PayPal Business-account voor een Estse onderneming: opzet, kosten en limieten

Veel onlinekopers zoeken bij het afrekenen naar een PayPal-knop, vooral wanneer zij bij een onbekende winkel kopen. Als uw vennootschap via een website of aan particuliere klanten in het buitenland verkoopt, kan het aanbieden van PayPal minder verlaten bestellingen betekenen.

Een Estse besloten vennootschap (OÜ) kan PayPal gebruiken zoals elke andere EU-onderneming. Deze gids legt uit hoe u een PayPal Business-account opent, wat het in Estland kost en hoe u het geld opneemt. Ook komen de kwesties aan bod waarmee e-residents en andere oprichters die een vennootschap vanuit het buitenland leiden het vaakst te maken krijgen: betalingsblokkades, accountbeperkingen en boekhouding.

Kan een Estse vennootschap een PayPal Business-account openen?

Ja. PayPal bedient Estse klanten via PayPal Europe, dat over een bankvergunning in Luxemburg beschikt. De gebruikersovereenkomst voor Estland vereist dat een onderneming in Estland of een ander land op de lijst is geregistreerd. Een vennootschap in het Ests handelsregister (Äriregister) voldoet dus aan deze voorwaarde, ook als de eigenaar in het buitenland woont.

PayPal verifieert ook de persoon die het account beheert en kan om een bewijs van diens woonadres vragen. Oprichters die wonen in een land waar PayPal zijn diensten niet aanbiedt, moeten rekening houden met nadere vragen. De meeste problemen ontstaan wanneer de gegevens in de aanvraag niet overeenkomen met de documenten.

Het account moet een zakelijk account zijn, geen persoonlijk account: de voorwaarden van PayPal vereisen dit voor verkoop, en de omzet van de vennootschap moet bij de vennootschap terechtkomen, niet op de persoonlijke PayPal van de oprichter.

Wat PayPal Business uw OÜ biedt

Met een PayPal Business-account kan de vennootschap op verschillende manieren betalingen accepteren:

• een PayPal-knop bij het afrekenen op uw website of onlinewinkel, met plug-ins voor platforms zoals Shopify en WooCommerce;
• kaartbetalingen van kopers zonder PayPal-account;
• facturen en betaallinks die u via e-mail, sms of sociale media kunt delen;
• betalingen via QR-code bij verkoop in persoon.

Betalingen komen binnen op een PayPal-saldo waarop meerdere valuta kunnen staan. Het Seller Protection-programma van PayPal dekt in aanmerking komende verkopen die vanaf het PayPal-account van een koper zijn betaald tegen claims wegens ongeautoriseerde betalingen en niet-levering, maar niet kaartbetalingen van kopers zonder PayPal-account.

PayPal werkt het best voor onlineverkoop aan consumenten: e-commerce, digitale producten en onlinecursussen. Voor B2B-werk is het minder belangrijk, omdat zakelijke klanten doorgaans via bankoverschrijving betalen, en een vennootschap die een groot volume aan kaartbetalingen verwacht, moet het ook vergelijken met Stripe.

Een PayPal Business-account openen voor een Estse vennootschap

U kunt pas een aanvraag doen zodra de OÜ in het Ests handelsregister (Äriregister) staat, dus richt de vennootschap eerst op, hetzij online met e-Residency, hetzij bij een notaris.

1. Ga naar de Estse website van PayPal en kies een zakelijk account.
2. Neem de naam, registratiecode en statutaire adres van de vennootschap letter voor letter over uit het Ests handelsregister (Äriregister).
3. Voeg de gegevens toe van de persoon die het account beheert en van de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) van de vennootschap, de personen die de onderneming uiteindelijk bezitten of controleren.
4. Beschrijf wat de vennootschap verkoopt, waar haar klanten zich bevinden en welke website u zult gebruiken.
5. Koppel en bevestig de eurobankrekening van de vennootschap en voltooi vervolgens alle verificatiestappen die PayPal toont.

Documenten waar PayPal om kan vragen

PayPal bevestigt uw gegevens vaak automatisch en vraagt om documenten wanneer dat niet lukt. Gebruikelijke verzoeken zijn een identiteitsbewijs met foto en een bewijs van woonadres voor de persoon die het account beheert, een vennootschapsdocument en informatie over wat u verkoopt, soms met fiscale identificatiegegevens. Voor de vennootschap is het standaarddocument de registratiekaart, een Engelstalig uittreksel uit het Ests handelsregister (Äriregister) met de gegevens, het bestuur en het adres van de vennootschap. Als PayPal ook een energierekening voor het adres van de vennootschap verlangt, legt onze gids over een energierekening voor een Estse vennootschap uit wat u in plaats daarvan kunt verstrekken.

PayPal-kosten in Estland

Het openen van het account is gratis en de kostenpagina van PayPal vermeldt geen maandelijkse vergoeding. De vennootschap betaalt voornamelijk wanneer zij geld ontvangt. PayPal beschouwt een betaling als binnenlands wanneer zowel de koper als de verkoper zich in de Europese Economische Ruimte (EER) bevindt. Uw OÜ betaalt daarom hetzelfde tarief, ongeacht of de klant zich in Duitsland of Tallinn bevindt.

