Impostos sobre folha de pagamento na Estônia: guia para empregadores

Se você administra uma empresa estoniana, em Tallinn ou como e-residente no exterior, e vai contratar seu primeiro empregado, saiba desde o início: o salário no contrato não é nem o que o empregado recebe nem o que a empresa paga. Este guia explica de forma simples como os impostos sobre a folha de pagamento na Estônia se aplicam a salários e remunerações: quais impostos do empregador incidem além da remuneração, quais impostos do empregado são retidos, quanto um trabalhador realmente custa e o que declarar mensalmente. Abrange funcionários com contrato de trabalho. Pagar a si mesmo como membro do conselho ou acionista segue regras diferentes, abordadas no nosso guia sobre como pagar a si mesmo a partir de uma OÜ estoniana.

Salário bruto, salário líquido e custo do empregador: os três números

Todo salário na Estônia envolve três valores:

• Salário bruto (brutopalk) é o valor no contrato de trabalho e a base para todos os impostos sobre a folha.
• Salário líquido (netopalk) é o valor recebido pelo empregado em sua conta bancária após a retenção de imposto de renda, seguro-desemprego e contribuição para pensão.
• Custo total do empregador (tööjõukulu) é o salário bruto acrescido dos encargos trabalhistas pagos pela empresa: imposto social e a parcela patronal do seguro-desemprego.

Quando um candidato diz “quero €2,000”, pergunte a qual valor se refere. As ofertas de emprego estonianas normalmente são indicadas em valores brutos, e a diferença entre os três números é grande: €2,000 brutos equivalem aproximadamente a €1,658 líquidos e €2,676 de custo total para a empresa.

Impostos sobre a folha estoniana em resumo

O empregador calcula, retém, declara e paga todos os cinco. O empregado não precisa fazer nada durante o ano: a Autoridade Tributária e Aduaneira preenche previamente a declaração anual com base nas declarações da empresa.

Impostos do empregador na Estônia: imposto social e seguro-desemprego

Imposto social: 33% pagos pelo empregador

O imposto social de 33% é o maior encargo trabalhista na Estônia e o que mais surpreende empregadores estrangeiros. É pago integralmente pela empresa, nunca deduzido do empregado, e não tem teto: um salário de €10,000 gera €3,300 de imposto social. Em contrapartida, o empregado é coberto pelo Fundo de Seguro de Saúde da Estônia (Tervisekassa) e acumula direitos à pensão estatal.

A obrigação mínima de imposto social

O imposto social na Estônia também tem um piso, a obrigação mínima de imposto social. Para cada empregado cujo empregador principal seja você, o imposto social é devido sobre pelo menos uma base mensal fixada pelo Estado, atualmente €886, o que significa um mínimo de €292.38 por mês, mesmo se o salário for menor. Portanto, um empregado de meio período que recebe €500 por mês ainda custa à empresa os €292.38 completos, tornando cargos muito pequenos de meio período desproporcionalmente caros na Estônia. No salário mínimo (atualmente €946 por mês), os 33% já ultrapassam o piso.

O piso não se aplica a empregados que recebem pensão estatal, tiveram reconhecida capacidade laboral parcial ou inexistente, criam uma criança com menos de três anos ou três ou mais crianças com menos de 19 anos, são estudantes escolares ou universitários, ou estiveram registrados como desempregados por pelo menos seis meses no ano anterior à contratação. Para eles, a empresa paga 33% sobre o salário efetivo e mantém documentação comprobatória arquivada. Para um empregado com vários empregos, o mínimo é aplicado pelo empregador que detém seu pedido de isenção básica.

Seguro-desemprego do empregador: 0.8%

O prêmio de seguro-desemprego do empregador de 0.8% é calculado sobre todo o salário bruto, sem teto ou mínimo. Junto com o imposto social, eleva o adicional do empregador a 33.8% do bruto, e esse é todo o imposto sobre a folha do lado patronal na Estônia: não há contribuição patronal separada para pensão ou saúde.

