Paddle voor een Estse onderneming: goedkeuring, kosten, uitbetalingen en btw

Het lastige van software verkopen vanuit een Estse OÜ aan klanten over de hele wereld is belasting. Zodra de verkoop van digitale diensten aan EU-consumenten jaarlijks meer dan €10.000 bedraagt, geldt in het land van iedere klant een eigen btw-tarief, en veel landen buiten de EU heffen hun eigen omzetbelasting. Met een gewone betalingsverwerker is uw onderneming voor dit alles verantwoordelijk. Paddle neemt die taak over, omdat het als merchant of record optreedt en uw product in eigen naam aan klanten verkoopt.

Deze gids legt uit wat dit voor een Estse onderneming betekent: wat Paddle accepteert, hoe u een Paddle-account opent en de verificatie doorloopt, wat het kost, hoe uitbetalingen uw rekening bereiken en hoe uw boekhouder de inkomsten boekt.

Wat Paddle doet als merchant of record

Een merchant of record is de onderneming die een product juridisch aan de klant verkoopt. Wanneer u via Paddle verkoopt, is Paddle die onderneming, niet uw OÜ. De klant betaalt Paddle en ontvangt daarvan een ontvangstbewijs; op het kaartafschrift staat de naam Paddle met een korte naam die u in uw dashboard kiest. Paddle berekent, int en betaalt vervolgens de btw of omzetbelasting die in het land van de klant verschuldigd is, controleert transacties op fraude, behandelt geschillen met kaartuitgevers en beantwoordt betalingsvragen van kopers.

Achter elke aankoop staan twee verkopen. Paddle koopt uw product en verkoopt het door aan de klant, zodat uw OÜ slechts één zakelijke klant heeft. Verkopen aan kopers in de Verenigde Staten verlopen via Paddle.com Inc. Verkopen aan de rest van de wereld verlopen via Paddle.com Market Ltd in het VK of Paddle Payments Ltd in Ierland, afhankelijk van waar de verkoper gevestigd is. Deze structuur houdt uw eigen belastingpositie eenvoudig, zoals het onderstaande boekhoudgedeelte toont.

De prijs voor dat gemak is controleverlies. Klanten zien de naam van Paddle bij het afrekenen en op hun ontvangstbewijzen, de kopersvoorwaarden van Paddle gelden voor de aankoop en Paddle rekent per verkoop meer dan een eenvoudige kaartverwerker.

Kan een Estse OÜ Paddle gebruiken?

Ja. Estland staat op Paddle’s lijst van ondersteunde landen, en een Estse besloten vennootschap (OÜ) meldt zich op dezelfde manier aan als een onderneming uit ieder ander land. Oprichters die hun onderneming via e-Residency beheren, ondergaan dezelfde controles als alle anderen. In de praktijk hangt goedkeuring vooral af van wat u verkoopt.

Paddle is bedoeld voor SaaS, apps, games en andere digitale producten, zoals e-books, plugins en onlinecursussen die u zelf hebt gemaakt. Het beleid voor aanvaardbaar gebruik sluit onder meer het volgende uit:

• fysieke goederen en alles waarvoor fysieke levering nodig is
• menselijke diensten die niet aan software zijn gekoppeld, zoals advies, coaching of IT-diensten
• marktplaatsen waarop andere verkopers via uw platform verkopen
• gereguleerde financiële en betalingsdiensten, cryptobeurzen en cadeaubonnen
• gokken, content voor volwassenen, dating, reisdiensten en medisch advies

VPN’s, proxy’s en technische ondersteuning voor apparaten zijn niet zonder meer verboden, maar Paddle controleert deze nauwkeuriger. Als uw onderneming voornamelijk advies- of ontwikkelingswerk aan klanten verkoopt, is Paddle niet het juiste middel; een gewone factuur met een kaartverwerker past dan beter.

Een Paddle-account openen en de verificatie doorlopen

Aanmelden duurt enkele minuten. De daaropvolgende controles zijn vaak direct klaar, maar kunnen enkele weken duren wanneer elke stap handmatig wordt beoordeeld. De gebruikelijke volgorde is:

1. Maak een verkopersaccount aan op Paddle’s aanmeldpagina met de gegevens van uw onderneming en het websiteadres.
2. Open een apart sandbox-account, de testomgeving van Paddle, en bouw daar uw checkout terwijl de verificatie loopt.
3. Dien uw domein ter beoordeling in en voltooi de bedrijfs- en identiteitscontroles.
4. Voeg uw uitbetalingsgegevens toe in het dashboard.
5. Schakel over op livebetalingen zodra Paddle het account heeft goedgekeurd.

