VAT OSS dla e-commerce: jak estońska spółka wykazuje sprzedaż w UE w jednej deklaracji

Sprzedaż online w całej UE przypomina jeden rynek, lecz dla celów podatkowych są ich dwadzieścia siedem. Po przekroczeniu niewielkiego progu każdy kraj klienta wymaga własnego VAT według własnej stawki. VAT OSS, unijny punkt kompleksowej obsługi, zwalnia z rejestracji w każdym z nich. Ten przewodnik szczegółowo omawia system; szerszy obraz zasad dla konsumentów, płatności i ceł przedstawia nasze omówienie działania spółki e-commerce w Estonii.

Czym jest VAT OSS i jak działa?

VAT OSS to szczególny unijny system deklarowania VAT od transgranicznej sprzedaży konsumentom (B2C), a nie przedsiębiorstwom. W praktyce działa w czterech krokach:

1. Przy zakupie nalicza się każdemu klientowi stawkę VAT obowiązującą w jego kraju.
2. Każdą sprzedaż ewidencjonuje się według kraju konsumpcji.
3. Co kwartał składa się jedną deklarację VAT OSS w e-MTA, wykazując sprzedaż i VAT według krajów.
4. Dokonuje się jednej płatności do EMTA, które przekazuje każdemu krajowi jego część.

Jest to mechanizm sprawozdawczy, a nie ulga podatkowa: VAT pozostaje taki sam jak przy rejestracjach lokalnych, lecz kontakt odbywa się z jednym urzędem podatkowym zamiast z tuzinem.

Czy VAT OSS dotyczy wyłącznie e-commerce?

Nie. Sklepy internetowe stanowią największą grupę użytkowników, lecz unijny system OSS — wersja używana przez estońskie spółki — obejmuje dwa rodzaje świadczeń na rzecz konsumentów prywatnych w innych krajach UE:

• Wewnątrzunijna sprzedaż towarów na odległość: towary wysyłane z jednego kraju UE do konsumenta w innym kraju, niezależnie od tego, czy są sprzedawane przez własną stronę, czy marketplace.
• Usługi dla konsumentów (B2C) opodatkowane w innym kraju UE: usługi cyfrowe, takie jak subskrypcje oprogramowania, aplikacje, streaming, e-booki, kursy online i inne pobrania, ale także usługi offline — prace przy nieruchomości za granicą, wydarzenia kulturalne, sportowe, edukacyjne lub rozrywkowe odbywające się w innym państwie członkowskim oraz wynajem pojazdów.

Dlatego start-up SaaS, korepetytor online lub firma szkoleniowa organizująca płatne warsztaty w Rydze może korzystać z OSS bez wysłania ani jednej przesyłki.

Jeżeli towary są wysyłane od dostawcy spoza UE bezpośrednio do klientów, potrzebny jest IOSS zamiast OSS — zobacz nasz przewodnik po IOSS dla estońskich spółek.

Czy trzeba zarejestrować się do OSS? Próg €10,000 sprzedaży na odległość

Zgodnie z unijnym progiem sprzedaży na odległość spółka mająca siedzibę wyłącznie w Estonii może naliczać estoński VAT od sprzedaży na odległość towarów i usług cyfrowych konsumentom w UE. Warunkiem jest, aby łączna wartość takiej sprzedaży do innych państw członkowskich nie przekroczyła €10,000 ani w bieżącym, ani w poprzednim roku kalendarzowym. Po przekroczeniu sumy stosuje się VAT kraju klienta, począwszy od sprzedaży przekraczającej próg. Od tego momentu są dwie możliwości: rejestracja do OSS w Estonii albo osobna rejestracja do VAT w każdym kraju sprzedaży.

Próg stanowi jedną kwotę dla całej UE, a nie limit dla każdego kraju, i nie jest dostępny dla przedsiębiorstwa mającego siedzibę w więcej niż jednym kraju UE. Obejmuje też tylko towary i usługi cyfrowe: inne usługi B2C opodatkowane za granicą, takie jak wydarzenie w innym państwie członkowskim, podlegają VAT tego kraju od pierwszego euro. Poniżej progu można nadal wybrać VAT kraju przeznaczenia, lecz wybór wiąże przez co najmniej dwa lata kalendarzowe.

