Politica de confidențialitate

Eesti Firma (denumire juridică: Eesti Firma OÜ, cod de înregistrare 14164797, sediu social Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia) este operatorul site-ului eestifirma.ee și operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin intermediul acestuia. Suntem un furnizor autorizat de servicii fiduciare și pentru societăți (licență TCSP FIU000144), supravegheat de Unitatea de Informații Financiare din Estonia, și respectăm cu strictețe legislația privind protecția datelor, inclusiv Legea privind protecția datelor cu caracter personal din Republica Estonia și Regulamentul general privind protecția datelor (UE) 2016/679 (GDPR).

Prezenta Politică de confidențialitate explică, în termeni clari, ce date cu caracter personal colectăm, de ce le colectăm, temeiul juridic al fiecărei utilizări, cât timp le păstrăm, cui le divulgăm și ce drepturi vă puteți exercita. Prin utilizarea site-ului eestifirma.ee, confirmați că ați citit și ați înțeles practicile de prelucrare a datelor descrise aici.

Pentru o înțelegere completă a modului în care funcționăm, vă recomandăm să consultați și politicile și regulile noastre conexe:

• Condiții de utilizare
• Politica AML
• Principii de conformitate cu GDPR
• Notificare privind modulele cookie

Cine suntem (operatorul de date)

Operatorul responsabil pentru datele dumneavoastră cu caracter personal este Eesti Firma OÜ, cod de înregistrare 14164797, cu sediul social la Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia. Ne puteți contacta la info@eestifirma.ee sau la +372 641 7777. Am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), ale cărui date de contact sunt prezentate în secțiunea „Informații de contact” de mai jos. DPO este punctul dumneavoastră unic de contact pentru orice întrebare referitoare la modul în care sunt gestionate datele dumneavoastră.

Informațiile pe care le colectăm

Colectăm și prelucrăm diverse tipuri de informații, respectând cu strictețe principiile reducerii la minimum a datelor și ale colectării legale a acestora. Principalele categorii de date pe care le colectăm includ:

• Date cu caracter personal: Informațiile pe care ni le furnizați direct, precum numele, adresa de e-mail, numărul de telefon și alte detalii transmise la înregistrarea contului, când ne contactați sau când utilizați serviciile noastre. În anumite cazuri (de exemplu, pentru respectarea cerințelor AML), acestea pot include și date de identificare, precum copia unui act de identitate și informații despre beneficiarul real.
• Date tehnice: Informații colectate automat atunci când vizitați site-ul nostru, inclusiv adresa IP, tipul browserului, informații despre dispozitiv, versiunea sistemului de operare și alți parametri tehnici. Aceste date ne permit să asigurăm funcționarea corectă a site-ului, compatibilitatea cu diverse dispozitive și optimizarea experienței utilizatorilor.
• Date de utilizare: Informații despre interacțiunile dumneavoastră cu site-ul. Înregistrăm paginile pe care le vizitați, timpul petrecut pe fiecare pagină, modul în care navigați între secțiuni, sursele care v-au direcționat către site-ul nostru și modul în care interacționați cu conținutul. Aceste date sunt esențiale pentru analizarea activității utilizatorilor și îmbunătățirea serviciilor noastre.
• Date de comunicare: Informațiile conținute în corespondența dumneavoastră cu noi. Dacă ne contactați echipa prin e-mail, formulare de feedback sau alte mijloace, păstrăm evidența acestor comunicări, inclusiv datele de contact furnizate și conținutul mesajelor. Acest lucru ne permite să vă soluționăm eficient solicitările și să îmbunătățim calitatea serviciilor.

În mod deliberat, nu colectăm date de la persoane cu vârsta sub 18 ani. Site-ul și serviciile noastre nu sunt destinate minorilor. Dacă aflăm că au fost colectate date cu caracter personal ale unui copil fără consimțământul părintelui/tutorelui, vom șterge cu promptitudine informațiile respective.

