Planirate da proširite svoje strano društvo na tržište Estonije i EU? Tada treba da registrujete zavisno društvo — estonsko društvo čiji udeli pripadaju vašem postojećem „matičnom“ društvu u inostranstvu. Dobra vest: postupak je veoma sličan standardnom osnivanju društva u Estoniji. Glavna razlika je dokumentacija.
Ovaj vodič za početnike objašnjava koje dokumente matično društvo mora pripremiti, koji od tri načina registracije izabrati i zašto čak i digitalni postupak i dalje zahteva originalne papirne dokumente.
Kratak odgovor
Zavisno društvo u Estoniji registruje se kao redovno društvo sa ograničenom odgovornošću (OÜ), pri čemu je strani privredni subjekt njegov član. Potrebni su aktuelni korporativni dokumenti matičnog društva — ne stariji od šest meseci — iz kojih su jasno vidljivi naziv, registarski broj, adresa, direktori, vlasnici i stvarni vlasnici (UBO). Originali se šalju u Estoniju u papirnom obliku i prevode na estonski kod sudskog prevodioca. Prijava se zatim podnosi u ime direktora matičnog društva na jedan od tri načina: putem notarski overenog punomoćja, lično kod estonskog notara ili onlajn putem e-Residency.
Šta je zavisno društvo u Estoniji i po čemu se razlikuje od ogranka
Zavisno društvo je jednostavno estonsko društvo — gotovo uvek društvo sa ograničenom odgovornošću (OÜ) — čiji su udeli u celosti ili delimično u vlasništvu drugog društva. Pravno gledano, ono je samostalno estonsko pravno lice: ima sopstveni registarski broj, upravni odbor, bankovni račun i odgovornost. Matično društvo u njemu učestvuje kao svaki drugi član društva.
To zavisno društvo suštinski razlikuje od ogranka (filiaal). Ogranak nije zasebno pravno lice — strano društvo ostaje u potpunosti odgovorno za sve što ogranak radi. Nasuprot tome, zavisno društvo štiti matično društvo: estonski OÜ za svoje obaveze odgovara sopstvenom imovinom. Za većinu stranih preduzeća koja ulaze na tržište EU, zavisno društvo je jasnija i fleksibilnija opcija.
Ako je vaš cilj suprotan — osnivanje estonskog društva koje će posedovati druga društva — potrebna vam je sasvim druga struktura; pogledajte naš vodič o holding društvu u Estoniji.
Po čemu se registracija zavisnog društva razlikuje od standardnog osnivanja društva
Većina postupka identična je osnivanju bilo kog estonskog društva: birate naziv društva, određujete delatnost, imenujete upravni odbor, utvrđujete osnovni kapital (već od €0.01) i obezbeđujete estonsku pravnu adresu (i, kada je potrebno, lokalno kontakt lice). Ovde nećemo ponavljati sve osnove — ovaj vodič se usredsređuje na ono po čemu se zavisno društvo razlikuje.
Velika razlika je u tome ko je osnivač. Kada je osnivač strano pravno lice, a ne fizičko lice, Estonija najpre mora da proveri da matično društvo zaista postoji i da ga zastupa ovlašćeno lice. Ta provera u potpunosti se zasniva na korporativnim dokumentima matičnog društva — a njihova priprema, dostavljanje i prevod zapravo određuju rok i trošak celog projekta.
Dokumenti potrebni za registraciju zavisnog društva u Estoniji
Sve počinje skupom aktuelnih korporativnih dokumenata matičnog društva. „Aktuelni“ nije samo stilska figura: dokumenti moraju biti izdati najviše šest meseci pre podnošenja, a u praksi je bolje da budu što noviji. Iz dokumentacije mora jasno da bude vidljivo sledeće:
- Pun pravni naziv matičnog društva, njegov registracioni broj (registarski broj) i registrovana adresa;
- Ko su direktori — lica ovlašćena da zastupaju društvo;
- Ko su članovi društva (vlasnici);
- Ko su krajnji stvarni vlasnici (UBO) — fizička lica koja na kraju poseduju ili kontrolišu društvo.
U većini zemalja ti podaci dolaze iz zvaničnog izvoda iz registra ili potvrde o urednom statusu društva, ponekad dopunjene registrom članova ili izvodom iz registra UBO. Ako registar u vašoj zemlji ne otkriva vlasnike ili stvarne vlasnike, biće potreban dodatni dokument — na primer, potpisana potvrda direktora o UBO — kako bi se popunila praznina. Zavisno od zemlje porekla, dokumenti takođe moraju biti overeni apostilom ili legalizovani.
Jedna praktična pojedinost koja iznenađuje mnoge osnivače: originalni dokumenti moraju se u svakom slučaju poslati u Estoniju u papirnom obliku — uključujući i digitalni postupak. Estonski sudski prevodilac može pripremiti zvanični prevod na estonski samo na osnovu originala. Sam prevod može biti izdat na papiru ili digitalno (prevodilac skenira originale i prevod potpisuje digitalnim potpisom), ali fizički dokumenti se ipak najpre moraju dostaviti.
Upozorenje
Nepotpuni ili zastareli korporativni dokumenti najčešći su razlog kašnjenja registracije zavisnog društva. Pre početka proverite da je svaki dokument izdat u roku od šest meseci, da jasno prikazuje direktore, vlasnike i UBO i da ima odgovarajući apostil ili legalizaciju. Pribavljanje jednog nedostajućeg sertifikata iz inostranstva može produžiti postupak za više nedelja.
