Eesti Firma OÜ
Pe scurt
- Această politică acoperă numai serviciile noastre legate de LEI. Celelalte servicii ale noastre sunt reglementate de politica generală de confidențialitate a Eesti Firma.
- Pentru o cerere LEI, avem nevoie de numele, adresa de e-mail și numărul de telefon ale reprezentantului organizației, de documente care îi confirmă autoritatea și de detaliile de plată.
- Suntem un agent de înregistrare: acceptăm cererea dumneavoastră și o transmitem emitentului LEI. Plățile sunt gestionate de un furnizor de plăți.
- Baza de date internațională LEI deschisă, menținută de fundația GLEIF, conține date despre organizație, nu despre reprezentantul acesteia: asta cer regulile GLEIF.
- Putem comunica datele de contact societăților din grupul nostru și partenerilor contractuali. Puteți refuza acest lucru în orice moment.
- Păstrăm datele atât timp cât gestionăm LEI-ul organizației și încă 3 ani după aceea. Păstrăm datele mai mult timp numai când legea o impune: facturile timp de 7 ani și datele privind prevenirea spălării banilor timp de 5 ani.
- Relația noastră cu dumneavoastră este guvernată de legea Republicii Estonia.
- Pentru orice întrebări despre datele dumneavoastră, scrieți la [email protected].
1. Cine suntem
Serviciile legate de LEI sunt furnizate de Eesti Firma OÜ: cod de registru 14164797, LEI 2549006RA6TCO1KHOJ54, adresa Vesivärava tn 50-301, 10152 Tallinn, Estonia. Suntem un agent de înregistrare LEI: prin site-ul eestifirma.ee/lei, acceptăm cereri pentru obținerea, reînnoirea sau transferul unui LEI și le transmitem emitentului LEI. Suntem responsabili pentru partea noastră din prelucrarea datelor cu caracter personal: în temeiul Regulamentului general privind protecția datelor al UE (GDPR), suntem operator de date. Emitentul și furnizorul de plăți sunt fiecare responsabili pentru propria parte (a se vedea secțiunea 4).
Pentru întrebări despre datele dumneavoastră, scrieți la [email protected].
LEI-urile sunt obținute de organizații, nu de persoane fizice, astfel încât informațiile despre organizația în sine nu sunt date cu caracter personal. Există o excepție: un întreprinzător individual obține un LEI în nume propriu, iar datele sale sunt date cu caracter personal. În toate celelalte cazuri, datele cu caracter personal dintr-o cerere se referă la reprezentantul sau persoană de contact (kontaktisik) al organizației: nume, adresă de e-mail și număr de telefon.
Această politică se aplică numai serviciilor noastre legate de LEI. Celelalte servicii ale noastre sunt reglementate de politica generală de confidențialitate a Eesti Firma, publicată la eestifirma.ee.
2. Ce date colectăm
Colectăm datele de care avem nevoie pentru a verifica cererea, a încasa plata și a îndeplini cerințele legale. Fără aceste date, nu putem facilita obținerea unui LEI.
| Date | Sursă |
|---|---|
Prenumele și numele reprezentantului sau al persoanei de contact, adresa de e-mail, numărul de telefon, funcția sau temeiul autorității |
Solicitantul |
Documente care dovedesc autoritatea și arată structura grupului (procură, extras de registru, documente privind societățile-mamă); acestea pot conține un nume, un număr personal de identificare și o semnătură |
Solicitantul și registrele oficiale |
Date de plată: numele plătitorului, momentul, suma și metoda de plată; pentru plățile cu cardul, un token, adică un identificator pseudonimizat al cardului de la furnizorul de plăți |
Plătitorul și furnizorul de plăți |
Corespondența cu noi |
Dumneavoastră |
Date privind utilizarea site-ului (adresa IP, cookie-uri) |
Dispozitivul dumneavoastră |
Atât noi, cât și emitentul putem verifica datele din cerere în registrele oficiale și în baza de date deschisă a GLEIF. Nu vedem și nu stocăm numărul cardului, data expirării sau codul de securitate: numai furnizorul de plăți le gestionează.
O cerere este adesea depusă nu de director personal, ci de un contabil, avocat sau alt asistent. Dacă includeți datele unei alte persoane într-o cerere, de exemplu datele unui membru al organului de administrare (juhatus) sau ale persoanei care a semnat procura, vă rugăm să îi prezentați această politică. Dacă altcineva a furnizat datele dumneavoastră, această politică vi se aplică și dumneavoastră, inclusiv toate drepturile prevăzute la secțiunea 7.
