Sådan ændrer du den registrerede adresse for en estisk virksomhed

Virksomheder flytter af almindelige årsager: et nyt kontor, en stifter, der forlader Estland, en adresseudbyder, der lukker, eller et skift fra hjemmeadressen angivet ved virksomhedsregistrering til en professionel adresse. Uanset årsagen skal bestyrelsen opdatere den registrerede adresse, fordi officiel post fortsat sendes til den gamle, indtil registreringen er ændret. Denne vejledning forklarer, hvordan du ændrer din virksomhedsadresse i Estland: Selve processen er kort, mens dokumenterne varierer.

Tre situationer, tre sæt dokumenter

Hvad e-Business Register kræver, når du ændrer en registreret adresse, afhænger af, hvor virksomheden flytter hen. Skillelinjen er den lokale forvaltningsenhed: en by (linn) eller landkommune (vald).

En flytning inden for Tallinn, f.eks. fra Kesklinn til Lasnamäe, kræver få klik og en underskrift. En flytning fra Tallinn til Tartu ændrer vedtægterne, fordi de ifølge handelsloven angiver virksomhedens hjemsted. En udenlandsk adresse er også tilladt i henhold til Commercial Register Act, så længe virksomheden har en licenseret kontaktperson i Estland.

Sådan ændrer du en virksomhedsadresse i e-Business Register

1. Log ind med dit ID-kort, e-Residency-kort, Mobile-ID eller Smart-ID, åbn My dashboard, vælg virksomheden, og klik på Change data.
2. I afsnittet Contacts erstatter du den registrerede adresse. Estiske adresser vælges i det nationale adressesystem; en udenlandsk adresse indtastes manuelt. Hvis kontaktpersonen også ændres, fjerner du den gamle og tilføjer den nye med slutdatoen for vedkommendes periode. Kontrollér også e-mailen: Registeret sender sine meddelelser dertil.
3. Hvis kommunen ændres, eller adressen flyttes til udlandet, skal du uploade de nye vedtægter i afsnittet Articles of association og selskabsdeltagerbeslutningen under Documents, begge digitalt underskrevet. Begge bliver offentlige, når de er indsendt.
4. Underskriv ansøgningen. Ét bestyrelsesmedlems underskrift er nok, medmindre registret viser, at bestyrelsesmedlemmer kun må handle i fællesskab.
5. Betal statsgebyret, hvis det skal betales, via banklinket i portalen. Ansøgningen indsendes derefter automatisk.
6. Registratoren træffer afgørelse inden for én til fem arbejdsdage.

Indsendelse uden et e-Residency-kort

Et bestyrelsesmedlem uden estisk digital underskrift kan ikke indsende ansøgningen online. Alternativet er en estisk notar, som indsender den på virksomhedens vegne: Du underskriver på notarens kontor, giver en repræsentant i Estland en fuldmagt eller underskriver dokumenterne på papir. Denne vej tager dage snarere end uger. Det er en almindelig og velafprøvet mulighed frem for en nødløsning: Mange stiftere uden e-Residency indsender alle ændringer på denne måde, og vi arrangerer det for vores kunder.

Hvad portalen ikke beder om

Formularen beder dig ikke om at dokumentere, at du må bruge den nye adresse, og i praksis beder registratoren næsten aldrig om det bagefter. Det gør ikke adressen til en formalitet: Bevidst indgivelse af falske oplysninger i registret er strafbart, og det er bestyrelsesmedlemmet, der er ansvarligt. Opbevar en lejekontrakt, ejerens skriftlige samtykke eller en aftale med en udbyder af juridisk adresse, fordi en bank helt sikkert vil bede om et af disse dokumenter.

Hvis virksomheden ikke kan kontaktes på adressen, kan registratoren slette den, notere kontaktvanskelighederne på virksomhedens kort og, hvis intet bliver rettet, få virksomheden opløst. Vores vejledning til adressebevis for en estisk virksomhed forklarer, hvilke dokumenter banker accepterer.

Skift af adresseudbyder

Mange adresseændringer er slet ikke flytninger, men et skift fra én udbyder af juridisk adresse til en anden. Du behøver ikke den gamle udbyders tilladelse for at forlade dem; du skal blot opsige kontrakten efter dens vilkår, så læs opsigelsesvarslet, før du indsender. Lad den gamle service fortsætte, indtil den nye registrering fremgår af registret, ellers har virksomheden ingen fungerende adresse i nogle dage.

Hvis den nye udbyder også bliver din kontaktperson, ændres kontaktpersonregistreringen i samme ansøgning. Denne ændring medfører statsgebyret på €25, selv når den nye adresse er i samme by. Gebyret opkræves pr. ansøgning, ikke pr. ændring, så hvis et bestyrelsesmedlem eller e-mailadressen ændres samtidig, er det stadig €25 i alt.

Endnu et punkt for virksomheder med en udenlandsk adresse. Hvis den gamle udbyder var din kontaktperson og trækker sig, fastsætter registratoren en frist for at udpege en ny og kan slette virksomheden tre måneder efter, at fristen er udløbet, så sørg for en erstatning, før den gamle registrering forsvinder.

Efter registreringen: Hvem har ellers brug for den nye adresse

Statslige myndigheder, herunder Tax and Customs Board, henter virksomhedens adresse fra det estiske erhvervsregister (Äriregister), så du skal ikke indsende noget til dem. Din bank, kunder, leverandører og posthuset skal alle have besked fra dig, og banken vil normalt ønske et dokument, der viser den nye adresse.

Ændr din adresse med Eesti Firma

Uanset om den nye adresse er i samme by, i en anden kommune eller i udlandet, udarbejder vi beslutningen og de ændrede vedtægter og indsender ændringen for dig. Hvis ingen i bestyrelsen har et e-Residency-kort, arrangerer vi notarvejen. Hvis du har brug for selve adressen, placerer vores service for juridisk adresse din virksomhed på Kadrioru Plaza i Tallinn, og for en virksomhed registreret i udlandet fungerer vi som licenseret kontaktperson. Vores virtuelt kontor i Tallinn tilføjer posthåndtering: Indgående post modtages, scannes og videresendes til dig.

Send en forespørgsel

Ofte stillede spørgsmål