Tri načina za osnivanje estonskog zavisnog društva: punomoćje, poseta notaru ili e-Residency
Prijavu u ime matičnog društva podnosi njegov direktor (član organa upravljanja sa pravom zastupanja). U praksi se to radi na jedan od tri načina.
Opcija 1: Registracija na daljinu putem punomoćja
Direktor potpisuje punomoćje u svojoj zemlji, notarski ga overava i pribavlja apostil (ili legalizaciju), a zatim ga zajedno s korporativnim dokumentima šalje u Estoniju. Lokalni zastupnik — poput našeg tima — potom završava registraciju kod estonskog notara u ime matičnog društva. Putovanje nije potrebno, što ovu opciju čini najpopularnijom za strana matična društva.
Opcija 2: Lično kod estonskog notara
Direktor matičnog društva putuje u Estoniju i lično potpisuje osnivačka dokumenta u kancelariji notara. Ako je dokumentacija unapred pripremljena i prevedena, notarski deo zahteva samo jedan termin. Punomoćje nije potrebno, pa ova opcija odgovara direktorima koji svakako planiraju posetu Estoniji.
Opcija 3: Onlajn registracija uz e-Residency
Ako direktor matičnog društva ima e-Residency karticu, zavisno društvo može se registrovati preko onlajn portala za registraciju društava, uz korporativne dokumente matičnog društva priložene prijavi. Ipak, budite realni u pogledu uštede koju ova opcija donosi: originali i dalje moraju biti poslati u Estoniju na papiru, a sudski prevodilac ih i dalje mora fizički primiti kako bi izdao digitalno potpisan prevod pre onlajn podnošenja. E-Residency menja mesto na kom potpisujete — ne i količinu potrebne dokumentacije — pa ima smisla prvenstveno kada direktor već ima važeću karticu. Ona nikada nije uslov za poslovanje ovde, kako objašnjavamo u članku o registraciji estonskog društva bez e-Residency.
Troškovi i rok registracije zavisnog društva
Troškovi na strani države su umereni: državna taksa iznosi €200 za registraciju preko notara ili €265 za onlajn podnošenje, a kod notarskih postupaka notarska naknada za jednostavno osnivanje s jednim članom obično dodaje približno €100–€200. Promenljivi deo budžeta odnosi se na obradu dokumenata: apostili, sudski prevodi i kurirska dostava potpuno zavise od zemlje porekla i broja dokumenata.
Kada je reč o roku, planirajte realno. Estonski deo je brz — nakon podnošenja prijave Poslovni registar obično potvrđuje novo društvo u nekoliko radnih dana. Vreme oduzima sve pre toga: pribavljanje novih izvoda iz registra u inostranstvu, apostili, kurirsko slanje originala, priprema punomoćja i prevoda. U zavisnosti od jurisdikcije matičnog društva, ceo postupak na daljinu obično traje od dve do nekoliko nedelja.
Nema ograničenja vlasništva o kojima treba brinuti: zavisno društvo u stoprocentnom vlasništvu je potpuno zakonito, a strano društvo može posedovati 100% udela estonskog OÜ-a, baš kao što strano fizičko lice može u celosti posedovati estonsko društvo.
Spremni ste da osnujete estonsko zavisno društvo?
Sam postupak je standardan; ishod zavisi od toga koliko je dobro pripremljena dokumentacija matičnog društva. Naš tim vodi registraciju zavisnog društva od početka do kraja — unapred pregledamo korporativne dokumente, pripremamo punomoćje, organizujemo sudske prevode i termin kod notara ili onlajn podnošenje, te obezbeđujemo pravnu adresu i kontakt lice za novo društvo. Pogledajte pakete na stranici usluge registracije estonskog društva ili nam pošaljite kratak opis svoje strukture, a mi ćemo utvrditi tačan spisak dokumenata za vašu jurisdikciju.
Često postavljana pitanja
Da. Estonsko pravo ne postavlja ograničenja stranog vlasništva. Strano pravno lice može biti jedini član estonskog OÜ-a i posedovati celokupan osnovni kapital.
Aktuelni korporativni dokumenti — ne stariji od šest meseci — iz kojih su vidljivi naziv, registarski broj i adresa matičnog društva, njegovi direktori, članovi društva i krajnji stvarni vlasnici (UBO). U zavisnosti od zemlje, dokumenti moraju imati apostil ili biti legalizovani, a originali se šalju u Estoniju radi sudskog prevoda na estonski.
Da, na dva načina: direktor matičnog društva može dati notarski overeno punomoćje s apostilom za registraciju kod estonskog notara ili — ako direktor ima e-Residency karticu — prijava se može podneti onlajn uz priložene digitalno potpisane sudske prevode. U oba slučaja originalni korporativni dokumenti i dalje se kurirskom službom šalju u Estoniju.
Samo delimično. Direktor može da potpisuje i podnese prijavu onlajn, ali originalni dokumenti matičnog društva i dalje moraju biti dostavljeni u Estoniju na papiru i prevedeni kod sudskog prevodioca pre podnošenja prijave. e-Residency je najvredniji nakon registracije, za svakodnevno digitalno upravljanje društvom.
Zavisno društvo je zasebno estonsko pravno lice sa sopstvenom odgovornošću; matično društvo učestvuje samo kao član društva. Ogranak nije zaseban subjekt — strano društvo ostaje neposredno odgovorno za sve obaveze ogranka.
Estonski Poslovni registar obično potvrđuje društvo u nekoliko radnih dana nakon podnošenja prijave. Priprema dokumenata matičnog društva u inostranstvu — izvoda, apostila, kurirske dostave, prevoda i punomoćja — obično traje dodatne dve do nekoliko nedelja.
