedrijf naar de eigenaar gaat, worden behandeld als een verborgen winstuitkering en worden belast.

Waarom sloot de bank uw zakelijke rekening?

U kunt de bank om de reden vragen, maar verwacht een kort en algemeen antwoord: banken verwijzen vaak naar hun risicobeleid en mogen volgens regels ter bestrijding van witwassen niet altijd meer zeggen. In Estland kunt u ook een klacht indienen bij de bank en daarna bij Finantsinspektsioon, de financiële toezichthouder, maar deze beslecht geen individuele geschillen; uw tijd kunt u dus beter besteden aan het openen van een nieuwe rekening.

Ook zonder uitleg kunt u de reden meestal zelf achterhalen. Dit is belangrijk, want als de reden bij uw bedrijf ligt, kan hetzelfde probleem u bij de volgende dienstverlener achtervolgen. De meeste sluitingen die wij zien, vallen in een van vier groepen.

Uw sector past niet langer binnen de risicobereidheid van de bank

Elke bank bepaalt welke risico’s zij bereid is te accepteren en beoordeelt dit regelmatig. Wanneer een bank voorzichtiger wordt, kan zij stoppen met het bedienen van volledige sectoren, zoals crypto, gokken, betaaldiensten of bepaalde vormen van onlinehandel, en de rekeningen sluiten van alle bedrijven daarin.

De bank bedient geen klanten meer uit bepaalde landen

Een bank kan ook stoppen met het bedienen van bedrijven waarvan de eigenaren of bestuursleden staatsburger of inwoner zijn van bepaalde landen, wegens sancties, haar eigen risicobeoordeling of de vereisten van haar correspondentbanken in het buitenland. Samen met sectorbeoordelingen is dit de meest voorkomende reden achter de sluitingen waarmee onze klanten worden geconfronteerd.

Uw informatie kwam niet overeen met wat de bank zag

Vergelijk wat u de bank bij het openen van de rekening vertelde, zoals de geplande activiteiten, omzet, landen en klanten, met hoe de rekening daadwerkelijk werd gebruikt. Als u zei dat het bedrijf software in de EU zou verkopen, maar er betalingen uit een ander continent binnenkwamen voor andere goederen, ziet de bank een onverklaarde verandering en een hoger risico. Hetzelfde geldt wanneer informatie vanaf het begin onvolledig was, of wanneer de gegevens van het bedrijf in het handelsregister, zoals de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s), afwijken van de gegevens van de bank.

Uw transacties en tegenpartijen riepen vragen op

Bekijk ten slotte wie geld naar het bedrijf stuurde en wie geld van het bedrijf ontving. Eén betaling met een persoon of bedrijf dat de bank als hoog risico beschouwt, kan voldoende zijn om de relatie te beëindigen, bijvoorbeeld wanneer de tegenpartij verband houdt met sancties of werkzaam is in een sector die de bank niet bedient. U weet mogelijk niet alles over uw tegenpartijen, maar de bank controleert elke betaling.

Waar opent u na de sluiting een nieuwe rekening?

Een Ests bedrijf heeft geen Estse bank nodig. Naast banken kan het betaaldienstverleners gebruiken, namelijk betalingsinstellingen en instellingen voor elektronisch geld (EMI’s). Dit zijn vergunninghoudende ondernemingen die geld van klanten gescheiden houden van hun eigen middelen, het bedrijf een eigen IBAN geven en overboekingen uitvoeren, maar geen deposito’s mogen aantrekken zoals een bank. Het openen van een rekening bij een betaaldienstverlener duurt doorgaans enkele dagen tot twee weken, en in de praktijk komt de keuze neer op drie routes.

Estse banken zijn tamelijk conservatief tegenover bedrijven waarvan de eigenaren en bestuursleden in het buitenland wonen, dus voor de meeste buitenlandse oprichters is dit zelden de eenvoudigste route. Ons artikel over het openen van een rekening bij een Estse bank legt uit wat zij controleren.

Dienstverleners voor de massamarkt zijn waar de meeste oprichters beginnen. Hun onboarding verloopt snel omdat deze grotendeels geautomatiseerd is, maar die automatisering past vaste grenzen toe: sommige sectoren en sommige landen van nationaliteit of woonplaats worden vanaf het begin geweigerd, met weinig ruimte voor uitleg. Onze gids over waar u een zakelijke rekening opent voor een Ests bedrijf vergelijkt deze aanbieders, en wij hebben afzonderlijke beoordelingen van Wise en Revolut Business.

Dienstverleners met persoonlijke onboarding, zoals Bilderlings, zijn geschikt voor bedrijven die niet door die automatische filters komen, omdat een echt persoon de zaak beoordeelt en uw uitleg kan horen. Daar staat de prijs tegenover: hun kosten zijn vaak hoger dan die van banken of dienstverleners voor de massamarkt.

Overweeg, zodra de nieuwe rekening werkt, een tweede rekening bij een andere dienstverlener. Een reserverekening kost weinig en betekent dat een beoordeling bij één dienstverlener niet al uw betalingen stopt.

Hoe bereidt u zich voor op uw nieuwe dienstverlener?

Begin met wat u hebt vastgesteld over de reden van de sluiting en pak de bijbehorende rij in de tabel met redenen aan. Zorg er vooral voor dat uw aanvraag, website en contracten hetzelfde bedrijf beschrijven.

Beantwoord elke vraag in de aanvraag eerlijk, want elke afwijking komt waarschijnlijk later aan het licht en veroorzaakt veel meer problemen dan een ongemakkelijk antwoord nu. Beantwoord tegelijk precies wat wordt gevraagd. Extra informatie helpt een aanvraag zelden en roept vaak nieuwe vragen op. In onze ervaring vragen nieuwe dienstverleners zelden naar een eerdere sluiting, maar als zij dat doen, vertel dan duidelijk wat er is gebeurd en wat er sindsdien is veranderd.

Wees voorbereid op vervolgverzoeken; die zijn een normaal onderdeel van de controle en geen teken van afwijzing. Dienstverleners vragen vaak om:

• afschriften van de andere rekeningen van het bedrijf, bijvoorbeeld over het afgelopen jaar;
• gegevens over uw belangrijkste tegenpartijen: wie zij zijn en waarom u met hen samenwerkt;
• voorbeelden van facturen voor verkopen en inkopen, en contracten met belangrijke klanten of leveranciers;
• bewijs van de herkomst van middelen, dus waar het geld vandaan komt, wanneer een groot bedrag wordt verwacht.

Ons artikel over waarom iedereen een KYC-dossier over u bijhoudt legt uit waarom iedere dienstverlener deze know-your-customer (KYC)-controles herhaalt.

Vraag een tweede oordeel voordat u opnieuw aanvraagt

Als u niet kunt achterhalen waarom de rekening is gesloten, of niet zeker weet hoe u uw bedrijf aan een nieuwe dienstverlener moet presenteren, is het verstandig dit eerst te bespreken. Een afwijzing is eenvoudiger te voorkomen dan te herstellen. Schrijf ons met een korte omschrijving van uw situatie en, als u die hebt, de brief van de bank; wij bekijken deze met u.

Stuur een aanvraag

Veelgestelde vragen