Impostos do empregado: imposto de renda, rendimento isento e pensão capitalizada

Imposto de renda de pessoa física: alíquota fixa de 22%

O imposto de renda sobre salários na Estônia é cobrado a uma alíquota única de 22%: sem faixas, sem imposto municipal, a mesma alíquota de imposto de renda de pessoa física para €1,200 e €12,000. É calculado sobre o salário bruto menos o prêmio de seguro-desemprego do empregado, a contribuição para pensão e o rendimento isento descrito a seguir, sendo retido pelo empregador no pagamento.

Rendimento isento: €700 por mês

Antes de aplicar os 22%, o empregador deduz a isenção básica (maksuvaba tulu), rendimento isento de €700 por mês (€776 na idade de aposentadoria), igual para todos independentemente dos rendimentos. Contudo, o empregador só pode aplicá-la se o empregado tiver apresentado um requerimento por escrito; portanto, solicite-o no primeiro dia. Ela só pode ser usada com um empregador de cada vez. Se o salário de um mês for inferior a €700, o empregador aplica a isenção somente até o valor do salário, e o saldo não utilizado retorna ao empregado por meio da declaração anual.

Seguro-desemprego (1.6%) e pensão capitalizada (2–6%)

O prêmio de seguro-desemprego do empregado de 1.6% é retido de todos os salários. Empregados que atingiram a idade de aposentadoria estão isentos dessa parcela, embora os 0.8% do empregador continuem aplicáveis.

A pensão capitalizada (kogumispension, o “segundo pilar”) é uma conta individual de aposentadoria. A adesão é padrão para empregados nascidos após uma data-limite determinada, com possibilidade de saída. Os participantes escolhem 2%, 4% ou 6% do bruto, que o empregador retém, e o Estado acrescenta outros 4 pontos percentuais do imposto social que já recebe. A empresa não paga nada adicional; o software de folha verifica automaticamente a adesão e a alíquota de cada empregado no registro de pensões.

Quanto custa um empregado na Estônia: exemplos de bruto para líquido

Impostos sobre a folha para salários de €1,000 a €5,000

Antes de recorrer a uma calculadora salarial, use a tabela abaixo. Ela pressupõe um empregado em tempo integral, com requerimento de isenção básica arquivado e contribuição de 2% para pensão.

Cálculo de €2,000 brutos para líquidos, passo a passo

A última coluna da primeira tabela é o que economistas chamam de cunha fiscal: a parte do custo do empregador que vai para impostos e contribuições obrigatórias em vez de chegar ao bolso do empregado. Os impostos sobre salários na Estônia pesam mais sobre remunerações altas porque €700 de rendimento isento representa uma parcela maior de um salário pequeno do que de um grande. Para orçar rapidamente: o custo de um empregado é bruto × 1.338, e o salário líquido é aproximadamente 75% do bruto mais €154.

Folha de pagamento estoniana mês a mês: Registro de Emprego e TSD

1. Registre o empregado antes do primeiro dia. Toda relação de trabalho deve constar no registro de emprego (töötamise register) no e-MTA, portal de autoatendimento da Autoridade Tributária e Aduaneira, até o início do trabalho, no máximo. Essa inscrição dá ao empregado acesso ao seguro-saúde: para quem ainda não tem cobertura, ela começa após uma espera de 14 dias a contar da data inicial no registro e continua por dois meses após o fim do emprego.
2. Recolha o requerimento de isenção básica. Sem ele, você deve reter 22% sobre o salário integral.
3. Pague o salário líquido. No pagamento, retenha imposto de renda, 1.6% de seguro-desemprego e a contribuição para pensão, normalmente uma vez por mês.
4. Entregue a declaração TSD até o dia 10 do mês seguinte. A TSD (tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsioon) é a declaração mensal única que abrange imposto de renda, imposto social, seguro-desemprego e contribuições para pensão de todas as pessoas remuneradas. É apresentada no e-MTA, manualmente ou diretamente pelo software de contabilidade.
5. Pague todos os impostos sobre a folha até o mesmo dia 10 na conta de pré-pagamento da empresa junto à Autoridade Tributária e Aduaneira. Salários pagos em março são declarados e pagos até 10 de abril; os juros correm a partir do dia seguinte. O imposto sobre a folha estoniano segue o regime de caixa: importa o mês em que o salário é pago, não aquele em que foi auferido.

