Btw-OSS voor e-commerce: hoe een Estse onderneming EU-verkopen in één aangifte rapporteert

Online verkopen in de hele EU voelt als één markt, maar fiscaal zijn het er zevenentwintig. Boven een bescheiden drempel verwacht elk land van de klant zijn eigen btw tegen zijn eigen tarief. Btw-OSS, de One-Stop Shop van de EU, bespaart u registratie in elk van die landen. Deze gids behandelt de regeling uitgebreid; bekijk voor het bredere beeld van consumentenregels, betalingen en douane ons overzicht van hoe een e-commerceonderneming in Estland werkt.

Wat is btw-OSS en hoe werkt het?

Btw-OSS is de bijzondere EU-regeling voor het aangeven van btw op grensoverschrijdende verkopen aan consumenten (B2C), niet aan bedrijven. In de praktijk werkt dit in vier stappen:

1. U berekent bij het afrekenen aan elke klant het btw-tarief van diens eigen land.
2. U registreert elke verkoop per land van verbruik.
3. Elk kwartaal dient u in e-MTA één OSS-btw-aangifte in met de verkopen en btw per land.
4. U verricht één betaling aan EMTA, dat ieder land zijn aandeel doorstuurt.

Het is een rapportagemechanisme, geen belastingvoordeel: u bent dezelfde btw verschuldigd als bij lokale registraties, maar u heeft met één belastingdienst te maken in plaats van met twaalf.

Is btw-OSS alleen voor e-commerce?

Nee. Webwinkels vormen de grootste gebruikersgroep, maar de Unie-OSS-regeling — de versie die Estse ondernemingen gebruiken — omvat twee soorten leveringen aan particuliere consumenten in andere EU-landen:

• Afstandsverkopen van goederen binnen de EU: goederen die vanuit één EU-land naar een consument in een ander land worden verzonden, ongeacht of ze via uw eigen site of een marktplaats worden verkocht.
• Consumentendiensten (B2C) die in een ander EU-land worden belast: digitale diensten zoals softwareabonnementen, apps, streaming, e-books, onlinecursussen en andere downloads, maar ook offline diensten — werkzaamheden aan onroerend goed in het buitenland, culturele, sportieve, educatieve of amusementsactiviteiten in een andere lidstaat, en voertuigverhuur.

Een SaaS-start-up, online docent of opleidingsbedrijf dat betaalde workshops in Riga organiseert, kan OSS dus gebruiken zonder ook maar één pakket te verzenden.

Wanneer uw goederen rechtstreeks van een leverancier buiten de EU naar uw klanten reizen, hebt u IOSS nodig in plaats van OSS — zie onze gids over IOSS voor Estse ondernemingen.

Moet ik mij registreren voor OSS? De drempel van €10.000 voor afstandsverkopen

Volgens de EU-drempel voor afstandsverkopen mag een uitsluitend in Estland gevestigde onderneming Estse btw berekenen over afstandsverkopen van goederen en digitale diensten aan EU-consumenten. Voorwaarde is dat het totaal van die verkopen aan andere lidstaten zowel in het huidige als in het vorige kalenderjaar binnen €10.000 blijft. Zodra het totaal daarboven komt, geldt de btw van het land van de klant, vanaf de verkoop waarmee de grens wordt overschreden. Daarna hebt u twee opties: OSS-registratie in Estland of een afzonderlijke btw-registratie in elk land waar u verkoopt.

De drempel is één bedrag voor de hele EU, geen limiet per land, en is niet beschikbaar voor een bedrijf dat in meer dan één EU-land is gevestigd. Zij omvat ook alleen goederen en digitale diensten: andere B2C-diensten die in het buitenland worden belast, zoals een evenement in een andere lidstaat, zijn vanaf de eerste euro onderworpen aan de btw van dat land. Onder de drempel kunt u nog steeds kiezen voor btw in het land van bestemming, maar die keuze bindt u ten minste twee kalenderjaren.