Bij stap 3 controleert Paddle drie zaken: uw website, uw onderneming en de personen erachter. Veel hiervan gebeurt automatisch; een stap gaat alleen naar een medewerker wanneer iets nader moet worden bekeken.

Voor bedrijfsverificatie vraagt Paddle om door de overheid uitgegeven registratiedocumenten, bij voorkeur als PDF. Voor een Estse onderneming betekent dit een uittreksel uit het Ests handelsregister (Äriregister), dat iedereen gratis als PDF kan downloaden uit het e-Business Register. Energierekeningen, boekhoudstukken en documenten met een fiscaal ID worden niet als vervanging geaccepteerd. Identiteitscontroles verlopen via Sumsub, de verificatiepartner van Paddle.

Uw website voorbereiden op de domeinbeoordeling

De domeinbeoordeling is waar vertragingen het vaakst beginnen; daarom loont het de site gereed te hebben voordat u deze indient. Paddle’s domeinvereisten zijn:

1. Een duidelijke beschrijving van het product en de belangrijkste functies.
2. Prijzen op een openbare pagina; een schermafbeelding volstaat als de pagina nog niet live is.
3. Algemene voorwaarden met de juridische naam van uw onderneming, zoals Nordwave OÜ, plus een terugbetalingsbeleid en privacybeleid, allemaal bereikbaar via het menu of de voettekst van de site.
4. Een werkende HTTPS-verbinding.

Elk domein en subdomein dat een Paddle-checkout opent, heeft een eigen goedkeuring nodig. Naast producten die buiten het beleid vallen, zijn de gebruikelijke redenen voor afwijzing pagina’s achter een inlogscherm, ontbrekende openbare prijzen en onbeantwoorde verzoeken om meer informatie. Paddle’s verkopershandboek raadt ook aan een bepaling toe te voegen aan uw voorwaarden waarin staat dat Paddle.com uw bestellingen als merchant of record verwerkt en klantenservice en retouren afhandelt.

Kosten van Paddle

Paddle’s standaardtarief is 5% plus 50 cent per checkouttransactie, zonder maandelijkse kosten. Dit omvat betalingsverwerking, belastingafhandeling, fraudebescherming en kopersondersteuning. Het vaste deel maakt kleine verkopen duur: bij een verkoop van $9.99 bedraagt de vergoeding ongeveer $1, oftewel 10%, terwijl deze bij een jaarabonnement van $99 $5.45, oftewel 5.5%, bedraagt. Voor producten onder $10 biedt Paddle op verzoek maatwerkprijzen, en verkopers met een hoog volume kunnen over aangepaste voorwaarden onderhandelen.

Chargebacks zijn de enige noemenswaardige extra kostenpost. Wanneer een koper een betaling bij zijn bank betwist, trekt Paddle het bedrag en een vergoeding af van 20 dollar, pond of euro, afhankelijk van de valuta van de verkoop, van uw saldo. Wint Paddle het geschil, dan ontvangt u het verkoopbedrag terug, maar de vergoeding niet. Duidelijke productbeschrijvingen en snelle terugbetalingen aan ontevreden klanten houden zulke geschillen zeldzaam.

Hoe Paddle-uitbetalingen een Estse onderneming bereiken

Paddle betaalt eens per maand uit en u kunt uw saldo niet op verzoek opnemen. Op de 1e van elke maand wordt een saldo boven uw uitbetalingsdrempel een uitbetaling, Paddle verstuurt deze uiterlijk op de 15e en de overboeking kan maximaal drie werkdagen duren. Een verkoop aan het begin van maart wordt dus halverwege april uitbetaald; houd bij uw kasstroom rekening met deze vertraging. De minimale drempel is $100, of €100 of £100 voor saldi in die valuta’s, en een lager saldo wordt doorgeschoven naar de volgende maand.

Paddle-uitbetalingen gebeuren via bankoverschrijving of naar Payoneer. Elke rekening met een IBAN en BIC/SWIFT-code werkt, dus gebruik een zakelijke rekening op naam van de onderneming, bij een Estse bank of een aanbieder zoals Wise Business. Voor de meeste landen geldt geen uitbetalingsvergoeding, al kan in sommige landen een SWIFT-vergoeding van $15 gelden en kan uw eigen bank kosten rekenen voor inkomende overboekingen. Als u vooral in euro’s verkoopt, voorkomt een eurosaldo dat op een eurorekening wordt uitbetaald een valutaconversie. Ons overzicht van zakelijke rekeningen voor Estse ondernemingen vergelijkt de belangrijkste opties.