Uma empresa que não paga ninguém em determinado mês não apresenta nada nesse mês. O ciclo é o mesmo ao contratar um empregado ou cinquenta.

Impostos sobre a folha para empregados não residentes e remotos

Empregados estrangeiros são comuns em empresas estonianas administradas do exterior, e a regra é simples: o local onde o trabalho é fisicamente realizado importa mais do que o passaporte do empregado ou o registro da empresa.

• Um empregado não residente que trabalha na Estônia é tributado como residente: imposto social de 33%, imposto de renda de 22%, seguro-desemprego e, quando aplicável, pensão capitalizada. A isenção de €700 só pode ser aplicada na fonte se o empregado residir em outro Estado do EEE, tiver apresentado requerimento e possuir um certificado de residência da autoridade fiscal de seu país registrado junto à Autoridade Tributária e Aduaneira; caso contrário, o imposto de renda é retido desde o primeiro euro. Quem passa 183 dias ou mais na Estônia em qualquer período de 12 meses torna-se residente fiscal estoniano, qualquer que seja sua nacionalidade.
• Um empregado remoto que trabalha de outro país não aufere rendimento de fonte estoniana, portanto não há retenção de imposto de renda estoniano; ele é tributado onde trabalha. A segurança social segue a mesma lógica. Pelas regras de coordenação da UE, um empregado em outro Estado da UE, do EEE ou na Suíça é segurado lá, e a empresa estoniana normalmente precisa registrar-se como empregador estrangeiro e pagar as contribuições desse país em vez do imposto social estoniano. Fora da UE, depende de a Estônia ter acordo de segurança social com o país em questão.
• A e-Residency não muda nada aqui. Ela permite que um e-residente administre a empresa online; não isenta a empresa dos impostos sobre a folha, na Estônia ou em qualquer outro lugar.

Cinco erros de folha de pagamento cometidos por empregadores iniciantes

• Orçar o bruto, e não o custo do empregador. Multiplique por 1.338 antes de fazer uma oferta.
• Supor que meio período é proporcionalmente mais barato. O imposto social mínimo de €292.38 aplica-se por empregado, não por hora.
• Esquecer o requerimento de rendimento isento. O empregado recebe €154 a menos todos os meses e culpa a empresa.
• Pagar benefícios em vez de salário. Benefícios em espécie, como carro da empresa, moradia ou despesas pessoais cobertas, são benefícios adicionais (erisoodustus), tributados no nível da empresa com imposto de renda de 22/78 mais imposto social de 33% sobre o valor acrescido: cerca de €70 de imposto por €100 de benefício, mais do que custaria em salário.
• Chamar um empregado de prestador de serviços. Um “freelancer” que fatura à sua OÜ estoniana e trabalha em horários fixos sob a direção da empresa será reclassificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira como empregado, com impostos retroativos e juros.

Contabilidade da folha para sua empresa estoniana

A folha de pagamento estoniana é simples em estrutura, mas rigorosa quanto aos prazos. A equipe contábil da Eesti Firma registra seus empregados, calcula salário líquido e custo do empregador, aplica corretamente o rendimento isento e as alíquotas de pensão, apresenta a TSD mensalmente e orienta sobre a situação tributária de funcionários não residentes e remotos. Nosso serviço de contabilidade para empresas estonianas inclui a folha como parte da escrituração mensal e, para fundadores ainda em fase de constituição, podemos planejar a estrutura de emprego junto com o registro de empresa na Estônia.

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