Bank zamknął konto firmowe: co zrobić dalej

Informacja o zamknięciu konta spółki może nadejść od tradycyjnego banku lub dostawcy usług płatniczych, takiego jak Wise czy Revolut. Często przychodzi bez ostrzeżenia i bez jasnego powodu. Jeśli prowadzi Pan/Pani estońską spółkę z zagranicy, na przykład jako e-resident, może to sprawiać wrażenie, że firma nagle utraciła dostęp do swoich pieniędzy i klientów.

To częsta sytuacja: przeszło przez nią niezliczenie wiele spółek w Europie i nadal funkcjonują. W większości przypadków można ją rozwiązać, ponieważ spółka ma kilka sposobów zarządzania finansami poza tradycyjnym bankiem. Większość poniższych kroków dotyczy każdej spółki w UE, natomiast kwestie podatków, nadzoru finansowego i estońskich banków dotyczą konkretnie Estonii.

Zachowaj spokój: zamknięte konto bankowe nie oznacza końca spółki

Proszę nie panikować: zamknięcie kończy relację banku ze spółką, a nie samą spółkę. Spółka pozostaje w rejestrze handlowym, jej umowy zachowują ważność, a środki na koncie nadal do niej należą. Zachowanie spokoju daje czas na rozsądne działanie, zamiast pośpiesznego złożenia wniosku gdzie indziej i otrzymania tam również odmowy.

Banki i dostawcy usług płatniczych regularnie weryfikują klientów oraz zamykają konta, które nie odpowiadają już ich polityce ryzyka; praktyka ta jest często nazywana de-riskingiem. Z naszego doświadczenia wynika, że taka decyzja najczęściej dotyczy całej grupy klientów, a nie jednej osoby.

Wykorzystaj okres wypowiedzenia, aby zabezpieczyć pieniądze i dokumentację

Pismo o zamknięciu wskazuje datę, od której konto przestanie działać. Okres wypowiedzenia zależy od warunków rachunku, a estońskie banki zwykle dają dwa miesiące. W niektórych przypadkach, na przykład gdy klient nie przekazuje informacji, o które bank prosił, konto może zostać zamknięte natychmiast. Do daty zamknięcia konto zwykle działa normalnie, dlatego warto wykorzystać ten czas, aby:

• pobrać wyciągi za cały okres, ponieważ dostęp online kończy się wraz z kontem, a księgowy będzie ich potrzebować do rocznego sprawozdania finansowego (majandusaasta aruanne);
• otworzyć inne konto na nazwę spółki, jeśli jeszcze go nie ma, i przenieść na nie saldo (poniższe sekcje pomogą wybrać właściwe miejsce);
• przekazać nowe dane konta klientom, dostawcom i platformom płatniczym, takim jak Stripe lub Amazon;
• przenieść polecenia zapłaty i subskrypcje kartowe na nowe konto.

Nie należy przelewać pieniędzy spółki na konto osobiste, nawet na krótki czas. Zgodnie z estońskimi przepisami podatkowymi środki przekazane ze spółki jej właścicielowi bez podstawy prawnej mogą zostać uznane za ukryty podział zysku i opodatkowane.

Dlaczego bank zamknął konto firmowe?

Można poprosić bank o podanie powodu, lecz należy oczekiwać krótkiej i ogólnej odpowiedzi: banki często odwołują się do swojej polityki ryzyka i nie zawsze mogą powiedzieć więcej ze względu na zasady przeciwdziałania praniu pieniędzy. W Estonii można również złożyć skargę do banku, a następnie do Finantsinspektsioon, organu nadzoru finansowego, lecz nie rozstrzyga on indywidualnych sporów, więc lepiej poświęcić czas na otwarcie nowego konta.

Nawet bez wyjaśnienia zazwyczaj można samodzielnie zawęzić przyczynę. To istotne, ponieważ jeżeli przyczyna leży po stronie spółki, ten sam problem może pojawić się u kolejnego dostawcy. Większość obserwowanych przez nas zamknięć należy do jednej z czterech grup.

Branża nie odpowiada już apetytowi banku na ryzyko

Każdy bank określa swój apetyt na ryzyko, czyli rodzaje ryzyka, które jest gotów zaakceptować, i regularnie go weryfikuje. Gdy bank staje się bardziej ostrożny, może zaprzestać obsługi całych sektorów, takich jak crypto, hazard, usługi płatnicze lub niektóre rodzaje handlu online, oraz zamknąć konta wszystkich spółek z tych sektorów.

Bank przestał obsługiwać klientów z określonych krajów

Bank może także przestać obsługiwać spółki, których właściciele lub członkowie zarządu są obywatelami albo rezydentami określonych krajów, ze względu na sankcje, własną ocenę ryzyka lub wymogi banków partnerskich za granicą. Wraz z przeglądami sektorów jest to najczęstsza przyczyna zamknięć, z którymi mierzą się nasi klienci.

