Ako zmeniť sídlo estónskej spoločnosti

Spoločnosti sa sťahujú z bežných dôvodov: nové sídlo, zakladateľ odchádza z Estónska, poskytovateľ adresy končí činnosť alebo sa mení domáca adresa uvedená pri registrácii spoločnosti na profesionálnu. Nech je dôvod akýkoľvek, predstavenstvo musí aktualizovať registrovanú adresu, pretože až do zmeny zápisu bude úradná pošta naďalej chodiť na pôvodnú adresu. Tento sprievodca vysvetľuje, ako zmeniť adresu spoločnosti v Estónsku: postup je krátky, líšia sa len dokumenty.

Tri situácie, tri súbory dokumentov

To, čo e-Business Register vyžaduje pri zmene registrovanej adresy, závisí od toho, kam sa spoločnosť presúva. Rozhodujúcou hranicou je jednotka miestnej samosprávy: mesto (linn) alebo vidiecka obec (vald).

Presun v rámci Tallinnu, napríklad z Kesklinnu do Lasnamäe, si vyžaduje niekoľko kliknutí a podpis. Presun z Tallinnu do Tartu mení spoločenskú zmluvu, pretože podľa Commercial Code uvádza sídlo spoločnosti. Zahraničná adresa je povolená aj podľa Commercial Register Act, pokiaľ má spoločnosť v Estónsku licencovanú kontaktnú osobu.

Ako zmeniť adresu spoločnosti v e-Business Register

1. Prihláste sa pomocou ID karty, karty e-Residency, Mobile-ID alebo Smart-ID, otvorte My dashboard, vyberte spoločnosť a kliknite na Change data.
2. V sekcii Contacts nahraďte registrovanú adresu. Estónske adresy sa vyberajú z národného systému adries; zahraničná adresa sa zadáva ručne. Ak sa mení aj kontaktná osoba, odstráňte pôvodnú a pridajte novú s dátumom skončenia jej funkčného obdobia. Skontrolujte aj e-mail: register tam zasiela oznámenia.
3. Ak sa mení obec alebo sa adresa presúva do zahraničia, nahrajte novú spoločenskú zmluvu v sekcii Articles of association a rozhodnutie spoločníkov v časti Documents; oba dokumenty musia byť elektronicky podpísané. Po podaní sa oba zverejnia.
4. Podpíšte žiadosť. Podpis jedného člena predstavenstva postačuje, ak register neuvádza, že členovia predstavenstva môžu konať len spoločne.
5. Ak je splatný správny poplatok, uhraďte ho cez bankový odkaz v portáli. Žiadosť sa potom odošle automaticky.
6. Registrátor rozhodne do jedného až piatich pracovných dní.

Podanie bez karty e-Residency

Člen predstavenstva bez estónskeho elektronického podpisu nemôže žiadosť podať online. Alternatívou je estónsky notár, ktorý ju podá v mene spoločnosti: podpíšete u notára, udelíte plnú moc zástupcovi v Estónsku alebo dokumenty podpíšete na papieri. Tento postup pridá dni, nie týždne. Ide o bežnú, overenú možnosť, nie o náhradné riešenie: mnohí zakladatelia bez e-Residency takto podávajú každú zmenu a pre našich klientov to zabezpečujeme.

Čo portál nevyžaduje

Formulár od vás nevyžaduje doklad o práve používať novú adresu a v praxi ho registrátor takmer nikdy nepožaduje ani následne. To však neznamená, že adresa je formalita: vedomé uvedenie nepravdivých údajov v registri je trestné a zodpovedá zaň člen predstavenstva. Uschovajte si nájomnú zmluvu, písomný súhlas vlastníka alebo dohodu s poskytovateľom právnej adresy, pretože banka si jeden z týchto dokladov určite vyžiada.

Ak spoločnosť nie je na adrese zastihnuteľná, registrátor ju môže vymazať, zaznamenať ťažkosti s kontaktovaním na karte spoločnosti a, ak sa nič nenapraví, zabezpečiť jej zrušenie. Náš sprievodca dokladom o adrese pre estónsku spoločnosť vysvetľuje, ktoré dokumenty banky akceptujú.

Zmena poskytovateľa adresy

Mnohé zmeny adresy vôbec nie sú sťahovaním, ale prechodom od jedného poskytovateľa právnej adresy k druhému. Na odchod nepotrebujete súhlas pôvodného poskytovateľa; stačí ukončiť zmluvu podľa jej podmienok, preto si pred podaním prečítajte výpovednú lehotu. Pôvodnú službu zachovajte, kým sa nový zápis neobjaví v registri, inak spoločnosť nebude mať niekoľko dní funkčnú adresu.

Ak sa nový poskytovateľ stane aj vašou kontaktnou osobou, zápis kontaktnej osoby sa zmení v tej istej žiadosti. Táto zmena podlieha správnemu poplatku €25 aj vtedy, keď je nová adresa v rovnakom meste. Poplatok sa účtuje za žiadosť, nie za zmenu, takže ak sa súčasne zmení člen predstavenstva alebo e-mailová adresa, celkovo stále zaplatíte €25.

Ešte jeden bod pre spoločnosti so zahraničnou adresou. Ak bola pôvodným poskytovateľom vaša kontaktná osoba a odstúpi, registrátor stanoví lehotu na vymenovanie novej a môže spoločnosť vymazať tri mesiace po uplynutí tejto lehoty, preto zabezpečte náhradu skôr, než pôvodný zápis zmizne.

Po zápise: kto ďalší potrebuje novú adresu

Štátne orgány vrátane Tax and Customs Board preberajú adresu spoločnosti z estónskeho obchodného registra (Äriregister), takže im netreba nič podávať. Vaša banka, zákazníci, dodávatelia a pošta potrebujú vašu informáciu a banka bude zvyčajne vyžadovať doklad o novej adrese.

Zmena adresy s Eesti Firma

Či je nová adresa v rovnakom meste, inej obci alebo v zahraničí, pripravíme rozhodnutie a zmenenú spoločenskú zmluvu a zmenu za vás podáme. Ak nikto v predstavenstve nemá kartu e-Residency, zabezpečíme notársky postup. Ak potrebujete samotnú adresu, naša služba právnej adresy umiestni vašu spoločnosť do Kadrioru Plaza v Tallinne a pre spoločnosť registrovanú v zahraničí konáme ako licencovaná kontaktná osoba. Naša virtuálna kancelária v Tallinne pridáva spracovanie pošty: prichádzajúca pošta sa prevezme, naskenuje a prepošle vám.

Odoslať žiadosť

Často kladené otázky