Sem cartão e-Residency válido? O seu relatório e contas anuais estónio pode ainda ser entregue

Em cada época de reporte, os e-residents fazem-nos a mesma pergunta: «O meu cartão de e-Residency já não funciona, então como apresento o relatório e contas anuais?» É uma preocupação legítima, pois quase todos os serviços eletrónicos da Estónia funcionam com assinatura digital. Ainda assim, a falta de um cartão é um problema prático, não jurídico, e existe uma solução bem estabelecida.

Quando não é possível assinar com o cartão de e-Residency

• O cartão expirou. Os respetivos certificados deixam de funcionar, e a emissão e recolha de um cartão de e-Residency de substituição demora tempo, por vezes mais do que o disponível até ao prazo.
• O cartão foi perdido, roubado ou bloqueado. Quando os seus certificados são suspensos, deixa de ser possível assinar com ele.
• Nunca teve um. Por exemplo, a sua empresa foi constituída sem e-Residency e não dispõe de qualquer ID digital estónio.

Relatório e contas anuais sem cartão de e-Residency: o que muda

Normalmente, o membro do órgão de administração inicia sessão no e-Business Register com o seu cartão, concede ao contabilista acesso ao relatório da empresa e, quando o relatório está pronto, assina-o digitalmente. Sem um cartão funcional, nenhum dos passos é possível: não pode conceder acesso a ninguém nem assinar online.

Isso não é um beco sem saída. O nosso contabilista prepara simplesmente o relatório e contas anuais fora do portal, em PDF, elaborado de acordo com as normas contabilísticas estónias. Depois de o cliente o assinar, tratamos da apresentação. Por outras palavras, «sem cartão» não significa «sem relatório»; o relatório chega apenas ao registo por uma via diferente.

Como o relatório é apresentado através de um notário

Quando um relatório não pode ser assinado e submetido eletronicamente, o próprio registo encaminha as empresas para um notário estónio, que apresenta o relatório em nome da empresa. Consoante o local onde o cliente se encontra e o que o notário aceita, existem três formas de assinar:

• Num cartório notarial. O membro do órgão de administração assina o relatório presencialmente, e o notário envia-o ao registo.
• Por procuração. O membro do órgão de administração autoriza-nos a tratar da apresentação no cartório notarial, pelo que não é necessário viajar para a Estónia.
• Em papel, por correio. O membro do órgão de administração assina à mão o relatório impresso e envia-no-lo por correio. Em seguida, entregamo-lo a um notário que aceita relatórios assinados à mão. Esta é frequentemente a opção mais simples.

O cliente não precisa de determinar qual a opção mais adequada: recomendaremos uma com base na sua situação.

Passo a passo: do PDF ao relatório apresentado

1. O cliente informa-nos de que o seu cartão não pode ser utilizado e envia-nos os seus documentos contabilísticos.
2. O nosso contabilista prepara o relatório e contas anuais em PDF.
3. O cliente realiza apenas uma ação: assinar num cartório notarial, conceder-nos uma procuração ou assinar o relatório em papel e enviá-lo por correio.
4. Organizamos a apresentação com o notário e informamo-lo logo que o relatório conste do registo.

O prazo do relatório e contas anuais é o mesmo, com ou sem cartão funcional, e os documentos enviados por correio demoram a chegar. Quanto mais cedo entrar em contacto, menor será a urgência.

Cartão expirado? Tratamos da apresentação através de notário

Independentemente do que tenha acontecido ao seu cartão, o seu relatório e contas anuais será apresentado. Preparamos o relatório, tratamos do notário e confirmamos o resultado; o cliente só precisa de assinar. Consulte o que inclui o nosso serviço de relatório e contas anuais ou envie-nos uma breve mensagem a descrever a sua situação.

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Perguntas frequentes