Komandējuma izdevumi un dienas nauda: ko Igaunijas uzņēmums var apmaksāt bez nodokļiem

Ceļošana ir viena no retajām jomām, kurās Igaunijas uzņēmums var bez nodokļiem segt sava īpašnieka personiskos izdevumus, tostarp ēdināšanu, tādēļ dibinātāji par to bieži jautā. Noteikumi ir īsi un ietverti Ienākuma nodokļa likumā un Valdības noteikumos Nr. 110 par komandējumiem. Tajos noteikts, kas ir komandējums, cik lielu dienas naudu var maksāt bez nodokļiem un kuri komandējuma izdevumi tiek atlīdzināti, pamatojoties uz dokumentiem.

Mūsu praksē noteikumi reti ir problēma. Problēma ir tas, kas notiek paša brauciena laikā: viss tiek maksāts ar uzņēmuma karti, čeki netiek saglabāti, un klienta vakariņas vienā izrakstā ir blakus ģimenes pusdienām. Grāmatvedis tad saņem kaudzi karšu maksājumu, aiz kuriem nav komandējuma lēmuma. Šajā ceļvedī skaidrots, kurus komandējuma izdevumus Igaunijas OÜ var apmaksāt bez nodokļiem, kas kļūst par apliekamu labumu un kā noteikumi attiecas uz valdes locekli, kurš dzīvo ārvalstīs. Noslēgumā sniegta kārtība, kas uztur uzskaiti sakārtotu, lai EMTA jautājums neko nemainītu.

Kas Igaunijā tiek uzskatīts par komandējumu

Komandējums sākas no Jūsu parastās darba vietas, tādēļ vispirms jānosaka tieši tā. Darbiniekam darba vieta ir darba līgumā norādītā vieta, par kuru panākta vienošanās vismaz pilsētas vai pašvaldības līmenī. Uzņēmums Tallinā, kas nosūta darbinieku uz Tartu vai Berlīni, nosūta viņu komandējumā. Darbinieks, kura līgumā darba vieta ir norādīta „Igaunija”, nevar būt komandējumā nekur valsts iekšienē, tikai ārvalstīs. Braucieni starp mājām un parasto darba vietu nekad nav komandējumi.

Tie paši noteikumi un nodokļu limiti attiecas uz valdes (juhatus) locekļiem. Lai uzņēmums segtu valdes locekļa komandējumus, viņam nav vajadzīgs darba līgums, valdes atlīdzība vai alga. EMTA norādēs par komandējumiem teikts, ka beznodokļu limiti attiecas neatkarīgi no tā, vai persona saņem atlīdzību. Vienīgā atšķirība ir tāda, ka valdes loceklim nav likumīgu tiesību pieprasīt dienas naudu, tādēļ jautājums par tās maksāšanu ir vienošanās jautājums. Dibinātājam, kurš vada savu OÜ, tas nozīmē, ka uzņēmums var apmaksāt viņa braucienus pat tad, ja nekad nav izmaksājis valdes locekļa atlīdzību vai ko citu.

Rakstiskais lēmums, kas izšķir visu

Pirms komandējuma uzņēmums pieņem rakstisku lēmumu, kurā norāda, kas ceļo, uz kurieni, uz cik ilgu laiku, kādam mērķim, kuri izdevumi tiks atlīdzināti un kāda būs dienas naudas likme. Oficiālas veidlapas nav; pietiek ar vienu lapu, kas datēta un uzņēmuma vārdā parakstīta valdes locekļa. Vienas personas uzņēmumā valdes loceklis paraksta lēmumu par savu komandējumu, kas pirmajā reizē šķiet savādi, bet ir pilnīgi parasti.

Lēmums ir pirmais, ko meklē grāmatvedis vai nodokļu inspektors. EMTA nostāja ir skaidra: bez rakstiska lēmuma vai ja brauciens izrādās nemaz nav komandējums, izdevumi, kas apmaksāti pēc čekiem, tiek aplikti kā papildu labums, bet naudas pārskaitījumi personai — kā alga. Tāpat tiek vērtēts atvaļinājums, kas noformēts kā komandējums. Pēc brauciena sagatavots lēmums ir labāks nekā nekas, taču tam jāsakrīt ar biļetēm, datumiem un reālu darba mērķi, un grāmatvedis daudz labprātāk to redz pirms naudas samaksas.

Beznodokļu dienas nauda ārvalstu komandējumiem

Dienas nauda sedz ēdināšanu un nelielus izdevumus, esot prom no mājām. To maksā par katru dienu bez čekiem, un ārvalstu komandējumā uzņēmums to var maksāt bez nodokļiem šādos limitos.

