Co se stane s vaší estonskou společností v krizi? Klidný průvodce pro vlastníky v zahraničí

Výběr země pro vaši společnost je dlouhodobé rozhodnutí. Je proto přirozené ptát se, jak dobře daná země chrání své rejstříky a co by se stalo s estonskou společností v krizi. Zakladatelé ze zahraničí se nás pravidelně ptají jednoduše — jak bezpečná je moje estonská společnost? — a je rozumné se na to ptát v každé jurisdikci.

Odpověď je stejná pro každou estonskou společnost, ale tato otázka je často nejdůležitější pro vlastníky žijící v zahraničí, zejména pro e-residenty. Mnozí z nich nikdy nebyli v Estonsku, nemají místní partnery a svou společnost vidí jen prostřednictvím čtečky karet a několika webových stránek. Když celá společnost působí digitálně, lze si snadno klást otázku, co by z ní zůstalo, kdyby tyto webové stránky přestaly fungovat.

Dobrou zprávou je, že Estonsko na tuto otázku poskytlo velmi praktickou odpověď. Jako člen Evropské unie, eurozóny a NATO bylo první zemí na světě, která uchovává zálohu svých státních rejstříků v zahraničí. Plánování dopředu je jednoduše součástí fungování estonského digitálního státu. Dobře řízená společnost dělá totéž, když uchovává zálohy a plán B — ne proto, že očekává problémy, ale protože jde o správné řízení.

Tento druh přípravy je známkou síly. Čím pečlivěji je systém vytvořen, aby fungoval v každé situaci, tím je spolehlivější v každodenním provozu. A čím je spolehlivější, tím jistěji na něm můžete budovat podnikání.

Tento článek jednoduchými slovy vysvětluje, jak je estonský systém vytvořen a jaké jednoduché návyky pomohou vaší společnosti fungovat bez potíží, ať žijete kdekoli.

Z čeho se skládá každá estonská společnost

Nejjednodušší způsob, jak na otázku odpovědět, je rozebrat vaši společnost na části. Skládá se ze čtyř věcí a žádná z nich nezávisí na tom, zda jsou estonské webové stránky online:

• Její právní existence. Společnost existuje podle estonského práva od okamžiku zápisu do estonského obchodního rejstříku (Äriregister).
• Její záznamy. Úřední údaje o společnosti jsou vedeny v estonském obchodním rejstříku (Äriregister) a zálohovány mimo Estonsko.
• Její peníze. Peníze společnosti drží banka nebo poskytovatel platebních služeb — často v jiné zemi EU.
• Její lidé. Vy a ostatní členové představenstva společnost řídíte a vaše oprávnění vyplývají ze zákona a zápisu v rejstříku, nikoli z toho, kde se nacházíte.

Pro vlastníka žijícího v zahraničí je hlavním spojením s Estonskem digitální přístup: karta e-Residency nebo estonský ID průkaz, e-Business Register (online portál estonského obchodního rejstříku (Äriregister)) a online služby Daňového a celního úřadu. V náročných chvílích může být tento přístup na určitou dobu přerušen. Níže uvedené části postupně probírají všechny čtyři prvky. Ukazují, co se skutečně děje s estonskou společností v krizi: přístup se může pozastavit, ale společnost funguje dál.

Vaše společnost existuje podle práva, nikoli na serveru

Vaše estonská OÜ vznikla zápisem do estonského obchodního rejstříku (Äriregister), úředního seznamu společností v zemi. Zanikne pouze tehdy, když ji rejstříkový orgán vymaže, a to se může stát jen na základě právního postupu — nikdy proto, že je systém offline.

Jsou-li tedy online služby nedostupné, nic se nemění na tom, kdo vaši společnost vlastní nebo kdo ji řídí. Výpadek serveru nepřevede vaše podíly na jinou osobu, neodstraní vás z představenstva ani nezruší vaše smlouvy. Jakmile se systémy obnoví, vše je přesně tam, kde bylo.

Právní kontinuita: za vaší společností stojí estonský stát

Právo, na němž vaše společnost stojí, náleží Estonské republice. Trvá, dokud estonský stát existuje a je uznáván jinými zeměmi. Jde o základní princip mezinárodního práva, který vlastníkům společností poskytuje vysokou míru právní jistoty. Estonské právo obchodních společností je také založeno na pravidlech sdílených v celé EU.

Estonsko přikládá právní kontinuitě velkou váhu a jeho vlastní historie ukazuje proč. Považuje se za tutéž republiku, která byla založena v roce 1918, nikoli za nový stát. Po půl století několik západních zemí vedených Spojenými státy tuto republiku nadále uznávalo, zatímco její generální konzulát v New Yorku nikdy nepřestal fungovat. Jeho nezávislost byla v roce 1991 obnovena na základě této kontinuity.

Estonské datové velvyslanectví v Lucembursku: kde je zálohován estonský obchodní rejstřík (Äriregister)

Velké společnosti uchovávají zálohy svých dat na druhém místě. Estonsko, které provozuje téměř všechny veřejné služby online, uplatňuje stejný princip na celý stát a nazývá jej digitální kontinuitou. Jeho řešením je datové velvyslanectví, první svého druhu na světě.

Jednoduše řečeno, jde o velmi zabezpečené datové centrum v Lucembursku, kde Estonsko uchovává kopie svých nejdůležitějších rejstříků. Je v provozu od roku 2019 a mezi zde uchovávané kopie patří:

• obchodní rejstřík, v němž je vaše společnost zapsána;
• registr obyvatel;
• katastr nemovitostí;
• databáze dokladů totožnosti;
• daňový rejstřík.

