Wejście na rynek UE: poradnik dla zagranicznych założycieli

Jeśli prowadzisz firmę poza Unią Europejską i chcesz wejść na rynek UE, pierwsze pytanie zwykle brzmi tak samo: czy muszę założyć firmę w Europie? Internet odpowiada rankingami „najlepszych krajów”, pomijając etap, który naprawdę ma znaczenie. Zanim wybierzesz kraj, warto ustalić, czy w ogóle potrzebujesz europejskiej firmy — a jeśli tak, to jakiej. Ten napisany prostym językiem przewodnik po wejściu na rynek UE omawia obie kwestie oraz wyjaśnia, kiedy założenie firmy w Europie rzeczywiście pomaga, a kiedy jedynie generuje koszty.

Oto kwestia, którą pomija większość artykułów: firma w UE nie jest przepustką. Żaden przepis nie zabrania firmie z Dubaju, Singapuru czy Brazylii sprzedawać europejskim klientom. Europejska firma wpływa natomiast na łatwość prowadzenia takiej sprzedaży — na to, kto zechce podpisać z Tobą umowę, jak będą rozliczane faktury i VAT oraz czy operatorzy płatności Cię zaakceptują. Uczciwe pytanie nie brzmi więc: „czy wolno mi sprzedawać w Europie?”, lecz: „czy sprzedaż bez firmy w UE kosztuje mnie więcej niż prowadzenie takiej firmy?”.

Co naprawdę oznacza „wejście na rynek UE”

To określenie brzmi poważniej, niż wskazuje praktyka. Prowadzenie działalności w Europie sprowadza się zazwyczaj do potrzeby uzyskania co najmniej jednej z poniższych korzyści:

• europejskich klientów, którzy traktują firmę poważnie i bez wahania podpisują umowy;
• faktur akceptowanych przez europejską księgowość bez dodatkowych pytań;
• europejskiego rachunku bankowego, dzięki któremu płatności w euro są proste i tanie;
• dostępu do operatorów płatności i platform internetowych obsługujących wyłącznie firmy z UE;
• możliwości prawidłowego zatrudniania osób w Europie lub współpracy z nimi;
• stabilnej bazy do ekspansji w Europie, jeśli firma dobrze się rozwija.

Większość osób potrzebuje dwóch lub trzech pozycji z tej listy, a nie wszystkich sześciu. Jeśli żadna z nich jeszcze Cię nie dotyczy, to również cenna odpowiedź: firma może poczekać, a pieniądze lepiej przeznaczyć na znalezienie pierwszych europejskich klientów.

Czy naprawdę potrzebujesz firmy w Europie?

Na samym początku często nie. Nie musisz zakładać firmy w Europie tylko po to, aby sprzedawać usługi europejskim przedsiębiorstwom — wystawianie im faktur z istniejącej firmy zazwyczaj wystarcza. Wielu założycieli działa w ten sposób przez rok lub dłużej i nie ma w tym nic niewłaściwego ani ryzykownego.

Problemy pojawiają się później, a ich oznaki łatwo rozpoznać. Klient informuje, że jego zasady zakupowe nie pozwalają korzystać z dostawcy spoza UE. Operator płatności odrzuca Twój wniosek, ponieważ firma nie ma siedziby w UE. Sprzedaż konsumentom zamiast firmom komplikuje rozliczenia podatkowe. Chcesz zatrudnić kogoś w Europie. Każda z tych sytuacji jest rzeczywistym powodem do założenia firmy. Sam argument, że „wygląda to bardziej profesjonalnie”, zazwyczaj nim nie jest.

Przydatny test jest prosty: zapisz konkretną rzecz, której obecnie nie możesz zrobić. Jeśli potrafisz ująć ją w jednym zdaniu, możesz zacząć wybierać formę działalności. Jeśli nie, prawdopodobnie jest jeszcze za wcześnie na rejestrację spółki.

Trzy sposoby wejścia na rynek europejski

Gdy uznasz, że ekspansja w Europie wymaga podstawy prawnej, masz do wyboru trzy realistyczne rozwiązania.

Kontynuuj sprzedaż przez istniejącą firmę

To najtańsze rozwiązanie i właściwy wybór na początek. Nadal wystawiasz faktury z firmy, którą już prowadzisz. Ograniczenia są bardziej praktyczne niż prawne: niektórzy klienci nie podejmą z Tobą współpracy, część platform Cię nie przyjmie, a sprzedaż konsumentom utrudni formalności. To rozwiązanie sprawdza się, dopóki nie przestaje — a z pewnością zauważysz ten moment.