3. De ce folosim datele
Tabelul de mai jos arată de ce folosim datele și pe ce temei juridic. Nu este necesar consimțământ separat pentru depunerea unei cereri: fără aceste date, contractul nu poate fi încheiat sau executat.
| De ce | Temei juridic |
|---|---|
Pentru a verifica o cerere de obținere, reînnoire sau transfer al unui LEI, a verifica autoritatea reprezentantului, a încasa plata (inclusiv reînnoirea automată folosind un token) și a răspunde întrebărilor dumneavoastră |
Pentru un întreprinzător individual: contractul cu acesta și măsurile precontractuale (art. 6(1)(b) GDPR). Pentru reprezentantul unei organizații: interesul nostru legitim și al organizației de a încheia și executa contractul (art. 6(1)(f)) |
Pentru a vă reaminti că LEI-ul este pe cale să expire |
Interes legitim, al nostru și al organizației (art. 6(1)(f)): cu un LEI expirat, organizația riscă să fie refuzată de o bancă sau de un broker |
Pentru a le scrie clienților despre serviciile noastre similare |
Interes legitim (art. 6(1)(f)): informarea clienților despre ce altceva putem face pentru ei |
Pentru a comunica datele de contact societăților din grupul nostru și partenerilor contractuali, astfel încât aceștia să poată oferi clientului servicii conexe |
Interes legitim, al nostru și al destinatarului (art. 6(1)(f)): dezvoltarea afacerii și oferirea către clienți a serviciilor conexe |
Pentru a ține contabilitatea, a răspunde solicitărilor autorităților publice și a respecta cerințele privind prevenirea spălării banilor și sancțiunile internaționale |
Obligație legală (art. 6(1)(c)) |
Pentru a ne apăra drepturile în litigii, a menține site-ul funcțional și sigur, a păstra statistici interne și a îmbunătăți serviciul |
Interes legitim (art. 6(1)(f)) |
Pentru a colecta statistici ale site-ului și a măsura publicitatea folosind cookie-uri |
Consimțământul dumneavoastră (art. 6(1)(a)) |
Puteți refuza e-mailurile noastre și comunicarea datelor dumneavoastră de contact trimițând un e-mail la [email protected]. Mesajele de serviciu (confirmări, facturi, notificări privind o taxare viitoare pentru reînnoirea automată) sunt trimise în orice caz: acestea fac parte din serviciu.
La verificarea cererilor și documentelor, folosim instrumente automatizate, inclusiv instrumente bazate pe inteligență artificială. Acestea asistă specialiștii noștri. Dacă nu sunteți de acord cu rezultatul unei verificări, scrieți-ne și o persoană va reanaliza cererea.
4. Cu cine comunicăm datele
Fiecare destinatar primește numai datele de care are nevoie pentru a-și îndeplini sarcina.
| Cine | Rol | De ce |
|---|---|---|
Emitentul LEI, o organizație acreditată de fundația GLEIF pentru emiterea LEI-urilor (documentele GLEIF îl numesc și Local Operating Unit, LOU). Emitentul nostru este menționat în Termenii generali ai serviciului LEI |
Responsabil pentru date în nume propriu (operator independent în temeiul GDPR) |
Emite, reînnoiește și transferă LEI-uri. Primește datele din cerere, inclusiv numele și datele de contact ale reprezentantului și documentele care îi confirmă autoritatea |
Furnizorul de plăți pe care îl vedeți la efectuarea plății |
Responsabil pentru date în nume propriu (operator independent în temeiul GDPR) |
Prelucrează plățile, inclusiv datele cardului |
Furnizorii noștri de servicii: găzduire, livrare e-mail, chat, instrumente de verificare a documentelor, contabilitate |
Acționează la instrucțiunile noastre (persoane împuternicite în temeiul GDPR) |
Mențin funcționarea site-ului și a chatului, trimit e-mailuri, verifică documente și țin contabilitatea. Nu pot folosi datele în propriile scopuri |
Societățile din grupul nostru și partenerii noștri contractuali |
Responsabili pentru date în nume propriu (operatori independenți în temeiul GDPR) |
Primesc numele organizației și datele de contact ale reprezentantului acesteia pentru a deservi clientul sau a oferi servicii conexe |
Servicii de analiză și publicitate |
La instrucțiunile noastre sau independent |
Statistici ale site-ului și măsurarea publicității, numai cu consimțământul dumneavoastră |
Schimbăm din când în când furnizorii și partenerii, astfel că menționăm aici numai categoriile acestora. Dacă scrieți la [email protected], vă vom spune exact cine primește în prezent datele dumneavoastră.
În plus, datele pot fi primite de autoritățile publice și instanțe atunci când legea prevede astfel, precum și de avocații, auditorii și alți consultanți profesioniști ai noștri când acest lucru este necesar pentru a ne proteja drepturile sau a ne verifica activitatea. Dacă transferăm această afacere unei alte societăți, datele clienților vor fi transferate acesteia, iar clienții vor fi informați.