Voorbeeld. Een Estse OÜ die online lederwaren verkoopt, bereikt in oktober €10.400 aan verkopen aan consumenten in Finland en Duitsland. Vanaf de bestelling waarmee €10.000 werd overschreden, berekent zij Finse btw aan Finse kopers en Duitse btw aan Duitse kopers. Via OSS geeft zij beide aan in één aangifte aan EMTA; zonder OSS zou zij Ests btw-nummers in Finland en Duitsland nodig hebben.

OSS voor onlinecursussen, webinars en livestreams

Online onderwijs vereist een nadere blik, omdat twee vergelijkbare producten verschillend worden belast. Een vooraf opgenomen cursus waartoe klanten toegang hebben zonder live betrokkenheid, geldt als digitale dienst; daarop is dus de drempel van €10.000 van toepassing. Live webinars, online lessen en andere naar consumenten gestreamde evenementen worden vanaf de eerste euro belast in het land van de kijker — de drempel omvat deze niet. In beide gevallen rapporteert een Estse onderneming de verkopen via btw-OSS.

Wat de One-Stop Shop niet omvat

• B2B-verkopen. Aan een klant met een geldig EU-btw-nummer wordt gefactureerd volgens de verleggingsregeling en de verkoop komt in uw reguliere Estse btw-aangifte. Het is verstandig om vóór facturering het nummer van de koper in VIES te controleren.
• Verkopen uit voorraad in het land van de klant. Een Duits fulfilmentcentrum dat aan een Duitse consument verzendt, verricht een binnenlandse Duitse verkoop waarvoor een Duits btw-nummer nodig is. Dit is een veelvoorkomend probleem voor Amazon-verkopers met een Estse onderneming. Dropshipping volgt dezelfde logica: wanneer uw Italiaanse leverancier naar een consument in Duitsland verzendt, verloopt de verkoop via OSS; wanneer deze naar een consument in Italië verzendt, is het een binnenlandse Italiaanse verkoop.
• Verkopen aan Estse consumenten vanuit Estland. Deze blijven in uw reguliere Estse btw-aangifte (formulier KMD).
• Bepaalde goederen. Nieuwe voertuigen, goederen die u op het terrein van de klant installeert of assembleert, en tweedehandsgoederen, kunst of antiek die onder de margeregeling worden verkocht, volgen elk hun eigen btw-regels en zijn geen afstandsverkopen.
• Uitvoer buiten de EU en invoer met lage waarde. Goederen die worden uitgevoerd naar consumenten buiten de EU — bijvoorbeeld het VK (met uitzondering van Noord-Ierland), Noorwegen of Zwitserland — zijn in Estland belast tegen het nultarief. Pakketten tot €150 die van buiten de EU naar de EU worden verzonden, verlopen via de Import One-Stop Shop.

OSS-registratie in Estland

Om btw-OSS te gebruiken, heeft een Estse onderneming vóór alles één ding nodig: een Ests btw-nummer (KMKR), dat haar OSS-nummer wordt. EMTA laat alleen bedrijven met btw-registratie toe, dus een klein bedrijf onder de Estse registratiedrempel moet zich vrijwillig voor btw registreren. Als u nog geen nummer hebt, begin dan met btw-registratie in Estland. Ondernemingen die vanuit het buitenland worden bestuurd door e-residents moeten bereid zijn daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten aan te tonen — ons artikel over waarom ondernemingen van e-residents geen btw-nummer krijgen legt uit wat EMTA controleert.

Daarna vraagt u online in e-MTA aan via Registers and inquiries → Registration → Registering as a user of special schemes for e-commerce and services (OSS/IOSS), waarbij u de Unie-regeling selecteert. EMTA brengt hiervoor geen kosten in rekening. De regeling geldt vanaf de eerste dag van het volgende kwartaal, of vanaf uw eerste kwalificerende verkoop als u uiterlijk op de 10e dag van de volgende maand aanvraagt.

OSS is alles of niets: zodra u deelneemt, verlopen alle kwalificerende leveringen aan elk EU-land via de regeling. U kunt sommige landen niet lokaal aangeven en de rest via OSS.