Uzņēmums var maksāt vairāk par limitu, taču pārsniegums tiek aplikts kā alga. Limitus nosaka noteikumi, un tie laiku pa laikam mainās; šajā ceļvedī norādīti pēdējās atjaunināšanas brīdī spēkā esošie apmēri. Iekšzemes komandējumi ir atšķirīgi: komandējumam Igaunijā nav beznodokļu dienas naudas, un, ja uzņēmums to tomēr maksā, tā tiek aplikta kā alga. Arī ēdināšanu iekšzemes komandējumā nevar atlīdzināt bez nodokļiem, pat pēc čekiem. Viesnīcas, biļetes un transports Igaunijā tiek atlīdzināti pilnā apmērā, pamatojoties uz dokumentiem, tāpat kā jebkurā citā braucienā.

Dienas naudu un tai paredzētās maltītes nevar apmaksāt divreiz. Ja uzņēmums maksā dienas naudu un arī apmaksā ceļotāja restorānu rēķinus, restorānu rēķini ir papildu labums. Brokastis, kas iekļautas viesnīcas cenā, ir daļa no izmitināšanas izmaksām un paliek bez nodokļiem, tāpat kā maltīte, kas iekļauta biļetē. Ja maltītes galamērķī tiek nodrošinātas bez maksas, piemēram, konferences rīkotāja nodrošinātas, uzņēmums var samazināt dienas naudu līdz 70%.

Kuri komandējuma izdevumi tiek atlīdzināti bez nodokļiem

Katru citu komandējuma izdevumu atlīdzina, pamatojoties uz dokumentu, kurā redzams, kas, no kā un par cik nopirkts. Likums šīm izmaksām nenosaka augstāko limitu; nepieciešams tikai, lai tās būtu vajadzīgas komandējumam.

Sava auto izmantošana

Ja komandējumā braucat ar savu auto, uzņēmums var izvēlēties vienu no diviem veidiem. Tas var atlīdzināt faktiskās brauciena izmaksas, pamatojoties uz dokumentiem, proti, degvielu, stāvvietu, ceļu nodevas un prāmja biļetes, bez augšējā limita, bet ne remontu un apkopi. Vai arī tas var maksāt vispārējo kompensāciju par personiskā auto izmantošanu: līdz €0.50 par kilometru un ne vairāk kā €550 mēnesī. Šim veidam nepieciešams ceļazīmju žurnāls, kurā fiksēts katra brauciena datums, maršruts un kilometri. Tos pašus kilometrus nevar pieteikt abos veidos, un viss, kas otrajā veidā pārsniedz mēneša limitu, ir papildu labums. Valdes locekļi var izmantot abus veidus tāpat kā darbinieki.

Ārvalstīs dzīvojoši valdes locekļi un īpašnieki

Vairums ārvalstu īpašniekiem piederošo Igaunijas uzņēmumu tiek vadīti no īpašnieka mītnes valsts, un īpašnieks dažas reizes gadā ierodas Igaunijā, lai tiktos ar grāmatvedi, banku vai partneri. Tas, vai šāds apmeklējums ir komandējums, ir atkarīgs no īpašnieka darba vietas, un Ienākuma nodokļa likums uz to atbild dibinātājiem negaidītā veidā.

Attiecībā uz valdes locekli EMTA uzskata, ka darba vieta ir tur, kur persona parasti pilda savus pienākumus. Dibinātājam, kurš pārvalda uzņēmumu no Lisabonas, darba vieta ir Lisabonā, un brauciens uz Tallinu viņam ir ārvalstu komandējums. Ienākuma nodokļa likums tad piemēro tās valsts beznodokļu limitus, kurā darbs tiek veikts, nevis Igaunijas likmi. EMTA savās publicētajās atbildēs par komandējumiem ir apstiprinājusi, ka uzņēmums nevar izvēlēties Igaunijas limitus. Lidojumi, viesnīca un taksometri kā parasti tiek atlīdzināti pilnā apmērā pēc dokumentiem; tikai dienas nauda atbilst mītnes valsts likmēm. Tas, kā mītnes valsts apliek šo dienas naudu, ir atsevišķs jautājums, ko pirms pirmā maksājuma ir vērts uzdot vietējam konsultantam.

Dažos e-resident paredzētos ceļvežos tiek teikts pretējais — ka Igaunija ir uzņēmuma mītnes valsts un Tallinas apmeklējums nekad nevar būt komandējums. Šāda interpretācija ignorē vietu, kur tiek veikts darbs. Drošāk ir vienreiz noteikt darba vietu, ierakstīt to komandējumu lēmumos un piemērot vienādi katram braucienam. Vieta, kur īpašnieks patiesībā strādā, ir arī jautājums, kas nosaka pastāvīgo pārstāvniecību; to skaidrojam rakstā par Igaunijas uzņēmuma vadīšanu, dzīvojot ārvalstīs.

Kas notiek, ja noteikumi tiek pārkāpti

Izdevums, kas neatbilst nosacījumiem, nepazūd no uzskaites; tas maina savu nodokļu statusu. Tabulā redzams, ko uzņēmums maksā par €100 katrā gadījumā. Papildu labums ir dārgākais, jo vispirms ienākuma nodokli aprēķina par labumu, pēc tam sociālo nodokli aprēķina par labumu un ienākuma nodokli kopā.

