Kontakt osoba u Estoniji za nerezidentne kompanije

Kontakt osoba u Estoniji: prijem službenih dokumenata u vaše ime

Zašto vaša kompanija u Estoniji mora da imenuje lokalnu kontakt osobu: objašnjenje ključnih zakonskih zahteva

Od 2018. godine od estonskih kompanija čija je registrovana adresa u inostranstvu očekuje se da imenuju lokalnu kontakt osobu, upisanu u Poslovni registar, radi prijema službenih dokumenata i obaveštenja. Nakon reforme iz 2023. godine to više nije strogo obavezno u svakom slučaju, ali se i dalje snažno preporučuje. U nastavku objašnjavamo šta usluga obuhvata, kada je potrebna, šta kontakt osoba sme, a šta ne sme da radi, ko može da obavlja tu ulogu i koliko usluga košta.

• Upisana u Poslovni registar kao vaša zvanična kontakt osoba

• Prijem procesnih dokumenata i izjava volje

• Pravno važeća adresa za dostavu za vašu kompaniju u Estoniji

• Uslugu pruža licencirani TCSP pod nadzorom FIU (FIU000144)

• Obezbeđuje da kompanija kojom se upravlja na daljinu bude u potpunosti usklađena sa Zakonom o privrednim društvima

• Fiksna godišnja naknada bez skrivenih troškova

Naručite uslugu kontakt osobe

Kontakt osoba u Estoniji: ključne činjenice

Kratak pregled za direktore nerezidente i e-rezidente.

Šta je kontakt osoba u Estoniji?

Institucija kontakt osobe uvedena je zato što estonske kompanije mogu imati registrovanu adresu u inostranstvu i njima se može u potpunosti upravljati na daljinu, dok se njihovi organi upravljanja nalaze u drugoj državi. Estonija je postala popularna jurisdikcija za nerezidente — delom zahvaljujući svom programu e-rezidentstva — a desetine hiljada estonskih kompanija danas su u vlasništvu stranaca i e-rezidenata.

Ovaj zahtev je prvi put stupio na snagu izmenama Zakona o privrednim društvima iz 2018. godine. Kasnije je dodatno preciziran Zakonom o poslovnom registru od 1. februara 2023. godine, kojim je razjašnjeno da su samo kompanije registrovane u Estoniji sa adresom u inostranstvu zakonski obavezne da imenuju kontakt osobu. Adresa imenovane kontakt osobe postaje zvanična adresa u Estoniji putem koje se može stupiti u kontakt sa kompanijom.

Kada je kontakt osoba potrebna?

Od reforme Zakona o poslovnom registru od 1. februara 2023. godine, imenovanje kontakt osobe više nije strogo obavezno u svakom slučaju — ali se i dalje snažno preporučuje kada se registrovana adresa vaše kompanije nalazi u inostranstvu, na primer kada je estonski OÜ u vlasništvu nerezidenata i kada njime upravljaju nerezidenti čiji se upravni odbor nalazi izvan Estonije. U praksi, licencirana kontakt osoba u Estoniji obezbeđuje da takva kompanija bude pouzdano dostupna državnim organima, sudovima i poslovnim partnerima.

Ako je vaše registrovano sedište već u Estoniji — na primer, putem usluge pravne adrese u Talinu — kontakt osoba uglavnom nije potrebna, jer je kompanija već dostupna na estonskoj adresi. Međutim, ako kompanija zadrži adresu u inostranstvu, poslovanje bez kontakt osobe nosi stvaran rizik: službena korespondencija ne može se pouzdano dostavljati, a Poslovni registar može upisati i objaviti napomenu da kompanija nije dostupna na svojoj registrovanoj adresi — što je mera koja je registratoru na raspolaganju od početka 2023. godine.

Ovlašćenja kontakt osobe

Kontakt osoba deluje kao predstavnik kompanije u strogo ograničenom svojstvu, a njeni podaci se navode na registracionoj kartici kompanije. Uloga je pasivna: kontakt osoba je ovlašćena samo da prima službena dokumenta upućena kompaniji i nema pravo da u njeno ime preduzima bilo kakve pravno značajne radnje.

Važno je da je dostava bilo kog obaveštenja ili dokumenta kontakt osobi pravno izjednačena sa dostavom članovima upravnog odbora ili direktorima kompanije. Nakon imenovanja, podaci kontakt osobe postaju deo zvaničnih kontakt podataka kompanije, a adresa kontakt osobe postaje zvanična adresa kompanije kojom se upravlja iz inostranstva.

Ko može da bude kontakt osoba?

Zakon ograničava ko može da deluje kao kontakt osoba i to pravo daje samo stručnjacima koji već podležu visokim standardima stručnosti i dužne pažnje. Prema važećim propisima, ovu ulogu mogu obavljati:

• Javni beležnici i javnobeležničke kancelarije.
• Advokati i advokatske kancelarije.
• Ovlašćeni revizori i poreski zastupnici nerezidenata.
• Licencirani pružaoci fiducijarnih i korporativnih usluga (TCSP) — kao što je Eesti Firma.

Naše prednosti

Više od jedne decenije pružamo podršku estonskim i međunarodnim kompanijama kroz strukturisana korporativna rešenja i rešenja za usklađenost, uključujući usluge pravne adrese i virtuelne kancelarije. Naš tim je pružio podršku pri osnivanju kompanija u Estoniji i tekućoj administraciji više od 5.000 pravnih lica za lokalne i strane preduzetnike iz brojnih privrednih grana.

Postupamo u skladu sa estonskim AML zahtevima i korporativnim regulatornim zahtevima koji se primenjuju na licencirane TCSP pružaoce usluga, obezbeđujući stabilnost, pravnu sigurnost i predvidivu administrativnu podršku kompanijama koje održavaju prisustvo u Estoniji.

Kako funkcioniše imenovanje kontakt osobe: korak po korak

Usluga se uspostavlja brzo i potpuno na daljinu, a nakon aktiviranja sve se odvija u pozadini. Evo kako izgleda postupak od početka do redovnog korišćenja:

1. 1

   Potvrđujemo obim usluge i potpisujemo ugovor

   Dogovaramo uslugu i pripremamo ugovor o kontakt osobi.

2. 2

   Upisujemo se u Poslovni registar

   kao kontakt osoba vaše kompanije — bilo da osnivate novi OÜ ili ažurirate podatke postojeće kompanije.

3. 3

   Službena dokumenta stižu u vaše ime

   Pisma iz Poslovnog registra, Poreske i carinske uprave i drugih državnih organa primaju se u Talinu.

4. 4

   Obaveštavamo vas i prosleđujemo dokumenta

   Pristigla korespondencija se digitalizuje i šalje vam se, dok se original čuva ili na zahtev šalje kurirskom službom.

5. 

   Vodite kompaniju sa bilo kog mesta

   Vaš estonski OÜ ostaje usklađen sa propisima i dostupan dok vi poslujete u potpunosti onlajn.