Informacje nie odpowiadały temu, co zauważył bank

Porównaj informacje przekazane bankowi przy otwieraniu konta, takie jak planowana działalność, obrót, kraje i klienci, ze sposobem faktycznego korzystania z konta. Jeżeli wskazano, że spółka będzie sprzedawać oprogramowanie w UE, lecz zaczęły napływać płatności z innego kontynentu za inne towary, bank dostrzega niewyjaśnioną zmianę i wyższe ryzyko. To samo dotyczy sytuacji, gdy informacje były od początku niepełne albo gdy dane spółki w rejestrze handlowym, takie jak jej beneficjenci rzeczywiści, różnią się od danych banku.

Transakcje i kontrahenci wzbudzili wątpliwości

Na koniec warto sprawdzić, kto przesyłał pieniądze spółce i kto je od niej otrzymywał. Pojedyncza płatność z udziałem osoby lub spółki, którą bank uznaje za wysokiego ryzyka, może wystarczyć do zakończenia relacji, na przykład gdy kontrahent jest powiązany z sankcjami lub działa w sektorze, którego bank nie obsługuje. Nie musi Pan/Pani wiedzieć wszystkiego o kontrahentach, ale bank sprawdza każdą płatność.

Gdzie otworzyć nowe konto po zamknięciu?

Estońska spółka nie potrzebuje estońskiego banku. Oprócz banków może korzystać z dostawców usług płatniczych, czyli instytucji płatniczych i instytucji pieniądza elektronicznego (EMIs). Są to licencjonowane podmioty, które przechowują środki klientów oddzielnie od własnych, zapewniają spółce własny IBAN i realizują przelewy, lecz nie mogą przyjmować depozytów jak bank. Otwarcie konta u dostawcy usług płatniczych zwykle trwa od kilku dni do dwóch tygodni, a w praktyce wybór sprowadza się do trzech dróg.

Estońskie banki są dość ostrożne wobec spółek, których właściciele i członkowie zarządu mieszkają za granicą, dlatego dla większości zagranicznych założycieli rzadko jest to najłatwiejsza droga. Nasz artykuł o otwieraniu konta w estońskim banku wyjaśnia, co sprawdzają.

Dostawcy masowi to punkt startowy dla większości założycieli. Ich onboarding jest szybki, ponieważ w dużej mierze zautomatyzowany, jednak ta sama automatyzacja nakłada stałe ograniczenia: niektóre sektory oraz kraje obywatelstwa lub miejsca zamieszkania są odrzucane od początku, z niewielką możliwością wyjaśnienia. Nasz przewodnik o tym, gdzie otworzyć konto firmowe dla estońskiej spółki porównuje te opcje; mamy też osobne recenzje Wise i Revolut Business.

Dostawcy z indywidualnym onboardingiem, tacy jak Bilderlings, są odpowiedni dla spółek, które nie przechodzą automatycznych filtrów, ponieważ sprawę ocenia realna osoba i może wysłuchać wyjaśnień. Kompromisem jest cena: ich opłaty są często wyższe niż w bankach lub u dostawców masowych.

Gdy nowe konto już działa, warto rozważyć drugie u innego dostawcy. Konto zapasowe niewiele kosztuje i oznacza, że weryfikacja u jednego dostawcy nie zatrzyma wszystkich płatności.

Jak przygotować się do nowego dostawcy?

Należy zacząć od ustaleń dotyczących przyczyny zamknięcia i zająć się odpowiadającym jej wierszem w tabeli przyczyn. Przede wszystkim trzeba upewnić się, że wniosek, strona internetowa i umowy opisują tę samą działalność.

Na każde pytanie we wniosku należy odpowiedzieć uczciwie, ponieważ każda rozbieżność prawdopodobnie wyjdzie na jaw później i spowoduje znacznie więcej problemów niż niewygodna odpowiedź teraz. Jednocześnie należy odpowiadać dokładnie na to, o co zapytano. Dodatkowe informacje rzadko pomagają we wniosku i często rodzą nowe pytania. Z naszego doświadczenia wynika, że nowi dostawcy rzadko pytają o wcześniejsze zamknięcie, lecz jeśli to zrobią, należy jasno powiedzieć, co się stało i co od tego czasu się zmieniło.

Należy przygotować się na dodatkowe prośby, które są zwykłą częścią weryfikacji, a nie oznaką odmowy. Dostawcy często proszą o:

• wyciągi z innych kont spółki, na przykład za ostatni rok;
• informacje o głównych kontrahentach: kim są i dlaczego z nimi współpracujesz;
• przykładowe faktury sprzedażowe i zakupowe oraz umowy z kluczowymi klientami lub dostawcami;
• dowód źródła środków, czyli skąd pochodzą pieniądze, gdy oczekiwana jest duża kwota.

Nasz artykuł o tym, dlaczego każdy prowadzi dokumentację KYC na Pana/Pani temat wyjaśnia, dlaczego każdy dostawca powtarza te kontrole know-your-customer (KYC).

Uzyskaj drugą opinię przed ponownym złożeniem wniosku

Jeśli nie wiadomo, dlaczego konto zostało zamknięte, albo nie ma pewności, jak przedstawić działalność nowemu dostawcy, warto najpierw to omówić. Odmowy łatwiej uniknąć, niż ją naprawić. Prosimy napisać do nas, krótko opisując sytuację i, jeśli jest dostępne, załączając pismo banku, a przeanalizujemy je wspólnie.

Wyślij zapytanie

Najczęściej zadawane pytania