Quốc gia tốt nhất để đăng ký công ty tại châu Âu

Quốc gia tốt nhất để đăng ký công ty tại châu Âu được quyết định bởi cơ chế thực hiện hơn là danh tiếng — đặc biệt đối với nhà sáng lập không cư trú cần một công ty EU mà không phải chuyển nơi ở. Điều quan trọng là cơ quan đăng ký nào tiếp nhận hồ sơ, bạn sẽ sở hữu hình thức pháp lý nào, cần cam kết bao nhiêu vốn cổ phần và vào thời điểm nào, liệu chứng thư công chứng có bắt buộc hay không, và người sống ở nước ngoài có thể ký các tài liệu thành lập hay không.

Các cơ chế này khác biệt trên khắp châu Âu nhiều hơn hầu hết nhà sáng lập dự kiến. Hai quốc gia thành viên EU có thể gần như tương đồng trong một tổng quan chung nhưng vận hành hoàn toàn khác ngay khi bạn nộp hồ sơ.

Hướng dẫn này so sánh việc đăng ký công ty tại các quốc gia châu Âu. Nếu bạn đang ở giai đoạn sớm hơn và vẫn quyết định doanh nghiệp nên hoạt động, bán hàng và tuyển dụng ở đâu, đó là một câu hỏi khác — xem hướng dẫn của chúng tôi về nơi vận hành doanh nghiệp tại châu Âu.

Hướng dẫn này dành cho ai

Nhà sáng lập không cư trú, người có e-Residency, doanh nhân số, chuyên gia tư vấn và đại lý, công ty SaaS và IT, người bán thương mại điện tử và cấu trúc công ty nắm giữ — bất kỳ ai đã quyết định thành lập công ty EU và hiện cần chọn cơ quan đăng ký, hình thức pháp lý và phương án đăng ký có thể thực hiện mà không chuyển nơi ở.

Điều gì khiến một quốc gia châu Âu dễ đăng ký công ty

Không có quốc gia châu Âu nào tốt nhất một cách khách quan cho mọi nhà sáng lập. Nhưng câu hỏi có thể được trả lời ngay khi thu hẹp vào cơ chế đăng ký công ty thay vì danh tiếng chung.

Một quốc gia dễ đăng ký công ty khi đồng thời có bốn điều kiện: hình thức pháp lý là tiêu chuẩn và không đòi hỏi quyết định về cơ cấu từ đầu, yêu cầu vốn cổ phần không cản trở việc nộp hồ sơ, tài liệu thành lập có thể được ký mà không cần hiện diện trực tiếp, và các nghĩa vụ bắt đầu từ lúc đăng ký tương xứng với một doanh nghiệp quốc tế nhỏ.

Phần lớn quốc gia châu Âu đáp ứng một hoặc hai điều kiện này. Chỉ một số ít đáp ứng cả bốn cho người sống ở nước ngoài — và điều đó, thay vì bất kỳ bảng xếp hạng nào, tạo nên khác biệt giữa một công ty được đăng ký trong vài ngày và một dự án kéo dài cả quý.

Các tiêu chí đăng ký công ty quyết định kết quả

Trước khi so sánh các quốc gia, cần xác định chính xác nội dung thực sự được so sánh. Các tiêu chí dưới đây quyết định việc đăng ký công ty tại châu Âu diễn ra như thế nào trên thực tế.

Hình thức pháp lý tiêu chuẩn: OÜ, UAB, sp. z o.o., LTD, GmbH

Hầu như mọi quốc gia châu Âu đều có công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân là phương tiện mặc định: OÜ tại Estonia, UAB tại Lithuania, sp. z o.o. tại Poland, LTD tại Ireland, GmbH tại Germany, công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân tại United Kingdom. Về thương mại, chúng có thể so sánh — trách nhiệm hữu hạn, cổ phần, một cơ quan quản lý. Về thủ tục thì không, vì chúng được thành lập theo những cách hoàn toàn khác nhau.

Vốn cổ phần tối thiểu — và thời điểm phải thanh toán

Hai câu hỏi riêng biệt thường ẩn sau một con số duy nhất trong các bảng so sánh. Câu hỏi thứ nhất là luật yêu cầu bao nhiêu vốn cổ phần. Câu hỏi thứ hai là liệu số tiền đó có phải thực sự nằm trong tài khoản trước khi công ty được đăng ký hay không.

Câu hỏi thứ hai quan trọng hơn. Một yêu cầu khiêm tốn phải thanh toán trước có thể khó đáp ứng hơn yêu cầu lớn hơn được phép góp sau đó, vì việc thanh toán đồng nghĩa tổ chức tài chính phải chấp nhận một công ty chưa tồn tại hợp pháp.

