Kratek odgovor
Potrdilo o aktualnem stanju potrjuje, kdo trenutno vodi in ima v lasti družbo. Izvira iz držav common law, noben estonski organ pa ga ne izdaja. Eesti Firma lahko kot licencirani trust and company service provider izda potrdilo o aktualnem stanju za vašo estonsko družbo v svojem imenu. Pred izdajo družbo preverimo v poslovnem registru in drugih uradnih virih.
Kaj je potrdilo o aktualnem stanju
Potrdilo o aktualnem stanju navaja, kdo na določen datum opravlja funkcijo v družbi: direktorji, družbeniki in, kadar je relevantno, tajnik družbe. V Združenem kraljestvu, na Cipru, v Hongkongu, na Britanskih Deviških otokih in drugih jurisdikcijah common law ga podpiše tajnik družbe ali registrirani zastopnik, banke pa ga obravnavajo kot dokaz, kdo sme delovati v imenu družbe.
Estonska zakonodaja takšnega dokumenta ne pozna. Isti podatki so javno dostopni v e-Business Register, zato estonska banka podjetje preprosto poišče. Težave nastanejo, ko kontrolni seznam tujega nasprotnega partnerja poimensko zahteva „certificate of incumbency“.
Kdaj ga estonska družba potrebuje
Zahteve skoraj vedno prihajajo izven Estonije: od tuje banke ali plačilne institucije, ki odpira račun, spletne tržnice ali kriptomenjalnice, ki vključuje trgovca, odvetnikov, ki izvajajo preverjanje KYC, ali notarja v tujini, ki obravnava nepremičninski ali deležniški posel.
Izpisek iz e-poslovnega registra pogosto zadostuje, zlasti z apostilo. Toda nekatere ekipe za skladnost vztrajajo pri dokumentu z naslovom „Potrdilo o aktualnem stanju“, ki ga podpiše regulirani strokovnjak, in namesto njega ne sprejmejo izpisa registra.
Zakaj ga estonski organi ne izdajajo
Poslovni register izdaja registrske kartice in izpiske, ne potrdil, notar pa overja podpise in kopije. Estonski OÜ nima tajnika družbe ali registriranega zastopnika, zato oseba, ki običajno podpiše potrdilo o aktualnem stanju, tukaj ne obstaja.
Obstaja pa licencirani trust and company service provider (TCSP). V skladu z Zakonom o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma imajo takšni ponudniki dovoljenje Financial Intelligence Unit (FIU) in delujejo pod njegovim nadzorom. Potrdilo o aktualnem stanju, ki ga licencirani TCSP izda v svojem imenu, je najbližji estonski ekvivalent temu, kar pričakuje tuja banka, in doslej nobeno od naših ni bilo zavrnjeno.
Kaj vsebuje naše potrdilo o aktualnem stanju
Potrdilo izdamo na dopisnem papirju Eesti Firma, navedemo svojo registrsko kodo in številko dovoljenja FIU ter za vašo družbo potrdimo naslednje:
| Postavka | Kaj potrjuje |
|---|---|
| Ime, registrska koda, datum registracije, pravna oblika | Točne podatke družbe, kot so vpisani v poslovnem registru, in da gre za estonsko družbo z omejeno odgovornostjo (OÜ) |
| Osnovni kapital | Znesek in ali je bil vplačan |
| Poslovno leto | Običajno od 1. januarja do 31. decembra |
| Status | Da je družba vpisana v register in ima urejen pravni status |
| Davčni dolg | Da družba na datum potrdila nima davčnega dolga po podatkih Maksu- ja Tolliamet (EMTA) |
| Poslovodstvo in družbeniki | Vsakega člana poslovodstva in družbenika z njegovimi identifikacijskimi podatki |
Pred podpisom družbo preverimo v poslovnem registru, poizvedbi EMTA o davčnem dolgu in drugih uradnih virih. Potrdilo navaja datum preveritve, podpiše in zapečati pa ga odvetnik in član poslovodstva Eesti Firma. Če prejemnik to zahteva, lahko notar overi podpis. Apostila je druga zadeva: namenjena je javnim dokumentom, zato zasebnega potrdila, kot je to, ni mogoče neposredno opremiti z apostilo. Če prejemnik pri njej vztraja, je primernejša pot registrska kartica z apostilo.
Kako naročiti
Pošljite nam ime družbe ter povejte, kdo bo prejel potrdilo in ali potrebuje notarsko overjen podpis. Potrdilo stane €100 in je ob ažurnih podatkih registra pripravljeno v enem delovnem dnevu. Če register ni posodobljen, na primer ker je član poslovodstva že odstopil, vam bomo povedali, kaj je treba najprej urediti.
Pogosto zastavljena vprašanja
Ne. Register izdaja registrske kartice in izpiske, ki pogosto ustrezajo tujemu prejemniku. Kadar prejemnik vztraja pri dokumentu, imenovanem potrdilo o aktualnem stanju, ga izda licencirani ponudnik storitev.
Nima določene veljavnosti: odraža stanje v registru na datum izdaje. Večina prejemnikov želi dokument, izdan v zadnjih nekaj mesecih, zato pred naročilom preverite njihovo zahtevo.
Naročanje korporativnih dokumentov za vašo estonsko družbo
Če potrebujete potrdilo o aktualnem stanju ali druge korporativne dokumente za vašo estonsko družbo, jih lahko pripravimo. Če družba še ne obstaja, lahko začnemo z ustanovitvijo družbe v Estoniji.
