Resposta rápida
Um certificado de vigência confirma quem atualmente gere e detém uma sociedade. Tem origem em países de common law, e nenhuma autoridade estónia emite um. Enquanto prestador licenciado de serviços fiduciários e societários, a Eesti Firma pode emitir um certificado de vigência para a sua sociedade estónia em nome próprio. Antes de o emitir, verificamos a sociedade no Registo Comercial estónio (Äriregister) e noutras fontes oficiais.
O que é um Certificado de Vigência
Um certificado de vigência, ou certificado de titulares de cargos, indica quem exerce funções numa sociedade numa determinada data: os administradores, os sócios e, quando aplicável, o secretário da sociedade. No Reino Unido, em Chipre, Hong Kong, nas Ilhas Virgens Britânicas e noutras jurisdições de common law, é assinado pelo secretário da sociedade ou agente registado, e os bancos tratam-no como prova de quem pode agir em nome da sociedade.
A legislação estónia não prevê tal documento. A mesma informação é pública no e-Business Register, pelo que um banco estónio simplesmente consulta a empresa. Os problemas começam quando a lista de verificação de uma contraparte estrangeira pede, pelo nome, um «certificate of incumbency».
Quando uma Sociedade Estónia Necessita de Um
Os pedidos provêm quase sempre de fora da Estónia: um banco estrangeiro ou instituição de pagamento que abre uma conta, um marketplace ou exchange de criptoativos que integra um comerciante, advogados que realizam uma verificação know-your-customer (KYC), ou um notário no estrangeiro que trata de uma operação imobiliária ou de participações sociais.
Uma ficha de registo do e-Business Register é frequentemente suficiente, sobretudo com uma apostila. Contudo, algumas equipas de compliance insistem num documento com o título «Certificate of Incumbency» e assinado por um profissional regulado, não aceitando em alternativa uma impressão do registo.
Porque as Autoridades Estónias Não o Emitem
O Registo Comercial estónio (Äriregister) emite fichas e extratos de registo, não certificados, enquanto um notário certifica assinaturas e cópias. Uma OÜ estónia não tem secretário da sociedade nem agente registado, pelo que a pessoa que normalmente assina um certificado de vigência não existe neste caso.
O que existe é um prestador licenciado de serviços fiduciários e societários (TCSP). Ao abrigo da Lei de Prevenção do Branqueamento de Capitais e do Financiamento do Terrorismo, esses prestadores detêm uma licença da Financial Intelligence Unit (FIU) e trabalham sob a sua supervisão. Um certificado de vigência emitido em nome próprio por um TCSP licenciado é o equivalente estónio mais próximo do que um banco estrangeiro espera e, até agora, nenhum dos nossos foi recusado.
O que Contém o Nosso Certificado de Vigência
Emitimos o certificado em papel timbrado da Eesti Firma, indicando o nosso código de registo e número de licença FIU, e confirmamos o seguinte relativamente à sua sociedade:
| Elemento | O que confirma |
|---|---|
| Denominação, código de registo, data de registo, forma jurídica | Os dados exatos da sociedade conforme registados no Registo Comercial estónio (Äriregister), e que se trata de uma sociedade estónia por quotas (OÜ) |
| Capital social | O montante e se foi realizado |
| Exercício financeiro | Normalmente, de 1 de janeiro a 31 de dezembro |
| Situação | Que a sociedade está inscrita no registo e se encontra em situação jurídica regular |
| Dívida fiscal | Que a sociedade não tem dívida fiscal na data do certificado, segundo a Autoridade Tributária e Aduaneira (EMTA) |
| Gerência e sócios | Cada membro da gerência e sócio, com os respetivos dados de identificação |
Antes de assinar, verificamos a sociedade no Registo Comercial estónio (Äriregister), na consulta de dívida fiscal da EMTA e noutras fontes oficiais. O certificado indica a data da verificação, sendo assinado e selado por um advogado e membro da gerência da Eesti Firma. Se o destinatário o exigir, um notário pode certificar a assinatura. A apostila é uma questão distinta: destina-se a documentos públicos, pelo que um certificado privado como este não pode receber apostila diretamente. Se o destinatário insistir numa, uma ficha de registo com apostila é a melhor via.
Como Encomendar
Envie-nos a denominação da sociedade e indique quem receberá o certificado e se necessita de assinatura reconhecida por notário. O certificado custa €100 e, com dados de registo atualizados, fica pronto no prazo de um dia útil. Se o registo estiver desatualizado, por exemplo, se um membro da gerência já tiver saído, indicaremos primeiro o que deve ser corrigido.
Perguntas Frequentes
Não. O registo emite fichas e extratos de registo, que frequentemente satisfazem um destinatário estrangeiro. Quando o destinatário insiste num documento denominado certificado de vigência, este é emitido por um prestador de serviços licenciado.
Não tem prazo de validade fixo: reflete o registo na data de emissão. A maioria dos destinatários pretende um documento emitido nos últimos meses, pelo que deverá confirmar o respetivo requisito antes de encomendar.
Encomendar Documentos Societários para a sua Sociedade Estónia
Se necessitar de um certificado de vigência ou de outros documentos societários para a sua sociedade estónia, podemos prepará-los. E, se a sociedade ainda não existir, podemos começar pela constituição de sociedade na Estónia.
