Účtovný softvér pre estónsku spoločnosť: porovnanie Merit Aktiva, SimplBooks a ďalších

Každá estónska spoločnosť musí viesť účtovníctvo, aj spoločnosť bez zamestnancov a len s niekoľkými predajmi ročne. Účtovníctvo slúži na podanie priznania k DPH, keď je spoločnosť registrovaná pre DPH, daňového priznania zo miezd, keď vypláca mzdy, odmeny členom orgánu alebo dividendy, a účtovnej závierky (majandusaasta aruanne), ktorú každá OÜ podáva prostredníctvom e-Business Register.

Zakladatelia zo zahraničia vrátane e-residentov často začnú s nástrojom, ktorý už poznajú, napríklad Xero alebo QuickBooks, a neskôr zistia, že nedokáže vytvoriť estónske priznania. Tento sprievodca porovnáva hlavný účtovný softvér v Estónsku podľa bodov dôležitých pre malú spoločnosť riadenú zo zahraničia a ukazuje, kedy je jednoduchšie prenechať účtovníctvo účtovníkovi.

Čo musí účtovný softvér v Estónsku zabezpečiť

Zákonné požiadavky sú rovnaké bez ohľadu na zvolený program; rozdiel spočíva v tom, koľko rutinnej práce softvér prevezme. Najdôležitejších je päť vecí:

• Daňové priznania. Dobrý softvér pripraví mesačné priznanie k DPH a daňové priznanie zo miezd, potom ich buď odošle Estónskemu daňovému a colnému úradu, alebo vytvorí súbor, ktorý nahráte. Priame prepojenie bude čoskoro dôležitejšie: daňové priznanie zo miezd sa už podáva ako údaje priamo zo softvéru a od apríla 2027 bude nasledovať priznanie k DPH, hoci ručné zadávanie a nahrávanie súboru zostanú možné. Náš daňový kalendár estónskej spoločnosti uvádza lehoty.
• Účtovná závierka. Súvaha a výkaz ziskov a strát by mali z programu vyjsť vo forme akceptovanej e-Business Register. Poznámky a pri všetkých spoločnostiach okrem najmenších aj správa vedenia musia byť stále vypracované niekým.
• Bankové prepojenia. Priame prepojenie importuje bankové výpisy a spáruje platby s faktúrami. Zvyčajne pokrýva len hlavné estónske banky, preto pri účtoch Wise, Revolut a podobných nahrávate súbory s výpismi.
• Elektronické faktúry. Estónski kupujúci môžu požadovať elektronické faktúry, preto by ich program mal vedieť odosielať aj prijímať.
• Jazyk. Rozhranie by malo byť dostupné v angličtine, nielen v estónčine.

Merit Aktiva vs SimplBooks vs SmartAccounts vs e-Financials

Tabuľka porovnáva vstupné programy vhodné pre malú spoločnosť; ceny sú mesačné a bez DPH, ak nie je uvedené inak. Položkou je jedna zaúčtovaná transakcia, napríklad faktúra alebo platba.

Merit Aktiva

Merit Aktiva je najznámejší účtovný program v Estónsku. Jeho vývojár Merit Tarkvara uvádza, že ho používa viac ako 83 000 spoločností, a študentské prieskumy malých estónskych spoločností na Tallinn University of Technology zistili, že je najpoužívanejší. Rozhranie je v estónčine, angličtine a ruštine, výpisy z LHV, SEB, Swedbank a Coop prichádzajú automaticky a priznania k DPH aj mzdové priznania odchádzajú z programu na Daňový a colný úrad. Program Standard pokrýva bežné účtovníctvo, zatiaľ čo Pro pridáva automatické prepojenia s online obchodmi, poskytovateľmi platieb a ďalším softvérom. Mzdy sa spracúvajú v samostatnom programe Merit Palk, ktorý je bezplatný až pre dvoch zamestnancov, a zákaznícka podpora je bezplatná.

SimplBooks

SimplBooks je tallinnská spoločnosť, ktorej program je určený pre zakladateľov vedúcich vlastné účtovníctvo; uvádza viac ako 20 000 používateľov. Rozhranie je v estónčine, angličtine a ruštine. Program Start stojí menej než Merit Aktiva Standard, no zahŕňa mzdy až pre troch zamestnancov, bezplatné elektronické faktúry a priame bankové prepojenia, takže transakcie z predchádzajúceho dňa prídu každé ráno a opakované možno účtovať automaticky. Daňové priznania idú priamo na Daňový a colný úrad a účtovná závierka sa pripravuje v integrovanom nástroji. Ak vystavujete iba faktúry a zvyšok prenechávate účtovníkovi, postačuje program MINI.

