Računovodska programska oprema za estonsko podjetje: primerjava Merit Aktiva, SimplBooks in drugih

Vsako estonsko podjetje mora voditi računovodstvo, tudi če nima zaposlenih in ima le nekaj prodaj letno. Poslovne knjige so podlaga za obračun DDV, ko je podjetje registrirano za DDV, za obračun davkov od plač, ko izplačuje plače, plačila članom poslovodstva ali dividende, ter za letno poročilo (majandusaasta aruanne), ki ga vsak OÜ vloži prek e-Business Register.

Ustanovitelji iz tujine, vključno z e-resident, pogosto začnejo z orodjem, ki ga že poznajo, kot sta Xero ali QuickBooks, in šele pozneje ugotovijo, da z njim ni mogoče pripraviti estonskih obračunov. Ta vodnik primerja glavno računovodsko programsko opremo v Estoniji po vidikih, pomembnih za majhno podjetje, vodeno iz tujine, in pokaže, kdaj je enostavneje knjige prepustiti računovodji.

Kaj mora omogočati računovodska programska oprema v Estoniji

Zakonske zahteve so enake ne glede na izbrani program, zato je razlika v tem, koliko rutinskega dela programska oprema opravi namesto vas. Najpomembnejših je pet stvari:

• Davčni obračuni. Dobra programska oprema pripravi mesečni obračun DDV in obračun davkov od plač ter ju nato pošlje estonskemu Tax and Customs Board ali pripravi datoteko, ki jo naložite. Neposredna povezava bo kmalu pomembnejša: obračun davkov od plač se že oddaja kot podatki neposredno iz programske opreme, od aprila 2027 pa sledi obračun DDV, čeprav bosta ročni vnos in nalaganje datoteke še vedno mogoča. Roke navaja naš davčni koledar za estonska podjetja.
• Letno poročilo. Bilanca stanja in izkaz poslovnega izida morata iz programa iziti v obliki, ki jo e-Business Register sprejme. Pojasnila in pri vseh razen najmanjših podjetjih tudi poslovno poročilo mora še vedno pripraviti nekdo.
• Bančne povezave. Neposredna povezava uvozi bančne izpiske in poveže plačila z računi. Običajno zajema le glavne estonske banke, zato za Wise, Revolut in podobne račune naložite datoteke izpiskov.
• Elektronski računi. Estonski kupci lahko zahtevajo elektronske račune, zato jih mora program pošiljati in prejemati.
• Jezik. Vmesnik mora biti na voljo v angleščini, ne le v estonščini.

Merit Aktiva proti SimplBooks proti SmartAccounts proti e-Financials

Tabela primerja začetne pakete, primerne za majhno podjetje, s cenami na mesec in brez DDV, razen če je navedeno drugače. Vnos je ena knjižena transakcija, kot je račun ali plačilo.

Merit Aktiva

Merit Aktiva je najbolj znan računovodski program v Estoniji. Njegov razvijalec Merit Tarkvara navaja, da ga uporablja več kot 83.000 podjetij, študentske raziskave malih estonskih podjetij na Tallinn University of Technology pa so ugotovile, da je najpogosteje uporabljen. Vmesnik je v estonščini, angleščini in ruščini, izpiski LHV, SEB, Swedbank in Coop prihajajo samodejno, obračuni DDV in davkov od plač pa se iz programa pošiljajo Tax and Customs Board. Paket Standard pokriva vsakodnevno knjigovodstvo, paket Pro pa dodaja samodejne povezave s spletnimi trgovinami, ponudniki plačil in drugo programsko opremo. Obračun plač poteka v ločenem programu Merit Palk, ki je brezplačen za do dva zaposlena, podpora strankam pa je brezplačna.

SimplBooks

SimplBooks je podjetje iz Tallinna, katerega program je namenjen ustanoviteljem, ki sami vodijo poslovne knjige; navaja več kot 20.000 uporabnikov. Vmesnik je v estonščini, angleščini in ruščini. Paket Start stane manj kot Merit Aktiva Standard, vendar vključuje obračun plač za do tri zaposlene, brezplačne elektronske račune in neposredne bančne povezave, zato transakcije prejšnjega dne prispejo vsako jutro, ponavljajoče pa se lahko knjižijo samodejno. Davčni obračuni gredo neposredno na Tax and Customs Board, letno poročilo pa je pripravljeno v vgrajenem orodju. Če izdajate le račune in preostalo prepustite računovodji, zadošča paket MINI.

