Beneficjent rzeczywisty estońskiej spółki: kogo zgłosić, kiedy aktualizować i co może pójść nie tak

Jeżeli spółka w Estonii została założona z zagranicy, ta zasada była już stosowana, być może bez zauważenia tego. Podczas rejestracji online portal pyta o beneficjenta rzeczywistego, zwanego też ostatecznym beneficjentem rzeczywistym lub UBO, a dla założyciela posiadającego całą spółkę odpowiedzią jest po prostu jego własne nazwisko. Sprawa staje się trudniejsza, gdy spółka należy do zagranicznej spółki holdingowej, gdy kilku wspólników posiada niewielkie udziały lub gdy w strukturze znajduje się trust.

Wielu założycieli zakłada, że lista wspólników rozstrzyga sprawę. Tak nie jest. Lista wspólników wskazuje, kto prawnie posiada udziały, a może to być inna spółka. Wpis beneficjenta rzeczywistego wskazuje, która osoba fizyczna stoi za tymi udziałami, a estońskie prawo rozdziela te dwa rejestry. Założyciele z UK lub Niemiec często znają podobną zasadę z rejestru PSC lub Transparenzregister, jednak szczegóły są inne, a w Estonii za wpis odpowiada zarząd, a nie wspólnicy. Niniejszy przewodnik wyjaśnia, kto jest beneficjentem rzeczywistym w Estonii, jak zarejestrować beneficjentów rzeczywistych w e-Business Register, kiedy aktualizować dane i co się dzieje, gdy rejestr jest błędny.

Kto jest beneficjentem rzeczywistym według prawa estońskiego

Zasada wynika z Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act (rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, RahaPTS). Beneficjent rzeczywisty w Estonii (tegelik kasusaaja) to osoba fizyczna, która ostatecznie posiada lub kontroluje spółkę, poprzez udziały, prawa głosu lub inne środki. Spółka nigdy nie może być beneficjentem rzeczywistym, a jedna spółka może mieć kilku beneficjentów rzeczywistych.

Obowiązek dotyczy każdej osoby prawnej wpisanej do estońskiego rejestru, nie tylko spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Stowarzyszenia non-profit, większość fundacji i spółki osobowe zgłaszają te same dane. Jednoosobowi przedsiębiorcy, wspólnoty mieszkaniowe, stowarzyszenia budowlane, spółki notowane na rynku regulowanym, fundacje posiadające aktywa wyłącznie dla wskazanych beneficjentów oraz oddziały zagranicznych spółek są zwolnione, ponieważ ich własność jest z natury przejrzysta albo ujawniona na podstawie innych zasad.

Test 25%: własność bezpośrednia i pośrednia

Najbardziej jednoznacznym przypadkiem jest własność. Osoba, której bezpośrednie i pośrednie udziały w spółce łącznie przekraczają 25% udziałów lub praw głosu, jest jej beneficjentem rzeczywistym. Pośrednio oznacza przez inną spółkę: jeśli spółka holdingowa posiada Państwa OÜ, osoby stojące za spółką holdingową liczy się według ich udziału w niej. Test biegnie przez cały łańcuch, aż dotrze do osoby fizycznej, niezależnie od liczby spółek pośrednich. Prawa głosu mają większe znaczenie niż nominalny procent, dlatego umowa wspólników lub umowa spółki przyznająca niektórym udziałom dodatkowe głosy może zmienić odpowiedź.

Kontrola bez kwalifikującego udziału

Własność jest tylko jedną drogą, a prawo faktycznie stawia kontrolę na pierwszym miejscu. Osoba kontrolująca spółkę innymi środkami jest jej beneficjentem rzeczywistym niezależnie od swojego procentu. Kontrola może wynikać z większości głosów posiadanych przez łańcuch kontrolowanych spółek, z umowy wspólników dającej jej decydujący głos, z prawa do powoływania lub odwoływania większości zarządu albo z innej umowy, która w praktyce powierza jej kierowanie spółką. Wytyczne Ministerstwa Finansów opisują próg 25% jako wskaźnik, a nie domniemanie. Rzeczywistym pytaniem jest zawsze to, kto ma dominujący wpływ.

Gdy nikt się nie kwalifikuje: zarząd jako rozwiązanie zastępcze

Czasami nikt nie spełnia żadnego z testów. Typowym przykładem jest pięciu wspólników po 20% każdy, bez dodatkowych porozumień. Jeśli zarząd podjął wszystkie rozsądne kroki, aby zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego, i go nie znalazł, rejestruje osobę faktycznie zarządzającą spółką, w OÜ zazwyczaj członka zarządu. Gdy członków zarządu jest czterech lub więcej, rejestrowany jest tylko przewodniczący. Zarząd powinien zachować dokumentację podjętych działań, ponieważ rozwiązanie zastępcze jest dozwolone dopiero po rzeczywistym poszukiwaniu. Oznacza to również, że gdy zmienia się zarząd, zmienia się wraz z nim wpis beneficjenta rzeczywistego, a podczas likwidacji miejsce zarządu zajmuje likwidator.

Beneficjent rzeczywisty według struktury własności: spółki holdingowe, wspólnicy i trusty

Tabela pokazuje, jak zasady stosuje się do struktur najczęściej spotykanych w zagranicznie posiadanych estońskich spółkach. Trzecia kolumna to opcja wybierana w portalu jako sposób sprawowania kontroli.

Dwie struktury powodują najwięcej błędów. Spółka holdingowa za granicą nie zatrzymuje testu: założyciele czasem dla wygody rejestrują dyrektora spółki holdingowej, ale jeśli ma ona jednego właściciela, to właśnie on jest beneficjentem rzeczywistym estońskiej OÜ. Nominalny wspólnik również niczego nie zmienia, ponieważ rejestr wymaga wskazania osoby, która faktycznie czerpie korzyści z udziałów i je kontroluje. Estonia nie ma zasady wymagającej w pierwszej kolejności lokalnego wspólnika, jak wyjaśnia nasz przewodnik po 100% zagranicznej własności, więc nominalny wspólnik jedynie dodaje warstwę, którą trzeba przeanalizować.

Struktury wielopoziomowe: jak liczone są procenty

W naszej praktyce prawdziwą trudność powodują nie same spółki holdingowe, lecz łańcuchy dwóch lub trzech spółek z kilkoma właścicielami na każdym poziomie. Założyciele pytają, jak sumować procenty, a odpowiedź ma dwie części, które łatwo pomylić.

Dla testu 25% procenty mnoży się w dół łańcucha. Osoba posiadająca 70% spółki holdingowej, która posiada 30% OÜ, ma pośredni udział 21% w OÜ. Następnie sumuje się udziały bezpośrednie i pośrednie, podobnie jak udziały posiadane przez kilka spółek. Takie obliczenie Ministerstwo Finansów stosuje w swoich przykładach.

Test kontroli działa inaczej. Jeśli osoba posiada większość głosów na każdym poziomie łańcucha, kontroluje spółkę na dole, nawet jeśli jej przemnożony udział jest znacznie poniżej 25%. Tabela pokazuje, jak działają oba testy.

Należy zachować obliczenie w dokumentacji. Zespół compliance banku przeprowadzi własne obliczenia, czasem inną metodą, a najszybszym sposobem zakończenia tej dyskusji jest pokazanie, jak ustalono wpis.

Jak zarejestrować beneficjenta rzeczywistego w e-Business Register

Wpisy tworzą estoński rejestr beneficjentów rzeczywistych, znany jako TEKSA, będący częścią e-Business Register. Dla każdego beneficjenta rzeczywistego rejestr zawiera imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, osobisty kod identyfikacyjny, jeśli istnieje, oraz kraj, który go wydał, kraj zamieszkania, obywatelstwo lub obywatelstwa oraz sposób, w jaki dana osoba kontroluje spółkę. Jeśli beneficjent rzeczywisty jest e-resident, używa się osobistego kodu e-resident.

