Kako registrirati podjetje v Evropi: postopek po korakih

Evropski poslovni register ne obstaja. Registracija podjetja v Evropi vedno pomeni vložitev pri enem nacionalnem poslovnem registru po pravu te države — po vpisu pa lahko družba posluje na celotnem enotnem trgu.

Ta vodnik obravnava postopek, ne ciljne države: kako korak za korakom ustanoviti podjetje v EU — kaj register zahteva, v kakšnem zaporedju, kako ustanovitvene dokumente podpiše oseba, ki nikoli ne sede na letalo, in kaj vpis spremeni. Izbira med državami je ločeno vprašanje, ki ga obravnavamo v primerjavi kje ustanoviti podjetje v Evropi.

Kaj registracija podjetja v Evropi dejansko pomeni

Pravno dejanje je omejeno in natančno: uradni organ pregleda vlogo ter v javni register vpiše novo pravno osebo. Pred vpisom družba ne obstaja — podpisan akt o ustanovitvi, vplačan vložek in dogovorjeno ime sami po sebi ne ustvarijo ničesar.

Prav zato registri vloge zavrnejo, namesto da bi se o njih pogajali: uradnik preverja dokumentacijo glede na zakon, ne poslovanja, ki stoji za njo. Vpis ustvari registrsko številko in javni podatek o tem, kdo vodi družbo — podatek, ki ga preveri vsaka pogodbena stranka in nadzorni organ.

Dokumenti in podatki, ki jih zahteva poslovni register

Zahteve za registracijo se med poslovnimi registri razlikujejo, vendar je dokumentacija presenetljivo enotna: skoraj vsaka evropska ustanovitev temelji na istih osmih podatkih.

Koraki registracije: od preverjanja imena do vpisa

Vrstni red je pomemben: koraki so odvisni drug od drugega, napačno zaporedje pa stane tedne.

1. Določite državo in pravno obliko. Od tega so odvisni dokumenti, način podpisovanja in pravila o kapitalu.
2. Ugotovite, kako boste podpisovali. Priznana elektronska identiteta, osebna navzočnost ali pooblastilo — za ustanovitelja v tujini je to postavka z najdaljšim rokom.
3. Preverite ime. Pred pripravo dokumentov ga preverite v registru, saj zavrnjeno ime razveljavi vsak dokument, ki ga vsebuje.
4. Pripravite in podpišite ustanovitvene dokumente. Družbena pogodba in sklep ustanoviteljev se podpišeta v obliki, ki jo država priznava.
5. Uredite registrirani naslov in kapital. Oboje mora biti dokazano v obliki, ki jo register sprejme — ta ni vedno samoumevna.
6. Vložite vlogo in počakajte na pregled. Register preveri dokumentacijo, lahko zahteva dopolnitve, nato opravi vpis in izda registrsko številko.

Koraki od tretjega do petega lahko potekajo vzporedno; prvi in drugi ne moreta. Če želite, da celotno ustanovitev uredimo od začetka do konca, je temu namenjena naša storitev ustanavljanja podjetij v Evropi.

Kako iz tujine podpisati ustanovitvene dokumente

Ta korak odloča, ali bo postopek za ustanovitelja nerezidenta nemoten ali počasen. Pravo EU o družbah zdaj zahteva, da države članice omogočijo vsaj popolnoma spletno ustanovitev družbe z omejeno odgovornostjo brez osebne navzočnosti ustanoviteljev pred katerim koli organom — direktive o pravu družb določajo ta minimum, čeprav ga države izpolnjujejo različno.

Obstajajo tri možnosti.

• Elektronska identiteta. Digitalna identiteta, priznana v zadevni državi, se uporablja za kvalificirani elektronski podpis — najhitrejši način spletne registracije podjetja, čeprav priznanje ni samodejno.
• Osebna navzočnost. Podpis pred pristojnim uradnikom v sami državi. Je počasnejši in dražji, vendar razreši vsa vprašanja glede oblike dokumentov.
• Pooblastilo. Zastopnik podpiše v vašem imenu. Dokument se običajno notarsko overi v državi vašega prebivališča, legalizira — največkrat z apostilom — ter prevede pri sodnem tolmaču, preden velja v tujini.

Pri pooblastilu najpogosteje pride do zapletov iz enega razloga: sestavljeno je preozko. Zastopnik, pooblaščen za »registracijo podjetja«, morda ne bo mogel odpreti računa za kapital, podpisati pogodbe o naslovu ali odgovoriti na vprašanja registra. Pooblastilo mora zajemati celotno verigo dejanj, zato se pripravi skupaj z drugimi korporacijskimi dokumenti, ne prenese pa se z interneta.

Prve obveznosti nove družbe

Z vpisom se za novo družbo začnejo obveznosti — štiri hkrati.

• Podatki postanejo javni. Registrska številka, direktorji in družbena pogodba postanejo iskani v poslovnem registru; prijaviti je treba tudi vsako poznejšo spremembo.
• Prijavijo se dejanski lastniki. Običajno gre za ločeno prijavo z lastnim rokom; neizpolnitev je pogost razlog, da družba izgubi urejen status.
• Knjigovodstvo se začne takoj. Obveznost nastane s prvo transakcijo, ne s prvim računom, zato se računovodstvo uredi hkrati z registracijo.
• Davčne in plačilne ureditve so ločene. Registracija za posamezne davke je samostojna vloga, račun pri finančni ustanovi pa je odvisen od presoje ponudnika.

Kako se to breme občuti iz meseca v mesec, je odvisno od države, v kateri ste vložili vlogo — to je vprašanje vodenja podjetja, ne njegove ustanovitve, ki ga obravnava naš vodnik o poslovanju v Evropi.

Kje se evropske vloge zataknejo

Registri redko dokončno zavrnejo vlogo: postopek ustavijo, nekaj zahtevajo in čakajo. Zamuda je skoraj vedno v dokumentaciji, ne v registru. To so ponavljajoči se razlogi.

• Ime, ki je preveč podobno obstoječemu, odkrito po pripravi dokumentov.
• Opis dejavnosti, tako širok, da se zdi, da zajema dejavnost, za katero je potrebno dovoljenje.
• Dokumenti iz držav zunaj EU brez apostila ali sodnega prevoda.
• Elektronski podpis, veljaven doma, vendar ga prejemni register ne priznava.
• Dokazilo o kapitalskem vložku v obliki, ki je register ne sprejema.
• Družbenik, ki je pravna oseba in katerega lastniške verige ni mogoče dokumentirati do fizičnih oseb.
• Pooblastilo, ki ne zajema vseh dejanj, ki jih mora opraviti zastopnik.

Vsakega od njih je poceni preprečiti in drago odpraviti, ko je vloga že vložena.

Kako lahko pomaga Eesti Firma

Eesti Firma je licencirani estonski ponudnik storitev za sklade in družbe. Mednarodnim ustanoviteljem pripravljamo in vlagamo evropske registracije: ustanovitvene dokumente, način podpisovanja, primeren za vaš primer, registrirani naslov in prijavo dejanskih lastnikov.

Povejte nam, kje želite vložiti vlogo, in pripravili bomo paket — ali opišite dejavnost, mi pa bomo jasno povedali, katera pot je izvedljiva.

Pošljite povpraševanje

Pogosto zastavljena vprašanja