Ako prijať prvého zamestnanca v Estónsku: zmluva, register zamestnanosti a prvá mzda

Doteraz vaša spoločnosť pravdepodobne vyplácala len jednu osobu: vás ako člena štatutárneho orgánu (juhatus). Prvý zamestnanec to mení. Na vyplácanie odmeny vám ako členovi štatutárneho orgánu stačí uznesenie spoločníkov. Mzda prináša pracovné právo: písomnú zmluvu, minimálnu mzdu, platenú dovolenku a register zamestnanosti, ktorý musí osobu evidovať pred jej prvou hodinou práce. Nič z toho nie je zložité a všetko sa vybavuje online; dôležité je poradie. Tento sprievodca krok za krokom vysvetľuje prijatie prvého zamestnanca v Estónsku zakladateľovi, ktorý tu ešte nikdy nebol zamestnávateľom. Týka sa zamestnanca pracujúceho v Estónsku.

Kto sa považuje za zamestnanca

Nasledujúce pravidlá sa vzťahujú na osobu, ktorá pracuje pre vašu spoločnosť pod jej vedením, v určenom čase a s jej nástrojmi. Ide o zamestnanca bez ohľadu na názov zmluvy. Odborník, ktorý vlastným spôsobom a na vlastné riziko dodá vymedzený výsledok, je dodávateľ na základe zmluvy o poskytovaní služieb. Dodávateľ nemá minimálnu mzdu ani platenú dovolenku, hoci spoločnosť stále platí dane zo mzdy z odmeny, ak je dodávateľ fyzickou osobou. Osoba riadiaca spoločnosť je členom štatutárneho orgánu a odmeňuje sa na základe zmluvy s členom štatutárneho orgánu, nie pracovnej zmluvy.

Opakovane sa vyskytujú dve chyby. Prvou je vyplácanie faktúr de facto zamestnancovi alebo prostredníctvom jeho vlastnej spoločnosti s cieľom ušetriť na sociálnej dani; Daňový a colný úrad takéto usporiadania prekvalifikuje a náš sprievodca k skrytým pracovnoprávnym vzťahom vysvetľuje kritériá, ktoré uplatňujú súdy. Druhou je vyplácanie samotného zakladateľa na základe pracovnej zmluvy. Popri úlohe v štatutárnom orgáne možno na pracovnú zmluvu zaradiť len prácu jasne oddelenú od riadenia, napríklad prácu vývojára na produkte spoločnosti.

Prijatie zamestnanca v Estónsku krok za krokom

Estónsko nemá samostatnú registráciu zamestnávateľa. Vaša spoločnosť sa stane zamestnávateľom okamihom prvého zápisu do registra zamestnanosti a podania prvého mzdového priznania. Nasledujúce kroky sú v poradí, v akom ich potrebujete vykonať.

1. Zhromaždite údaje zamestnanca. Potrebujete jeho celé meno, estónske osobné identifikačné číslo (isikukood, 11-miestne číslo, ktoré má každý rezident), adresu bydliska a bankový účet. Cudzinec bez osobného kódu oň požiada na Policajnom a pohraničnom úrade alebo na úrade miestnej samosprávy.
2. Podpíšte písomnú pracovnú zmluvu. Employment Contracts Act vyžaduje písomnú zmluvu; jedinou výnimkou je práca, ktorá netrvá dlhšie ako dva týždne. Možno ju podpísať digitálne alebo na papieri, v akomkoľvek jazyku, ktorému obaja rozumiete, a spoločnosť ju uchováva desať rokov po jej skončení. Povinný obsah je uvedený v nasledujúcej časti.
3. Zaregistrujte zamestnanca v registri zamestnanosti pred začatím práce. Toto je krok, v ktorom sa zakladatelia mýlia najčastejšie, a je s ním spojená pokuta. Zápis sa vykonáva v e-MTA, samoobslužnom portáli Daňového a colného úradu, a registru je venovaná samostatná časť nižšie.
4. Prevezmite žiadosť o nezdaniteľný príjem. Zamestnávateľ môže pred zrazením dane z príjmu odpočítať mesačnú základnú úľavu 700 € len vtedy, ak zamestnanec predložil písomnú žiadosť. Bez nej sa daň z príjmu zráža z celej mzdy.
5. Uveďte bezpečnostnú dokumentáciu do poriadku. Každý zamestnávateľ aspoň s jedným zamestnancom musí mať posúdenie rizík pracovného prostredia zapísané v samoobslužnom systéme Inšpektorátu práce a pred začatím práce poučiť zamestnanca o bezpečnosti. Ak posúdenie preukáže rizikové faktory, pričom pravidelná práca pri obrazovke sa započítava, zamestnanec absolvuje lekársku prehliadku aj do štyroch mesiacov od dátumu nástupu. Pri kancelárskej práci ide o krátky úkon.
6. Spracujte prvú mzdu. Mzdu vyplácajte najmenej raz mesačne v deň uvedený v zmluve, pričom zrazíte daň z príjmu, poistenie v nezamestnanosti a, ak zamestnanec vstúpil do kapitalizačného dôchodkového systému, jeho dôchodkový príspevok. Do 10. dňa nasledujúceho mesiaca spoločnosť podá TSD, mesačné priznanie pokrývajúce všetky dane zo mzdy, a zaplatí ich Daňovému a colnému úradu.

Čo musí obsahovať pracovná zmluva

Employment Contracts Act (töölepingu seadus, TLS) uvádza údaje, ktoré musí obsahovať každá písomná pracovná zmluva. Uvádza zmluvné strany, dátum nástupu, prácu a jej názov aj miesto výkonu práce. Obsahuje hrubú mzdu spolu s výplatným dňom a spôsobom platby, pracovný čas, dĺžku ročnej dovolenky a skúšobnej doby aj výpovedné lehoty pri skončení zmluvy.