Załóż własną firmę w UE

Na to rozwiązanie ostatecznie decyduje się większość założycieli. Tworzysz nową firmę w UE, należącą bezpośrednio do Ciebie albo do firmy, którą już prowadzisz za granicą — w drugim przypadku jest to spółka zależna, lecz działa na tych samych zasadach. W obu wariantach stanowi ona odrębne przedsiębiorstwo: ma własną nazwę, rachunek bankowy, księgowość oraz — co ważne — własne zobowiązania. Jeśli coś pójdzie nie tak, problem pozostaje w tej firmie i nie obejmuje całego Twojego majątku.

Zarejestruj oddział istniejącej firmy

Oddział nie jest nową firmą. To Twoje istniejące przedsiębiorstwo działające w Europie pod tą samą nazwą, dlatego firma macierzysta zachowuje pełną odpowiedzialność za wszystkie działania oddziału. Oddział nadal trzeba utworzyć lokalnie i składać wymagane dokumenty. Początkujący często zakładają, że jest to lżejsze i prostsze rozwiązanie; w praktyce zwykle oznacza formalności w dwóch krajach zamiast jednego. Pasuje ono do istniejących firm rozwijających dotychczasową markę, a nie do początkujących założycieli.

Porównanie trzech rozwiązań

Zwróć uwagę, że oddział nie jest najprostszym rozwiązaniem. Jeśli dopiero zaczynasz, wybór zwykle ogranicza się do dwóch pierwszych możliwości.

Jak wybrać kraj bez zbędnego komplikowania

Założenie firmy jest stosunkowo proste niemal w całej Europie, dlatego szybkość rejestracji nie stanowi dobrego kryterium wyboru kraju. O rzeczywistych różnicach decydują poniższe kwestie.

Zacznij od lokalizacji klientów

Jeśli wszyscy Twoi klienci i pracownicy oraz wszystkie towary znajdują się w jednym europejskim kraju, najczęściej właśnie ten kraj jest właściwym wyborem. Porównywanie różnych jurysdykcji ma sens, gdy działalność jest rozproszona — na przykład przy usługach internetowych, doradztwie, oprogramowaniu czy klientach z kilku krajów jednocześnie.

Sprawdź, czy możesz zarządzać firmą zdalnie

Zadawaj bardzo praktyczne pytania. Czy dokumenty można podpisywać online, czy każda zmiana wymaga wizyty u notariusza? Czy można kontaktować się z urzędem skarbowym po angielsku? Czy da się samodzielnie złożyć sprawozdanie roczne z innego kontynentu? Różnice między krajami są pod tym względem ogromne, a początkujący najczęściej nie doceniają właśnie tego czynnika.

Nie wybieraj kraju wyłącznie ze względu na stawkę podatku

Niska stawka podatku w innym kraju nie staje się automatycznie Twoją stawką. Znaczenie ma również to, gdzie mieszkasz i skąd faktycznie zarządzasz firmą, a przepisy Twojego kraju nadal Cię obowiązują. Traktuj podatki jako jeden z kilku czynników, a nie jako kryterium rozstrzygające, i skonsultuj własną sytuację z doradcą w swoim kraju.

Bardziej użyteczny sposób rozważania, gdzie najlepiej założyć firmę, polega na porównaniu każdego rozpatrywanego kraju z własną krótką listą przygotowaną wcześniej na podstawie tego poradnika, a nie z ogólnym rankingiem.

Dlaczego założyciele często wybierają Estonię

Zapytaj zagranicznych założycieli, gdzie zarejestrowali firmę, a Estonia pojawi się niemal w każdej rozmowie. Wynika to z kilku konkretnych powodów.

Zysk pozostawiony w firmie nie jest jeszcze opodatkowany

Estońska firma nie płaci podatku dochodowego od osób prawnych od zysku, który zatrzymuje i reinwestuje. Obowiązek podatkowy powstaje, gdy właściciele wypłacają środki w formie dywidendy. Dla młodej firmy przeznaczającej dochody na dalszy rozwój jest to rzeczywista korzyść praktyczna: nie płacisz podatku od pieniędzy, których jeszcze nie wypłacono.

Niemal wszystko odbywa się online

Estońska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (OÜ) zwykle rozpoczyna działalność w ciągu kilku dni roboczych, a z kartą e-Residency cały proces można przeprowadzić online, bez podróży. Sprawozdania roczne i deklaracje podatkowe również składa się przez internet. To rozwiązanie, które naprawdę trudno znaleźć w innych częściach Europy.

Dobrze pasuje do firm bez jednego stałego rynku

Jeśli Twoi klienci są rozproszeni po kilku krajach — na przykład w przypadku doradztwa, agencji, oprogramowania lub usług internetowych — Estonia dobrze sprawdza się jako baza administracyjna, a nie miejsce faktycznej sprzedaży. Jeżeli ten opis pasuje do Twojej działalności, warto dokładniej przyjrzeć się zakładaniu firmy w Estonii.