Cum utilizăm informațiile dumneavoastră

Prelucrăm datele cu caracter personal numai în baza temeiurilor legale prevăzute de GDPR: pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale, respectarea cerințelor legale, urmărirea intereselor noastre legitime sau în baza consimțământului dumneavoastră. Utilizăm informațiile în mod etic și numai în scopurile pentru care au fost colectate. Principalele scopuri ale prelucrării datelor dumneavoastră includ:

• Furnizarea serviciilor: Utilizăm datele dumneavoastră pentru a ne furniza serviciile și a ne îndeplini obligațiile contractuale față de dumneavoastră. Acestea includ înregistrarea societăților, asistența juridică, serviciile de contabilitate și alte servicii pe care le oferim. Prelucrarea datelor în aceste scopuri este esențială pentru încheierea sau executarea unui contract cu dumneavoastră, precum și pentru gestionarea relațiilor continue cu clienții.
• Comunicarea cu utilizatorii: Datele dumneavoastră de contact sunt utilizate pentru a răspunde solicitărilor, a oferi consultanță privind serviciile și a transmite notificări și actualizări importante. Cu consimțământul dumneavoastră, vă putem trimite și buletine informative sau oferte promoționale adaptate preferințelor dumneavoastră. Vă puteți dezabona oricând de la mesajele de marketing utilizând linkul de dezabonare din e-mail sau contactându-ne direct.
• Analiză și îmbunătățirea serviciilor: Analizăm comportamentul vizitatorilor pe site-ul nostru pentru a-i îmbunătăți funcționalitatea și conținutul. Datele de utilizare (în formă anonimizată sau agregată) ne ajută să înțelegem nevoile publicului, să optimizăm navigarea, să îmbunătățim ușurința utilizării interfeței și să dezvoltăm funcționalități noi. O astfel de prelucrare se bazează pe interesul nostru legitim de a îmbunătăți serviciile, iar noi luăm măsuri pentru a reduce la minimum interferența cu viața dumneavoastră privată (de exemplu, prin utilizarea datelor agregate).
• Respectarea legislației: Putem prelucra și păstra anumite date pentru a ne îndeplini obligațiile legale. Acest lucru vizează în special reglementările contabile și fiscale, precum și cerințele privind combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului. De exemplu, legea ne obligă să identificăm clienții și să păstrăm anumite date în scopuri de raportare. Prelucrarea datelor pentru respectarea legislației este obligatorie și se bazează pe cerințe legale.
• Măsuri de securitate: Datele colectate sunt utilizate pentru a asigura securitatea site-ului nostru, a conturilor dumneavoastră și a serviciilor noastre. Efectuăm monitorizări pentru a detecta și preveni frauda, accesul neautorizat, atacurile cibernetice și alte amenințări. Această prelucrare se bazează pe interesul nostru legitim de a ne proteja infrastructura și utilizatorii. Ne îmbunătățim continuu sistemele de monitorizare și protecție pentru a vă păstra datele în siguranță.

Vă rugăm să rețineți că nu utilizăm procese decizionale automatizate care produc efecte juridice sau efecte semnificative similare asupra dumneavoastră. Nicio decizie esențială (precum furnizarea unui serviciu sau stabilirea prețului acestuia) nu este luată exclusiv de algoritmi, fără intervenție umană.

Temeiurile juridice și perioadele de păstrare pe scurt

Tabelul de mai jos rezumă, pentru fiecare categorie de date, motivul prelucrării, temeiul juridic din GDPR pe care ne bazăm și perioada de păstrare. Această prezentare generală este oferită din motive de transparență; restul acestei politici explică fiecare punct mai detaliat.

Module cookie și tehnologii de urmărire

Pentru a vă îmbunătăți experiența de utilizare și a analiza traficul site-ului, folosim module cookie și tehnologii similare de urmărire. Acestea ne permit să adaptăm conținutul site-ului la interesele dumneavoastră și să înțelegem mai bine modul în care utilizatorii interacționează cu site-ul nostru.