EU-btw-tarieven en bewijs van klantlocatie

Onder de One-Stop Shop berekent u het btw-tarief van het land van de klant, met inbegrip van de verlaagde tarieven, en past u dit bij het afrekenen toe, niet alleen in de aangifte. Bezorgkosten maken deel uit van de prijs en dragen dus dezelfde btw van het land van bestemming. De meeste e-commerce- en factureringsplatforms kunnen bestemmingstarieven automatisch toepassen; controleer hun instellingen aan de hand van de officiële databank van EU-btw-tarieven.

Voor goederen is het land van de klant simpelweg waar de zending eindigt. Voor digitale diensten zoals SaaS, apps of e-books hebt u bewijs nodig van waar de klant woont — in de regel twee niet-tegenstrijdige bewijsstukken, zoals het factuuradres, het IP-adres of het land van de bank van de klant.

Kleinere verkopers krijgen een vereenvoudiging. Als uw onderneming alleen in Estland is gevestigd en haar grensoverschrijdende digitale verkopen zowel in het huidige als in het vorige jaar binnen €100.000 bleven, is één bewijsstuk voldoende. Dit moet echter afkomstig zijn van een derde partij die bij de verkoop betrokken is, zoals de bank of betalingsdienstaanbieder. Bewaar dit bewijs bij uw OSS-administratie.

De OSS-btw-aangifte: termijnen, betaling en administratie

De OSS-btw-aangifte heeft betrekking op een kalenderkwartaal. Zowel de aangifte als de betaling moeten uiterlijk op de laatste dag van de volgende maand zijn ingediend respectievelijk voldaan.

Per land vermeldt u de belastbare waarde, het tarief en de btw in euro. Verkopen in andere valuta worden omgerekend tegen de koers van de Europese Centrale Bank op de laatste dag van het kwartaal. Deze data staan naast uw andere aangiften in de belastingkalender voor Estse ondernemingen.

• Voor een kwartaal zonder OSS-verkopen is een nihilaangifte verplicht.
• Fouten worden binnen drie jaar in een latere aangifte gecorrigeerd, niet door de oorspronkelijke aangifte te wijzigen.
• Voorbelasting wordt teruggevraagd in uw normale Estse aangifte, niet in de OSS-aangifte.
• Volgens Estse regels is voor afstandsverkopen van goederen die via OSS worden aangegeven geen factuur vereist, maar voor diensten wel.
• OSS-administratie moet tien jaar worden bewaard.

Late indiening heeft gevolgen buiten Estland. EMTA stuurt de eerste herinnering, maar daarna vordert elk land van verbruik zijn eigen aandeel volgens zijn eigen regels, met inbegrip van rente en boetes. Herhaaldelijk niet indienen of betalen leidt tot uitsluiting van de regeling en een verbod van twee jaar.

Wat verandert er: een bredere One-Stop Shop

Op grond van de EU-hervormingen VAT in the Digital Age (ViDA) zal de One-Stop Shop meer consumentenleveringen omvatten, evenals overbrengingen van uw eigen voorraad naar magazijnen in andere lidstaten. Voor verkopers die voorraad in meerdere landen aanhouden, zou dit uiteindelijk veel buitenlandse btw-registraties moeten wegnemen.

Btw-OSS-registratie en kwartaalaangiften met Eesti Firma

Eesti Firma helpt Estse ondernemingen het voor OSS vereiste Estse btw-nummer (KMKR) te verkrijgen, de OSS-registratie in e-MTA te voltooien en elk kwartaal OSS-btw-aangiften in te dienen als onderdeel van onze boekhoudservice. Als u net een winkel start, regelt onze oprichting van een e-commerceonderneming vanaf dag één de onderneming en haar btw-positie. Vertel ons wat u verkoopt en waar uw klanten zich bevinden, en wij adviseren of OSS, IOSS of een lokaal btw-nummer bij uw model past.

Stuur een aanvraag

Veelgestelde vragen