Yêu cầu công chứng hoặc đăng ký trực tuyến

Đây là yếu tố phân chia thực tế lớn nhất tại châu Âu và sẽ được xem xét chi tiết hơn bên dưới. Khi đăng ký công ty yêu cầu chứng thư công chứng, nhà sáng lập bị ràng buộc bởi lịch hẹn, ngôn ngữ làm việc, bản dịch tuyên thệ và phiên ký có giám sát. Khi cơ quan đăng ký chấp nhận đơn có chữ ký số, cùng hành vi pháp lý đó chỉ là việc nộp biểu mẫu.

Người không cư trú có thể là nhà sáng lập và giám đốc không?

Quyền sở hữu của người nước ngoài được cho phép ở hầu như mọi nơi trong EU, nên tự nó hiếm khi quyết định điều gì. Quản lý nước ngoài là nơi xuất hiện các hạn chế thực sự. Một số quốc gia yêu cầu ít nhất một giám đốc cư trú tại EEA, hoặc có bảo lãnh bảo hiểm thay thế. Một quy định duy nhất như vậy làm thay đổi chi phí, cơ cấu và đôi khi cả tính khả thi của toàn bộ kế hoạch.

Địa chỉ đăng ký và người liên hệ địa phương

Mọi công ty đều cần địa chỉ đăng ký tại quốc gia đăng ký. Ngoài ra, một số quốc gia yêu cầu người liên hệ địa phương để nhận thư từ chính thức khi hội đồng quản trị ở nước ngoài. Đây là dịch vụ định kỳ chứ không phải hạng mục đăng ký một lần, và cần được tính từ đầu — không phải đến năm thứ hai mới phát hiện.

Đăng ký công ty tại châu Âu thực sự mất bao lâu

Thời hạn do cơ quan đăng ký công bố và thời hạn thực tế khác nhau. Một cơ quan đăng ký có thể xử lý đơn trong một ngày, trong khi danh tính số, lịch hẹn công chứng hoặc bản dịch chứng thực trước đó mất nhiều tuần. Thước đo trung thực duy nhất là thời gian từ hành động đầu tiên đến khi công ty thực sự có thể ký kết thỏa thuận.

Nghĩa vụ liên tục sau khi đăng ký công ty

Đăng ký là một sự kiện đơn lẻ; tuân thủ là vĩnh viễn. Chuẩn mực ghi sổ, báo cáo thường niên, hồ sơ nộp cơ quan đăng ký, khai báo chủ sở hữu hưởng lợi và đăng ký thuế tiếp tục tồn tại chừng nào công ty còn tồn tại. Một đăng ký rẻ trong môi trường hành chính nặng nề là một sự đánh đổi kém, và đó là sự đánh đổi mà các nhà sáng lập thường vô tình thực hiện.

Đăng ký công ty tại châu Âu: Bảng so sánh

Hình thức pháp lý, vốn cổ phần, yêu cầu công chứng và thời gian xử lý, từ góc độ của một nhà sáng lập sống ở nước ngoài.

Bảng này chủ ý tập trung vào thủ tục. Nó không nói gì về quốc gia nào tốt hơn về thương mại cho một doanh nghiệp cụ thể — điều đó do thị trường quyết định, không phải cơ quan đăng ký.

Hai hệ thống đăng ký công ty tại châu Âu: Công chứng hoặc cơ quan đăng ký

Hầu như toàn bộ khác biệt thực tế giữa các quốc gia châu Âu quy về một phân chia cơ cấu hiếm khi xuất hiện trong bảng so sánh: chính hành vi thành lập được thực hiện như thế nào.

Các quốc gia yêu cầu công chứng viên

Trong hệ thống công chứng, công ty được thành lập bằng chứng thư lập trước công chứng viên; người này xác minh danh tính, đọc điều lệ công ty và chứng nhận hành vi đó. Germany là ví dụ rõ nhất; một số quốc gia lục địa khác cũng theo logic này hoàn toàn hoặc một phần.

Đối với người không cư trú, điều này bổ sung một chuỗi phụ thuộc thay vì một bước đơn lẻ: lịch hẹn, ngôn ngữ làm việc, phiên dịch hoặc bản dịch tuyên thệ khi nhà sáng lập không nói ngôn ngữ đó, và tài liệu hợp pháp hóa từ quốc gia của chính nhà sáng lập. Công chứng qua video đã làm việc này dễ hơn trong một số trường hợp, nhưng chứng thư vẫn là cánh cổng mà mọi thứ phải đi qua.