Dit zijn de belangrijkste bedragen op de kostenpagina voor Estland van PayPal:

Een verkoop van €100 aan een klant in Frankrijk kost bijvoorbeeld €3,75 aan kosten. Dezelfde verkoop aan een klant in de Verenigde Staten kost €5,74 vanwege de internationale vergoeding van 1,99%.

Geld opnemen van PayPal naar de rekening van de vennootschap

Een Ests PayPal-account werkt in euro’s en de voorwaarden van PayPal staan opnames alleen in die valuta toe, tenzij PayPal anders instemt. Dollars of ponden kunnen op het saldo blijven staan, maar moeten tegen een vergoeding van 3% eerst naar euro’s worden omgewisseld voordat u ze kunt opnemen. Als veel van uw klanten buiten de eurozone wonen, verwerk deze kosten dan in uw prijzen of breng euro’s in rekening.

Een opname in euro’s is gratis en komt doorgaans binnen één werkdag aan, al doen sommige banken er drie tot vijf dagen over. Koppel een bankrekening op naam van de vennootschap, nooit uw persoonlijke rekening. De rekening hoeft niet Ests te zijn: volgens Revolut accepteert PayPal Revolut Business-rekeningen van Estse vennootschappen, en een Wise Business-rekening met een euro IBAN kan ook werken. Als het formulier van PayPal de IBAN afwijst, neem dan contact op met de klantenservice.

PayPal-blokkades, beperkingen en accountsluitingen

Volgens de gebruikersovereenkomst van PayPal mag het een betaling vasthouden, een deel van uw inkomende geld in reserve houden of het hele account beperken, waardoor opnames kunnen worden geblokkeerd. Typische oorzaken zijn een plotselinge omzetstijging op een nieuw account, betwistingen door kopers, beperkte goederen en ontbrekende informatie over de vennootschap of haar eigenaren.

In het voorbeeld van PayPal van een doorlopende reserve wordt een deel van de dagelijkse omzet 90 dagen vastgehouden. Na een schending van de regels kunnen gelden langer dan 180 dagen worden vastgehouden. PayPal kan een account ook met een opzegtermijn van twee maanden sluiten, of eerder na een dergelijke schending.

U verlaagt het risico door de onderneming bij aanmelding nauwkeurig te beschrijven, snel op documentverzoeken te reageren en op tijd te verzenden met een bewijs van levering. Lees voordat u iets gevoeligs verkoopt het Acceptable Use Policy: crypto, gokken, beleggingen, alcohol en verschillende andere categorieën vereisen voorafgaande goedkeuring van PayPal.

Bewaar het geld van de vennootschap niet langer dan nodig bij PayPal. Het saldo is elektronisch geld, geen bankdeposito, en levert dus geen rente op en kent geen depositogarantie. Betaal belastingen, salarissen en leveranciers vanaf een zakelijke hoofdrekening, en zet PayPal-gelden daar regelmatig naartoe over. Als PayPal of een andere aanbieder de rekening van de vennootschap sluit, legt onze gids over wat te doen wanneer een bank de rekening van uw vennootschap sluit de volgende stappen uit.

PayPal-geld en de boekhouding van uw vennootschap

Geld op het PayPal-account van de vennootschap behoort toe aan de OÜ, niet aan u. Oprichters die van freelancen naar een vennootschap overstappen, blijven PayPal soms als persoonlijke portemonnee gebruiken, maar privéaankopen betaald met geld van de vennootschap maken de vennootschap inkomstenbelastingplichtig. Neem geld voor uzelf alleen op via de bankrekening van de vennootschap, als salaris, vergoeding voor een bestuurslid of dividend. Onze vergelijking van salaris en dividenden zet de belasting op elk daarvan uiteen.

Omdat PayPal de vergoeding van elke betaling aftrekt voordat het geld uw saldo bereikt, onderschatten alleen de bankoverschrijvingen zowel de omzet als de kosten. Stuur uw accountant daarom ook het maandelijkse PayPal-activiteitenoverzicht, zodat elke verkoop, vergoeding, terugbetaling en omwisseling wordt geboekt. Als de vennootschap aan consumenten in andere EU-landen verkoopt, kan zij daar btw verschuldigd zijn; onze gids over btw-OSS voor e-commerce legt de regels uit.

Hoe Eesti Firma helpt

Wij registreren Estse vennootschappen voor e-residents en oprichters uit het buitenland, verzorgen het statutaire adres en stellen de vennootschapsdocumenten op waar betaaldienstverleners om vragen. Ons boekhoudteam kan vervolgens de boekhouding van uw vennootschap verzorgen, inclusief de PayPal-transacties.

Als u online via een Estse vennootschap wilt verkopen en PayPal wilt accepteren, vertel ons dan kort wat u verkoopt en aan wie. Wij stellen een passende vennootschapsstructuur voor.

Stuur een aanvraag

Veelgestelde vragen