Pred vyplnením týchto údajov je užitočné poznať niekoľko predvolených pravidiel. Práca na plný úväzok predstavuje 40 hodín týždenne a ročná dovolenka je najmenej 28 kalendárnych dní. Zákon predpokladá štvormesačnú skúšobnú dobu, ak sa nedohodnete na kratšej alebo žiadnej, a počas skúšobnej doby môže ktorákoľvek strana ukončiť zmluvu s výpovednou lehotou 15 kalendárnych dní. Mzda sa dohodne v hrubej výške a pri práci na plný úväzok nemôže byť nižšia ako vnútroštátna minimálna mzda, ktorú vláda stanovuje nariadením a ktorá je 946 € mesačne.

Registrácia zamestnanca v registri zamestnanosti (TÖR)

Register zamestnania (töötamise register, TÖR) je databáza vedená Tax and Customs Board, do ktorej každý zamestnávateľ zaznamenáva, kto preň pracuje, na akom základe a od ktorého dátumu. Tento záznam štát používa na určenie nárokov zamestnanca na zdravotné poistenie, poistenie v nezamestnanosti a dôchodok. Preto zákon vyžaduje, aby bol vykonaný pred začatím práce, nie až po prvom výplatnom dni. Podľa Taxation Act musí byť zamestnanie zaregistrované najneskôr v okamihu, keď zamestnanec začne pracovať. Spoločnosti, ktorá tak neurobí alebo to urobí neskoro, hrozí pokuta až do výšky €3 200.

Pri pracovnej zmluve register vyžaduje šesť údajov: osobný kód zamestnanca, druh zamestnania, dátum začatia, pracovnú pozíciu, adresu výkonu práce a rozsah pracovného času (1,0 pre plný úväzok, 0,5 pre polovičný úväzok a podobne). Člen štatutárneho orgánu sa prihlási do e-MTA estónskym občianskym preukazom, kartou e-Residency, Mobile-ID alebo Smart-ID a údaje buď zadá, alebo udelí účtovníkovi oprávnenie ich zadať; naši účtovníci robia zápisy klientom v rámci spracovania miezd. Portál má anglické rozhranie, zápis trvá niekoľko minút a možno ho vykonať vopred s budúcim dátumom začatia. Ak sa nikto nemôže včas dostať do portálu, je povolená zjednodušená registrácia telefonicky alebo textovou správou, ktorú treba dokončiť v e-MTA do siedmich dní.

Zápis zároveň začína verejné zdravotné poistenie zamestnanca. Osobe, ktorá ešte nie je poistená, krytie začína po uplynutí 14-dňovej čakacej lehoty od dátumu začatia v registri a pokračuje dva mesiace po dátume skončenia uvedenom pri ukončení.

Koľko stojí váš prvý zamestnanec

Mzda v zmluve nie je ani suma, ktorú zamestnanec dostane, ani suma, ktorú spoločnosť zaplatí. Okrem hrubej mzdy spoločnosť platí 33 % sociálnu daň a 0,8 % poistenie v nezamestnanosti, takže náklad zamestnávateľa je hrubá mzda vynásobená 1,338. Z hrubej mzdy zráža 22 % daň z príjmu po základnej úľave 700 €, 1,6 % poistenie v nezamestnanosti a dôchodkový príspevok zamestnanca vo výške 2 %, 4 % alebo 6 %.

Jedno pravidlo sa týka zamestnancov na čiastočný úväzok. Sociálna daň sa účtuje najmenej zo štátom stanovenej mesačnej základne 886 €, preto spoločnosť platí za každého zamestnanca minimálne 292,38 € mesačne na sociálnej dani, aj keď je mzda nižšia. Dôchodcovia, študenti a niekoľko ďalších skupín sú z tohto minima vyňatí. Úplný výpočet a mesačný cyklus TSD nájdete v našom sprievodcovi k daním zo mzdy v Estónsku.

Prijatie zahraničného zamestnanca v Estónsku

Estónske pracovné právo sa na zahraničného zamestnanca pracujúceho v Estónsku uplatňuje rovnako ako na estónskeho, preto sú zmluva, register zamestnanosti aj dane rovnaké. Líši sa právo pracovať, ktoré závisí od štátneho občianstva zamestnanca.

Krátkodobé zamestnanie možno zaregistrovať najviac na 365 dní v období 455 dní; pri dlhšom zamestnaní je potrebné povolenie na pobyt, na ktoré zamestnávateľ zvyčajne najprv získa súhlas Unemployment Insurance Fund. Police and Border Guard Board zverejňuje podmienky oboch postupov. Iným prípadom je zamestnanec, ktorý pre vašu spoločnosť pracuje z inej krajiny. Jeho mzda sa zdaňuje tam, kde sa práca vykonáva, a náš sprievodca vyplácaním vzdialených pracovníkov v zahraničí vysvetľuje, čo to znamená pre spoločnosť.

Prijatie prvého zamestnanca s Eesti Firma

Pri prvom prijatí mnohí zakladatelia prestávajú viesť vlastné účtovníctvo: spracovanie miezd pridáva mesačnú lehotu a register, ktorý musí byť správny pred prvým dňom. Naši účtovníci zaregistrujú zamestnanca v registri zamestnanosti, nastavia zrážky, každý mesiac vypočítajú čistú mzdu a náklad zamestnávateľa a podajú TSD. Náš právny tím pripraví pracovnú zmluvu, podľa potreby v angličtine aj estónčine, a vybaví registráciu krátkodobého zamestnania pri prijatí mimo EÚ.

Odoslať žiadosť

Často kladené otázky