Czego nie zapewni Ci estońska firma

Nie zniesie podatków w Twoim kraju. Założenie firmy za granicą nie zmienia miejsca Twojego zamieszkania ani osobistej rezydencji podatkowej. Jeśli zarządzasz firmą ze swojego kraju, jego przepisy nadal Cię obowiązują. Przed rejestracją warto omówić tę kwestię z lokalnym doradcą.

Nie gwarantuje rachunku bankowego. Banki podejmują decyzje samodzielnie i zazwyczaj preferują firmy, które mają widoczny związek z danym regionem. Wielu założycieli mieszkających za granicą korzysta z europejskich operatorów płatności obok tradycyjnego banku albo zamiast niego.

Nie eliminuje VAT w innych krajach. Jeśli sprzedajesz konsumentom w Niemczech lub Hiszpanii, nadal obowiązuje niemiecki albo hiszpański VAT. Kraj rejestracji firmy nie zmienia lokalizacji klientów.

Nie sprawi, że pusta firma będzie wyglądać na rzeczywiście działającą. Jeżeli wszyscy członkowie zarządu mieszkają poza Estonią, firma musi wyznaczyć lokalną osobę kontaktową i adres do doręczania pism urzędowych. Spełnia to wymóg formalny, ale nie tworzy wrażenia ugruntowanej działalności — banki i poważni klienci potrafią dostrzec różnicę.

Najczęstsze błędy zagranicznych założycieli

Zbyt szybka rejestracja

Firmę, którą zakłada się w trzy dni, można zamykać lub restrukturyzować przez wiele miesięcy. Nikt nie nagradza za zbyt wczesną rejestrację, a dwukrotne przechodzenie przez ten proces wiąże się z realnymi kosztami.

Odkładanie rachunku bankowego na koniec

To najczęstsza przyczyna utknięcia w martwym punkcie. Założenie firmy jest szybkie i łatwe; uzyskanie rachunku bankowego lub płatniczego trwa dłużej i podlega selekcji, a żaden kraj go nie gwarantuje. Sprawdź dostępne możliwości przed rejestracją — inaczej możesz zostać z prawidłowo zarejestrowaną firmą, która nie ma jak przyjmować płatności.

Uwzględnianie w budżecie wyłącznie kosztów założenia

Założenie firmy to wydatek jednorazowy, ale koszty księgowości, sprawozdania rocznego, adresu rejestrowego i czasu poświęcanego na administrację wracają co roku. Przed podjęciem decyzji zsumuj koszty pierwszych dwóch lat — kraj, w którym łatwo i tanio rozpocząć działalność, lecz drogo ją utrzymywać, to niekorzystny wybór dla firmy planowanej na dłużej.

Poszukiwanie jednego idealnego kraju

Na ogólne pytanie, w którym kraju najlepiej założyć firmę, nie ma jednej odpowiedzi. Można natomiast wskazać kraj najlepiej pasujący do Twoich klientów, sposobu pracy i planów.

Czy Estonia jest dla Ciebie dobrym wyborem?

Zwykle dobrze sprawdza się w przypadku:

• freelancerów, konsultantów i agencji mających klientów w kilku krajach;
• firm programistycznych, IT i internetowych bez jednego stałego rynku;
• założycieli, którzy chcą reinwestować zyski zamiast co roku wypłacać sobie dywidendy;
• osób, którym odpowiada załatwianie spraw administracyjnych online;
• nierezydentów, którzy chcą mieć europejską firmę zarządzaną zdalnie.

Zwykle gorzej sprawdza się w przypadku:

• firm, których klienci, pracownicy i lokale znajdują się w jednym innym europejskim kraju — lepiej założyć firmę właśnie tam;
• sklepów, restauracji i innych firm wymagających fizycznej obecności w określonym miejscu;
• działalności wymagających specjalnej licencji od organu regulacyjnego konkretnego kraju;
• osób liczących, że zagraniczna firma rozwiąże ich problem podatkowy w kraju zamieszkania.

Podsumowanie wejścia na rynek UE

Dla zagranicznego założyciela wejście na rynek UE jest procesem, a nie jednorazowym zakupem. Zanim założysz firmę w Europie, ustal, czego rzeczywiście nie możesz zrobić bez europejskiej firmy. Następnie zdecyduj, czy potrzebujesz własnej firmy, czy wystarczy prostsze rozwiązanie. Dopiero wtedy porównaj kraje — pod kątem łatwości zdalnego zarządzania, funkcjonowania bankowości i corocznych kosztów, a nie pojedynczej stawki podatku.

Estonia stanowi dobrą odpowiedź na jeden konkretny wariant tego pytania: małą, międzynarodową firmę przystosowaną do działalności online, prowadzoną przez osobę, która fizycznie nie przebywa w Europie. Nie jest jednak odpowiedzią na każdy wariant. Jeśli potrafisz jasno powiedzieć, jaki problem chcesz rozwiązać, właściwa forma działalności zwykle szybko staje się oczywista.

Wyślij zapytanie

Najczęściej zadawane pytania