Данъчен идентификационен номер (TIN) в Естония: личен код, регистрационен код и код на нерезидент

Данъчните идентификационни номера се използват по целия свят, но не всяка държава издава такъв. Естония е показателен пример: вместо отделен TIN нейната данъчна система използва идентификационни кодове, които вече съществуват в националните регистри.

За физическите лица това е личният идентификационен код (isikukood), а за дружествата — регистрационният код (registrikood). И двата се използват от Естонския данъчен и митнически съвет (Maksu- ja Tolliamet, или EMTA) и са международно признати като еквиваленти на TIN в Естония.

Това ръководство обяснява какви са естонските данъчни идентификационни кодове, как са структурирани, какво да направите, ако изобщо нямате естонски код, и къде можете да го намерите и проверите.

За учредители, които все още изграждат своята структура, учредяването на дружество в Естония е практичен начин за създаване на дистанционно управлявано дружество в ЕС.

За кого е предназначено това ръководство

За собственици на естонски OÜ, е-резиденти, учредители нерезиденти и чуждестранни акционери, които трябва да посочат естонски TIN в банков формуляр, CRS декларация, въпросник за данъчно местожителство или трансграничен договор — както и за счетоводители, които трябва правилно да идентифицират естонски контрагент.

Данъчна идентификация в Естония: основни факти накратко

Естония не издава втори номер специално за данъчни цели — тя използва кодовете, присвоявани от собствените ѝ регистри. Един идентификатор съпътства лицето или дружеството пред всички органи и във всички регистри.

Основни положения за собственици на бизнес и е-резиденти

Обобщение в една таблица за учредители, акционери, съдружници и счетоводители.

Какво представлява данъчният идентификационен номер?

Данъчният идентификационен номер (наричан също идентификационен номер на данъкоплатеца) е кодът, чрез който данъчният орган идентифицира данъкоплатеца и проследява данъчните му задължения. Форматът се различава в отделните държави, но функцията винаги е една и съща: един уникален идентификатор за всеки данъкоплатец, независимо дали е физическо или юридическо лице.

Естония постига същия резултат по различен начин. Вместо да създава паралелна система от данъчни номера, тя определя като такива идентификатори, които държавата вече присвоява за други цели. За по-широк преглед на действието на тези номера в различните държави вижте нашето ръководство за данъчните идентификационни номера в ЕС и по света.

В Естония няма отделен TIN

Естония никога не е въвеждала самостоятелен данъчен идентификационен номер. За данъчни цели Естонският данъчен и митнически съвет идентифицира данъкоплатците чрез личния код за физически лица и регистрационния код за юридически лица.

Тези кодове са постоянни, подлежат на публична проверка и се използват в цялата административна система — в данъчни декларации, регистри, процедурите на банките за приемане на клиенти и търговските договори. На практика те изпълняват всички функции, които данъчният номер има в други държави.

Личният код (isikukood) като данъчен идентификатор на физическо лице

Isikukood е 11-цифрен код, присвояван на лице при вписването му в Естонския регистър на населението — при раждане, регистрация на местоживеене, издаване на разрешение за пребиваване или предоставяне на е-резидентство.

Структурата му не е случайна. Първата цифра кодира пола и века на раждане, следващите шест посочват датата на раждане във формат ГГММДД, следващите три са пореден номер, отличаващ хората, родени на една и съща дата, а последната е контролна цифра.

Личният код е посочен върху естонската лична карта, картата за разрешение за пребиваване и цифровата лична карта за е-резидентство. Освен в данъчната администрация той е стандартният идентификатор, използван от държавни институции, банки, нотариуси и частни доставчици на услуги.

Регистрационният код (registrikood) като данъчен идентификатор на дружество

Registrikood е 8-цифреният номер, присвояван на юридическо лице при вписването му в Естонския търговски регистър. Той идентифицира юридическото лице уникално и за постоянно и не се променя при промяна на наименованието, адреса или собствеността на дружеството. В чуждестранни документи същият номер често е посочван като регистрационен код на дружеството.

Първата цифра показва вида на юридическото лице: кодовете на търговските предприятия — частни дружества с ограничена отговорност (OÜ), публични акционерни дружества (AS), събирателни и командитни дружества и търговски сдружения — започват с 1, докато тези на сдруженията с нестопанска цел започват с 8, а на фондациите — с 9. Последната цифра е контролна.

Регистрационният код се използва от Данъчния и митническия съвет, съдилищата, банките и търговските контрагенти. Той е публично видим в Търговския регистър, така че всеки партньор може да провери естонско дружество, преди да започне делови отношения с него.

Сравнение на естонските данъчни номера

В естонската данъчна практика се използват три идентификационни кода, които често се бъркат един с друг. Таблицата по-долу показва предназначението на всеки от тях.

Личен код, регистрационен код и код на нерезидент

Какво е предназначението на всеки код и кой го издава.

Ако нямате естонски код: кодът на нерезидент

Чуждестранно лице, което получава доходи от Естония, но няма нито естонски личен код, нито естонски регистрационен код, не може просто да остане неидентифицирано. В такива случаи Естонският данъчен и митнически съвет издава отделен код от своя регистър на данъчно задължените лица, обичайно наричан код на нерезидент.

Кодът е необходим в конкретни всекидневни ситуации. Естонско дружество, което извършва плащане към нерезидент, трябва да посочи естонски код на получателя в приложение 2 към формуляр TSD и във формуляр INF 1, а нерезидент, който подава естонска данъчна декларация за доходите, трябва да може да бъде идентифициран в системата. Без код декларацията не може да бъде подадена.

