Resposta rápida
O VIES (VAT Information Exchange System) é a ferramenta online gratuita da Comissão Europeia para verificar se um número de IVA estónio (KMKR) da UE é válido para operações transfronteiriças. Selecione o país, introduza o ID de IVA sem o prefixo do país, acrescente o seu próprio número de IVA estónio (KMKR) e envie. Se o resultado for «válido», guarde o número de consulta: é a prova de que verificou o cliente antes de aplicar IVA a 0%.
Uma consulta de número de IVA estónio (KMKR) no VIES não é uma pesquisa numa base de dados central. A ferramenta encaminha o pedido em tempo real para o registo nacional de IVA do Estado-Membro selecionado e apresenta a resposta, pelo que alguns países devolvem o nome e a morada da empresa, enquanto outros apenas confirmam o estado do registo para efeitos de IVA. A consulta é gratuita, demora menos de um minuto e não exige conta nem início de sessão.
Como verificar um número de IVA da UE no VIES: passo a passo
- Abra a página de validação de número de IVA do VIES no sítio da Comissão Europeia.
- Selecione o Estado-Membro. Note que a Grécia surge como «EL», e não «GR», e que a Irlanda do Norte utiliza o prefixo «XI» apenas para bens.
- Introduza o número de IVA estónio (KMKR) sem o código do país e sem espaços, pontos ou hífenes. Para DE 123 456 789, introduza apenas 123456789.
- Introduza o seu próprio número de IVA estónio (KMKR) nos campos «Requester». É opcional, mas sem ele não receberá um número de consulta.
- Envie e leia o resultado. O VIES devolve «Valid» ou «Invalid», a data e hora da consulta e, quando o país o disponibiliza, o nome registado e a morada do operador.
- Guarde a confirmação juntamente com a fatura ou no seu sistema de contabilidade.
Como interpretar um resultado de validação de número de IVA no VIES
| Resultado | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Válido | O número de IVA estónio (KMKR) está registado para operações intracomunitárias no momento da consulta. | Compare o nome e a morada devolvidos com a encomenda do cliente. Um número válido pertencente a outra empresa é um sinal de alerta, não uma autorização. |
| Inválido | O número não existe, não foi ativado para operações intracomunitárias, ou o registo ainda não está concluído. | Não aplique IVA a 0% nem a autoliquidação. Peça ao cliente que resolva a situação junto da respetiva administração fiscal e verifique novamente antes de faturar. |
| Serviço do Estado-Membro indisponível | A base de dados nacional está temporariamente indisponível — trata-se de um erro técnico, não de uma decisão sobre o número. | Tente novamente mais tarde e guarde uma nota da tentativa. |
O VIES indica «Invalid», mas o ID de IVA está correto: causas comuns
Um resultado «Invalid» nem sempre significa que o número de registo para efeitos de IVA seja falso. As causas comuns são erro de digitação, número cancelado, um registo muito recente que ainda não chegou ao VIES, ou um cliente em Espanha ou Itália que não concluiu o registo separado para comércio intracomunitário. Os clientes alemães indicam por vezes o seu número fiscal nacional em vez do número de identificação de IVA DE.
O número de consulta VIES e a frequência de nova verificação
O número de consulta é uma referência única emitida pelo VIES quando inclui o seu próprio número de IVA estónio (KMKR) no pedido. Regista que foi efetuada uma validação, quando foi realizada e qual foi o resultado. Como o VIES apresenta apenas o estado atual e não guarda histórico, os números de consulta guardados são a única prova de que o número de IVA estónio (KMKR) de um cliente era válido na data da fatura.
Verifique novos clientes antes da primeira fatura, volte a verificar os existentes periodicamente e sempre antes de uma encomenda invulgarmente elevada. Se utilizar software de contabilidade ou faturação, o VIES também disponibiliza uma API gratuita, pelo que a validação do ID de IVA pode ser executada automaticamente no momento da faturação.
Porque importa verificar o número de IVA: o custo de um ID de IVA inválido
Quando uma empresa vende bens ou serviços a uma empresa registada para IVA noutro país da UE, geralmente não cobra IVA nacional: os bens são tributados a 0% como transmissão intracomunitária, e a maioria dos serviços B2B transfronteiriços está sujeita à autoliquidação. Ambos os tratamentos dependem de o cliente deter um ID de IVA da UE válido e, no caso dos bens, esta é uma condição material segundo as regras de IVA da UE: sem um número válido de outro Estado-Membro, a isenção não se aplica.
O risco recai inteiramente sobre o vendedor. Se emitir uma fatura com IVA a 0% e o número do cliente se revelar posteriormente inválido, a administração fiscal pode tratar a venda como uma operação tributável nacional e liquidar IVA à taxa nacional do vendedor — 24% na Estónia — acrescido de juros e, em casos graves, sanções. Raramente é realista recuperar esse montante junto do cliente meses depois, pelo que o imposto sai da margem. Um ID de IVA inválido também torna a fatura defeituosa, o que pode impedir a dedução do IVA suportado pelo cliente. Uma consulta VIES de um minuto, com o número de consulta guardado, elimina quase toda essa exposição.
VIES vs. ferramentas nacionais de pesquisa de números de IVA
O VIES abrange os 27 Estados-Membros da UE e a Irlanda do Norte, confirmando apenas se um número é válido para comércio intracomunitário. A maioria das administrações fiscais nacionais também disponibiliza a sua própria pesquisa de número de IVA para fins internos, que é frequentemente mais rápida e por vezes mostra mais detalhes do que uma consulta VIES. Na Estónia, por exemplo, o Tax and Customs Board disponibiliza uma pesquisa de número de IVA estónio que devolve o nome do sujeito passivo, o código de registo e a data de registo para qualquer número EE (EE seguido de nove algarismos). Para uma empresa estónia que necessite do seu próprio número de IVA estónio (KMKR), consulte o nosso guia sobre registo para efeitos de IVA na Estónia.
Apoio à conformidade de IVA para empresas estónias
Como parte do nosso serviço de contabilidade, a Eesti Firma verifica contrapartes no VIES, prepara declarações de IVA e a EC Sales List (form VD), e mantém os documentos comprovativos organizados. Se pretender que assumamos a conformidade de IVA da sua empresa estónia, envie-nos um pedido e responderemos com uma proposta.
Perguntas frequentes
Sim. Tanto o formulário web como a API são disponibilizados gratuitamente pela Comissão Europeia.
Não. O VIES funciona apenas a partir do próprio número. Para encontrar o número de IVA de uma empresa, peça-o ao cliente ou consulte as suas faturas ou sítio web e depois valide o número no VIES.
Os números da Grã-Bretanha (prefixo GB) não constam do VIES; utilize antes o serviço «Check a UK VAT number» da HMRC. Apenas os números da Irlanda do Norte com o prefixo XI estão incluídos no VIES, e apenas para bens.
Não. Alguns Estados-Membros, como a Alemanha e Espanha, não divulgam nomes e moradas através do VIES. Nesses casos, confirme os dados diretamente com o cliente.
Antes da primeira fatura, depois em intervalos regulares (muitas empresas voltam a verificar trimestralmente) e sempre antes de uma encomenda grande ou invulgar. Guarde o número de consulta de cada verificação.