Utilizarea modulelor cookie se efectuează în conformitate cu legislația aplicabilă (de exemplu, Directiva UE privind viața privată și comunicațiile electronice) și cu Notificarea noastră separată privind modulele cookie. Principalele categorii de module cookie pe care le utilizăm sunt:

• Module cookie strict necesare: Aceste module cookie sunt esențiale pentru funcționarea corespunzătoare a site-ului. Ele permit funcționalități de bază (precum salvarea preferințelor dumneavoastră de confidențialitate sau menținerea sesiunii autentificate) și nu pot fi dezactivate, deoarece, fără ele, site-ul nu ar funcționa corespunzător.
• Module cookie analitice: Aceste module cookie colectează statistici anonimizate despre modul în care vizitatorii utilizează site-ul nostru, de exemplu ce pagini sunt vizitate, cât timp petrec utilizatorii pe fiecare pagină sau dacă întâmpină erori. Folosim aceste informații pentru a îmbunătăți performanța și ușurința de utilizare a site-ului. De exemplu, astfel de tehnologii ne ajută să identificăm cele mai populare secțiuni și să optimizăm conținutul în consecință.
• Module cookie de marketing: Aceste module cookie sunt utilizate pentru a afișa reclame și promoții mai relevante pentru serviciile noastre. Ele ne permit să urmărim eficiența campaniilor publicitare și pot reține ceea ce ați vizualizat pe site-ul nostru pentru a vă oferi servicii similare. Utilizăm responsabil modulele cookie de marketing și, atunci când este necesar, vă obținem consimțământul înainte de a le instala pe dispozitivul dumneavoastră.

Aveți dreptul să vă gestionați în orice moment setările privind modulele cookie. Majoritatea browserelor vă permit să dezactivați modulele cookie care nu sunt necesare sau să ștergeți fișierele cookie existente. Vă rugăm să rețineți însă că dezactivarea modulelor cookie strict necesare poate afecta funcționalitatea site-ului. Puteți găsi informații mai detaliate în Notificarea noastră privind modulele cookie și în setările browserului dumneavoastră.

Partajarea datelor cu terțe părți

Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră cu caracter personal terților. Totuși, pentru a ne desfășura activitatea și a furniza Serviciile noastre, poate fi necesar să partajăm date cu parteneri de încredere, care au obligații de confidențialitate. Astfel de terțe părți pot include:

• Furnizori externi de servicii: Colaborăm cu societăți și specialiști de încredere care ne asistă în furnizarea serviciilor. Printre aceștia se numără, de exemplu, furnizorii de găzduire și centrele de date (pentru găzduirea site-ului și a bazelor noastre de date), serviciile de procesare a plăților (pentru gestionarea tranzacțiilor), platformele de analiză (pentru monitorizarea traficului) și serviciile de asistență pentru clienți. În aceste cazuri, le furnizăm partenerilor numai volumul minim necesar de date și le solicităm respectarea strictă a confidențialității și a măsurilor de protecție a datelor, în baza acordurilor de prelucrare a datelor.
• Respectarea cerințelor legale: Putem divulga informațiile dumneavoastră autorităților publice, organismelor de reglementare sau altor entități autorizate atunci când legea ne impune acest lucru — de exemplu, Unității de Informații Financiare, Administrației Fiscale și Vamale sau unei instanțe. Divulgarea poate fi necesară pentru respectarea unei hotărâri judecătorești, în cursul investigării unor activități ilegale sau pentru protejarea drepturilor și intereselor noastre legitime. În fiecare caz, evaluăm cu atenție legalitatea solicitării și divulgăm numai informațiile cerute de lege.

În afara cazurilor de mai sus, datele dumneavoastră pot fi transferate în cadrul unei restructurări corporative. Dacă fuzionăm cu o altă entitate, vindem afacerea sau ne reorganizăm în alt mod, datele cu caracter personal ale utilizatorilor pot fi transferate succesorului. În astfel de cazuri, ne vom asigura că destinatarul este ținut de aceleași obligații de confidențialitate prevăzute în prezenta politică.

Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a vă proteja datele cu caracter personal împotriva divulgării neautorizate, accesului ilegal, distrugerii sau modificării. Acestea includ criptarea, firewall-uri, sisteme de detectare a intruziunilor și un control strict al accesului fizic și logic la serverele noastre. La nivel intern, politicile noastre de securitate a informațiilor limitează accesul angajaților la datele cu caracter personal conform principiului necesității de a cunoaște, fiind susținute de instruirea periodică a personalului. Împreună, aceste măsuri protejează confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor dumneavoastră, conform cerințelor GDPR. Deși nicio metodă de transmitere sau stocare prin internet nu este vreodată 100% sigură, ne actualizăm și testăm continuu sistemele de securitate pentru a reduce la minimum riscurile.