Các quốc gia đăng ký công ty trực tuyến

Trong hệ thống nộp hồ sơ, chính cơ quan đăng ký là cơ quan có thẩm quyền. Tài liệu thành lập được ký — ngày càng nhiều bằng chữ ký điện tử đủ điều kiện — và nộp trực tiếp. Không có bên thứ ba cần sắp xếp lịch, và vị trí của nhà sáng lập hầu như không liên quan đến thủ tục.

Estonia, Ireland và United Kingdom thuộc nhóm này: e-Business Register, Companies Registration Office và Companies House đều chấp nhận hồ sơ nộp trực tiếp. Poland và Lithuania ở vị trí trung gian. Hệ thống S24 nộp thẳng vào KRS, và dịch vụ tự phục vụ Registrų centras vận hành tương tự, nhưng cả hai phương án đều phụ thuộc vào điều lệ mẫu tiêu chuẩn — bất kỳ cơ cấu không tiêu chuẩn nào đều phải quay lại công chứng viên.

Vì sao yêu cầu công chứng quan trọng hơn vốn cổ phần

Vốn cổ phần là tiền, và tiền là vấn đề có thể giải quyết. Yêu cầu công chứng là thời gian, sự hiện diện và phối hợp — và những điều này không thể chuyển bằng điện chuyển khoản.

Đây là lý do hai quốc gia có ngưỡng vốn tương tự có thể cho cảm nhận hoàn toàn khác trên thực tế, và vì sao nhà sáng lập chỉ so sánh thuế suất cùng vốn cổ phần tối thiểu thường ngạc nhiên về thời gian đăng ký thực tế. Khi nhà sáng lập sống ở nước ngoài, hành vi thành lập là ràng buộc định hình mọi thứ khác.

Vì sao Estonia là quốc gia EU dễ nhất để đăng ký công ty

Vị thế của Estonia không phải là kết quả của sự dễ dãi bất thường. Đó là kết quả của việc lần lượt loại bỏ các điểm ma sát làm chậm đăng ký công ty ở nơi khác.

Đăng ký công ty trực tuyến, không cần công chứng viên

OÜ có điều lệ công ty tiêu chuẩn được đăng ký bằng đơn có chữ ký số nộp cho e-Business Register. Trong trường hợp thông thường, không có chứng thư công chứng, lịch hẹn, phiên dịch hay bản dịch chứng thực tài liệu thành lập. Phương án công chứng vẫn có sẵn và được dùng cho cơ cấu không tiêu chuẩn, nhưng đó là lựa chọn thay vì cánh cửa duy nhất.

Không có rào cản vốn cổ phần tại giai đoạn nộp hồ sơ

Vốn cổ phần tối thiểu của OÜ mang tính tượng trưng. Giá trị của điều này không nằm ở khoản tiết kiệm mà ở việc loại bỏ vấn đề trình tự: tại các quốc gia yêu cầu vốn phải vào tài khoản trước khi đăng ký, nhà sáng lập cần tổ chức tài chính chấp nhận một công ty chưa tồn tại.

Một hình thức pháp lý cho gần như mọi doanh nghiệp

Chuyên gia tư vấn, đại lý, công ty SaaS, người bán thương mại điện tử và cấu trúc công ty nắm giữ thông thường sử dụng cùng một phương tiện. Không có lựa chọn sớm giữa nhiều hình thức pháp lý với quy định vốn và chế độ báo cáo khác nhau, nhờ đó loại bỏ cả một giai đoạn lập kế hoạch trước khi nộp hồ sơ.

Không có yêu cầu cư trú đối với chủ sở hữu hoặc thành viên hội đồng quản trị

Cả cổ đông lẫn thành viên hội đồng quản trị đều không bắt buộc cư trú tại Estonia hoặc EEA. Khi hội đồng quản trị đặt ở nước ngoài, công ty cần địa chỉ pháp lý tại Estonia và người liên hệ địa phương để nhận thư từ chính thức — một dịch vụ xác định có thể ký hợp đồng, thay vì một điều kiện làm thay đổi cơ cấu sở hữu.

Các phương án này, cùng tài liệu, thời hạn và chi phí, được trình bày tại trang của chúng tôi về thành lập công ty tại Estonia.