Wpis zgłasza zarząd, a wspólnicy mają obowiązek przekazać zarządowi potrzebne informacje. W przypadku nowej spółki dane beneficjenta rzeczywistego składa się w samym wniosku rejestracyjnym, więc założyciele uzupełniają je w dniu rejestracji spółki. Dla istniejącej spółki cała procedura trwa w portalu kilka minut:

1. Zaloguj się do e-Business Register za pomocą karty ID, karty e-Residency, Mobile-ID lub Smart-ID i otwórz panel.
2. Kliknij nazwę spółki i przewiń do sekcji Beneficial owners, a następnie wybierz Change the data.
3. Dodaj każdą osobę z danymi wymienionymi powyżej. Dla osoby bez estońskiego kodu osobistego najpierw wybierz jej kraj, a następnie wprowadź zagraniczny kod lub datę urodzenia.
4. Aby usunąć osobę, wybierz powód: wrongly designated, co nie umieszcza jej w historii, albo no longer a beneficial owner, co przenosi ją do historii.
5. Kliknij Next, sprawdź podsumowanie i prześlij. Nie jest potrzebny podpis ani opłata państwowa, a zmiana pojawia się w rejestrze natychmiast.

Portal nie pozwala usunąć wszystkich beneficjentów rzeczywistych i pozostawić pustej listy, dlatego w tym samym zgłoszeniu należy dodać zastępstwo.

Zgłoszenie danych beneficjenta rzeczywistego bez karty e-Residency

Członek zarządu bez estońskiego podpisu cyfrowego nie może korzystać z portalu. W takim przypadku informacje o beneficjencie rzeczywistym przekazuje się za pośrednictwem estońskiego notariusza, tak samo jak roczne sprawozdanie finansowe spółki, której zarząd nie ma karty e-Residency. Można osobiście odwiedzić notariusza, udzielić pełnomocnictwa przedstawicielowi w Estonii lub podpisać dokument na papierze. Treść pełnomocnictwa należy wcześniej uzgodnić z notariuszem. Organizujemy zgłoszenie dla naszych klientów we wszystkich trzech przypadkach, więc brak karty opóźnia wpis o dni, a nie tygodnie.

Kiedy aktualizować dane beneficjenta rzeczywistego

Prawo daje zarządowi 30 dni od chwili uzyskania informacji o zmianie. Ministerstwo Finansów zaleca nie czekać nawet tak długo, ponieważ banki i inne podmioty obowiązane sprawdzają rejestr codziennie, a nieaktualny wpis prowadzi je do błędnych wniosków. Zwykle powodem jest zmiana właściciela, ale znaczenie mają też mniej oczywiste zdarzenia.

Rejestr zachowuje historię wpisów beneficjenta rzeczywistego, a rejestrator nie zmienia jej później. Osoba usunięta jako osoba, która nie jest już beneficjentem rzeczywistym, pozostaje widoczna jako wpis historyczny, podobnie jak wpis potwierdzony, który później okazał się błędny; to dobry powód, aby zrobić to poprawnie za pierwszym razem. Jeśli planowane jest przeniesienie udziałów w Państwa OÜ lub dodanie wspólnika, aktualizacja beneficjenta rzeczywistego powinna znaleźć się na tej samej liście kontrolnej.

Co się dzieje, jeśli wpisu brakuje lub jest błędny

Estonia traktuje wpis UBO jako obowiązek prawny, a nie formalność, a konsekwencje wynikają jednocześnie z kilku kierunków.