Păstrarea datelor

Păstrăm datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor descrise în prezenta politică, cu excepția cazului în care legea impune sau permite o perioadă mai lungă. Se aplică anumite termene legale: datele privind verificarea prealabilă a clienților (KYC), colectate în scopul combaterii spălării banilor, sunt păstrate timp de 5 ani de la încetarea relației de afaceri, conform Legii estoniene privind prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului; documentele contabile justificative sunt păstrate timp de 7 ani de la încheierea exercițiului financiar, conform Legii estoniene a contabilității. Celelalte date sunt păstrate, în general, pe durata relației plus termenul de prescripție aplicabil. După expirarea perioadei relevante, datele sunt șterse în siguranță sau anonimizate, astfel încât să nu mai puteți fi identificat(ă). Verificăm periodic datele deținute și perioadele de păstrare, fără a păstra datele mai mult decât este necesar.

Transferuri internaționale de date

În prezent, toate datele cu caracter personal sunt stocate și prelucrate în Spațiul Economic European (SEE), în principal pe servere situate în Estonia sau în alte țări ale UE. Nu transferăm datele dumneavoastră în țări din afara SEE decât dacă acest lucru este necesar în mod explicit pentru furnizarea serviciilor (de exemplu, dacă vă aflați în afara UE și ne solicitați să contactăm un partener local).

Dacă va trebui vreodată să vă transferăm datele în afara SEE, vom institui toate garanțiile prevăzute de lege. În practică, aceasta înseamnă că vom transfera datele numai către țări recunoscute de Comisia Europeană ca oferind un nivel adecvat de protecție sau în baza Clauzelor Contractuale Standard (SCC) ori a unui alt mecanism autorizat. Datele dumneavoastră rămân protejate chiar dacă sunt prelucrate în afara Uniunii Europene.

Linkuri către site-uri ale terților

Site-ul nostru poate conține linkuri către site-uri sau servicii externe care nu sunt controlate de societatea noastră. Prezenta Politică de confidențialitate nu se aplică acestor resurse ale terților. Nu suntem responsabili pentru conținutul sau practicile de confidențialitate ale site-urilor externe. Vă recomandăm să consultați politicile de confidențialitate ale fiecărei resurse externe înainte de a furniza date cu caracter personal pe astfel de site-uri.

Confidențialitatea copiilor

Recunoaștem importanța protejării datelor cu caracter personal ale copiilor. Site-ul și serviciile noastre nu sunt destinate persoanelor cu vârsta sub 18 ani și nu colectăm cu bună știință date de la copii fără consimțământul corespunzător al părinților sau tutorilor legali. Dacă aflăm că am primit din greșeală date cu caracter personal de la un minor cu vârsta sub 18 ani, vom lua cu promptitudine măsuri pentru a șterge informațiile respective de pe serverele noastre. Îi încurajăm pe părinții care descoperă că este posibil ca propriul copil să ne fi furnizat date cu caracter personal să ne contacteze, pentru a putea elimina rapid informațiile relevante.

Drepturile dumneavoastră

În conformitate cu GDPR și cu celelalte reglementări aplicabile, în calitate de persoană vizată, beneficiați de drepturi extinse cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal. Respectăm aceste drepturi și depunem eforturi pentru a facilita exercitarea lor. Aveți dreptul:

