Ce se întâmplă cu compania dumneavoastră estoniană într-o criză? Ghid calm pentru proprietarii din străinătate

Alegerea unei țări pentru compania dumneavoastră este o decizie pe termen lung. Prin urmare, este firesc să vă întrebați cât de bine își protejează acea țară registrele și ce s-ar întâmpla cu o companie estoniană într-o criză. Fondatorii din străinătate ne adresează periodic o întrebare simplă — cât de sigură este compania mea estoniană? — și este o întrebare rezonabilă despre orice jurisdicție.

Răspunsul este același pentru fiecare companie estoniană, însă întrebarea contează adesea cel mai mult pentru proprietarii care locuiesc în străinătate, în special pentru e-residents. Mulți dintre ei nu au fost niciodată în Estonia, nu au parteneri locali și își văd compania doar printr-un cititor de carduri și câteva site-uri web. Când întreaga companie pare digitală, este ușor să vă întrebați ce ar mai rămâne din ea dacă acele site-uri nu ar mai funcționa.

Vestea bună este că Estonia a oferit un răspuns foarte practic la această întrebare. Membră a Uniunii Europene, a zonei euro și NATO, a fost prima țară din lume care a păstrat o copie de siguranță a registrelor sale de stat în străinătate. Planificarea în avans este pur și simplu parte din modul în care Estonia își administrează statul digital. O companie bine condusă face același lucru când păstrează copii de siguranță și un plan B — nu pentru că se așteaptă la probleme, ci pentru că aceasta este o bună administrare.

Acest tip de pregătire este un semn de forță. Cu cât un sistem este construit mai atent pentru a continua să funcționeze în orice situație, cu atât este mai fiabil în viața de zi cu zi. Iar cu cât este mai fiabil, cu atât vă puteți construi afacerea pe el mai încrezător.

Acest articol explică, în cuvinte simple, cum este construit sistemul Estoniei și ce obiceiuri simple ajută compania dumneavoastră să funcționeze fără probleme, indiferent unde locuiți.

Din ce este alcătuită fiecare companie estoniană

Cea mai ușoară modalitate de a răspunde la întrebare este să descompunem compania dumneavoastră. Ea constă din patru elemente și niciunul nu depinde de funcționarea online a site-urilor estoniene:

• Existența sa juridică. Compania există în temeiul legislației estoniene, din momentul în care a fost înscrisă în Registrul Comerțului estonian (Äriregister).
• Evidențele sale. Datele oficiale despre companie sunt păstrate în Registrul Comerțului estonian (Äriregister) și au copie de siguranță în afara Estoniei.
• Banii săi. Banii companiei sunt păstrați de o bancă sau de un furnizor de plăți — adesea într-o altă țară din UE.
• Persoanele sale. Dumneavoastră și orice alți membri ai consiliului de administrație administrați compania, iar competențele dumneavoastră derivă din lege și din înscrierea în registru, nu din locul în care vă aflați.

Pentru un proprietar care locuiește în străinătate, principala legătură cu Estonia este accesul digital: un card e-Residency sau o carte de identitate estoniană, e-Business Register (portalul online al Registrul Comerțului estonian (Äriregister)) și serviciile online ale Tax and Customs Board. În momente dificile, acest acces ar putea fi întrerupt pentru o perioadă. Secțiunile de mai jos parcurg pe rând cele patru componente. Ele arată ce se întâmplă cu adevărat cu o companie estoniană într-o criză: accesul se poate întrerupe, dar compania însăși continuă.

Compania dumneavoastră există în drept, nu pe un server

OÜ-ul dumneavoastră estonian a fost creat printr-o înscriere în Registrul Comerțului estonian (Äriregister), lista oficială de companii a țării. Încetează să existe numai dacă registratorul îl radiază, iar acest lucru se poate întâmpla doar printr-o procedură juridică — niciodată deoarece un sistem este offline.

Așadar, dacă serviciile online nu sunt disponibile, nimic nu se schimbă în privința persoanei care deține compania sau a celei care o administrează. O întrerupere a serverului nu vă transferă acțiunile altcuiva, nu vă elimină din consiliul de administrație și nu vă anulează contractele. Când sistemele revin, totul este exact acolo unde era.

Continuitate juridică: statul estonian susține compania dumneavoastră

Legislația pe care se bazează compania dumneavoastră aparține Republicii Estonia. Ea continuă atât timp cât statul estonian există și este recunoscut de alte țări. Acesta este un principiu de bază al dreptului internațional și oferă proprietarilor de companii un nivel ridicat de certitudine juridică. Dreptul societar estonian este, de asemenea, construit pe reguli comune în întreaga UE.

Estonia acordă o mare importanță continuității juridice, iar propria sa istorie arată de ce. Se consideră aceeași republică fondată în 1918, nu o țară nouă. Timp de o jumătate de secol, mai multe țări occidentale, conduse de Statele Unite, au continuat să recunoască acea republică, în timp ce consulatul său general din New York nu a încetat niciodată să funcționeze. Independența sa a fost restaurată în 1991 pe baza acestei continuități.

Ambasada de date a Estoniei din Luxemburg: unde are copie de siguranță Registrul Comerțului estonian (Äriregister)

Companiile mari păstrează copii de siguranță ale datelor lor într-o a doua locație. Estonia, care își administrează aproape toate serviciile publice online, aplică același principiu întregului stat și îl numește continuitate digitală. Soluția sa este ambasada de date, prima de acest fel din lume.

În termeni simpli, este un centru de date foarte securizat din Luxemburg, unde Estonia păstrează copii ale celor mai importante registre ale sale. Funcționează din 2019, iar copiile păstrate acolo includ:

• registrul de afaceri, unde este înregistrată compania dumneavoastră;
• registrul populației;
• cartea funciară;
• baza de date a documentelor de identitate;
• registrul fiscal.

