e-Residency i estoński numer VAT: dlaczego wnioski są odrzucane i co zrobić

Przez lata schemat był prosty: zarejestrować OÜ przez e-Residency, dołączyć jednostronicowy biznesplan, otrzymać unijny VAT ID — estoński numer KMKR, EE plus dziewięć cyfr — w ciągu tygodnia. Ten schemat przestał działać. Ten przewodnik omawia trzy sytuacje, w których znajdują się obecnie e-rezydenci — składanie wniosku, już zarejestrowani, odmowa — oraz wyjaśnia, czego organ podatkowy oczekuje w każdej z nich.

Co zmieniło się w rejestracji do VAT dla e-rezydentów — a co nie

Test rejestracyjny się nie zmienił. Ustawa o podatku od wartości dodanej zawsze wymagała od wnioskodawcy wykazania, że prowadzi działalność w Estonii lub zamierza ją rozpocząć, pozwalała EMTA żądać dowodów oraz wykreślić zarejestrowaną osobę, która po pisemnym ostrzeżeniu nie prowadzi tu działalności (§ 20 i § 22).

Zmieniły się dwie rzeczy. Po pierwsze, cicha zmiana zasady progu. Transgraniczne usługi B2B — typowo cały obrót e-residenta — były wcześniej wliczane do progu €40,000, więc konsultant fakturujący niemieckich klientów był zobowiązany do rejestracji po przekroczeniu sprzedaży, a numer następował niemal automatycznie. Obecnie liczą się wyłącznie dostawy, dla których miejscem dostawy jest Estonia: dla firm świadczących usługi zdalnie każdy wniosek stał się dobrowolny, a dobrowolna rejestracja wymaga dowodu prowadzenia działalności tutaj. Po drugie, EMTA zaczęła stosować wymóg rzeczywistej obecności wobec każdego wniosku, a kilka miesięcy później także wobec istniejącego rejestru. Zmiana stała się publiczna za sprawą wpisu niemieckiego przedsiębiorcy Olivera Eidela „Czy Estonia po cichu zlikwidowała swoje e-Residency?”; baza wiedzy programu mówi teraz wprost, że firma bez estońskich pracowników, z członkiem zarządu za granicą, zagranicznymi klientami i usługami wykonywanymi poza Estonią „z reguły nie jest zatwierdzana”.

Test związku gospodarczego stosowany przez EMTA

Pytanie nie dotyczy tego, czy firma ma zagranicznego właściciela — większość estońskich firm z zagranicznymi właścicielami uzyskuje rejestrację do VAT bez trudności — lecz miejsca prowadzenia działalności. Prawo VAT UE identyfikuje działalność w kraju, w którym dokonuje ona dostaw, i uznaje ją za ustanowioną tam, gdzie znajduje się jej centralny zarząd. W przypadku OÜ z jednym dyrektorem jest to zwykle miejsce zamieszkania dyrektora.

Wskaźniki aktywności gospodarczej w Estonii określone w wytycznych programu e-Residency, oparte na praktyce EMTA, pełnią również rolę listy kontrolnej rzeczywistej obecności:

Jedno „tak” poparte dokumentami może wystarczyć; pięć odpowiedzi „nie” prawie nigdy. Adres prawny i osoba kontaktowa nie mają znaczenia — są warunkami pozostania w rejestrze, a nie dowodem prowadzenia działalności — podobnie jak jednorazowa faktura za coworking czy estoński IBAN.

Trzy typowe OÜ e-rezydentów i ich status VAT

Pierwszy profil — cyfrowy nomada z estońską OÜ i bez obecności w Estonii — to grupa, do której kierowano marketing programu e-Residency, a którą EMTA obecnie rutynowo odrzuca.

Składanie obecnie wniosku o estoński numer VAT

Należy oczekiwać prośby o opis modelu biznesowego, umowy lub przykładowe faktury, dowody aktywności, takie jak strona internetowa lub konta na platformach, wyciągi bankowe oraz — część, którą większość założycieli pomija — wyjaśnienie, dlaczego Estonia, a nie kraj zamieszkania, jest właściwym miejscem rejestracji do VAT zgodnie z przepisami UE. Proszę odpowiedzieć własnymi słowami, wskazać mające zastosowanie wskaźniki i dołączyć dokumenty je potwierdzające. Sam biznesplan, kiedyś wystarczający, obecnie rzadko wystarcza.

EMTA podejmuje decyzję w ciągu pięciu dni roboczych od złożenia wniosku albo, jeśli zażąda dowodów, w ciągu pięciu dni roboczych od ich otrzymania. Odrzucony wniosek nie zamyka drogi: firma, która od tego czasu podpisała pierwszą estońską umowę lub zatrudniła lokalnie, może wnioskować ponownie — przedstawiając dokumenty, a nie zamiary.

Jeśli Państwa numer VAT jest weryfikowany

EMTA nie cofa numeru VAT po cichu. Powiadomienie przychodzi przez e-MTA i informuje o zamiarze usunięcia firmy z rejestru VAT oraz wyznacza termin na wykazanie działalności gospodarczej w Estonii. Należy odpowiedzieć w terminie i przedstawić dowody; w przeciwnym razie firma zostaje usunięta z datą wskazaną w decyzji.