Przykład. Estońska OÜ sprzedająca online wyroby skórzane osiąga do października €10,400 sprzedaży konsumentom w Finlandii i Niemczech. Od zamówienia, które przekroczyło €10,000, nalicza fiński VAT kupującym w Finlandii, a niemiecki VAT kupującym w Niemczech. W OSS wykazuje oba w jednej deklaracji do EMTA; bez niego potrzebowałaby fińskiego i niemieckiego numeru VAT.

OSS dla kursów online, webinarów i transmisji na żywo

Edukacja online wymaga bliższego przyjrzenia się, ponieważ dwa podobne produkty są opodatkowane odmiennie. Nagrany wcześniej kurs, do którego klienci uzyskują dostęp bez udziału na żywo, jest usługą cyfrową, więc obowiązuje dla niego próg €10,000. Webinary na żywo, zajęcia online i inne wydarzenia transmitowane konsumentom są opodatkowane w kraju widza od pierwszego euro — próg ich nie obejmuje. W obu przypadkach VAT OSS umożliwia estońskiej spółce wykazanie sprzedaży.

Czego nie obejmuje punkt kompleksowej obsługi

• Sprzedaż B2B. Klient z ważnym unijnym numerem VAT otrzymuje fakturę zgodnie z mechanizmem odwrotnego obciążenia, a sprzedaż wykazuje się w zwykłej estońskiej deklaracji VAT. Przed wystawieniem faktury warto sprawdzić numer nabywcy w VIES.
• Sprzedaż z zapasów w kraju klienta. Niemieckie centrum fulfillment wysyłające towar niemieckiemu konsumentowi realizuje krajową sprzedaż niemiecką, do której potrzebny jest niemiecki numer VAT. Jest to częsty problem dla sprzedawców Amazon z estońską spółką. Dropshipping podlega tej samej zasadzie: jeśli włoski dostawca wysyła towar konsumentowi w Niemczech, sprzedaż przechodzi przez OSS; jeśli wysyła go konsumentowi we Włoszech, jest to krajowa sprzedaż włoska.
• Sprzedaż konsumentom estońskim z Estonii. Pozostaje ona w zwykłej estońskiej deklaracji VAT (formularz KMD).
• Niektóre towary. Nowe pojazdy, towary instalowane lub montowane w lokalu klienta oraz towary używane, dzieła sztuki lub antyki sprzedawane w systemie marży podlegają odrębnym zasadom VAT i nie są sprzedażą na odległość.
• Eksport poza UE i import towarów o niskiej wartości. Towary eksportowane konsumentom poza UE — na przykład do Wielkiej Brytanii (z wyjątkiem Irlandii Północnej), Norwegii lub Szwajcarii — są w Estonii opodatkowane stawką zerową. Przesyłki do €150 wysyłane do UE spoza niej przechodzą przez Import One-Stop Shop.

Rejestracja OSS w Estonii

Aby korzystać z VAT OSS, estońska spółka potrzebuje przede wszystkim estońskiego numeru VAT, który staje się jej numerem OSS. EMTA dopuszcza wyłącznie przedsiębiorstwa zarejestrowane do VAT, dlatego mała spółka poniżej estońskiego progu rejestracji musi dobrowolnie zarejestrować się do VAT. Jeśli numer nie został jeszcze uzyskany, należy zacząć od rejestracji do VAT w Estonii. Spółki zarządzane z zagranicy przez e-residents powinny być przygotowane do wykazania rzeczywistej działalności gospodarczej — nasz artykuł o tym, dlaczego spółkom e-resident odmawia się numeru VAT, wyjaśnia, co sprawdza EMTA.

Następnie składa się wniosek online w e-MTA w sekcji Registers and inquiries → Registration → Registering as a user of special schemes for e-commerce and services (OSS/IOSS), wybierając system unijny. EMTA nie pobiera za to opłaty. System obowiązuje od pierwszego dnia następnego kwartału albo od pierwszej kwalifikującej się sprzedaży, jeśli wniosek zostanie złożony do 10. dnia następnego miesiąca.

