Het statutaire adres van een Estse onderneming wijzigen

Ondernemingen verhuizen om gewone redenen: een nieuw kantoor, een oprichter die Estland verlaat, een adresprovider die sluit, of een overstap van het huisadres dat bij bedrijfsregistratie is opgegeven naar een professioneel adres. Wat de reden ook is, het bestuur moet het statutaire adres bijwerken, want totdat de inschrijving is gewijzigd, blijft officiële post naar het oude adres gaan. Deze gids legt uit hoe u uw bedrijfsadres in Estland wijzigt: de procedure zelf is kort, maar de documenten verschillen.

Drie situaties, drie sets documenten

Wat het e-Business Register vraagt wanneer u een statutair adres wijzigt, hangt af van waar de onderneming naartoe verhuist. De grens wordt gevormd door de lokale bestuurseenheid: een stad (linn) of landelijke gemeente (vald).

Een verhuizing binnen Tallinn, bijvoorbeeld van Kesklinn naar Lasnamäe, vereist enkele klikken en een handtekening. Een verhuizing van Tallinn naar Tartu wijzigt de statuten, omdat daarin volgens de Commercial Code de locatie van de onderneming staat. Ook een buitenlands adres is toegestaan volgens de Commercial Register Act, zolang de onderneming een erkende contactpersoon in Estland heeft.

Een bedrijfsadres wijzigen in het e-Business Register

1. Log in met uw ID-kaart, e-Residency-kaart, Mobile-ID of Smart-ID, open My dashboard, selecteer de onderneming en klik op Change data.
2. Vervang in de sectie Contacts het statutaire adres. Estse adressen worden uit het nationale adressensysteem gekozen; een buitenlands adres voert u handmatig in. Wijzigt ook de contactpersoon, verwijder dan de oude en voeg de nieuwe toe met de einddatum van diens termijn. Controleer ook het e-mailadres: het register stuurt zijn kennisgevingen daarheen.
3. Wijzigt de gemeente of verhuist het adres naar het buitenland, upload dan de nieuwe statuten in de sectie Articles of association en het aandeelhoudersbesluit onder Documents, beide digitaal ondertekend. Beide worden openbaar zodra ze zijn ingediend.
4. Onderteken de aanvraag. De handtekening van één bestuurslid volstaat, tenzij het register vermeldt dat bestuursleden alleen gezamenlijk mogen handelen.
5. Betaal de staatsleges, indien verschuldigd, via de banklink in het portaal. De aanvraag wordt vervolgens automatisch ingediend.
6. De registerhouder beslist binnen één tot vijf werkdagen.

Indienen zonder e-Residency-kaart

Een bestuurslid zonder Estse digitale handtekening kan de aanvraag niet online indienen. Het alternatief is een Estse notaris, die deze namens de onderneming indient: u ondertekent op het kantoor van de notaris, geeft een vertegenwoordiger in Estland een volmacht, of ondertekent de documenten op papier. Deze route voegt dagen toe, geen weken. Het is een normale, beproefde optie en geen noodoplossing: veel oprichters zonder e-Residency dienen elke wijziging op deze wijze in, en wij regelen dit voor onze cliënten.

Waar het portaal niet om vraagt

Het formulier vraagt u niet te bewijzen dat u het nieuwe adres mag gebruiken, en in de praktijk vraagt de registerhouder daar achteraf bijna nooit om. Dat maakt het adres geen formaliteit: het bewust opnemen van onjuiste gegevens in het register is strafbaar, en het bestuurslid is daarvoor verantwoordelijk. Bewaar een huurovereenkomst, de schriftelijke toestemming van de eigenaar of een overeenkomst met een aanbieder van een juridisch adres, want een bank zal daar zeker om vragen.

Is de onderneming niet bereikbaar op het adres, dan kan de registerhouder haar uitschrijven, de contactproblemen op de kaart van de onderneming vermelden en, als niets wordt hersteld, de onderneming laten ontbinden. Onze gids over adresbewijs voor een Estse onderneming legt uit welke documenten banken accepteren.

Van adresprovider wisselen

Veel adreswijzigingen zijn helemaal geen verhuizingen, maar een overstap van de ene aanbieder van een juridisch adres naar de andere. U hebt geen toestemming van de oude aanbieder nodig om te vertrekken; u hoeft alleen het contract volgens de eigen voorwaarden te beëindigen, dus lees de opzegtermijn voordat u indient. Laat de oude dienst doorlopen totdat de nieuwe inschrijving in het register verschijnt, anders heeft de onderneming enkele dagen geen werkend adres.

Wordt de nieuwe aanbieder ook uw contactpersoon, dan wijzigt de inschrijving van de contactpersoon in dezelfde aanvraag. Voor die wijziging gelden €25 staatsleges, ook wanneer het nieuwe adres in dezelfde stad ligt. De vergoeding wordt per aanvraag berekend, niet per wijziging; dus als tegelijk een bestuurslid of het e-mailadres wijzigt, blijft het totaal €25.

Nog een punt voor ondernemingen met een buitenlands adres. Was de oude aanbieder uw contactpersoon en trekt deze zich terug, dan stelt de registerhouder een termijn voor de benoeming van een nieuwe contactpersoon en kan hij de onderneming drie maanden na het verstrijken van die termijn uitschrijven. Regel dus de vervanger voordat de oude inschrijving verdwijnt.

Na de inschrijving: wie nog het nieuwe adres nodig heeft

Overheidsinstanties, waaronder de Tax and Customs Board, halen het bedrijfsadres uit het Ests handelsregister (Äriregister), dus u hoeft bij hen niets in te dienen. Uw bank, klanten, leveranciers en het postkantoor hebben allemaal een bericht van u nodig, en de bank zal doorgaans een document willen zien waarop het nieuwe adres staat.

Uw adres wijzigen met Eesti Firma

Of het nieuwe adres zich nu in dezelfde stad, in een andere gemeente of in het buitenland bevindt, wij bereiden het besluit en de gewijzigde statuten voor en dienen de wijziging voor u in. Heeft niemand in het bestuur een e-Residency-kaart, dan regelen wij de notarisroute. Hebt u het adres zelf nodig, dan plaatst onze juridisch-adresdienst uw onderneming in Kadrioru Plaza in Tallinn, en voor een in het buitenland geregistreerde onderneming treden wij op als erkende contactpersoon. Ons virtueel kantoor in Tallinn voegt postverwerking toe: inkomende post wordt ontvangen, gescand en aan u doorgestuurd.

Verstuur een aanvraag

Veelgestelde vragen