SmartAccounts

SmartAccounts, prav tako iz Tallinna, ima cenovni model, primeren za neaktivna podjetja. V paketu Starter vnaprej plačate vnose in jih uporabljate, kadar jih potrebujete, brez mesečne pristojbine, kar dobro ustreza holding podjetju z nekaj transakcijami letno. Ko podjetje postane aktivno, paket Pro doda neposredne bančne povezave, brezplačne elektronske račune in davčne obračune, poslane neposredno Tax and Customs Board. Program ima tudi module za zaloge in osnovna sredstva ter se med drugim povezuje s Scoro, Envoice in WooCommerce. Vmesnik je le v estonščini in angleščini. Poslovne stranke LHV lahko program uporabljajo brezplačno prvih pet mesecev.

e-Financials

e-Financials, v Estoniji znan kot e-arveldaja, upravlja Centre of Registers and Information Systems, državni organ za e-Business Register, in je v istem portalu, zato se prijavite z osebno izkaznico, Smart-ID ali kartico e-Residency. Vmesnik je v estonščini in angleščini, davčni obračuni se oddajajo iz programa, letno poročilo pa se pripravi v samem registru. Po brezplačnem prvem letu podjetje z do 10 vnosi mesečno plača €5 letno; pri 11 do 50 vnosih je pristojbina €5 mesečno, nad 50 pa €9 mesečno, vse brez DDV, v skladu s cenikom e-Financials. Slabost je manj avtomatizacije: bančni izpiski se nalagajo kot datoteke, modula za zaloge pa ni.

Xero in druga tuja programska oprema v Estoniji

Xero, QuickBooks in podobni programi so bili razviti za druge trge. Xero ima nacionalne različice za Združeno kraljestvo, ZDA, Avstralijo in nekaj drugih držav, ne pa za Estonijo, kjer podjetja uporabljajo njegovo različico Global z generičnim poročilom o prometnem davku. Xero na svojem produktnem forumu potrjuje, da je oddaja obračuna DDV podprta le za Združeno kraljestvo.

Za estonski OÜ to pomeni dvojno delo: knjige so v Xero, obračun DDV, obračun davkov od plač in letno poročilo pa se pripravijo drugje v estonski obliki, običajno pri računovodji, ki pretvori številke. Tax and Customs Board sam svetuje uporabnikom tuje programske opreme, naj ponudnika vprašajo, ali bo podpiral estonsko poročanje na podlagi podatkov. Xero je smiseln predvsem, kadar podjetje pripada skupini, ki v njem že poroča.

Xolo, Enty in druge platforme e-Residency

Ločena kategorija so storitvene platforme e-Residency, kot so Xolo, Enty ali Companio, ki združujejo lastno računovodsko programsko opremo z mesečno računovodsko storitvijo. Programa sploh ne izberete: računi, bančni podatki in poročila so v sistemu ponudnika. To je priročno, dokler ostanete pri njem, vendar so knjige vezane na ponudnika in jih je ob menjavi treba prenesti v enega od zgornjih programov. Računovodja, ki dela v standardnem programu, kot je Merit Aktiva, vam omogoča, da svoje knjige prosto prenesete drugam.

Katera računovodska programska oprema je najboljša za vaše estonsko podjetje

Najboljša računovodska programska oprema za estonsko podjetje je odvisna predvsem od njegove aktivnosti in od tega, kdo vodi poslovne knjige.

Ne glede na izbiro pred plačilom izkoristite brezplačno obdobje in vnesite mesec dejanskih transakcij. Poznejši prehod pomeni prenos začetnih stanj in neplačanih računov, zato je začetek poslovnega leta najlažji čas za zamenjavo programa ali predajo knjig računovodji.

Kdo dela v programu: vi, računovodja ali oba

Programska oprema skrbi za rutino, ne odloči pa, kako je treba transakcijo knjižiti, kdaj se mora podjetje registrirati za DDV ali kako se obdavči dividenda. Večina težav v knjigah, ki jih ustanovitelji vodijo sami, se začne tam in pokaže, ko zapade rok za letno poročilo (majandusaasta aruanne). Poročilo samo potrebuje tudi pojasnila in pri večini podjetij poslovno poročilo poleg številk iz programa. Delo lahko razdelite na tri načine.

Pri drugi in tretji ureditvi program običajno izbere računovodja, vi pa potrebujete le dostop. Naša računovodska ekipa na ta način vodi knjige estonskih podjetij v lasti oseb iz tujine, predvsem v Merit Aktiva: stranke, ki želijo ostati aktivno vključene, izdajajo lastne prodajne račune, mi pa vodimo knjigovodstvo, pripravljamo davčne obračune in letno poročilo. Prevzemamo tudi knjige, vodene drugje, vložimo letno poročilo za lastnike, ki so knjige vodili sami, in uredimo zanemarjene poslovne knjige.

Če izbirate računovodsko programsko opremo za novo estonsko podjetje, nam pošljite kratek opis svojega poslovanja in predlagali vam bomo, kako računovodstvo organizirati od začetka.

Pošljite zahtevek

Pogosto zastavljena vprašanja