OSS działa na zasadzie „wszystko albo nic”: po przystąpieniu każda kwalifikująca się dostawa do każdego kraju UE przechodzi przez ten system. Nie można wykazywać części krajów lokalnie, a pozostałych przez OSS.

Unijne stawki VAT i dowód lokalizacji klienta

W punkcie kompleksowej obsługi nalicza się stawkę VAT kraju klienta, w tym stawki obniżone, i stosuje się ją przy zakupie, a nie tylko w deklaracji. Koszty dostawy są częścią ceny, więc podlegają temu samemu VAT kraju przeznaczenia. Większość platform e-commerce i rozliczeniowych może automatycznie stosować stawki kraju przeznaczenia; należy sprawdzić ich ustawienia względem oficjalnej unijnej bazy stawek VAT.

W przypadku towarów krajem klienta jest po prostu miejsce zakończenia wysyłki. Dla usług cyfrowych, takich jak SaaS, aplikacje lub e-booki, potrzebne są dowody miejsca zamieszkania klienta — co do zasady dwa niesprzeczne dowody, takie jak adres rozliczeniowy, adres IP lub kraj banku klienta.

Mniejsi sprzedawcy korzystają z uproszczenia. Jeśli spółka ma siedzibę wyłącznie w Estonii, a jej transgraniczna sprzedaż cyfrowa nie przekroczyła €100,000 ani w bieżącym, ani w poprzednim roku, wystarczy jeden dowód. Musi on jednak pochodzić od osoby trzeciej uczestniczącej w sprzedaży, takiej jak bank lub dostawca płatności. Dowód należy przechowywać wraz z dokumentacją OSS.

Deklaracja VAT OSS: terminy, płatność i prowadzenie ewidencji

Deklaracja VAT OSS obejmuje kwartał kalendarzowy. Zarówno deklarację, jak i płatność należy złożyć do ostatniego dnia następnego miesiąca.

Dla każdego kraju podaje się podstawę opodatkowania, stawkę i VAT w euro. Sprzedaż w innych walutach przelicza się po kursie Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału. Terminy te znajdują się obok innych obowiązków w kalendarzu podatkowym estońskiej spółki.

• Za kwartał bez sprzedaży OSS wymagane jest złożenie zerowej deklaracji.
• Błędy poprawia się w późniejszej deklaracji, w ciągu trzech lat, zamiast korygować deklarację pierwotną.
• VAT naliczony odzyskuje się w zwykłej estońskiej deklaracji, a nie w deklaracji OSS.
• Zgodnie z estońskimi zasadami faktura nie jest wymagana dla sprzedaży towarów na odległość deklarowanej przez OSS, ale jest wymagana dla usług.
• Ewidencję OSS należy przechowywać przez dziesięć lat.

Opóźnione złożenie deklaracji powoduje konsekwencje wykraczające poza Estonię. EMTA wysyła pierwsze przypomnienie, lecz potem każdy kraj konsumpcji dochodzi własnej części według własnych zasad, w tym odsetek i kar. Powtarzające się niezłożenie deklaracji lub brak płatności prowadzi do wykluczenia z systemu i dwuletniego zakazu.

Co się zmienia: szerszy punkt kompleksowej obsługi

W ramach unijnych reform VAT in the Digital Age (ViDA) punkt kompleksowej obsługi obejmie więcej świadczeń dla konsumentów, a także transfery własnych zapasów do magazynów w innych państwach członkowskich. Dla sprzedawców utrzymujących zapasy w kilku krajach powinno to ostatecznie wyeliminować wiele zagranicznych rejestracji do VAT.

Rejestracja VAT OSS i deklaracje kwartalne z Eesti Firma

Eesti Firma pomaga estońskim spółkom uzyskać numer VAT wymagany dla OSS, przeprowadzić rejestrację OSS w e-MTA i składać kwartalne deklaracje VAT OSS w ramach naszej usługi księgowej. Przy uruchamianiu sklepu nasze utworzenie spółki e-commerce porządkuje kwestie spółki i jej statusu VAT od pierwszego dnia. Prosimy wskazać, co jest sprzedawane i gdzie są klienci, a doradzimy, czy do danego modelu pasuje OSS, IOSS czy lokalny numer VAT.

Wyślij zapytanie

Często zadawane pytania