Zgłoszenia rozbieżności od banków, księgowych i innych podmiotów obowiązanych

Banki, instytucje płatnicze, księgowi, notariusze i licencjonowani usługodawcy muszą ustalić, kto jest beneficjentem rzeczywistym, gdy przyjmują klienta. Jeśli ich ustalenia nie odpowiadają rejestrowi, mają obowiązek zgłosić rozbieżność rejestratorowi. Rejestrator oznacza wtedy wpis adnotacją, że jego prawidłowość budzi wątpliwości, informuje zarząd i przekazuje zgłoszenie Financial Intelligence Unit. Zarząd ma 30 dni na potwierdzenie lub poprawienie danych, a adnotacja znika po wykonaniu tego obowiązku. Dla spółki zwykle oznacza to pismo z terminem, a zarząd musi odpowiedzieć dokumentami wykazującymi rzeczywistą własność. Praktyczna lekcja jest taka, że wpis sprawdzają inne osoby znacznie częściej niż sama spółka, więc niespójność rzadko pozostaje ukryta na długo.

Odnowienie e-Residency i otwarcie rachunku bankowego

Dwie sytuacje sprawiają, że nieaktualny wpis jest kosztowny. Pierwsza dotyczy rachunku bankowego lub płatniczego. Wise, Revolut i estońskie banki prowadzą własne kontrole własności przed otwarciem rachunku, a wpis beneficjenta rzeczywistego w rejestrze jest jedną z pierwszych rzeczy, które ich zespół compliance porównuje z wnioskiem. Niezgodność nie oznacza automatycznie odmowy, ale kieruje wniosek do ręcznej weryfikacji i dodaje tygodnie. Druga sytuacja to e-Residency. Gdy karta wygasa po pięciu latach, Police and Border Guard Board sprawdza, czy status nadal służy swojemu celowi, a oficjalny program e-Residency wskazuje brak wpisu beneficjenta rzeczywistego jako możliwą podstawę odmowy wydania nowej karty. Podstawy i procedurę odwoławczą opisujemy w naszym przewodniku dotyczącym odrzuconego odnowienia e-Residency.

Kto może zobaczyć dane beneficjenta rzeczywistego w Estonii

Wpis beneficjenta rzeczywistego pojawia się na karcie spółki w e-Business Register wraz z członkami zarządu i wspólnikami, a otworzyć go może każdy. Czyni to estoński rejestr UBO jednym z najbardziej otwartych w EU. Banki, partnerzy biznesowi i każda osoba sprawdzająca spółkę przed transakcją widzą te same nazwiska, kraje zamieszkania i sposoby kontroli, które zgłosił zarząd. Rejestr można także przeszukiwać w drugą stronę i sprawdzić, czy dana osoba jest wskazana jako beneficjent rzeczywisty jakiejkolwiek spółki.

Warto znać dwie dalsze zasady. Dane pozostają w rejestrze przez pięć lat po usunięciu spółki. Beneficjent rzeczywisty, który z powodu publikacji jest narażony na rzeczywiste ryzyko oszustwa, porwania, szantażu lub nękania, albo który jest małoletni, może wystąpić o ograniczenie dostępu do swoich danych.

Prawidłowy wpis beneficjenta rzeczywistego

Dla jednego założyciela wpis zajmuje dwie minuty podczas rejestracji. W przypadku struktury holdingowej, grupy wspólników lub trustu warto z góry ustalić, kto trafia do rejestru i jak opisuje się kontrolę. Ten wpis będzie porównywany z wnioskiem bankowym, rocznym sprawozdaniem finansowym i każdą późniejszą zmianą własności.

Gdy rejestrujemy spółkę w Estonii, wpisujemy beneficjentów rzeczywistych jako część wniosku. W strukturach wielopoziomowych nasz zespół prawny analizuje łańcuch, ustala, kto kwalifikuje się jako beneficjent rzeczywisty w Estonii, i przygotowuje wpis, a jeśli bank potrzebuje pisemnego uzasadnienia, wydajemy opinię prawną. Nasi księgowi sprawdzają wpis przed każdym rocznym sprawozdaniem finansowym, dzięki czemu potwierdzenie nigdy nie jest pozostawione przypadkowi.

Wyślij zapytanie

Często zadawane pytania