Tos visus deklarē TSD par mēnesi, kurā nauda tika samaksāta, katru savā pielikumā, un nodokli samaksā līdz nākamā mēneša 10. datumam. Papildu labumi un ar uzņēmējdarbību nesaistīti izdevumi ir maksājumi, kurus Ienākuma nodokļa likums uzskata par apliekamu peļņas sadali, kā skaidrots mūsu ceļvedī par uzņēmumu ienākuma nodokli Igaunijā. Tādēļ uzņēmumam, kas nekad nav maksājis dividendes, tomēr var būt jāmaksā nodoklis par slikti dokumentētu komandējumu.

Trīs dienu komandējuma piemērs

Tallinas uzņēmuma valdes loceklis pirmdien lido uz Berlīni un trešdienas vakarā atgriežas, lai tiktos ar klientu un apmeklētu tirdzniecības izstādi. Komandējuma lēmums ir parakstīts iepriekšējā nedēļā, un tajā norādīti datumi, mērķis un €75 dienas nauda.

Pēdējā rinda ir tā, ko vairums dibinātāju negaidītu. Pusdienas uzņēmumam izmaksā €60 plus €42.31 nodokļos, savukārt tie paši €60 nebūtu maksājuši neko, ja valdes loceklis pusdienas būtu apmaksājis no €225 dienas naudas. Risinājums ir vienkāršs: ja maltītes tiek apmaksātas ar uzņēmuma karti, samaziniet dienas naudu par šīm dienām par tādu pašu summu, un kopējā summa paliek beznodokļu limitā. Klienta vakariņas tāpat nevar novērst, taču tās var plānot, jo mēnesī ar valdes atlīdzību vai algu ir lielāks reprezentācijas izdevumu limits.

Kāpēc uzņēmuma karte rada visvairāk problēmu

Mūsu praksē klienti, kuri saņem nodokļu rēķinu par ceļošanu, nav tie, kas nepareizi izpratuši dienas naudu. Tie ir klienti, kuri ar uzņēmuma karti samaksājuši par visu braucienu un bieži arī par pārējo mēnesi, bet neko nav saglabājuši. Gada beigās grāmatvedim ir bankas izraksts ar ārvalstu restorāniem, veikaliem un viesnīcām, nav komandējuma lēmuma, nav čeku un nav iespējas atšķirt klienta vakariņas no ģimenes atvaļinājuma. Šos maksājumus nevar iegrāmatot kā uzņēmējdarbības izmaksas. Tie kļūst par papildu labumu, ar uzņēmējdarbību nesaistītu izdevumu vai prasījumu pret īpašnieku, un pēdējais variants ir problēmas sākums, ko aprakstām ceļvedī par dalībnieka aizdevumiem no Igaunijas uzņēmuma.

Kārtība tīrai uzskaitei

1. Parakstiet komandējuma lēmumu pirms izbraukšanas vai vēlākais biļešu rezervēšanas dienā un nododiet kopiju grāmatvedim.
2. Lēmumā nosakiet dienas naudu un pēc komandējuma izmaksājiet to ar vienu pārskaitījumu; neizmantojiet uzņēmuma karti tās vietā.
3. Ar uzņēmuma karti maksājiet tikai par viesnīcu, biļetēm, transportu un citiem iepriekš tabulā minētajiem izdevumiem, un nofotografējiet katru čeku tajā pašā dienā. Kartes izraksta rinda nav čeks.
4. Privātos izdevumus apmaksājiet ar savu karti, tostarp ēdināšanu, ja tiek maksāta dienas nauda, un visu par personām, kas ceļo kopā ar Jums.
5. Nedēļas laikā pēc atgriešanās nosūtiet grāmatvedim vienu izdevumu pārskatu par katru braucienu: lēmumu, čekus, dienas naudas aprēķinu un piezīmi par klientu tikšanām.

Šādi noformēts komandējums grāmatvedim prasa dažas minūtes iegrāmatošanai un EMTA neatstāj neko pārklasificēšanai.

Komandējuma izdevumu kārtība ar Eesti Firma

Komandējuma izdevumus ir vērts kārtot pareizi, jo tas ir viens no skaidrākajiem veidiem, kā Igaunijas uzņēmums var segt sava īpašnieka reālās izmaksas. Mūsu grāmatveži sagatavo komandējumu lēmumus, aprēķina dienas naudu un iegrāmato izdevumu pārskatus, bet visu, kas tomēr pārsniedz limitus, pareizi deklarē TSD. Ja tikai plānojat savu uzņēmumu, mēs izveidojam izdevumu kārtību kā daļu no uzņēmuma dibināšanas Igaunijā.

Nosūtīt pieprasījumu

Biežāk uzdotie jautājumi