În temeiul regulilor GLEIF, emitentul transmite fundației datele organizației, iar acestea sunt publicate în baza de date deschisă: nume, număr de înregistrare, adrese, statut LEI și informații despre societățile-mamă. Aceste date sunt deschise și oricine le poate utiliza. Numele și datele de contact ale reprezentantului nu fac parte din acest set de date. Dacă organizația este deținută de o persoană fizică, se menționează numai acest fapt, fără nume. Excepție: un întreprinzător individual obține un LEI în nume propriu, astfel încât numele și adresa sa sunt publicate.
Stocăm datele în principal în Spațiul Economic European. Unii destinatari sunt localizați sau prelucrează date în afara acestuia. În acest caz, transferul se bazează pe o decizie de adecvare a Comisiei Europene sau pe clauze contractuale standard. Scrieți la [email protected] și vă vom furniza detaliile, inclusiv țările.
5. Cât timp păstrăm datele
Păstrăm datele nu mai mult decât este necesar pentru serviciu sau impus de lege.
| Date | Perioadă |
|---|---|
Cererea, documentele și corespondența |
Atât timp cât gestionăm LEI-ul organizației și încă 3 ani (termenul de prescripție prevăzut de legea estoniană) |
Date pe care suntem obligați să le păstrăm în temeiul regulilor privind prevenirea spălării banilor |
5 ani după încheierea relației cu clientul |
Cereri neplătite și solicitări care nu au dus la o comandă |
6 luni |
Facturi și alte documente contabile justificative |
7 ani de la sfârșitul exercițiului financiar, conform Estonian Accounting Act |
Token pentru plata cu cardul |
Cât timp reînnoirea automată este activată sau până când cardul expiră |
Date referitoare la un litigiu |
Până la soluționarea definitivă a litigiului |
Când perioada se încheie, ștergem sau anonimizăm datele la următoarea curățare programată. Emitentul păstrează datele din cereri conform propriilor reguli și este el însuși responsabil pentru aceasta.
6. Cookie-uri
Cookie-urile esențiale pentru funcționarea site-ului sunt utilizate fără consimțământ. Toate celelalte (cookie-uri funcționale, de statistică și marketing) sunt activate numai dacă ați acceptat acest lucru în notificarea privind cookie-urile. Puteți modifica sau retrage consimțământul în orice moment din setările cookie-urilor de pe site. Lista cookie-urilor, cu furnizorii și perioadele lor de păstrare, este indicată tot acolo.
7. Drepturile dumneavoastră
Puteți:
- afla ce date ale dumneavoastră prelucrăm și primi o copie a acestora;
- ne solicita să corectăm datele inexacte;
- ne solicita să ștergem datele dacă acestea nu mai sunt necesare sau nu există un temei pentru prelucrarea lor;
- ne solicita să restricționăm prelucrarea, de exemplu cât timp exactitatea datelor este contestată;
- vă opune prelucrării pe care o efectuăm în baza interesului legitim. La prima dumneavoastră solicitare, oprim notificările, orice marketing direct și comunicarea datelor de contact către societățile din grup și parteneri, fără să fie necesar să indicați un motiv;
- primi datele pe care le prelucrăm în baza unui contract sau a consimțământului într-un format care poate fi citit automat sau, dacă este fezabil din punct de vedere tehnic, ne solicita să le transferăm unei alte societăți;
- retrage consimțământul în orice moment. Acest lucru nu afectează prelucrarea deja efectuată.
Pentru aceasta, scrieți la [email protected]. Răspundem în termen de o lună. Dacă solicitarea este complexă, putem prelungi termenul cu încă două luni și vă vom informa în prima lună. Uneori solicităm dovada identității, astfel încât datele să nu fie comunicate persoanei greșite.
8. Legea aplicabilă, plângeri și modificări ale acestei politici
Relația noastră cu dumneavoastră este guvernată de legea Republicii Estonia, inclusiv de GDPR, astfel cum se aplică în Estonia.
Dacă considerați că gestionăm incorect datele dumneavoastră, scrieți-ne la [email protected] și vom face tot posibilul să remediem situația. De asemenea, aveți dreptul de a depune în orice moment o plângere la autoritatea estoniană de supraveghere a protecției datelor (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn; [email protected]; +372 627 4135) sau la autoritatea de supraveghere din țara în care locuiți ori lucrați.
Versiunea actuală a acestei politici este publicată întotdeauna la eestifirma.ee/lei, iar data ultimei actualizări este indicată în partea de sus. Anunțăm modificările semnificative pe site sau prin e-mail.