SmartAccounts

SmartAccounts, tiež z Tallinnu, má cenový model vhodný pre neaktívne spoločnosti. V programe Starter si predplácate položky a využívate ich podľa potreby bez mesačného poplatku, čo dobre funguje pre holdingovú spoločnosť s niekoľkými transakciami ročne. Keď sa podnikanie rozbehne, program Pro pridá priame bankové prepojenia, bezplatné elektronické faktúry a daňové priznania odosielané priamo na Daňový a colný úrad. Program má aj moduly zásob a dlhodobého majetku a okrem iného sa pripája k Scoro, Envoice a WooCommerce. Rozhranie je iba v estónčine a angličtine. Firemní klienti LHV môžu program používať bezplatne počas prvých piatich mesiacov.

e-Financials

e-Financials, v Estónsku známy ako e-arveldaja, prevádzkuje Centre of Registers and Information Systems, štátny orgán stojaci za e-Business Register, a funguje v rovnakom portáli, preto sa prihlasujete občianskym preukazom, Smart-ID alebo kartou e-Residency. Rozhranie je v estónčine a angličtine, daňové priznania sa podávajú z programu a účtovná závierka sa pripravuje priamo v registri. Po bezplatnom prvom roku spoločnosť s až 10 položkami mesačne platí €5 ročne; pri 11 až 50 položkách je poplatok €5 mesačne a nad 50 je €9 mesačne, všetko plus DPH, podľa cenníka e-Financials. Nevýhodou je menšia automatizácia: bankové výpisy sa nahrávajú ako súbory a neexistuje modul zásob.

Xero a ďalší zahraničný softvér v Estónsku

Xero, QuickBooks a podobné programy boli vytvorené pre iné trhy. Xero má národné verzie pre Spojené kráľovstvo, USA, Austráliu a niekoľko ďalších krajín, ale nie pre Estónsko, kde spoločnosti používajú jeho globálnu verziu s všeobecným výkazom dane z predaja. Xero na svojom produktovom fóre potvrdzuje, že podanie priznania k DPH podporuje len pre Spojené kráľovstvo.

Pre estónsku OÜ to znamená dvojitú prácu: účtovníctvo je v Xero, ale priznanie k DPH, daňové priznanie zo miezd a účtovná závierka sa pripravujú inde v estónskom formáte, zvyčajne účtovníkom, ktorý údaje prepočíta. Samotný Daňový a colný úrad odporúča používateľom zahraničného softvéru opýtať sa poskytovateľa, či bude podporovať estónske vykazovanie založené na údajoch. Xero dáva zmysel najmä vtedy, keď spoločnosť patrí do skupiny, ktorá v ňom už vykazuje.

Xolo, Enty a ďalšie platformy e-Residency

Samostatnou kategóriou sú platformy služieb e-Residency, ako Xolo, Enty alebo Companio, ktoré spájajú vlastný účtovný softvér s mesačnou účtovnou službou. Program si vôbec nevyberáte: faktúry, bankové prepojenia a výkazy sú v systéme poskytovateľa. Je to pohodlné, kým pri ňom zostávate, ale účtovníctvo je naviazané na poskytovateľa a pri jeho zmene sa musí presunúť do niektorého z vyššie uvedených programov. Účtovník, ktorý pracuje v štandardnom programe, ako je Merit Aktiva, Vám umožní preniesť účtovníctvo inde.

Ktorý účtovný softvér je najlepší pre Vašu estónsku spoločnosť

Najlepší účtovný softvér pre estónsku spoločnosť závisí najmä od jej aktivity a od toho, kto vedie účtovníctvo.

Nech si vyberiete čokoľvek, využite bezplatné obdobie na zadanie mesiaca reálnych transakcií pred zaplatením. Neskorší presun znamená preniesť počiatočné zostatky a neuhradené faktúry, preto je začiatok finančného roka najjednoduchším okamihom na zmenu programu alebo odovzdanie účtovníctva účtovníkovi.

Kto pracuje v programe: Vy, účtovník alebo obaja

Softvér sa stará o rutinu, ale nerozhoduje, ako sa má transakcia zaúčtovať, kedy sa spoločnosť musí registrovať pre DPH ani ako sa zdaňuje dividenda. Väčšina problémov v účtovníctve, ktoré vedú zakladatelia sami, začína práve tam a prejaví sa, keď je splatná účtovná závierka. Samotná závierka potrebuje okrem údajov z programu aj poznámky a pre väčšinu spoločností správu vedenia. Prácu možno rozdeliť tromi spôsobmi.

V druhom a treťom modeli je program zvyčajne voľbou účtovníka a Vy potrebujete len prihlásenie. Náš účtovný tím takto vedie účtovníctvo estónskych spoločností vlastnených zo zahraničia, najmä v Merit Aktiva: klienti, ktorí chcú zostať aktívne zapojení, vystavujú vlastné predajné faktúry, zatiaľ čo my zabezpečujeme účtovníctvo, daňové priznania a účtovnú závierku. Preberáme aj účtovníctvo vedené inde, podávame účtovnú závierku za vlastníkov, ktorí viedli účtovníctvo sami, a zanedbané účtovníctvo dávame do poriadku.

Ak vyberáte účtovný softvér pre novú estónsku spoločnosť, pošlite nám stručný opis svojho podnikania a navrhneme Vám ako od začiatku zorganizovať jej účtovníctvo.

Odoslať žiadosť

Často kladené otázky