Ideea nu este doar să stocheze copii. Dacă este necesar, Estonia își poate restabili datele și își poate menține cele mai importante servicii în funcțiune din afara țării.

Ambasada de date urmează același principiu al continuității juridice. Acordul dintre cele două țări îi conferă protecție similară unei ambasade: niciun oficial, polițist sau instanță din Luxemburg nu poate intra fără permisiunea Estoniei. Datele stocate acolo sunt tratate ca arhive ale Republicii Estonia. Dacă acordul s-ar încheia vreodată, ele ar fi predate doar reprezentanților legali ai statului.

Nu vă veți conecta niciodată personal la ambasada de date. Valoarea sa pentru dumneavoastră este simplă: evidența oficială a companiei dumneavoastră există și în afara Estoniei și rămâne întotdeauna la statul estonian.

Sunt banii companiei dumneavoastră în siguranță? Conturi bancare și furnizori de plăți

Banii dumneavoastră se află acolo unde este banca sau furnizorul dumneavoastră de plăți, nu acolo unde este înregistrată compania. Acesta este cel mai util lucru de reținut.

Multe companii estoniene, în special cele cu proprietari străini, își păstrează banii la un furnizor de plăți dintr-o altă țară UE. În acest caz, banii sunt protejați de regulile țării în care furnizorul este licențiat, iar autoritatea financiară a acelei țări supraveghează furnizorul. Dreptul UE impune, de asemenea, ca astfel de furnizori să protejeze banii clienților, păstrându-i separat de fondurile proprii. Astfel, sunt protejați chiar dacă furnizorul însuși întâmpină dificultăți financiare. Ghidul nostru despre conturi bancare pentru companii nerezidente explică opțiunile.

Dacă aveți contul la o bancă estoniană, depozitele dumneavoastră sunt protejate de schema estoniană de garantare a depozitelor până la 100.000 € per bancă. Aceasta se aplică și companiilor, nu numai persoanelor fizice. Dacă o bancă eșuează, banii sunt rambursați în termen de șapte zile lucrătoare. Aceeași protecție de 100.000 € se aplică în fiecare țară UE.

Un obicei prudent pentru orice afacere este să aibă două conturi la doi furnizori diferiți, de exemplu în două țări UE diferite. Descărcați extrasele periodic, astfel încât să aveți întotdeauna propria evidență.

Administrarea de la distanță a companiei dumneavoastră estoniene într-o criză

Nu trebuie să fiți în Estonia pentru a administra o companie estoniană. Mulți proprietari locuiesc în străinătate și gestionează totul online — articolul nostru despre administrarea unei companii estoniene în timp ce locuiți în străinătate explică modul în care funcționează acest lucru.

Aceeași structură continuă să funcționeze într-o criză, chiar dacă serviciile online sunt temporar indisponibile. Drepturile dumneavoastră ca membru al consiliului de administrație nu depind de funcționarea vreunui site web. Puteți în continuare semna contracte, plăti facturi și lua decizii, iar depunerile online pot fi efectuate odată ce sistemele revin.

Este e-Residency sigură? Cardul dumneavoastră este o cheie, nu compania

Pe scurt, da — iar motivul ține de modul în care este concepută. Cardul dumneavoastră e-Residency, ca o carte de identitate estoniană, vă permite să vă conectați și să semnați documente digital. Nu păstrează compania dumneavoastră, iar compania nu depinde de el. Dacă cardul nu poate semna pentru o perioadă, rămâneți membru al consiliului de administrație cu aceleași drepturi.

Estonia a demonstrat deja cum gestionează o astfel de situație. În 2017, a fost descoperită o vulnerabilitate de securitate în cipurile cărților de identitate estoniene, inclusiv ale cardurilor e-Residency. Ca măsură de precauție, statul a dezactivat temporar funcțiile online ale cardurilor afectate — conectarea și semnarea digitală — până când persoanele au instalat o actualizare. Actualizarea putea fi instalată online, de oriunde, iar fiecare card a funcționat din nou imediat ce a fost actualizat.

Trei obiceiuri pentru continuitatea afacerii

• Păstrați actualizată în registru adresa de e-mail a companiei. Comunicările oficiale sunt trimise prin e-mail.
• Nu vă bazați pe o singură persoană. Dacă sunteți singurul membru al consiliului de administrație și nu puteți semna pentru o perioadă, de exemplu la reînnoirea cardului, compania trebuie să aștepte. O a doua persoană cu drept de semnătură rezolvă acest lucru.
• Urmăriți valabilitatea cardului dumneavoastră. Dacă semnați cu un card e-Residency, știți când expiră și cum îl reînnoiți. Ghidul nostru despre ce se întâmplă când expiră un card e-Residency vă explică pașii.

Listă de verificare pentru continuitatea afacerii pentru proprietarii de companii estoniene

Mențineți-vă compania estoniană pregătită pentru crize cu Eesti Firma

Cea mai mare parte a ceea ce protejează o companie estoniană într-o criză este deja integrată în legislația estoniană și a UE. Restul este o simplă bună organizare, iar aici ajută un partener local de încredere. Eesti Firma este un furnizor licențiat de servicii fiduciare și corporative, cu sediul în Tallinn. Oferim o adresă juridică companiilor administrate din străinătate, ținem contabilitatea lor prin serviciul nostru de contabilitate și ajutăm în chestiuni corporative prin serviciile noastre juridice. Doriți să verificăm cum este organizată compania dumneavoastră? Putem analiza cine poate semna, unde sunt păstrați banii și ce documente aveți — trimiteți-ne doar o solicitare.

Trimiteți o solicitare

Întrebări frecvente