Заявление може да подаде всяка от страните: лично нерезидентът или естонският платец от негово име. Най-удобно е заявлението да се подаде чрез средата за електронни услуги e-MTA, а EMTA издава кода в срок до 10 дни. Не се дължи държавна такса.

Преди да подадете заявление, е добре да направите публична справка за нерезидент в Данъчния и митническия съвет — възможно е вече да съществува код от предишно плащане, а повторното заявление само създава объркване в регистъра.

Е-резидентите вече имат код

Е-резидентите са специален, но прост случай. При предоставянето на е-резидентство се издава естонски личен идентификационен код, който е записан върху цифровата лична карта. EMTA потвърждава това пряко: е-резидентите не се нуждаят от отделен код на нерезидент — личният код е идентификаторът, който използват за данъчно деклариране в Естония.

Личният код обаче не променя мястото, където е-резидентът се облага с данъци. Е-резидентството е цифрова идентичност, а не данъчно местожителство: е-резидент, живеещ в Германия, Испания, Турция или Обединените арабски емирства, остава данъчно местно лице там, а естонският код не дава информация за личното му данъчно положение.

Къде да намерите и проверите естонски данъчен идентификатор

Естонските идентификационни кодове не са скрити в данъчната кореспонденция — повечето от тях са публични данни от регистрите и могат да бъдат проверени за секунди.

• Регистрационният код на вашето дружество — във вписването в Естонския търговски регистър, в удостоверението за регистрация и в профила на дружеството в e-MTA;
• Вашият личен код — върху естонската лична карта, картата за разрешение за пребиваване или цифровата лична карта за е-резидентство;
• Регистрационният код на контрагент — чрез безплатно публично търсене в Естонския търговски регистър;
• Съществуващ код на нерезидент — чрез справката на EMTA за нерезиденти, която показва и дали е представено удостоверение за данъчно местожителство.

Регистрационният код трябва да присъства и във фактурите, договорите и официалната кореспонденция на дружеството — именно там повечето контрагенти ще го потърсят първо.

Естонските кодове при международното данъчно съответствие

Тези кодове са важни далеч извън границите на Естония. Спазването на трансграничните данъчни изисквания редовно налага контрагентът да бъде еднозначно идентифициран, а личният и регистрационният код правят това възможно.

Когато естонско дружество сключва международен договор, открива сметка в чужбина или е проверявано от чуждестранен данъчен орган, регистрационният код изпълнява точно функцията на TIN в други държави: свързва юридическото лице с едно-единствено проверимо вписване в публичен регистър.

Същото важи и за задълженията за докладване. Съгласно Общия стандарт за предоставяне на информация и автоматичния обмен на информация в ЕС финансовите институции събират данъчен идентификационен номер от всеки титуляр на сметка. За естонско дружество или данъчно местно лице на Естония в това поле се вписва съответно регистрационният или личният код.

Подробности за отделните държави публикува OECD, чиито страници за юрисдикциите описват поотделно TIN за физически и юридически лица, както и Европейската комисия, чиято база данни за TIN обхваща физическите лица във всяка държава — членка на ЕС. Заедно те посочват естонския личен код и регистрационния код като национални еквиваленти на TIN. От своя страна Естонският данъчен и митнически съвет предлага публичен инструмент за проверка на формата и структурата на чуждестранен TIN — полезен, когато естонско дружество трябва правилно да впише кода на чуждестранен партньор.

Чести грешки при данъчната идентификация в Естония

Повечето проблеми тук са практически, а не концептуални, и обикновено възникват във възможно най-неподходящия момент — при приемане като клиент от банка или проверка за съответствие.

• оставяне на поле за TIN празно, защото Естония „няма TIN“;
• допускане, че личният код или кодът на нерезидент създава данъчно местожителство в Естония — нито един от тях няма такъв ефект;
• очакване за данъчно облекчение по спогодба само въз основа на код на нерезидент, без удостоверение за данъчно местожителство;
• предоставяне на чуждестранен партньор на личния код на член на управителния орган вместо регистрационния код на дружеството;
• пропускане на регистрационния код във фактури и договори, което забавя всяка проверка.

Заключение: един код за всеки регистър

Подходът на Естония към данъчната идентификация отразява начина, по който страната администрира данъците като цяло: един идентификатор, използван повторно във всеки регистър и от всеки орган, без необходимост от поддържане на дублиращи се номера.

За бизнеса това означава, че регистрационният код, присвоен в деня на учредяването, е всичко необходимо за подаване на декларации, комуникация с Данъчния и митническия съвет и удовлетворяване на искания за идентификация от чужбина. Кодът се получава автоматично, не струва нищо и остава с дружеството през целия му жизнен цикъл. Когато чуждестранно лице изобщо не попада в регистрите, Данъчният и митническият съвет запълва празнината с код на нерезидент — но този код само идентифицира и не променя ничие данъчно местожителство.

Как може да помогне Eesti Firma

Eesti Firma помага на учредители и дружества с регистрация на дружество в Естония, регистрация по ДДС, счетоводни услуги, годишно отчитане и практически данъчни насоки както за местни, така и за чуждестранни акционери и съдружници.

Ако банка, платежна институция или чуждестранен данъчен орган са поискали от вас естонски TIN и не сте сигурни кой код се прилага, нашият екип може да потвърди правилния идентификатор, да подаде заявление за код на нерезидент, когато такъв е необходим, и да подготви придружаващите документи от регистрите.

Изпратете запитване

Често задавани въпроси