Paddle versus Stripe voor een Estse onderneming

Stripe is een betalingsverwerker: deze verwerkt de kaartbetaling en betaalt het geld aan u uit, maar uw OÜ blijft de verkoper. Uw onderneming reikt dan de facturen uit, berekent de juiste btw voor het land van elke klant en dient de aangiften in, wat binnen de EU meestal de VAT One-Stop Shop betekent. Daartegenover staan lagere kosten: Stripe’s prijslijst voor Estland begint bij 1.5% + €0.25 voor een standaard Europese kaart.

Als vuistregel is Paddle voordelig wanneer u digitale producten verkoopt aan consumenten in veel landen, waar zelf belasting afhandelen meer zou kosten dan het verschil in vergoedingen. Stripe past bij zakelijke klanten binnen de EU, fysieke goederen en diensten, en ondernemingen die hun eigen naam op ieder ontvangstbewijs willen. Paddle is ook niet de enige merchant of record: Stripe heeft de eigen optie Managed Payments, en FastSpring en het aan Stripe toebehorende Lemon Squeezy werken volgens hetzelfde model. Onze gids over een Stripe-account voor een Estse onderneming behandelt de Stripe-route.

Boekhouding en belastingen voor Paddle-inkomsten

Omdat uw OÜ aan Paddle verkoopt in plaats van aan duizenden klanten, is de boekhouding eenvoudiger dan bij een betalingsverwerker, en volstaan enkele documenten van Paddle voor het grootste deel ervan.

De reverse invoice vervangt uw eigen factuur

U factureert Paddle nooit. Bij elke uitbetaling genereert Paddle een reverse invoice, een document waarin het zichzelf namens uw onderneming factureert voor het uitbetalingsbedrag. Als u zowel in de Verenigde Staten als elders verkoopt, ontvangt u er twee, één van elke Paddle-onderneming, plus een betalingsadvies met het totaalbedrag. Een afzonderlijk maandoverzicht toont brutoverkopen, ingehouden belastingen en de kosten van Paddle.

In de meeste gevallen vormen de bedragen op de reverse invoices uw omzet: de prijs die Paddle uw OÜ voor haar producten betaalt; het overzicht dient als onderbouwing. Bedragen in dollars of ponden worden omgerekend naar euro’s, doorgaans tegen de koers van de Europese Centrale Bank op de transactiedatum.

Btw op verkopen aan Paddle

U brengt geen btw in rekening op uw verkoop aan Paddle. Het helpcentrum van Paddle beschrijft deze verkoop als een grensoverschrijdende verkoop tussen twee ondernemingen, belast via de verleggingsregeling in het eigen land van Paddle. Voor de Estse btw ligt de plaats van dienst daarom buiten Estland. Aangezien alleen omzet waarvan de plaats van dienst in Estland ligt meetelt voor de drempel van €40.000 voor btw-registratie, hoeft een OÜ die uitsluitend via Paddle verkoopt zich vanwege deze inkomsten niet voor Estse btw te registreren.

Als uw onderneming toch voor btw is geregistreerd, bijvoorbeeld omdat zij ook in Estland verkoopt of ervoor koos zich te registreren, vermeldt uw boekhouder Paddle-inkomsten in de btw-aangifte tegen 0%, als omzet die in een ander land wordt belast. Wanneer de koper de Ierse onderneming van Paddle is, betreft het een dienst aan een andere EU-onderneming, die ook in de maandelijkse opgaaf intracommunautaire prestaties wordt opgenomen. Vrijwillige registratie is niet automatisch, omdat de Tax and Customs Board de daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten controleert; ons artikel over geweigerde btw-nummers legt uit waarop deze let.

Vennootschapsbelasting

Paddle-inkomsten worden in Estland belast zoals elke andere ondernemingswinst: winst die in de onderneming blijft, wordt niet belast en belasting is pas verschuldigd wanneer de onderneming dividenden uitkeert of vergelijkbare uitdelingen doet. Onze gids over vennootschapsbelasting in Estland legt uit hoe de belasting wordt berekend.

Oprichting en Paddle-boekhouding met Eesti Firma

Als u nog aan het begin staat, kunnen wij uw Estse onderneming online via e-Residency registreren, of via een volmacht wanneer u geen e-Residency-kaart hebt. We bereiden ook het uittreksel uit het Ests handelsregister (Äriregister) en andere bedrijfsdocumenten voor waar Paddle om vraagt. Ons boekhoudteam kan vervolgens de maandelijkse reverse invoices boeken, de hierboven beschreven btw-regels toepassen en de jaarrekening (majandusaasta aruanne) indienen, zodat de fiscale kant even eenvoudig blijft als het merchant of record-model beoogt.

Stuur ons een korte beschrijving van uw product en waar uw klanten zich bevinden, dan stellen wij een passende opzet voor.

Een aanvraag versturen

Veelgestelde vragen