Wyrejestrowanie ma konsekwencje. VAT naliczony odliczony od niesprzedanych zapasów i środków trwałych, które firma nadal posiada, jest korygowany, co może oznaczać zaległość podatkową; faktury wystawione po dacie usunięcia nie mogą zawierać estońskiego VAT; a klienci z UE sprawdzający VIES zobaczą nieważny numer. Sama firma pozostaje nienaruszona — nadal figuruje w estońskim rejestrze handlowym (Äriregister), karta e-Residency dalej działa, a model odroczonego podatku dochodowego od osób prawnych się nie zmienia. Firma, która już wie, że nie spełnia warunków, zwykle lepiej zrobi, wyrejestrowując się na własnych zasadach, niż czekając na powiadomienie.

Jeśli rejestracja do VAT została odrzucona lub cofnięta

Po pierwsze, proszę sprawdzić, czy estoński numer VAT był w ogóle potrzebny. Usługi dla klientów biznesowych zarejestrowanych do VAT w innych krajach UE są opodatkowane w kraju klienta w ramach odwrotnego obciążenia; faktura musi zawierać numer VAT klienta, nie Państwa. Stripe i podobni operatorzy płatności nie wymagają VAT ID do otwarcia konta, a platforma merchant-of-record rozlicza VAT za Państwa. Niektórzy klienci nadal wymagają jednak numeru VAT dostawcy, więc odmowa może kosztować umowę — ale nie uniemożliwia fakturowania. Nasz przewodnik po sprawdzaniu numeru VAT klienta w VIES opisuje mechanikę fakturowania.

Po drugie, proszę ustalić, gdzie faktycznie powstaje obowiązek VAT. Założyciel prowadzący OÜ z Hiszpanii, w rozumieniu unijnego VAT, prowadzi działalność ustanowioną w Hiszpanii i stosują się do niej hiszpańskie zasady niezależnie od kodu rejestrowego. Powyżej niewielkiego ogólnounijnego progu sprzedaż konsumentom z UE jest opodatkowana tam, gdzie mieszka konsument, i raportowana przez One Stop Shop — otwarty w kraju ustanowienia, nie w Estonii. Platformy handlowe przechowujące Państwa towary w Niemczech zażądają niemieckiego numeru. Trudny przypadek to rzeczywisty cyfrowy nomada bez stałej bazy: prawo VAT UE zakłada, że każda działalność jest gdzieś ustanowiona, a stanowisko EMTA jest takie, że tym „gdzieś” nie jest Estonia, chyba że działalność odbywa się tutaj. Tacy założyciele zwykle rejestrują się tam, gdzie spędzają większość roku, albo zmieniają strukturę tak, aby działalność miała rzeczywistą bazę — to kwestia dla doradcy przed następną fakturą, nie po niej.

Po trzecie, proszę zdecydować, czy odwołać się, czy zbudować podstawy. Odmowa i decyzja o wyrejestrowaniu są aktami administracyjnymi i można je zaskarżyć w ciągu trzydziestu dni, najpierw do EMTA, a następnie do sądu administracyjnego. Odwołanie odnosi skutek tylko wtedy, gdy przedstawia dowody, których zabrakło w pierwotnym wniosku. Jeśli nic się nie zmieniło, lepiej przeznaczyć środki na podstawowy problem — estońskiego klienta, lokalne zatrudnienie, decyzje zarządu faktycznie podejmowane tutaj — albo uznać, że OÜ jest właściwą firmą, lecz niewłaściwym podmiotem dla VAT. Nasz artykuł o prowadzeniu estońskiej firmy z zagranicy omawia aspekt stałego zakładu w tym samym problemie.

Dlaczego Estonia odrzuca OÜ e-rezydentów

Oficjalnym powodem jest nadużycie: numer VAT pozwala firmie odzyskiwać VAT naliczony od wszystkiego, co kupuje, a jeśli cały jej obrót jest opodatkowany gdzie indziej, Estonia zwraca VAT, którego nigdy nie pobrała. Państwo nie ogłosiło jednak polityki, nie wpisało kryteriów do prawa ani nie opublikowało danych o liczbie OÜ e-rezydentów, którym odmówiono lub które wykreślono. Każda decyzja jest podejmowana indywidualnie, a doradcy podatkowi Sorainen opisali rezultat jako sytuację, w której jedna agencja państwowa otwiera drzwi e-rezydentom, podczas gdy druga je zamyka. Rozwijamy ten argument w naszym felietonie o tym, co ukrywają statystyki e-Residency.

Rejestracja do VAT dla e-rezydentów z Eesti Firma

Zaczynamy od oceny, a nie od wniosku. Jeśli Państwa klienci, dostawcy i zarządzanie znajdują się poza Estonią, powiemy to wprost — estoński VAT ID jest mało prawdopodobny — oraz wyjaśnimy, gdzie faktycznie spoczywają obowiązki VAT. Jeśli istnieje rzeczywisty związek z Estonią, przygotowujemy wniosek wokół dowodów uznawanych przez EMTA i odpowiadamy w Państwa imieniu na dodatkowe pytania organu; nasz zespół księgowy obsługuje także odpowiedzi na zawiadomienie o wyrejestrowaniu. Szczegóły są na stronie numer VAT w Estonii; założyciele, którzy nadal rozważają, czy estońska firma odpowiada działalności niezależnej od lokalizacji, mogą zacząć od naszego omówienia założenia spółki przez e-Residency.

Wyślij zapytanie

Najczęściej zadawane pytania