• Să vă accesați datele: să solicitați confirmarea faptului că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate și să obțineți o copie a datelor pe care le deținem despre dumneavoastră. Astfel, puteți afla exact ce informații sunt prelucrate și puteți verifica legalitatea prelucrării lor.
• Să vă rectificați datele: să solicitați corectarea datelor cu caracter personal inexacte sau învechite care vă privesc. Vom efectua cu promptitudine ajustările necesare pentru a asigura exactitatea și actualitatea informațiilor dumneavoastră.
• Să vă ștergeți datele: în anumite circumstanțe, să solicitați ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal („dreptul de a fi uitat”). De exemplu, puteți solicita ștergerea dacă datele nu mai sunt necesare în scopurile pentru care au fost colectate sau dacă vă retrageți consimțământul și nu avem niciun alt temei legal pentru prelucrare. Rețineți că acest drept nu este absolut — există excepții (de exemplu, nu putem șterge datele pe care legea ne obligă să le păstrăm).
• Să restricționați prelucrarea: în anumite situații, să solicitați restricționarea temporară a prelucrării datelor dumneavoastră (de exemplu, în timp ce contestați exactitatea datelor sau vă opuneți prelucrării). Pe durata restricționării, vom păstra doar datele dumneavoastră, suspendând operațiunile active care le implică.
• Să vă opuneți prelucrării: aveți dreptul să vă opuneți prelucrării datelor dacă aceasta se bazează pe interesele noastre legitime sau este efectuată în scopuri de marketing direct. În anumite cazuri prevăzute de lege, trebuie să încetăm o astfel de prelucrare la cererea dumneavoastră. În special, vă puteți dezabona oricând de la comunicările prin e-mail și vă puteți opune creării de profiluri în scopuri de marketing.
• La portabilitatea datelor: să obțineți datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat și utilizat în mod curent (de exemplu, CSV) și/sau să solicitați transferul lor direct către un alt furnizor, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic. Acest drept se aplică atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau pe un contract încheiat cu dumneavoastră și este efectuată prin mijloace automatizate.
• Să vă retrageți consimțământul: dacă o anumită prelucrare a datelor se bazează pe consimțământul dumneavoastră, îl puteți retrage în orice moment. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere, însă vom înceta această prelucrare pe viitor. De exemplu, vă puteți dezabona în orice moment de la buletinele informative de marketing pe care ați acceptat anterior să le primiți.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere dacă considerați că drepturile v-au fost încălcate sau că datele v-au fost prelucrate ilegal. Autoritatea de supraveghere din Estonia este Inspectoratul pentru Protecția Datelor (Andmekaitse Inspektsioon). Puteți contacta această autoritate sau o autoritate de supraveghere din locul dumneavoastră de reședință. Sperăm să soluționăm direct orice problemă, însă aveți dreptul să o sesizați în orice moment organismului de reglementare.

Pentru a vă exercita oricare dintre aceste drepturi, contactați-ne prin oricare dintre metodele enumerate în secțiunea „Informații de contact”. Soluționăm gratuit solicitările și răspundem fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de o lună de la primirea solicitării, conform cerințelor GDPR. Dacă avem nevoie de o prelungire sau trebuie să refuzăm o solicitare din motive legale, vă vom informa în acest termen și vă vom explica motivele.

Actualizările politicii

Putem actualiza periodic prezenta Politică de confidențialitate pentru a reflecta modificările practicilor noastre, ale legislației sau noile tehnologii. Atunci când publicăm o versiune actualizată, aceasta apare pe această pagină, iar data celei mai recente revizuiri este afișată în partea de sus.

Versiunea actualizată intră în vigoare imediat după publicare. Vă recomandăm să verificați periodic această secțiune pentru a fi la curent cu versiunea actuală.

Informații de contact

Dacă aveți întrebări, comentarii sau solicitări legate de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal pe site-ul nostru, vă rugăm să ne contactați:

• Societate: Eesti Firma OÜ
• Cod de înregistrare: 14164797
• Adresă: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia
• Responsabil cu protecția datelor (DPO): Ilja Nikiforov
• E-mail: info@eestifirma.ee
• Telefon: +372 641 7777

Prețuim încrederea clienților și vizitatorilor noștri și ne propunem să răspundem prompt și complet. Veți primi un răspuns în cel mult o lună de la data solicitării dumneavoastră, conform legislației aplicabile.

Întrebările dumneavoastră sunt binevenite și suntem întotdeauna bucuroși să vă oferim informații suplimentare despre datele dumneavoastră cu caracter personal și despre modul în care le protejăm. Confidențialitatea și securitatea datelor dumneavoastră reprezintă prioritatea noastră principală.