Nejde jen o ukládání kopií. V případě potřeby může Estonsko obnovit svá data a zachovat provoz svých nejdůležitějších služeb ze zahraničí.

Datové velvyslanectví se řídí stejným principem právní kontinuity. Dohoda mezi oběma zeměmi mu poskytuje ochranu obdobnou velvyslanectví: žádný lucemburský úředník, policista ani soud do něj nesmí vstoupit bez souhlasu Estonska. Data tam uložená jsou považována za archivy Estonské republiky. Pokud by dohoda někdy skončila, byla by předána pouze zákonným zástupcům státu.

Do datového velvyslanectví se sami nikdy nepřihlásíte. Jeho přínos pro vás je jednoduchý: úřední záznam o vaší společnosti existuje také mimo Estonsko a vždy zůstává u estonského státu.

Jsou peníze vaší společnosti v bezpečí? Bankovní účty a poskytovatelé platebních služeb

Vaše peníze jsou tam, kde je vaše banka nebo poskytovatel platebních služeb, nikoli tam, kde je vaše společnost zapsána. To je nejdůležitější si pamatovat.

Mnoho estonských společností, zejména těch se zahraničními vlastníky, uchovává peníze u poskytovatele platebních služeb v jiné zemi EU. V takovém případě peníze chrání pravidla země, kde má poskytovatel licenci, a na poskytovatele dohlíží finanční regulátor dané země. Právo EU rovněž vyžaduje, aby tito poskytovatelé chránili peníze klientů tím, že je drží odděleně od vlastních prostředků. Tím jsou chráněny i v případě, že se sám poskytovatel dostane do finančních potíží. Náš průvodce bankovními účty pro společnosti nerezidentů vysvětluje dostupné možnosti.

Pokud máte účet u estonské banky, vaše vklady chrání estonský systém pojištění vkladů do výše €100,000 na banku. Platí to také pro společnosti, nejen pro fyzické osoby. Pokud banka selže, peníze jsou vyplaceny zpět do sedmi pracovních dnů. Stejná ochrana €100,000 platí v každé zemi EU.

Rozumným návykem pro každé podnikání je mít dva účty u dvou různých poskytovatelů, například ve dvou různých zemích EU. Čas od času si stáhněte výpisy, abyste vždy měli vlastní záznam.

Vzdálené řízení estonské společnosti v krizi

Pro řízení estonské společnosti nemusíte být v Estonsku. Mnoho vlastníků žije v zahraničí a vše spravuje online — náš článek o řízení estonské společnosti při životě v zahraničí vysvětluje, jak to funguje.

Stejné uspořádání funguje i v krizi, i když jsou online služby dočasně nedostupné. Vaše práva člena představenstva nezávisí na fungování žádné webové stránky. Stále můžete podepisovat smlouvy, hradit účty a přijímat rozhodnutí a online podání lze učinit po obnovení systémů.

Je e-Residency bezpečné? Vaše karta je klíč, nikoli společnost

Stručně řečeno ano — důvod spočívá v jejím návrhu. Vaše karta e-Residency vám stejně jako estonský ID průkaz umožňuje přihlásit se a digitálně podepisovat dokumenty. Nedrží vaši společnost a vaše společnost na ní nezávisí. Nemůže-li karta nějakou dobu podepisovat, nadále jste členem představenstva se stejnými právy.

Estonsko již ukázalo, jak takovou situaci řeší. V roce 2017 byla v čipech estonských ID průkazů, včetně karet e-Residency, nalezena bezpečnostní chyba. Stát preventivně dočasně vypnul online funkce dotčených karet — přihlašování a digitální podepisování — dokud lidé nenainstalovali aktualizaci. Aktualizaci bylo možné nainstalovat online odkudkoli a každá karta opět fungovala, jakmile byla aktualizována.

Tři návyky pro kontinuitu podnikání

• Udržujte e-mailovou adresu své společnosti v rejstříku aktuální. Úřední oznámení jsou zasílána e-mailem.
• Nespoléhejte pouze na jednu osobu. Jste-li jediným členem představenstva a nemůžete-li určitou dobu podepisovat, například při obnově karty, společnost musí čekat. Druhá osoba s oprávněním k podpisu to vyřeší.
• Sledujte svou kartu. Podepisujete-li kartou e-Residency, vězte, kdy její platnost končí a jak ji obnovit. Náš průvodce tím, co se stane po vypršení platnosti karty e-Residency, vás tím provede.

Kontrolní seznam kontinuity podnikání pro vlastníky estonských společností

Udržujte estonskou společnost připravenou na krizi s Eesti Firma

Většina toho, co chrání estonskou společnost v krizi, je již zakotvena v estonském právu a právu EU. Zbytek spočívá v jednoduché správné administrativě, a právě zde pomáhá spolehlivý místní partner. Eesti Firma je licencovaný poskytovatel svěřenských a korporátních služeb se sídlem v Tallinnu. Poskytujeme právní adresu společnostem řízeným ze zahraničí, vedeme jejich účetnictví prostřednictvím naší účetní služby a pomáháme se záležitostmi společnosti prostřednictvím našich právních služeb. Chcete, abychom prověřili nastavení vaší společnosti? Můžeme zkontrolovat, kdo může podepisovat, kde jsou drženy vaše peníze a jaké dokumenty máte — stačí nám zaslat žádost.

Odeslat žádost

FAQ