Đăng ký công ty tại châu Âu không giải quyết được điều gì

Việc chọn nơi nộp hồ sơ là quyết định hẹp hơn vẻ ngoài. Một số điều nhà sáng lập kỳ vọng sẽ theo sau nó hoàn toàn không xảy ra:

• liệu ngân hàng hoặc tổ chức thanh toán có tiếp nhận công ty hay không — một quyết định tuân thủ độc lập;
• VAT phải nộp ở đâu, vì điều đó phụ thuộc vào khách hàng và loại hình cung cấp thay vì cơ quan đăng ký;
• liệu hoạt động được quản lý có cần giấy phép không — một đánh giá riêng với đăng ký công ty;
• liệu bản thân nhà sáng lập có nợ thuế ở đâu không, điều này phụ thuộc vào quốc gia cư trú của họ;
• công ty sẽ được quản trị qua từng năm như thế nào, điều này được sắp xếp riêng với việc nộp hồ sơ.

Điểm cuối cùng là điểm thường bị đánh giá thấp nhất. Ghi sổ và báo cáo bắt đầu ngay lập tức, đó là lý do dịch vụ kế toán tại Estonia thường được sắp xếp cùng với việc đăng ký thay vì vài tháng sau.

Khi một quốc gia châu Âu khác là nơi đăng ký tốt hơn

Tính dễ dàng của việc đăng ký công ty chỉ quyết định câu hỏi khi không có yếu tố nào khác buộc phải trả lời. Đôi khi có yếu tố khác:

• giấy phép hoặc chấp thuận chỉ được cấp cho công ty đăng ký tại một quốc gia cụ thể;
• mua sắm công hoặc đối tác theo hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp đăng ký tại địa phương;
• cơ cấu tập đoàn hiện có cần công ty mới ở một quốc gia cụ thể vì lý do doanh nghiệp;
• bất động sản, việc làm hoặc hoạt động thực tế gắn với một quốc gia và không thể tách khỏi quốc gia đó;
• nhà sáng lập đã sống tại nơi công ty sẽ hoạt động, điều này loại bỏ phần lớn lợi thế của việc đăng ký từ xa.

Trong những tình huống này, cơ quan đăng ký không thực sự được lựa chọn — nó được quyết định bởi yếu tố ngoài quy trình đăng ký. Khi doanh nghiệp cần một cơ cấu khu vực, đăng ký công ty tại Lithuania là một lựa chọn khác mà chúng tôi trực tiếp xử lý. Và nếu bạn muốn cân nhắc Estonia với một quốc gia cụ thể thay vì so sánh thủ tục đăng ký trên khắp châu Âu, hãy xem tổng quan của chúng tôi về Estonia cùng các khu vực pháp lý riêng lẻ.

Kết luận cuối cùng: Đâu là nơi tốt nhất để đăng ký công ty tại châu Âu?

Đối với nhà sáng lập sống ngoài quốc gia đăng ký, Estonia thường là nơi tốt nhất để đăng ký công ty tại châu Âu. Hành vi thành lập là việc nộp hồ sơ thay vì chứng thư, yêu cầu vốn cổ phần không tạo ra vấn đề trình tự, một hình thức pháp lý bao phủ gần như mọi doanh nghiệp và quản lý nước ngoài không cần được thiết kế xoay quanh quy định cư trú.

Lợi thế đó thuộc về thủ tục, không mang tính phổ quát. Khi giấy phép, cơ cấu tập đoàn, hoạt động thực tế hoặc đối tác hợp đồng gắn công ty với một quốc gia cụ thể, tính dễ dàng đăng ký không phải yếu tố quyết định và không nên được giả vờ là như vậy.

Với mọi người khác — nhóm lớn các nhà sáng lập cần một công ty EU đơn giản và không có lý do phải ở bất kỳ nơi cụ thể nào — câu hỏi thực tế chỉ là có thể tiếp cận cơ quan đăng ký nào từ nơi họ đang ở. Estonia trả lời câu hỏi đó tốt hơn hầu hết nơi khác.

Eesti Firma có thể hỗ trợ thế nào về đăng ký công ty tại châu Âu

Eesti Firma là nhà cung cấp dịch vụ ủy thác và công ty Estonia được cấp phép. Chúng tôi hỗ trợ nhà sáng lập quốc tế về đăng ký công ty, địa chỉ pháp lý và người liên hệ, tài liệu doanh nghiệp, kế toán cùng các bước thực tế sau khi thành lập.

Nếu bạn vẫn đang so sánh các quốc gia, chúng tôi có thể xem xét trường hợp của bạn và nói rõ liệu công ty Estonia có phù hợp hay không — và khi nào không phù hợp. Nếu quyết định đã được đưa ra, chúng tôi xử lý việc đăng ký, bao gồm các trường hợp nền tảng tự động từ chối: nhiều cổ đông, sở hữu bởi pháp nhân, hoạt động được quản lý và cơ cấu không tiêu chuẩn.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp